MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

9 MAI 2001. - Circulaire aux communes à propos de certains services financiers dans le cadre de l'application de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services

A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins de la Région de Bruxelles-Capitale 1. Introduction. Le 21 décembre 1998 et le 16 mars 1999, des circulaires ont été adressées concernant les marchés publics d'emprunts. Une évaluation a démontré qu'il n'y a pas eu de problèmes fondamentaux lors des premières procédures. Il suffit donc d'effectuer certaines adaptations techniques. Ces adaptations peuvent être intégrées dans les procédures futures et peuvent se résumer ainsi : 2. Procédure. 2.1. Seuil européen.

Suite aux dispositions de l'article 7 de l'arrêté ministériel du 8 février 2000 modifiant l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics, la publicité européenne est obligatoire à partir de 8,6 millions de francs au lieu de 8,2 millions (HTVA) en ce qui concerne les marchés de fournitures et de services.

En pratique, cela n'aura pas d'incidence puisque tous les marchés des pouvoirs locaux dépasseront normalement cette limite. 2.2 Critères de sélection.

Il faut rappeler que la procédure négociée recommandée avec publicité requiert une sélection formalisée. L'utilisation des critères suivants est recommandée : - Etre en règle de cotisations à la sécurité sociale conformément aux dispositions de l'article 69bis (inséré dans l'arrêté royal du 25 mars 1999, § 1er, entreprise belge, ou § 2, entreprise étrangère). - La capacité du prestataire de services sera évaluée d'après sa compétence, son efficacité, son expérience et sa fiabilité. A cette fin, les candidats sont priés de communiquer leurs arguments de réponse à ces quatre éléments sur un document A4 de maximum huit pages.

Ces critères doivent figurer, soit intégralement dans la décision du Conseil communal concernant le choix de la procédure, soit dans l'annexe qui constitue l'avis de marché approuvé par le Conseil communal.

Dans tous les cas, la publicité doit toujours mentionner les critères de sélection.

Il faut également rappeler que le pouvoir adjudicateur peut demander des précisions sur les documents soumis et réclamer les documents manquants. 2.3. Le cahier des charges et le devis.

Contrairement aux recommandations précédentes, le choix entre les taux de référence OLO et IRS est supprimé puisqu'il est clair qu'actuellement les IRS offrent la meilleure base de comparaison.

Par contre, il semble utile de permettre aux soumissionnaires de proposer une alternative « duration » avec la référence IRS dans les cahiers des charges, pour autant que la formule retenue dans le cahier des charges ait été suivie.

Comme précédemment, le cahier des charges type proposé doit être complété, spécialement par les catégories d'emprunts (par exemple 5 ans, 10 ans, 20 ans), par l'évaluation et par les modalités de révision. L'expérience enseigne que ces différents éléments doivent tous être spécifiés le mieux possible afin de permettre une bonne comparaison.

Chaque adjudicateur doit indiquer clairement dans le cahier des charges si des catégories spécifiques (ex. financement de travaux subventionnés) sont requises et quelles modalités particulières sont valables à ce propos.

D'autre part, il est utile de souligner la possibilité de proposer des variantes, et même encourager celles-ci, à condition qu'une offre soit rentrée également pour la solution préconisée par le pouvoir adjudicateur.

Les soumissionnaires sont libres de le faire ou non, par catégorie ou pour l'ensemble des prestations à effectuer. Dans ce dernier cas, ils peuvent offrir librement des meilleures conditions sans modifier les dispositions essentielles du cahier des charges.

Quoiqu'il en soit, tant dans le cas de variantes que dans celui d'une solution globale, il est équitable et logique de laisser le bénéfice des propositions intéressantes pour l'administration aux seuls soumissionnaires qui les ont émises. Cette attitude doit inciter tous les soumissionnaires à formuler des propositions intéressantes pour l'administration lors de l'introduction de l'offre. De la sorte, cela permettra d'anticiper les mécanismes financiers en évolution permanente.

Enfin, les administrations qui le souhaitent peuvent remplacer l'alinéa 3 du point 7 du cahier des charges (chapitre II), par la phrase suivante : « Les interêts de l'emprunt, calculés aux taux tels que définis au chapitre II, article 3, seront payés à la même date que le capital. » 2.4. Ouverture des offres.

Comme précédemment, afin d'objectiver la procédure, il est demandé explicitement de consigner les données essentielles des offres (nom, marges proposées par rapport à la solution du cahier des charges, mention des variantes éventuelles, commission de réservation) dans un procès verbal signé par deux personnes mandatées par le Collège des bourgmestre et échevins. 2.5. Négociations.

Tout d'abord, il faut répéter que, si cela est nécessaire, le nombre de soumisionnaires habilités à négocier peut éventuellement être limité sur la base d'une décision motivée étayée par des offres (au nombre de trois au moins, pour autant qu'il y ait assez de candidats).

Il était déjà fortement déconseillé dans la circulaire précédente de discuter les marges offertes lors des négociations. Après concertation avec tous les intéressés, il faut de nouveau insister sur ce point.

Une référence en ce sens figuer actuellement dans le cahier des charges.

Il est évident toutefois que des négociations au sujet des marges proposées dans les offres pourraient être menées si plusieurs offres étaient censées être complètement équivalentes. Dans tous les autres cas, cela n'est pas indiqué.

Comme indiqué dans la circulaire précédente, les négociations devraient être limitées exclusivement aux modes de communication entre le pouvoir adjudicateur et l'adjudicataire, au délai et aux modalités pratiques de mise à disposition des fonds, aux moyens de contrôle des pourcentages appliqués, aux modalités de remboursement anticipé, à la prestation de services, à la commission de réservation et aux modalités en cas de non publicité des taux de référence flottants.

Comme indiqué au point 2.3., les négociations ne visent pas à permettre, par exemple, à la banque A d'introduire une offre supplémentaire au sujet des variantes intéressantes introduites par la banque B. Cette attitude, qui se résume à tenir compte uniquement des éléments propres à l'offre de l'adjudicataire concerné au cours des négociations, doit favoriser la transparence et l'objectivité de la procédure.

En cas de modification de l'offre initiale par des éléments des négociations, cela doit être confirmé expressément dans une déclaration écrite. Ce document constituera l'offre définitive à joindre avec l'offre initiale. 2.6. Passation du marché.

Pour mémoire voir la circulaire. 2.7. Notification du marché.

Pour mémoire voir la circulaire précédente. 3. Exécution du marché. Les commandes partielles pourront avoir la forme d'un bon de commande pour autant qu'il soit complété correctement et signé par le secrétaire et par un membre désigné du Collège des bourgmestre et échevins.

Les administrations sont priées d'examiner attentivement les précisions concernant la date de mise à disposition des fonds. Tenant compte du délai minimum convenu et des modalités pratiques convenues, cette date doit être indiquée très clairement dans les commandes partielles. Cela peut avoir une incidence déterminante sur les pourcentages des taux à fixer définitivement. 4. Marchés conjoints. L'attention des pouvoirs locaux est attirée sur les possibilités offertes par l'article 18 de la loi du 24 décembre 1993 sur les marchés publics. In casu, un seul marché peut, par exemple, couvrir les besoins d'une commune et d'un C.P.A.S. ou même ceux de plusieurs communes et C.P.A.S. 5. Conclusions. Les pouvoirs locaux sont priés de prendre au plus vite les mesures adéquates à la conversion dans la pratique des recommandations précédentes concernant les marchés publics d'emprunts. Mon administration, en particulier l'Administration des Pouvoirs locaux, reste à votre disposition pour l'encadrement administratif et pour les problèmes éventuels qui pourraient se poser à ce propos.

En ce qui concerne les aspects techniques, le Fonds régional bruxellois de Refinancement des Trésoreries communales peut vous assister si nécessaire. Les modalités pratiques sont à aborder avec M. Vandercam au n° 548 22 11.

Ministre d'Etat, F.-X. de DONNEA.