MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

9 MEI 2001. - Omzendbrief aan de gemeenten in verband met sommige financiële diensten in het kader van de toepassing van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van werken, leveringen en diensten

Aan de dames en heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 1. Inleiding. Op 21 december 1998 en 16 maart 1999 werden aan de gemeenten omzendbrieven gericht omtrent de overheidsopdrachten van leningen.

Een evaluatie toonde aan dat zich geen fundamentele problemen voorgedaan hebben bij de eerste procedures. Het volstaat thans om een aantal praktische technische aanpassingen door te voeren die bij de volgende uit te schrijven procedures kunnen gebruikt worden en die als volgt kunnen samengevat worden : 2. Procedure. 2.1. Europese drempel.

Ingevolge de bepalingen van artikel 7 van het ministerieel besluit van 8 februari 2000 tot wijziging van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken werd de Europese bekendmaking verplicht vanaf 8,6 miljoen frank in plaats van 8,2 miljoen (BTW niet inbegrepen). In de praktijk zal dit evenwel geen invloed hebben vermits in de regel alle opdrachten van de lokale besturen deze grens zullen overschrijden. 2.2. Selectiecriteria.

Er dient aan herinnerd te worden dat bij de aanbevolen onderhandelingsprocedure met bekendmaking een geformaliseerde selectie noodzakelijk is. Aangeraden wordt de volgende criteria te gebruiken : - In orde zijn met de bijdragen aan de sociale zekerheid overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis (ingevoegd bij het koninklijk besluit van 25 maart 1999) § 1 (Belg) of § 2 (buitenlander). - De bekwaamheid van de dienstenverlener zal worden beoordeeld aan de hand van zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en betrouwbaarheid. Te dien einde worden de kandidaten verzocht hun aanspraken te laten kennen op deze vier elementen in een document A4 van maximum 8 bladzijden.

Deze criteria dienen ofwel integraal in de beslissing van de gemeenteraad omtrent de keuze van de procedure ofwel in een door de gemeenteraad goed te keuren bijlage die de aankondiging vormt, voor te komen.

Hoe dan ook dient de aankondiging steeds de selectiecriteria te vermelden.

Er kan nog aan herinnerd worden dat de aanbestedende overheid kan vragen om de voorgelegde documenten toe te lichten en nog ontbrekende documenten kan opvragen. 2.3. Het bestek en de prijsopgave.

In tegenstelling tot de vorige aanbevelingen wordt de keuze tussen OLO en IRS referentievoeten weggelaten omdat thans duidelijk blijkt dat de IRS de beste vergelijkingsbasis biedt.

Daarentegen blijkt het nuttig in de bestekken met IRS referentie de inschrijvers de mogelijkheid te bieden een oplossing « duration » voor te stellen voor zover de in het bestek weerhouden formule gevoegd wordt.

Zoals voorheen dient het voorgesteld type bestek aangevuld te worden inzonderheid met de nodige categorieën van leningen (bijvoorbeeld 5 jaar, 10 jaar, 20 jaar), de raming en de herzieningsmodaliteiten. De ervaring leert dat al deze verschillende elementen zo goed mogelijk dienen gespecifieerd te worden om een goede vergelijking mogelijk te maken.

Verder moet elke opdrachtgever duidelijk in het bestek aangeven of bijzondere categorieën (bvb ter financiering van gesubsidieerde werken) noodzakelijk zijn en welke bijzondere modaliteiten terzake geldig zijn.

Aan de andere kant is het aangewezen de nadruk te leggen op het feit dat varianten mogelijk zijn en zelfs aangemoedigd worden op voorwaarde dat ook een offerte ingediend wordt voor de door het bestuur voorgestelde oplossing.

De inschrijvers zijn vrij om al dan niet een offerte in te dienen per categorie en voor het geheel der uit te voeren prestaties. In dit laatste geval kunnen ze naar eigen oordeel, gunstiger voorwaarden aanbieden zonder de essentiële besteksbepalingen te wijzigen.

Hoe dan ook, zowel ingeval van varianten als van een globale oplossing, is het billijk en logisch het voordeel van voorstellen die voor het bestuur interessant zijn, enkel aan de betrokken inschrijvers te laten. Deze houding moet alle inschrijvers er toe aanzetten om voor het bestuur interessante voorstellen te formuleren bij het indienen van de offerte en op die wijze tevens in te spelen op snel wisselende financiële mechanismen.

Tenslotte kunnen de besturen die dit wensen de derde alinea van punt 7 van het lastenboek als volgt vervangen : « De intrest van de lening, berekend tegen de rentevoet zoals bepaald in hoofdstuk II, artikel 3 zullen jaarlijks betaald worden op dezelfde datum als het kapitaal. » 2.4. Opening der offertes.

Zoals voorheen en om de procedures maximaal te objectiveren wordt uitdrukkelijk gevraagd de essentiële gegevens van de offertes (naam, aangeboden marges t.o.v. de oplossing van het bestek, vermelding van eventuele varianten, reserveringscommissie) op te nemen in een P.V. ondertekend door 2 personen die gemachtigd werden door het College van burgemeester en schepenen. 2.5. Onderhandelingen.

Eerst dient herhaald te worden dat, indien dit nodig mocht blijken, het aantal inschrijvers dat toegelaten wordt tot de onderhandelingen eventueel kan beperkt worden op basis van een gemotiveerde beslissing steunend op de offertes (echter niet minder dan drie voor zover er voldoende kandidaten zijn).

Reeds in de vorige omzendbrief werd sterk afgeraden de aangeboden marges in de onderhandelingen te betrekken. Na overleg met alle betrokkenen dient nogmaals de nadruk hierop gelegd te worden en werd thans een verwijzing in die zin expliciet in het bestek opgenomen.

Nochtans moet er van uitgegaan worden dat de onderhandelingen over in de offertes aangeboden marges alsnog toch nog zouden kunnen aanvaard worden indien verscheidene offertes als volstrekt evenwaardig zouden beoordeeld worden. In alle andere gevallen is dit evenwel niet aangewezen.

Zoals aangegeven in de vorige omzendbrief zouden de onderhandelingen uitsluitend moeten beperkt worden tot de praktische communicatie tussen de aanbestedende overheid en de dienstenverlener, de termijn voor de ter beschikkingstelling van de gelden en de praktische modaliteiten, de controlemiddelen over de toegepaste percentages, de modaliteiten inzake vervroegde terugbetaling, de dienstverlening, de reserveringscommissie en de modaliteiten bij het niet meer publiceren van de vlottende referentievoeten.

Zoals aangegeven in punt 2.3. is het niet de bedoeling om bijvoorbeeld bank A tijdens de onderhandeling toe te laten een bijkomende offerte in te dienen voor interessante varianten ingediend door bank B. Deze houding - die er op neerkomt dat enkel de elementen uit de eigen offerte tijdens de onderhandelingen met een bepaalde dienstenverlener aan bod komen - moet de voorzichtigheid en de objectiviteit van de procedure bevorderen.

Indien elementen van de onderhandelingen de oorspronkelijke offerte wijzigen dient dit uitdrukkelijk bevestigd te worden in een schriftelijke verklaring en zal dit document samen met de oorspronkelijke offerte de definitieve offerte vormen. 2.6. Gunning van de opdracht.

P.M. zie vorige omzendbrief. 2.7. Betekening van de opdracht.

P.M. zie vorige omzendbrief. 3. Uitvoering van de opdracht. De gedeeltelijke bestellingen kunnen ook de vorm aannemen van een zogenaamde bestelbon voor zover die naar behoren wordt ondertekend door de secretaris en een aangewezen lid van het College van burgemeester en schepenen.

De besturen wordt gevraagd bijzonder aandachtig te zijn voor de preciseringen inzake de datum waarop de gelden dienen ter beschikking te zijn en, rekening houdend met de overeengekomen minimumtermijn en volgens af te spreken praktische modaliteiten, deze datum op zeer duidelijke wijze aan te geven in de gedeeltelijke bestellingen. Een en ander heeft ook een beslissende invloed op de definitief vast te stellen rentepercentages. 4. Samengevoegde opdrachten. De aandacht van de lokale besturen wordt gevestigd op de mogelijkheden geboden door artikel 18 van de wet van 24 december 1993 inzake de overheidsopdrachten. In casu is bijvoorbeeld één enkele opdracht mogelijk die de behoeften van gemeente en O.C.M.W. dekt of zelfs de behoeften van verscheidene gemeenten en O.C.M.W. 5. Slotbeschouwingen. De lokale besturen worden verzocht ten spoedigste passende maatregelen te nemen om voorgaande aanbevelingen inzake overheidsopdrachten van leningen in praktijk om te zetten. Mijn administratie en in het bijzonder het Bestuur der Plaatselijke besturen blijft ter beschikking voor de administratieve omkadering en eventuele problemen die in dit verband kunnen rijzen.

Wat betreft de technische aspecten kan desgewenst bijstand verleend worden door het Brussels Gewestelijk Herfinancieringsfonds van de gemeentelijke Thesauriën. De praktische modaliteiten kunnen afgesproken worden met de heer Vandercam op nr. 548 22 11.

Minister van Staat, F.-X. de DONNEA.