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| Circulaire aux communes à propos de certains services financiers dans le cadre de l'application de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services | Omzendbrief aan de gemeenten in verband met sommige financiële diensten in het kader van de toepassing van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van werken, leveringen en diensten |
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| MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE | MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST |
| 9 MAI 2001. - Circulaire aux communes à propos de certains services | 9 MEI 2001. - Omzendbrief aan de gemeenten in verband met sommige |
| financiers dans le cadre de l'application de la loi du 24 décembre | financiële diensten in het kader van de toepassing van de wet van 24 |
| 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de | december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten |
| fournitures et de services | van werken, leveringen en diensten |
| A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins de la Région de | Aan de dames en heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels |
| Bruxelles-Capitale | Hoofdstedelijk Gewest |
| 1. Introduction. | 1. Inleiding. |
| Le 21 décembre 1998 et le 16 mars 1999, des circulaires ont été | Op 21 december 1998 en 16 maart 1999 werden aan de gemeenten |
| adressées concernant les marchés publics d'emprunts. Une évaluation a | omzendbrieven gericht omtrent de overheidsopdrachten van leningen. |
| Een evaluatie toonde aan dat zich geen fundamentele problemen | |
| démontré qu'il n'y a pas eu de problèmes fondamentaux lors des | voorgedaan hebben bij de eerste procedures. Het volstaat thans om een |
| premières procédures. Il suffit donc d'effectuer certaines adaptations | aantal praktische technische aanpassingen door te voeren die bij de |
| techniques. Ces adaptations peuvent être intégrées dans les procédures | volgende uit te schrijven procedures kunnen gebruikt worden en die als |
| futures et peuvent se résumer ainsi : | volgt kunnen samengevat worden : |
| 2. Procédure. | 2. Procedure. |
| 2.1. Seuil européen. | 2.1. Europese drempel. |
| Suite aux dispositions de l'article 7 de l'arrêté ministériel du 8 | Ingevolge de bepalingen van artikel 7 van het ministerieel besluit van |
| février 2000 modifiant l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux | 8 februari 2000 tot wijziging van het koninklijk besluit van 8 januari |
| marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux | 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, |
| concessions de travaux publics, la publicité européenne est | leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken werd de |
| obligatoire à partir de 8,6 millions de francs au lieu de 8,2 millions | Europese bekendmaking verplicht vanaf 8,6 miljoen frank in plaats van |
| (HTVA) en ce qui concerne les marchés de fournitures et de services. | 8,2 miljoen (BTW niet inbegrepen). In de praktijk zal dit evenwel geen |
| En pratique, cela n'aura pas d'incidence puisque tous les marchés des | invloed hebben vermits in de regel alle opdrachten van de lokale |
| pouvoirs locaux dépasseront normalement cette limite. | besturen deze grens zullen overschrijden. |
| 2.2 Critères de sélection. | 2.2. Selectiecriteria. |
| Il faut rappeler que la procédure négociée recommandée avec publicité | Er dient aan herinnerd te worden dat bij de aanbevolen |
| requiert une sélection formalisée. L'utilisation des critères suivants | onderhandelingsprocedure met bekendmaking een geformaliseerde selectie |
| est recommandée : | noodzakelijk is. Aangeraden wordt de volgende criteria te gebruiken : |
| - Etre en règle de cotisations à la sécurité sociale conformément aux | - In orde zijn met de bijdragen aan de sociale zekerheid |
| dispositions de l'article 69bis (inséré dans l'arrêté royal du 25 mars | overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis (ingevoegd bij het |
| 1999, § 1er, entreprise belge, ou § 2, entreprise étrangère). | koninklijk besluit van 25 maart 1999) § 1 (Belg) of § 2 (buitenlander). |
| - La capacité du prestataire de services sera évaluée d'après sa | - De bekwaamheid van de dienstenverlener zal worden beoordeeld aan de |
| compétence, son efficacité, son expérience et sa fiabilité. A cette | hand van zijn vakkundigheid, doeltreffendheid, ervaring en |
| fin, les candidats sont priés de communiquer leurs arguments de réponse à ces quatre éléments sur un document A4 de maximum huit pages. Ces critères doivent figurer, soit intégralement dans la décision du Conseil communal concernant le choix de la procédure, soit dans l'annexe qui constitue l'avis de marché approuvé par le Conseil communal. Dans tous les cas, la publicité doit toujours mentionner les critères de sélection. Il faut également rappeler que le pouvoir adjudicateur peut demander des précisions sur les documents soumis et réclamer les documents manquants. | betrouwbaarheid. Te dien einde worden de kandidaten verzocht hun aanspraken te laten kennen op deze vier elementen in een document A4 van maximum 8 bladzijden. Deze criteria dienen ofwel integraal in de beslissing van de gemeenteraad omtrent de keuze van de procedure ofwel in een door de gemeenteraad goed te keuren bijlage die de aankondiging vormt, voor te komen. Hoe dan ook dient de aankondiging steeds de selectiecriteria te vermelden. Er kan nog aan herinnerd worden dat de aanbestedende overheid kan vragen om de voorgelegde documenten toe te lichten en nog ontbrekende documenten kan opvragen. |
| 2.3. Le cahier des charges et le devis. | 2.3. Het bestek en de prijsopgave. |
| Contrairement aux recommandations précédentes, le choix entre les taux | In tegenstelling tot de vorige aanbevelingen wordt de keuze tussen OLO |
| de référence OLO et IRS est supprimé puisqu'il est clair | en IRS referentievoeten weggelaten omdat thans duidelijk blijkt dat de |
| qu'actuellement les IRS offrent la meilleure base de comparaison. | IRS de beste vergelijkingsbasis biedt. |
| Par contre, il semble utile de permettre aux soumissionnaires de | Daarentegen blijkt het nuttig in de bestekken met IRS referentie de |
| proposer une alternative « duration » avec la référence IRS dans les | inschrijvers de mogelijkheid te bieden een oplossing « duration » voor |
| cahiers des charges, pour autant que la formule retenue dans le cahier | te stellen voor zover de in het bestek weerhouden formule gevoegd |
| des charges ait été suivie. | wordt. |
| Comme précédemment, le cahier des charges type proposé doit être | Zoals voorheen dient het voorgesteld type bestek aangevuld te worden |
| complété, spécialement par les catégories d'emprunts (par exemple 5 | inzonderheid met de nodige categorieën van leningen (bijvoorbeeld 5 |
| ans, 10 ans, 20 ans), par l'évaluation et par les modalités de révision. L'expérience enseigne que ces différents éléments doivent tous être spécifiés le mieux possible afin de permettre une bonne comparaison. Chaque adjudicateur doit indiquer clairement dans le cahier des charges si des catégories spécifiques (ex. financement de travaux subventionnés) sont requises et quelles modalités particulières sont valables à ce propos. D'autre part, il est utile de souligner la possibilité de proposer des variantes, et même encourager celles-ci, à condition qu'une offre soit rentrée également pour la solution préconisée par le pouvoir adjudicateur. Les soumissionnaires sont libres de le faire ou non, par catégorie ou pour l'ensemble des prestations à effectuer. Dans ce dernier cas, ils peuvent offrir librement des meilleures conditions sans modifier les dispositions essentielles du cahier des charges. Quoiqu'il en soit, tant dans le cas de variantes que dans celui d'une solution globale, il est équitable et logique de laisser le bénéfice des propositions intéressantes pour l'administration aux seuls soumissionnaires qui les ont émises. Cette attitude doit inciter tous les soumissionnaires à formuler des propositions intéressantes pour l'administration lors de l'introduction de l'offre. De la sorte, cela permettra d'anticiper les mécanismes financiers en évolution permanente. Enfin, les administrations qui le souhaitent peuvent remplacer l'alinéa 3 du point 7 du cahier des charges (chapitre II), par la phrase suivante : | jaar, 10 jaar, 20 jaar), de raming en de herzieningsmodaliteiten. De ervaring leert dat al deze verschillende elementen zo goed mogelijk dienen gespecifieerd te worden om een goede vergelijking mogelijk te maken. Verder moet elke opdrachtgever duidelijk in het bestek aangeven of bijzondere categorieën (bvb ter financiering van gesubsidieerde werken) noodzakelijk zijn en welke bijzondere modaliteiten terzake geldig zijn. Aan de andere kant is het aangewezen de nadruk te leggen op het feit dat varianten mogelijk zijn en zelfs aangemoedigd worden op voorwaarde dat ook een offerte ingediend wordt voor de door het bestuur voorgestelde oplossing. De inschrijvers zijn vrij om al dan niet een offerte in te dienen per categorie en voor het geheel der uit te voeren prestaties. In dit laatste geval kunnen ze naar eigen oordeel, gunstiger voorwaarden aanbieden zonder de essentiële besteksbepalingen te wijzigen. Hoe dan ook, zowel ingeval van varianten als van een globale oplossing, is het billijk en logisch het voordeel van voorstellen die voor het bestuur interessant zijn, enkel aan de betrokken inschrijvers te laten. Deze houding moet alle inschrijvers er toe aanzetten om voor het bestuur interessante voorstellen te formuleren bij het indienen van de offerte en op die wijze tevens in te spelen op snel wisselende financiële mechanismen. Tenslotte kunnen de besturen die dit wensen de derde alinea van punt 7 van het lastenboek als volgt vervangen : |
| « Les interêts de l'emprunt, calculés aux taux tels que définis au | « De intrest van de lening, berekend tegen de rentevoet zoals bepaald |
| chapitre II, article 3, seront payés à la même date que le capital. » | in hoofdstuk II, artikel 3 zullen jaarlijks betaald worden op dezelfde |
| datum als het kapitaal. » | |
| 2.4. Ouverture des offres. | 2.4. Opening der offertes. |
| Comme précédemment, afin d'objectiver la procédure, il est demandé | Zoals voorheen en om de procedures maximaal te objectiveren wordt |
| explicitement de consigner les données essentielles des offres (nom, | uitdrukkelijk gevraagd de essentiële gegevens van de offertes (naam, |
| marges proposées par rapport à la solution du cahier des charges, | aangeboden marges t.o.v. de oplossing van het bestek, vermelding van |
| mention des variantes éventuelles, commission de réservation) dans un | eventuele varianten, reserveringscommissie) op te nemen in een P.V. |
| procès verbal signé par deux personnes mandatées par le Collège des | ondertekend door 2 personen die gemachtigd werden door het College van |
| bourgmestre et échevins. | burgemeester en schepenen. |
| 2.5. Négociations. | 2.5. Onderhandelingen. |
| Tout d'abord, il faut répéter que, si cela est nécessaire, le nombre de soumisionnaires habilités à négocier peut éventuellement être limité sur la base d'une décision motivée étayée par des offres (au nombre de trois au moins, pour autant qu'il y ait assez de candidats). Il était déjà fortement déconseillé dans la circulaire précédente de discuter les marges offertes lors des négociations. Après concertation avec tous les intéressés, il faut de nouveau insister sur ce point. Une référence en ce sens figuer actuellement dans le cahier des charges. Il est évident toutefois que des négociations au sujet des marges proposées dans les offres pourraient être menées si plusieurs offres étaient censées être complètement équivalentes. Dans tous les autres cas, cela n'est pas indiqué. Comme indiqué dans la circulaire précédente, les négociations devraient être limitées exclusivement aux modes de communication entre le pouvoir adjudicateur et l'adjudicataire, au délai et aux modalités pratiques de mise à disposition des fonds, aux moyens de contrôle des | Eerst dient herhaald te worden dat, indien dit nodig mocht blijken, het aantal inschrijvers dat toegelaten wordt tot de onderhandelingen eventueel kan beperkt worden op basis van een gemotiveerde beslissing steunend op de offertes (echter niet minder dan drie voor zover er voldoende kandidaten zijn). Reeds in de vorige omzendbrief werd sterk afgeraden de aangeboden marges in de onderhandelingen te betrekken. Na overleg met alle betrokkenen dient nogmaals de nadruk hierop gelegd te worden en werd thans een verwijzing in die zin expliciet in het bestek opgenomen. Nochtans moet er van uitgegaan worden dat de onderhandelingen over in de offertes aangeboden marges alsnog toch nog zouden kunnen aanvaard worden indien verscheidene offertes als volstrekt evenwaardig zouden beoordeeld worden. In alle andere gevallen is dit evenwel niet aangewezen. Zoals aangegeven in de vorige omzendbrief zouden de onderhandelingen uitsluitend moeten beperkt worden tot de praktische communicatie tussen de aanbestedende overheid en de dienstenverlener, de termijn voor de ter beschikkingstelling van de gelden en de praktische |
| pourcentages appliqués, aux modalités de remboursement anticipé, à la | modaliteiten, de controlemiddelen over de toegepaste percentages, de |
| prestation de services, à la commission de réservation et aux | modaliteiten inzake vervroegde terugbetaling, de dienstverlening, de |
| modalités en cas de non publicité des taux de référence flottants. | reserveringscommissie en de modaliteiten bij het niet meer publiceren |
| van de vlottende referentievoeten. | |
| Comme indiqué au point 2.3., les négociations ne visent pas à | Zoals aangegeven in punt 2.3. is het niet de bedoeling om bijvoorbeeld |
| permettre, par exemple, à la banque A d'introduire une offre | bank A tijdens de onderhandeling toe te laten een bijkomende offerte |
| supplémentaire au sujet des variantes intéressantes introduites par la | in te dienen voor interessante varianten ingediend door bank B. Deze |
| banque B. Cette attitude, qui se résume à tenir compte uniquement des | houding - die er op neerkomt dat enkel de elementen uit de eigen |
| éléments propres à l'offre de l'adjudicataire concerné au cours des | offerte tijdens de onderhandelingen met een bepaalde dienstenverlener |
| négociations, doit favoriser la transparence et l'objectivité de la | aan bod komen - moet de voorzichtigheid en de objectiviteit van de |
| procédure. | procedure bevorderen. |
| En cas de modification de l'offre initiale par des éléments des | Indien elementen van de onderhandelingen de oorspronkelijke offerte |
| négociations, cela doit être confirmé expressément dans une | wijzigen dient dit uitdrukkelijk bevestigd te worden in een |
| déclaration écrite. Ce document constituera l'offre définitive à | schriftelijke verklaring en zal dit document samen met de |
| joindre avec l'offre initiale. | oorspronkelijke offerte de definitieve offerte vormen. |
| 2.6. Passation du marché. | 2.6. Gunning van de opdracht. |
| Pour mémoire voir la circulaire. | P.M. zie vorige omzendbrief. |
| 2.7. Notification du marché. | 2.7. Betekening van de opdracht. |
| Pour mémoire voir la circulaire précédente. | P.M. zie vorige omzendbrief. |
| 3. Exécution du marché. Les commandes partielles pourront avoir la forme d'un bon de commande pour autant qu'il soit complété correctement et signé par le secrétaire et par un membre désigné du Collège des bourgmestre et échevins. Les administrations sont priées d'examiner attentivement les précisions concernant la date de mise à disposition des fonds. Tenant compte du délai minimum convenu et des modalités pratiques convenues, cette date doit être indiquée très clairement dans les commandes partielles. Cela peut avoir une incidence déterminante sur les pourcentages des taux à fixer définitivement. 4. Marchés conjoints. L'attention des pouvoirs locaux est attirée sur les possibilités | 3. Uitvoering van de opdracht. De gedeeltelijke bestellingen kunnen ook de vorm aannemen van een zogenaamde bestelbon voor zover die naar behoren wordt ondertekend door de secretaris en een aangewezen lid van het College van burgemeester en schepenen. De besturen wordt gevraagd bijzonder aandachtig te zijn voor de preciseringen inzake de datum waarop de gelden dienen ter beschikking te zijn en, rekening houdend met de overeengekomen minimumtermijn en volgens af te spreken praktische modaliteiten, deze datum op zeer duidelijke wijze aan te geven in de gedeeltelijke bestellingen. Een en ander heeft ook een beslissende invloed op de definitief vast te stellen rentepercentages. 4. Samengevoegde opdrachten. De aandacht van de lokale besturen wordt gevestigd op de mogelijkheden |
| offertes par l'article 18 de la loi du 24 décembre 1993 sur les | geboden door artikel 18 van de wet van 24 december 1993 inzake de |
| marchés publics. In casu, un seul marché peut, par exemple, couvrir | overheidsopdrachten. In casu is bijvoorbeeld één enkele opdracht |
| les besoins d'une commune et d'un C.P.A.S. ou même ceux de plusieurs | mogelijk die de behoeften van gemeente en O.C.M.W. dekt of zelfs de |
| communes et C.P.A.S. | behoeften van verscheidene gemeenten en O.C.M.W. |
| 5. Conclusions. | 5. Slotbeschouwingen. |
| Les pouvoirs locaux sont priés de prendre au plus vite les mesures | De lokale besturen worden verzocht ten spoedigste passende maatregelen |
| adéquates à la conversion dans la pratique des recommandations | te nemen om voorgaande aanbevelingen inzake overheidsopdrachten van |
| précédentes concernant les marchés publics d'emprunts. Mon | leningen in praktijk om te zetten. Mijn administratie en in het |
| administration, en particulier l'Administration des Pouvoirs locaux, | bijzonder het Bestuur der Plaatselijke besturen blijft ter beschikking |
| reste à votre disposition pour l'encadrement administratif et pour les | voor de administratieve omkadering en eventuele problemen die in dit |
| problèmes éventuels qui pourraient se poser à ce propos. | verband kunnen rijzen. |
| En ce qui concerne les aspects techniques, le Fonds régional | Wat betreft de technische aspecten kan desgewenst bijstand verleend |
| bruxellois de Refinancement des Trésoreries communales peut vous | worden door het Brussels Gewestelijk Herfinancieringsfonds van de |
| assister si nécessaire. Les modalités pratiques sont à aborder avec M. | gemeentelijke Thesauriën. De praktische modaliteiten kunnen |
| Vandercam au n° 548 22 11. | afgesproken worden met de heer Vandercam op nr. 548 22 11. |
| Ministre d'Etat, | Minister van Staat, |
| F.-X. de DONNEA. | F.-X. de DONNEA. |