REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

7 DECEMBRE 2023. - Circulaire ministérielle relative à l'élaboration, à l'exécution et au monitoring des plans de personnel 2024

1. Introduction et contexte La présente circulaire détermine les modalités de préparation, mise en oeuvre et contrôle des plans de personnel 2024.Elle vise à déterminer les modalités relatives à la communication des plans de personnel des entités visées par les arrêtés du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 30 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics régionaux de Bruxelles et des organismes d'intérêt public de la Région de Bruxelles- Capitale, en ce compris la méthodologie à utiliser lors de leur confection.

Cette circulaire s'inscrit en conformité avec le moratoire sur les futurs mouvements de personnel qui ont un impact budgétaire. 1.1 Optiris Le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale décide « de réaliser des économies linaires de 3% sur l'ensemble des crédits de personnel de tous les organismes consolidés au compte régional à l'exception du personnel opérationnel de la STIB, conformément au tableau annexé ».

En ce qui concerne les pensions, le gouvernement décide ce qui suit : 1. Ne remplacer aucun pensionné durant toute la période du moratoire à savoir du 1/12/2023 au 30/09/2024.2. Ne remplacer que 2 pensionnés sur 3 Cette mesure entrera en vigueur au 1er octobre 2024.et les modalités de cette dernière seront définies dans une note dédiée.

Suite à sa décision du 16 novembre 2023, le Gouvernement a établi un moratoire sur les futurs mouvements de personnel qui ont un impact budgétaire.

Les procédures de recrutement/sélection en cours jusqu'au 30 novembre 2023 inclus peuvent être poursuivies et achevées : ? Pour les recrutements statutaires : le 30 novembre 2023 est la date de saisie de l'offre d'emploi dans MyTalent Recruitment ; ? Pour les recrutements contractuels : le 30 novembre est la date de publication de l'offre d'emploi sur le site web d'Actiris ; ? Pour les mandats : le 30 novembre 2023 est la date de la décision d'ouverture du poste par le Gouvernement ;

Le financement par le Gouvernement est acquis pour ces procédures en cours au 1er décembre 2023 pour autant qu'elles s'inscrivent dans la marge budgétaire des crédits de personnel intégrant les 3% d'économie linéaire.

Le Gouvernement a décidé que : ? Le moratoire s'applique, pour la période visée, à l'ensemble des services du Gouvernement régional et aux organismes d'intérêt public qui sont consolidés au compte régional. ? Le moratoire ne s'applique toutefois pas au personnel opérationnel (au sens strict) : o De pompiers.brussels o De propreté.brussels o De environnement.brussels o De safe.brussels (SitCen) o De la STIB o De parking.brussels ? Ainsi qu'au personnel de parking.brussels issu de la reprise de communes déléguant leur mission de contrôle du stationnement payant en voirie. ? Que des dérogations spécifiques peuvent être accordées par le Gouvernement pour l'internalisation de missions auparavant externalisée sur base d'une motivation qui démontre que l'opération présente un impact budgétaire positif. Une note distincte concernant la méthode d'internalisation sera diffusée. ? Que des dérogations peuvent être accordées en cas de postes subsidiés notamment via des financements externes par exemple. ? Que les institutions entrant dans le champ d'application du moratoire ont la faculté de rentrer une demande motivée (en fait et en droit) pour de futurs mouvements de personnel qui ont un impact budgétaire : recrutements contractuels, statutaires, mandataires ainsi que les remplacements, de fonctions « critiques » durant la période couverte par le moratoire. Les éléments suivants doivent être justifiés à l'appui de la demande : o La fonction à recruter doit être « critique » au sein de l'institution demanderesse (exemples non limitatifs : elle ressort de l'exercice de la puissance publique de l'institution ; sans cette fonction la continuité du service public de l'institution est mise en péril...) ; o La fonction à recruter doit être inscrite au plan de personnel (ou équivalent) identifiant les besoins en personnel de l'institution à MT/LT et préalablement approuvé par l'organe habilité ; o La fonction doit impérativement être lancée et pourvue immédiatement durant la période temporaire du moratoire (càd « sans délai ») et il ne doit pas être possible de faire assurer cette fonction sous une autre forme (exemple non limitatif : mise à disposition temporaire entre administrations bruxelloises - voir arrêté mobilité, ...) durant le moratoire ; o Le budget nécessaire pour pourvoir à cette fonction doit être détaillé .

Les demandes de futurs mouvements de personnel qui ont un impact budgétaire : recrutements contractuels, statutaires, mandataires ainsi que les remplacements, au titre d'exception, sont motivées et introduites auprès du Ministre du Budget et de la Fonction publique qui apprécie les éléments de la demande et prend une décision sur le futur mouvement de personnel demandé.

Il n'est pas prévu d'arbitrage en cas de refus du Ministre du Budget et de la Fonction publique. 1.2 Spending reviews Les « spendings reviews » consistent en l'évaluation des dépenses publiques qui visent à identifier des économies et à optimiser les budgets. Leur intégration structurelle dans les processus budgétaires est dorénavant obligatoire et incluse comme réforme structurelle dans le Plan national de relance et de résilience (PNR) à la demande de la Commission européenne. Elles devraient permettre à terme d'améliorer l'efficacité des dépenses publiques en accord avec les priorités du Gouvernement.

Il convient donc que les entités suivantes complètent les tableaux ad hoc : ? Actiris pour la politique d'emploi (économie sociale et appels à projets pour le volet emploi) ? COCOM pour la politique de santé mentale ou secteur du sans-abrisme.

Les entités concernées par des spending reviews ayant un impact sur leur plan de personnel sont priées de les communiquer à talent.brussels. 2. Principes et méthodologie 2.1 Principe Le Gouvernement devrait pouvoir préparer et approuver des plans de personnel pluriannuels et glissants sur une période de 6 ans et ce afin d'assurer une méthodologie cohérente et homogène avec le futur Code des Finances publiques de la Région Bruxelloise.

La nouvelle procédure prévoira la collecte de données standardisées pour la préparation des plans de personnel des différentes entités.

Par conséquent, les dispositions des articles 18 et 19 sur les plans de personnel de l'arrêté du Gouvernement du 21 mars 2018 relatif au statut administratif et au régime de rémunération des fonctionnaires des administrations publiques régionales et des institutions d'utilité publique seront modifiées.

Les nouveaux outils de travail permettront de clarifier le lien entre les plans du personnel et le budget, d'améliorer l'enregistrement annuel des crédits du personnel dans le budget et de respecter le plafond budgétaire à la fin du plan du personnel pluriannuel et suivant les monitorings semestriels.

En raison de ces changements importants, talent.brussels collaborera activement avec chaque entité dans le processus de calcul et de validation des données budgétaires RH et agira en tant que conseil par l'intermédiaire de son sous-comité de suivi. 2.2 Nouvelle méthodologie d'introduction des plans de personnel au moyen d'un tableau de bord prospectif 2.2.1 Objectifs et délivrables Dans un souci de simplification administrative, de lisibilité des documents et d'appui aux entités régionales, il a été décidé d'optimaliser la procédure relative aux plans de personnel. Un tableau de bord prospectif joint en annexe, sera à terme généré et mis à jour de façon automatique dans un outil de monitoring de plan de personnel, actuellement en cours de développement. Cet outil devrait permettre un monitoring mensuel à moyen terme et un monitoring en temps réel à long terme.

Cette nouvelle procédure répond aux objectifs suivants : ? Répondre aux remarques et recommandations de l'Inspection des Finances ; ? Se conformer au prochain Code des Finances publiques de la Région Bruxelloise qui remplacera l'arrêté du 16 décembre 2021 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale définissant les modalités budgétaires ; ? Disposer d'une procédure unique de confection des plans de personnels des différentes institutions et organismes, via une récolte de données standardisée. ? Permettre la préparation et l'approbation, par le Gouvernement, de plans de personnels pluriannuels, basés sur des enveloppes budgétaires pluriannuelles et glissantes annuellement; ? Permettre la modification ou l'actualisation de ces plans de personnels pluriannuels de façon simplifiée, pour autant que ces modifications/actualisations restent dans les limites budgétaires fixées et approuvées. 2.2.2 Tableau prospectif Tableau 1 : signalétique budgétaire (annexe 1) Pour la préparation des plans de personnel, la nouvelle méthodologie se résume dans un tableau prospectif à remplir par les entités concernées. Ce dernier se trouve en annexe et est complété d'un glossaire.

L'intérêt principal de ce tableau consiste en l'aperçu précis des dépenses du personnel dans chaque institution. Pour chaque membre du personnel, le coût total sur une base annuelle, est ventilé par poste de dépense.

En plus des crédits relatifs au personnel actif existant, ce tableau reprendra également l'évaluation des crédits tenant compte de l'effectif prévisible, des évolutions de carrières UPGRADE (promotions et nominations), des mouvements naturels du personnel OUT (pensions, démissions) et IN (engagements et plan de recrutement).

Il est demandé aux entités de définir un plan de mouvement de personnel et d'embauche pluriannuel en établissant des projections successives sur une base de 6 ans. Cette année, les projections concernent donc les années 2024 à 2029 inclus. Cette méthodologie permet d'apporter une meilleure visibilité de la situation du personnel au Gouvernement via le Ministre de la Fonction publique et du Budget. ? Contenu et format des données L'ensemble des barèmes de salaires bruts repris dans le tableau seront mentionnés sans indexation tant pour les barèmes actuels que pour les projections.

Tout nouveau recrutement doit faire l'objet d'une motivation conformément aux mesures du plan Optiris et au moratoire (cf. point 1.1) Sur base des données reprises dans le tableau signalétique budgétaire ci-annexé, le coût total des agents sera calculé par le Service Public Bruxelles Fonction Publique (talent.brussels) afin de garantir une cohérence dans les chiffres au regard de l'évolution de la législation et des prévisions du Bureau du Plan(1) . A titre informatif, les projections suivront le principe d'une indexation de 2% par an calculée au 1er janvier de l'année concernée, et les revalorisations barémiques d'1% seront également intégrées, afin de garantir une justesse dans les chiffres au regard de l'évolution de la législation et des prévisions du Bureau du Plan(2) .

Toute dépense rendant inopérante la comparaison avec les exercices antérieurs doit être explicitement mentionnée dans la colonne remarque. De manière générale, et en particulier dans le cadre de la transmission électronique des budgets et modifications budgétaires, afin de permettre la lecture de tous les documents, il convient de respecter strictement la présentation du tableau joint et d'éviter d'y apporter des modifications sans consultation préalable du sous-comité de monitoring.

Le fonctionnaire dirigeant de chaque entité transmet, à l'adresse dédiée de talent.brussels, strategie@talent.brussels pour le 28 février de l'année de début du plan de personnel, son plan de personnel pluriannuel complété (annexe 1) ainsi que : ? L'estimation budgétaire pluriannuelle ? L'avis de l'Inspection des Finances pour les SPR et les OIP de type 1; ? L'avis des Commissaires du Gouvernement et du Conseil d'Administration pour les OIP de type 2 ; ? L'accord du Ministre du Budget si requis ; ? Les spending reviews de l'entité ayant une incidence en matière de personnel ; ? Tout accord gouvernemental qui a un impact sur le plan de personnel de l'entité ; ? L'accord du Ministre de la Fonction publique si requis ; ? Le résultat de la concertation préalable, conformément à l'article 11 de la Loi du 19 décembre 1974Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/12/1974 pub. 05/10/2012 numac 2012000586 source service public federal interieur Loi organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités. - Coordination officieuse en langue allemande fermer organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités.

Le fonctionnaire dirigeant de chaque entité désigne également un « référent plan de personnel » en tant que personne de contact entre l'entité et le sous-comité de monitoring. Ce référent sera convié à deux réunions afin de prendre connaissance du contenu du tableau avant la confection du plan de personnel et ensuite d'examiner et valider les chiffres en collaboration avec talent.brussels avant remise définitive du plan de personnel à la Taskforce plans de personnel, telle que définie par la circulaire ministérielle du 16 janvier 2020 relative à l'élaboration et au suivi d'un plan de personnel basé sur l'enveloppe de personnel. 2.2.3 Calendrier Dans un souci de bonne maîtrise de la gestion financière et dans le cadre de l'approbation des plans de personnel par le Gouvernement, nous attirons votre attention sur la nécessité de veiller à respecter au mieux les prescrits légaux concernant les dates d'introduction des plans de personnel accompagnés de l'ensemble des documents ad hoc auprès du Ministre de la Fonction publique et du Budget par l'intermédiaire de talent.brussels à l'adresse strategie@talent.brussels au plus tard le 28 février 2024.

Un délai de quinze jours supplémentaires sera accordé uniquement aux entités ayant introduit leur plan de personnel initial à la date du 28 février mais pour lequel l'avis de l'IF est soit partiellement favorable ou défavorable. Dans l'hypothèse où le plan de personnel rectificatif éventuel n'est pas introduit à la date du 15 mars au plus tard, il sera tenu compte du plan de personnel remis à la date du 28 février même si l'avis IF n'est pas (entièrement) favorable.

Pour la consultation du tableau, voir image A titre d'information, afin de transmettre le plan de personnel avec les documents requis dans les temps, il est rappelé aux différentes institutions de tenir compte des délais suivants: 10 jours ouvrables pour la convocation d'un COCOBA, 20 jours ouvrables maximum à dater de la réception des documents pour l'Inspection des Finances et le Ministre du Budget, le délai d'inscription à l'ordre du jour pour le Gouvernement de 14 jours hors urgence, le délai d'analyse du Ministre fonctionnellement compétent, etc. 2.3 Modification des plans de personnel et monitoring 2.3.1 Modifications Le principe d'annualité du budget doit être respecté par conséquent, la fixation par le Gouvernement du plan de personnel implique l'autorisation d'occupation des emplois y prévus par recrutement, promotion, mobilité ou engagement dans les limites des crédits budgétaires régionaux en année pleine.

En cas d'urgence due à des circonstances exceptionnelles ou imprévisibles, le Gouvernement peut, par délibération motivée, autoriser des recrutements ou des modifications du tableau des effectifs et des crédits y afférents pour un montant et une durée, déterminés dans la délibération (par exemple, recrutements subventionnés, nouvelles affectations, contrats à durée déterminée, etc.) Le plan de personnel, ainsi que toutes les modifications ou actualisations qui y sont apportées, sont communiqués à tous les membres du personnel et publiés au Moniteur belge. 2.3.2 Monitoring Le monitoring des plans de personnel est effectué sur la base des objectifs budgétaires en vue de procéder aux ajustements nécessaires.

Ce dernier sera à terme effectué sur base mensuelle et de façon automatique via le logiciel dédié. Dans l'attente de la mise en place de cet outil, le suivi est réalisé manuellement sur base semestrielle et ce exclusivement sur base du tableau transmis en annexe.

Chaque fonctionnaire dirigeant d'un service de Gouvernement ou OIP concerné enverra dès lors, au minimum 2 fois par an à talent.brussels et au plus tard pour le 1er juin et le 1er novembre de l'année N, un état des lieux reprenant le taux de réalisation du budget accordé en matière de personnel pour l'année N, ainsi que le taux de remplissage actualisé de son plan de personnel.

Dès lors que les monitorings de plans de personnel sont envoyés par les fonctionnaires dirigeants, les chiffres budgétaires et RH sont considérés comme validés. 3. Conclusion Cette circulaire accompagnée de ses annexes, rassemble l'essentiel des éléments utiles à la compréhension et à la confection des plans de personnel pour les exercices 2024 à 2029.En ce sens, elle constitue votre document de référence et entend contribuer à l'objectif de bonne gestion des entités régionales tout en s'inscrivant dans le respect des dispositions légales internes et européennes.

Toute question peut être envoyée à strategie@talent.brussels _______ Note (1) Calcul basé sur 13 institutions (2) Calcul basé sur 13 institutions Pour la consultation du tableau, voir image