5 DECEMBRE 2024. - Circulaire n° 729. - Directives d'application concernant les indemnités pour frais de parcours et pour frais de séjour

Aux services publics fédéraux et aux services qui en dépendent, au Ministère de la Défense, ainsi qu'aux organismes d'intérêt public appartenant à la fonction publique administrative fédérale telle que définie à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique, Cher Collègue, Madame, Monsieur, La présente circulaire entend rappeler les règles relatives aux indemnités pour frais de parcours et frais de séjour afin de garantir une application uniforme de ces indemnités au sein de la fonction publique fédérale administrative.

De nouveaux concepts, le voyage durable et la mobilité partagée, ont été inscrits dans l'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et les indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale pour les déplacements liés aux missions de service.

La présente circulaire a pour objectif de garantir une compréhension adéquate de ces derniers. 1. Indemnités pour frais de parcours Les articles 68 à 71 de l'arrêté susmentionné ont trait aux principes de l'indemnité pour frais de parcours.Elle vise la situation du membre du personnel qui est astreint à se déplacer dans le cadre de l'exercice de sa fonction.

Les déplacements doivent avoir été effectués au moyen de transports publics en commun, du vélo, de la mobilité partagée ou du véhicule personnel du membre du personnel. Dans certains cas exceptionnels, d'autres moyens de transport peuvent être utilisés à condition que cette utilisation se justifie par la nature et l'urgence de la mission de service.

Cependant, il appartient au fonctionnaire dirigeant ou son délégué de donner son accord sur le moyen de transport le plus responsable. Le fonctionnaire dirigeant ou son délégué prend en compte les critères suivants : le coût, la rapidité et la durabilité.

Le critère du coût prend uniquement en compte les frais réels, soit les frais directement facturés lors de l'utilisation du moyen de transport, soit les frais d'abonnement dans le cadre de la mobilité partagée.

Le critère de la rapidité renvoie à la perte de temps de travail causée par l'utilisation d'un moyen de transport particulier.

Le critère de la durabilité s'apprécie selon les coûts externes pour chaque type de moyen de transport. Ces coûts externes sont calculés de manière régulière par la Commission européenne (bron: handbook on the external costs of transport-MI0320275ENN.pdf) et étaient en 2019 de : ? Voiture: 0,12 €/km ; ? Bus: 0,036 €/km ; ? Train: 0,028 €/km ; ? Train (TGV): 0,013€/km ; ? Avion (<1,500 km): 0,043 €/km ; ? Avion (1,500-5000 km): 0,028 €/km ; ? Avion (>5000 km): 0,032 €/km.

Lorsque le déplacement à effectuer pour la mission est de moins de cinq cents kilomètres, le choix du transport aérien est exclu. Deux dérogations sont prévues quant à cette exclusion du choix de l'avion pour les courtes distances : 1° une perte disproportionnée de temps ou de ressources.Toutefois, il ne suffit pas ici de considérer purement et simplement le temps de déplacement comme plus long en soi. Si le travail peut être effectué par le biais des télécommunications et de la technologie pendant les déplacements, il n'y a pas lieu de considérer cela comme du temps de travail perdu ; 2° des raisons de sécurité nationale ou internationale (ex : la guerre) ou des raisons sérieuses (ex : des inondations) présentant un risque important. Si le moyen de transport utilisé est les transports en commun publics, le membre du personnel obtient le remboursement de ses frais de déplacement à concurrence du prix pour un voyage en 2ème classe. Si le moyen de transport utilisé est le véhicule personnel du membre du personnel, les frais de parcours sont remboursés forfaitairement sur base de l'indemnité kilométrique visée à l'article 74 de l'arrêté du 13 juillet 2017 précité au prorata des kilomètres parcourus pour le service. Cette indemnité est adaptée trimestriellement par le biais d'une circulaire ministérielle.

Si dans le cadre d'une mission de service, le membre du personnel opte pour la mobilité partagée ou pour un autre moyen de transport, ses frais réels encourus sont remboursés.

Le concept de mobilité partagée renvoie aux moyens de transport qui peuvent être utilisés sur base d'un abonnement ou contre paiement à l'utilisation, tels que les vélos partagés et les voitures partagées.

Lorsque le membre du personnel utilise l'un de ces moyens de transport de mobilité partagée, il lui est fortement recommandé de porter un équipement de protection approprié. Par exemple, sur un vélo partagé, il convient de porter un casque et une chasuble auto-réfléchissante. 2. L'indemnité pour frais de séjour Les articles 80 à 82 de l'arrêté royal du 13 juillet 2017 visent les principes de l'indemnité pour frais de séjour.Le membre du personnel qui est astreint à se déplacer à l'occasion de l'exercice de sa fonction bénéficie du remboursement de ces frais de séjour.

Les règles de cette indemnité sont différentes si le déplacement a lieu en Belgique (A) ou à l'étranger (B).

A. Indemnité pour frais de séjour en Belgique Pour le membre du personnel dont la nature même de la fonction implique des prestations régulières à l'extérieur de la résidence administrative, c'est-à-dire celui qu'on appelle communément le membre du personnel itinérant, le fonctionnaire dirigeant peut prévoir l'octroi d'une indemnité forfaitaire mensuelle visant à couvrir les frais de repas. Egalement, lorsque la résidence administrative a été fixée à la résidence de ce membre du personnel, cette indemnité forfaitaire peut être complétée par le fonctionnaire dirigeant pour couvrir les coûts liés, d'une part, aux frais d'accès à internet et aux frais liés à l'usage du téléphone et, d'autre part, aux frais de bureau. Les frais de bureau visent, notamment, les coûts liés aux services d'utilité publique (eau, électricité et chauffage) et le petit matériel informatique.

Le montant de cette indemnité complémentaire octroyée par le fonctionnaire dirigeant est égal à la somme non indexée formée par l'addition : 1. d'une fois le montant de base forfaitaire non indexé de l'indemnité visé à l'article 96, alinéa 3, premier tiret, de l'arrêté susmentionné ;2. de deux fois le montant forfaitaire indexé de l'indemnité visé à l'article 96 alinéa 3 du même arrêté. Cependant, le membre du personnel a le droit de bénéficier d'une indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour visant à couvrir ses frais de logement à condition de remplir les conditions mentionnées à l'article 88 de l'arrêté susmentionné : - la mission de service doit avoir lieu à une distance de 75 kilomètres en dehors de l'agglomération de la résidence administrative du membre du personnel, ou à défaut, en dehors de la commune de celle-ci ; - les frais de logement doivent avoir été supportés par le membre du personnel.

L'indemnité forfaitaire pour frais de logement est fixée à 75 euros par nuit.

B. Indemnité pour frais de séjour à l'étranger Cette indemnité est octroyée au membre du personnel qui effectue dans le cadre de sa fonction une mission à l'étranger ou qui siège dans une commission internationale. Cette indemnité est due à 100% dès le jour de départ et jusqu'au dernier jour pour toute mission à l'étranger quelle que soit la durée de la mission. Toutefois, des réductions sont appliquées au montant de l'indemnité si les frais de repas ont été pris en charge par un tiers puisque les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale : - 35% pour le repas de midi ; - 45% pour le repas du soir.

Le montant de l'indemnité est fixé dans un arrêté ministériel du SPF Affaires étrangères (catégorie 1) portant établissement d'indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d'une mission de service à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales.

Cette indemnité couvre les frais de repas (midi et soir), les frais de boissons et collations, les frais de transport sur place, en ce compris les frais de déplacement entre l'aéroport ou la gare de destination à l'étranger et le lieu de la mission ou le logement, les frais de communications téléphoniques et les autres menues dépenses.

En outre, le membre du personnel qui bénéficie de chèques-repas verra le montant de son indemnité réduit de la contribution de l'employeur (4,91 euros) à ceux-ci.

Aucune autre réduction que celles citées ne peut être appliquée à ce montant.

Une indemnité complémentaire pour frais de séjour visant à couvrir les frais de logement est également accordée au membre du personnel qui est amené à devoir se loger dans le cadre de sa mission de service à l'étranger pour autant qu'aucun autre avantage de même nature ne lui soit octroyé.

Le montant de cette indemnité complémentaire est égal aux frais de logement réels par nuit petit-déjeuner compris. Il est toutefois limité à l'indemnité maximale de logement qui est octroyée aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères sauf cas exceptionnels.

La Ministre de la Fonction Publique, P. DE SUTTER