MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

4 FEVRIER 2005. - Circulaire relative à la gestion financière des Régies communales

Mesdames et Messieurs les bourgmestres, Mesdames et Messieurs les échevins, 1.Préambule Un arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, daté du 6 novembre 2003, et publié au Moniteur belge du 10 mars 2004, définit de nouvelles règles de gestion financière des Régies communales en Région de Bruxelles-Capitale. Cet arrêté a été complété par un arrêté ministériel du 6 février 2004 (Moniteur belge du 14 avril 2004) qui fixe le modèle du budget, du bilan et du compte de résultats de la Régie. Il arrête également la classification économique et le plan comptable des comptes généraux et particuliers.

Ces arrêtés entrent en vigueur à partir du 1er janvier 2005.

La mise en oeuvre de cette nouvelle comptabilité des Régies qui se rapproche enfin de la comptabilité communale ne doit pas représenter un obstacle pour les gestionnaires des Régies qui ont la pratique de la comptabilité commerciale imposée par l'arrêté du Régent de 1946.

Il nous semble toutefois nécessaire d'apporter des éclaircissements et précisions aux gestionnaires des Régies quant à l'établissement de leurs documents budgétaires et comptables, dont le bilan de départ, et à l'organisation de la Régie. 2. Organisation et compétences au sein de la Régie. 2.1. Le conseil communal vote le budget et les modifications budgétaires. Au moment du vote, il peut rendre non limitatifs les crédits prévus au service ordinaire.

Sont de la compétence du conseil communal : ? le vote des douzièmes provisoires; ? les opérations liées à l'exécution du service extraordinaire; ? les décisions relatives aux emprunts et ouvertures de crédits pour escompte de subsides; ? l'approbation des comptes annuels de la Régie qui lui sont transmis par le collège des bourgmestre et échevins; 2.2. Le collège des bourgmestre et échevins.

L'arrêté du 6 novembre 2003 ne permet plus la délégation de gestion de la Régie à un ou plusieurs échevins. Le collège dans son ensemble constitue l'Exécutif de la Régie. Le collège est seul habilité à engager juridiquement la régie.

Sont de la compétence du collège des bourgmestre et échevins : ? l'élaboration du budget à soumettre au conseil communal, après avoir recueilli l'avis de la commission; ? les décisions de principe liées à l'exécution du service ordinaire; ? sur décision du conseil communal, la conclusion des contrats d'emprunts pour couvrir le montant des dépenses patrimoniales que celles-ci soient imputables au service ordinaire ou au service extraordinaire; ? sur décision du conseil communal, la sollicitation des ouvertures de crédit en escomptant des subsides ou d'autres recettes prévues au budget; ? le contrôle de l'encaisse afin de disposer des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux engagements et dépenses de la régie; ? le constat des droits à recette, l'ordonnancement et le mandatement des dépenses; ? le transfert des créances de la Régie dont la perception est devenue incertaine dans un compte « débiteurs douteux » de la comptabilité générale sur rapport du trésorier; ? l'affectation du résultat provisoire de l'exercice avant l'arrêté définitif des comptes; ? la soumission des comptes arrêtés par ses soins à l'approbation du conseil communal. 2.3. La commission d'avis.

La commission d'avis composée d'un membre du collège, du secrétaire, du receveur, du trésorier et du comptable est chargée d'émettre un avis sur le projet de budget que lui soumet le collège. 2.4. Le trésorier, qui peut être le receveur communal ou le comptable spécial visé à l'article 263 de la nouvelle loi communale, est chargé du maniement des fonds, de la tenue de l'encaisse et d'effectuer les paiements et les recettes.

Le trésorier est habilité, dans les limites prévues, à gérer sous sa responsabilité les placements à moins d'un an.

Le trésorier contrôle la régularité des documents relatifs aux droits à recette et de leurs justificatifs, ainsi que leur imputation en comptabilité budgétaire et générale.

Il porte régulièrement par écrit à la connaissance du collège des bourgmestre et échevins les poursuites entamées.

Le trésorier est chargé de l'exécution des mandats. 2.5. Le comptable est l'agent communal chargé de la tenue des écritures comptables, soit de sa propre initiative, soit sur présentation par le trésorier des opérations financières qu'il a effectuées.

Il y a incompatibilité entre la fonction de comptable de la régie et celle de trésorier.

Il procède immédiatement à l'enregistrement des factures ou documents en tenant lieu. Sur information du trésorier, il enregistre dans la comptabilité les paiements en cours d'exécution. 3. Le budget de la Régie. Le vote du budget par le conseil communal se fait dans les délais prévus à l'article 241 de la nouvelle loi communale.

Le projet de budget est établi par le collège après avoir recueilli l'avis écrit de la commission.

Le budget annuel de la Régie comprend : ? Un document comprenant un budget d'exploitation et un budget patrimonial; ? Le relevé détaillé de tous les projets d'investissements; ? Le tableau d'amortissement de la dette.

Un tableau reprenant l'évolution des réserves disponibles et l'utilisation des provisions sera joint au budget. 3.1. Le budget d'exploitation et le budget patrimonial.

Le budget de la Régie sera présenté sous la forme définie en annexe de l'arrêté du 6 février 2004.

La Régie développera son budget en fonction de son importance, de son activité et de ses besoins en se basant sur le plan des codes économiques repris en annexe 5 de l'arrêté susmentionné.

Les prévisions de recettes sont l'estimation des recettes qui seront réalisées au cours de l'exercice (droits constatés) et les prévisions de dépenses sont l'estimation des dépenses qui seront imputées au cours de l'exercice, quel que soit l'exercice au cours duquel la dépense a été engagée (engagements reportés et nouvelles imputations de l'exercice).

La constatation de la recette et l'imputation de la dépense dans la comptabilité budgétaire génèrent un enregistrement en comptabilité générale.

La codification du budget d'exploitation correspond au schéma du compte de résultats : en recettes les comptes de la classe 7 et en dépenses les comptes de la classe 6.

Le résultat estimé de ce budget est donc une préfiguration du résultat d'exploitation.

La codification du budget patrimonial se fait à partir des comptes des classes 1, 2 et 4 du bilan. 3.1.1. Le remboursement périodique d'emprunts qui en comptabilité générale mouvemente uniquement des comptes de bilan relève donc du budget patrimonial, ce qui distingue la comptabilité des Régies de la comptabilité communale.

Les crédits budgétaires relatifs au remboursement de la dette, que ce soit le remboursement anticipé ou le remboursement périodique ainsi que la récupération de remboursement, s'enregistrent dans une partie distincte du budget patrimonial.

Afin de s'assurer que la Régie dispose de voies et moyens suffisants pour procéder au remboursement périodique de ses emprunts, on procèdera à un prélèvement sur le budget d'exploitation d'un montant équivalent au remboursement prévu.

Les codes économiques utilisés à cet effet sont dans le budget d'exploitation, en dépenses le code 666-90 « Prélèvement du budget d'exploitation pour le budget patrimonial » et dans le budget patrimonial en recette le code 766-90 « Prélèvement du budget d'exploitation pour le budget patrimonial ».

Il s'agit uniquement d'écritures budgétaires, ces deux codes n'ont aucun lien avec la comptabilité générale. 3.1.2. Au sein du budget de la Régie, on opère également une distinction entre service ordinaire et service extraordinaire (cfr. schéma en annexe de l'arrêté du 6 novembre 2003).

Cette distinction qui n'a pas d'influence sur la présentation du budget définit l'organe compétent pour exécuter cette partie du budget.

Les décisions relatives à l'exécution du service ordinaire relèvent de la compétence du collège.

Le budget ordinaire comprend : le budget d'exploitation et dans le budget patrimonial, les crédits relatifs aux travaux de maintenance extraordinaire (recettes et dépenses) et les crédits relatifs à l'acquisition de mobilier (recettes et dépenses) ainsi que les crédits relatifs au remboursement périodique de la dette.

Au moment du vote du budget, le conseil communal peut décider de rendre non limitatifs les crédits de ce service à condition que le compte de l'année n-3 (antépénultième) soit approuvé définitivement par la tutelle.

Le budget extraordinaire comprend les recettes et dépenses liées aux acquisitions et ventes, travaux de construction et d'aménagement de biens immobiliers.

Les décisions relatives à l'exécution du service extraordinaire relèvent de la compétence du conseil communal. 3.1.3. Le conseil communal peut voter des douzièmes provisoires, calculés comme suit : ? 1/12e des crédits du budget n-1 si le budget n'est pas voté ? 1/12e des crédits du budget n si le budget est voté, mais pas approuvé sauf si les crédits du budget n-1 sont inférieurs aux crédits du budget n.

Les traitements, les primes d'assurances, les taxes et les projets d'investissements en cours d'exécution ne sont pas soumis aux douzièmes provisoires. 3.1.4. Les modifications budgétaires.

Les modifications budgétaires sont soumises à l'approbation du conseil communal.

L'établissement d'une modification budgétaire est nécessaire lorsque : ? les crédits des budgets ordinaires « limitatifs » s'avèrent insuffisants; ? les crédits du budget extraordinaire s'avèrent insuffisants; ? le coût global d'un investissement doit être revu à la hausse en cours d'exercice et que dès lors les points 1, 2 et 3 du tableau du projet doivent être modifiés. 3.2 Le relevé détaillé de tous les projets d'investissement.

Le tableau du projet d'investissement est le tableau de bord de l'investissement. Il garde en mémoire toutes les informations budgétaires et comptables relatives à l'investissement. Il se présentera sous la forme définie en annexe 2 de l'arrêté du 6 février 2004.

Chaque tableau est constitué de l'estimation globale du projet, de son historique et de son état d'avancement ainsi que des crédits nécessaires à l'imputation des factures et à leur financement au cours de l'exercice.

Ce tableau se présente en deux volets distincts : 3.2.1. Le volet supérieur reprend par exercice l'état d'avancement des travaux. Il se divise en 7 points qui seront complétés au fur et à mesure de la réalisation du projet.

Le tableau individuel d'un projet ne doit reprendre sous les 7 points que les intitulés nécessaires au projet (voir exemple ci-dessous).

Par exemple, dans le cas d'une construction d'un immeuble de logement par la Régie financée par emprunt à charge de la Régie et par subside régional, le volet supérieur doit reprendre sous le point 2 Plans et études et Travaux - Construction et sous le point 3. Financement : subside Région et emprunt à charge de la Régie.

L'année n du tableau est le premier exercice budgétaire au cours duquel le projet est inscrit.

Le montant estimé de la dépense et son financement sont budgétés et approuvés par le conseil communal.

La colonne de l'année budgétaire concernée sera double afin d'indiquer en regard des intitulés concernés les crédits nécessaires à l'imputation des factures et à leur financement, montants que l'on retrouvera dans le budget patrimonial de l'exercice. 1. Estimation de la dépense. Il s'agit du coût global du projet d'investissement estimé par les services.

Compte tenu de l'importance des travaux, il est possible qu'au premier budget, seuls les points 1 et 3 du volet supérieur soient complétés, c'est-à-dire l'estimation globale des travaux et leur financement.

Il est également possible qu'aucune facturation ne soit prévue au cours de ce premier exercice et qu'aucun crédit budgétaire d'imputation ne soit budgété. 2. Montant de la désignation. Ce point sera complété après désignation de l'adjudicataire que ce soit le bureau d'architecte ou les entreprises de travaux.

Si le montant de la désignation est supérieur au montant estimé ou s'il y a des suppléments acceptés, révisions de prix et corrections des quantités présumées, le point 1 sera adapté en conséquence par voie de modification budgétaire ou par une nouvelle inscription dans le budget de l'exercice suivant. (Le mode de financement devra être adapté en conséquence). 3. Financement. Tout projet d'investissement inscrit dans cette partie du budget de la Régie doit prévoir son mode de financement. Toute modification du mode de financement fait l'objet d'une modification budgétaire et l'équilibre entre la dépense totale prévue et son financement doit être maintenu. 4. Etat d'avancement (montants imputés lors des exercices antérieurs). Total des montants imputés au cours des exercices antérieurs. Ce point sera complété au plus tôt dans la colonne de l'exercice n+1 (A partir de l'exercice 2006, les montants imputés en 2005 seront mentionnés). 5. Reste à réaliser (2-4). Indique la différence entre le montant estimé des travaux, en ce compris les travaux et décomptes supplémentaires (dans le respect de la législation sur les marchés publics), les révisions de prix et les montants déjà imputés. 6. Crédits disponibles (1-4). Différence entre l'estimation de la dépense et le total des montants déjà imputés. Ce point sera complété au plus tôt dans la colonne de l'exercice n+1 (A partir de l'exercice 2006, les montants imputés en 2005 seront mentionnés). 7. Crédits à demander (5-6). Différence entre le montant estimé de la dépense repris sous le point 5 et l'autorisation de dépense approuvée initialement sous le point 1.

Le montant repris sous le point 1 doit être amendé par voie de modification budgétaire ou par nouvelle inscription dans le budget de l'exercice suivant dès que ce point 7 indique d'un crédit supplémentaire doit être sollicité.

Pour la consultation du tableau, voir image Dispositions transitoires - Tableau des projets d'investissements.

Exercices antérieurs.

Tous les projets d'investissement en cours de réalisation lors de l'élaboration du budget « Nouvelle version » seront présentés dans un tableau de projet d'investissement. La première colonne double du tableau sera la colonne du nouvel exercice budgétaire. Elle reprendra dans sa partie gauche sous les intitulés concernés toutes les informations relatives au projet, à la date d'élaboration relatives au projet, à la date d'élaboration du budget. Ainsi le montant repris sous le point 1 sera l'estimation du coût du projet après d'éventuelles révisions et modifications. 3.2.2. Volet inférieur Le tableau donnera sur une période de cinq à dater de l'année de la mise en exploitation prévue, une estimation détaillée des charges et produits par projet.

Ce volet doit être complété dès l'inscription de celui-ci dans le budget de la Régie. Il sera amendé en fonction des informations recueillies au cours de la réalisation du projet. Par exemple, si le financement du projet est modifié et que le montant à emprunter est supérieur au montant initial, il convient de modifier le plan d'exploitation sous le point « charges financières ». 3.3. Le tableau d'amortissement de la dette.

Ce tableau sera présenté sous la forme définie dans l'annexe 3 de l'arrêté du 6 février 2004. 3.4. Résultat du budget d'exploitation - Affectation. (Article 8 de l'arrêté du 6 novembre 2003).

L'article 8 de l'arrêté du 6 novembre 2003 précise que l'affectation du boni du budget d'exploitation de la Régie est de la compétence du conseil communal. Il énumère les possibilités d'affectation de ce résultat.

Nous situons ici dans un cadre budgétaire. Le résultat est un résultat estimé qui peut évoluer en cours d'exercice et les crédits ordinaires peuvent être rendus non limitatifs. Cette prévision d'affectation est purement indicative.

La priorité est de s'assurer que la Régie dispose de voies et moyens suffisants pour rembourser ses emprunts et procéder au transfert de ces moyens au budget patrimonial (voir supra point 3.1.2., le remboursement périodique des emprunts). 4. Patrimoine et bilan de départ. Le patrimoine des Régies sera valorisé, réévalué et amorti selon les règles en usage en comptabilité communale. Ceci ne pose aucun problème aux Régies nouvellement créées ou à créer dont le patrimoine transféré par la commune a été valorisé ou sera valorisé selon les règles communales.

Par contre, les Régies existantes doivent établir un bilan au 1er janvier 2005 qui s'écartera de leur bilan clôturé au 31 décembre 2004 pour ce qui concerne les immobilisés (terrains, constructions, les subsides d'investissement et résultats).

Les terrains et les constructions, contrairement à la comptabilité privée, sont réévalués annuellement.

Les règles de valorisation de ces biens sont les règles définies dans la circulaire du Gouvernement du 14 juillet 1994 relative à l'élaboration des budgets 1995 des communes de la Région de Bruxelles Capitale et plus précisément dans l'annexe 3, page 5, de cette circulaire qui fixe les règles régionales de valorisation des terrains (règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale).

Cette annexe actualisée en euros et valeurs 2004 est reprise à la fin de la présente circulaire.

Les règles de valorisation retenues par la Régie lors de l'établissement de son bilan de départ seront jointes à celui-ci.

Sera joint également au bilan de départ : ? un relevé exhaustif des droits à percevoir sur exercices clos. Ce relevé mentionnera l'année d'origine, le montant, la nature, le numéro de compte général; ? un relevé des dépenses engagées au cours des exercices antérieurs et non imputées au cours de l'exercice comptable 2005. Ce relevé indiquera l'année d'origine, le montant, la nature de la dépense et le numéro de compte général.

La plan comptable général des Régies est le plan repris en annexe 6 de l'arrêté du 6 février 2004 Ce plan mentionne également, si nécessaire, le préfixe du compte particulier à utiliser.

Nous reprenons ci-dessous les seuls éléments du bilan qui nécessitent remarques et commentaires. Les autres éléments du bilan seront repris à leur valeur d'inventaire au 31 décembre de l'exercice précédent et enregistrés dans les comptes généraux du nouveau plan comptable. 4.1. Soit à l'actif du bilan. 4.1.1. Le patrimoine immobilier - 22.

Patrimoine immobilier - Terrains non bâtis - 220.

La Régie appliquera les règles de valorisation retenues par sa commune lors de l'établissement de son bilan de départ telles que décrites dans la page 5 de l'annexe 3 susmentionnée.

Patrimoine immobilier - Les constructions et leurs terrains - 221.

Il conviendra de faire la distinction entre les terrains et les constructions.

Terrains des constructions - 2211.

La Régie appliquera les règles de valorisation retenues par sa commune lors de l'établissement de son bilan de départ telles que décrites dans la page 5 de l'annexe 3 susmentionnée.

A partir de 2005, lorsqu'une Régie achètera un bien, elle devra faire la différence entre la valeur du terrain et celle de l'immeuble suivant la formule suivante : Immeuble : revenu cadastral x 15 % x 30.

La différence entre le prix d'achat et le résultat de la formule constituera la valeur du terrain.

Il se peut toutefois que la Régie devienne propriétaire d'un terrain avec un immeuble en ruine voué à la démolition. Toute la valeur sera alors imputée sur le terrain.

Constructions - 2212 à 2214.

La durée d'amortissement des constructions est de cinquante ans (au lieu de trente-trois initialement).

Les constructions sont valorisées selon la valeur d'acquisition ou de construction, augmentée de la valeur des transformations et aménagements intervenus pour la construction. Cette valorisation doit être actualisée en fonction du dernier indice des prix à la construction (ABEX) connu.

Pour la consultation du tableau, voir image 4.1.2. Acquisition d'immobilisés et travaux en cours d'exécution - 24.

Seront enregistrés sous ce poste le total des factures de travaux en cours de réalisation déjà imputées. 4.2. Soit au passif du bilan. 4.2.1. Capital - 10. Le capital de la Régie est la différence entre l'actif et le total des dettes, des réserves, des subsides d'investissements obtenus et de provisions pour risques et charges.

Ce montant représente la participation de la commune. Les communes recevront des instructions sur l'enregistrement dans leur bilan de leur participation dans la Régie. 4.2.2. Résultats reportés - 13.

Les résultats dégagés par la Régie jusqu'au 31 décembre 2003 ont été capitalisés.

Il ne sera pas tenu compte du résultat du compte 2004 de la Régie, et il n'y aura ni constitution de réserve ni affectation du résultat.

Pour les exercices à venir, il conviendra de distinguer les résultats de l'exercice en cours (13021 ou 13023) du résultat des exercices précédents (13011 ou 13013). 4.2.3. Subsides d'investissement, dons et legs obtenus - 15.

Les subsides seront enregistrés à leur valeur initiale et réduits au même rythme que les biens auxquels ils se rapportent. 5. Les comptes de la Régie. L'exercice comptable de la Régie commence le 1er janvier et se clôture le 31 décembre.

A la clôture de l'exercice, le comptable chargé de la tenue de la comptabilité arrête les comptes annuels de la Régie qui se composent du compte budgétaire, du bilan, du compte de résultats et des annexes. 5.1. Le compte budgétaire sera présenté sous la même forme que le budget.

Il reprendra : ? en recettes : dans la première colonne, les montants budgétés (dernière modification budgétaire), dans la seconde colonne, les droits constatés définitifs, dans la troisième colonne, les recettes portées en irrécouvrables et dans la quatrième colonne les droits constatés nets; ? en dépenses : dans la première colonne, les montants budgétés (dernière modification budgétaire), dans la seconde colonne, les dépenses imputées et dans la troisième colonne les crédits non utilisés;

Le comptable de la Régie doit se voir transmettre, entre le 1er décembre de l'exercice budgétaire à clôturer et le 15 février de l'exercice suivant par les gestionnaires-imputateurs, les pièces en cours d'imputation afin de les enregistrer le plus rapidement possible aux articles budgétaires et aux comptes généraux. Le comptable doit ensuite arrêter le relevé des obligations contractées non encore exécutées et le faire compléter par les gestionnaires-imputateurs qui y mentionne les enregistrements. Le relevé définitif de ces obligations contractées sera joint au compte budgétaire.

Au compte budgétaire est jointe la liste par compte particulier des créances à recouvrer dans laquelle les débiteurs douteux sont mentionnés séparément. 5.2. Le bilan.

Le bilan sera présenté sous la forme définie dans l'arrêté ministériel du 6 février 2004.

A chacun des comptes généraux de bilan sont adjoints les comptes particuliers des biens de la Régie, de ses dettes et de ses créances.

Avant d'établir le bilan de fin d'exercice, il convient de procéder aux travaux de clôture que sont : les réévaluations annuelles, les amortissements des actifs immobilisés, les réductions de subsides d'investissement et le cas échéant, les variations de stocks.

Les créances dont la perception est devenue incertaine sont transférées dans le compte « débiteurs douteux » sur base d'une décision du collège, prise sur rapport du trésorier.

Les indices nécessaires à ces travaux de clôture (indice ABEX et coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux) seront identiques aux indices communiqués par voie de circulaire en vue de la clôture des comptes communaux. 5.3. Le compte de résultats.

Le compte de résultats sera présenté sous la forme définie dans l'arrêté ministériel du 6 février 2004.

Affectation du résultat.

Avant l'arrêt définitif des comptes, le collège procède à l'affectation du résultat provisoire (article 65 de l'arrêté du 6 novembre 2003).

Si le résultat de l'exercice et le résultat courant présentent un solde positif, il est affecté à : ? la constitution de réserves (hors charges d'urbanisme, contrats de quartier et autres subsides à destination spécifique) jusqu'à ce que celles-ci atteignent un pourcentage du capital initial fixé par le conseil communal, ne pouvant être inférieur à 2 % et supérieur à 10 %. ? au versement du solde du boni à la commune (hors charges d'urbanisme, contrats de quartier et autres subsides à destination spécifique).

Si la résultat de l'exercice est positif et le résultat courant est négatif, il est affecté à : ? la constitution de réserves jusqu'à ce que celles-ci atteignent un pourcentage du capital initial fixé par le conseil communal, ne pouvant être inférieur à 2 % et supérieur à 10 %; ? au boni reporté.

Si le compte de résultats présente un solde négatif, le collège des bourgmestre et échevins opère : ? un prélèvement sur les réserves; ? après épuisement de celles-ci, la régie peut faire appel à une intervention de la commune.

Après l'arrêt provisoire du compte par le collège, le comptable propose une modification budgétaire en vue de mettre les crédits des articles relatifs au transfert du boni d'exploitation à la commune ou à l'intervention de la commune dans le mali d'exploitation en concordance avec la décision du collège. 54. L'annexe. Un schéma de l'annexe établie sur le modèle de l'annexe des comptes communaux sera transmis ultérieurement aux Régies.

Le Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Pouvoirs locaux, de l'Aménagement du Territoire, des Monuments et Sites, de la Rénovation urbaine, du Logement, de la Propreté publique et de la Coopération au Développement, Ch. PICQUE

Pour la consultation du tableau, voir image