SERVICE PUBLIC FEDERAL SECURITE SOCIALE

Décision contraignante unanime n° 14 du groupe d'impulsion des commissions provinciales d'enregistrement prise en application de l'article 16, § 2, 2e alinéa de l'arrêté royal du 26 décembre 1998 portant exécution des articles 400, 401, 403, 404 et 406 du Code des impôts sur les revenus 1992 et de l'article 30bis de la loi du 27 juin 1969Documents pertinents retrouvés type loi prom. 27/06/1969 pub. 24/01/2011 numac 2010000730 source service public federal interieur Loi révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. - Coordination officieuse en langue allemande fermer révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs Avis relatif à la loi du 11 avril 1994 concernant la publicité de l'administration et les commissions provinciales d'enregistrement.

I. Question : Il arrive régulièrement qu'un avocat ou l'entrepreneur lui-même demande de pouvoir consulter et obtenir copie du dossier déposé auprès de la commission provinciale d'enregistrement.

La question se pose de savoir dans quelle mesure les commissions provinciales d'enregistrement doivent donner suite aux demandes de consultation et de copie du dossier.

Exemple Une proposition de radiation est transmise à la commission provinciale d'enregistrement à laquelle est jointe une note émanant de la Direction des recouvrements particuliers ou d'un service d'inspection dans laquelle sont également reprises des données relatives à des personnes morales identifiables qui ne sont pas des parties directement concernées dans la proposition de radiation (il ne s'agit pas notamment de leur numéro d'enregistrement pour lequel la radiation est demandée) mais pour lesquelles il peut être relevant de disposer de ces données pour l'appréciation du dossier en question.

II. Réponse du groupe d'impulsion : Dispositions légales La loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration (en vigueur depuis le 1er juillet 1994).

L'arrêté royal du 27 juin 1994 réglant la composition et le fonctionnement de la Commission d'accès aux documents administratifs.

L'arrêté royal du 30 août 1996 fixant le montant de la rétribution due pour la réception d'une copie d'un document administratif.

Principe de la loi sur la publicité de l'administration La loi sur la publicité de l'administration introduit le principe de la publicité active et passive. La publicité de l'administration active porte entre autres sur l'obligation pour chaque autorité administrative fédérale d'indiquer, lors de chaque correspondance, le nom, la qualité, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne en mesure de fournir de plus amples informations sur le dossier et sur l'obligation d'indiquer sur toute décision ou acte administratif, à portée individuelle, les voies éventuelles de recours, les instances compétentes pour en connaître ainsi que les formes et délais à respecter.

L'important dans le cadre de cette question est la publicité passive de l'administration, à savoir, le droit de consulter un document administratif sur place et d'en recevoir une copie, ainsi que d'obtenir, dans les conditions prévues, des explications à son sujet.

Lors d'une demande de consultation de dossier, on peut très bien n'accorder qu' une consultation partielle de celui-ci, tout dépend de la nature de l'information qui y figure. Il est en effet possible que certaines données du dossier ne puissent, d'un point de vue légal, être communiquées ou encore qu'il ne soit pas souhaitable qu'elles le soient dans les cas où la loi prévoit la possibilité de refuser la consultation (partielle ou non).

Conclusion : En principe - et sous réserve des exceptions légales exposées ci-après - les commissions provinciales d'enregistrement doivent donner suite à toute demande de consultation, d'explication ou de copie d'un dossier.

La demande doit être introduite par écrit à l'autorité administrative compétente, elle doit indiquer clairement l'affaire et, dans la mesure du possible, les documents administratifs concernés.

L'autorité administrative fédérale tient à jour un registre des demandes écrites suivant la date de réception de la demande.

Exceptions légales La consultation d'un document administratif, les explications y relatives ou sa communication sous forme de copie sont rejetées lorsqu'il est constaté que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur la protection de l'un des intérêts suivants : 1°la sécurité de la population; 2° les droits et les libertés fondamentaux des administrés;3° les relations internationales fédérales de la Belgique;4° l'ordre public, la sûreté ou la défense nationales;5° la recherche ou la poursuite des faits punissables;6° un intérêt économique ou financier fédéral, la monnaie ou le crédit public;7° le caractère par nature confidentiel des informations des entreprises et de fabrication communiquées à l'autorité;8° le secret de l'identité de la personne qui a communiqué le document ou l'information à titre confidentiel à l'autorité administrative pour dénoncer un fait punissable ou supposé tel. La demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie d'un document administratif est rejetée lorsque la publication du document administratif porte atteinte : 1° à la vie privée, sauf si la personne concernée a donné son accord à la consultation, l'explication ou la communication sous forme de copie;2° à une obligation de secret instaurée par la loi;3° au secret des délibérations du gouvernement fédéral et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif fédéral, ou qui concernent une autorité fédérale. La demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie d'un document administratif peut être refusée dans la mesure où la demande : 1° concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet;2° concerne un avis ou une opinion communiqués volontairement et à titre confidentiel à l'autorité;3° est manifestement abusive;4° est formulée de façon manifestement trop vague. On peut prévoir d'accorder la consultation partielle du dossier, alors que pour certains documents, on rejette la consultation, l'explication ou la communication sous forme de copie sur base d'un ou de plusieurs arguments mentionnés ci-dessus.

Une demande de publicité doit faire l'objet d'une réponse dans un délai de quarante-cinq jours (30 jours et éventuellement 15 jours d'ajournement) à dater de la réception de la demande, avec communication des motifs de l'ajournement ou du rejet.

En cas d'absence de communication dans le délai prescrit, la demande est réputée avoir été rejetée.

Conclusion : Dans certains cas, il est impossible d'accéder à une demande de consultation, d'explication ou de copie de certains documents ou du dossier complet.

Les commissions pourront et devront alors faire usage des motifs de refus obligatoires suivants : * La publicité ne l'emporte pas sur la protection de : - la recherche ou la poursuite de faits punissables : le renseignement contenu dans une information judiciaire - ne pourra pas être communiqué à l'entrepreneur concerné; il en va de même en cas d'instruction judiciaire, hormis, dans les deux cas, autorisation préalable explicite de l'autorité judiciaire. * La publicité des documents administratifs porte atteinte à : - la vie privée : quand les documents contiennent des données relatives à des personnes physiques identifiables - une obligation de secret instaurée par la loi : à savoir, l'obligation de secret instaurée par la loi en cas d'instruction judiciaire ou d'enquête judiciaire.

De plus, la consultation peut être rejetée lorsqu'elle : concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet : il est possible que les documents transmis pour information contiennent un avis provisoire, alors qu'une information complémentaire doit encore être communiquée.

Bien entendu les commissions peuvent également faire usage d'un des autres motifs de refus légaux repris ci-dessus.

La motivation des décisions des commissions provinciales d'enregistrement Nonobstant ce qui précède, les commissions provinciales d'enregistrement restent tenues de motiver leurs décisions et d'expliciter les motifs sur lesquels elles se fondent pour rejeter ou radier un enregistrement.

Les commissions doivent de surcroît être conscientes qu'une fois le dossier contesté devant le Tribunal de première instance, il devra, en tout état de cause et en raison des droits de la défense, être transmis à la partie adverse, accompagné de toutes les pièces pertinentes.

III. Conclusion : En principe, et sous réserve des exceptions légales exposées ci-dessus, les commissions provinciales d'enregistrement doivent donner suite à toute demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie d'un dossier. Dans certains cas, cependant, aucune consultation, explication ou communication ne pourra être accordée, et dans d'autres cas, celle-ci pourra être refusée pour raisons légales.

Pour le groupe d'impulsion : La présidente, I. BRISART Composition du groupe d'impulsion : - Un représentant de la Fédération des Entrepreneurs généraux de la Construction - Un représentant de l'ACLVB - Un représentant de la CSC Bâtiment et Industrie - Un représentant de l'ACV Bouw en Industrie - Un représentant d'Agoria - Un représentant de BOUWUNIE - Un représentant du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale - Un représentant du Service public fédéral Finances - Un représentant du Service public fédéral Sécurité Sociale - Un représentant de la CGSLB - Un représentant de la Centrale générale FGTB - Un représentant de la Confédération de la Construction - Un représentant de l'ABVV.