26 AVRIL 2017. - Arrêté royal fixant le modèle de règlement d'ordre intérieur d'accès aux documents d'archives conservés dans les dépôts d'archives ou les centres de documentation des établissements scientifiques fédéraux

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous soumettons à Votre signature vise à imposer des conditions d'accès uniformes aux documents conservés dans les dépôts d'archives et les centres de documentation des établissements scientifiques fédéraux.

Même lorsque ces documents proviennent de particuliers qui confient à un établissement scientifique fédéral un fonds relatif à un artiste ou à un scientifique, ils deviennent des documents administratifs par le seul fait qu'ils sont conservés par une autorité publique.

L'application extensive de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administrative à des documents qui n'ont pas été produits par une autorité administrative, implique que leur accès ne pourrait s'effectuer que sur la base d'une demande qui indique clairement la matière concernée et si possible les documents administratifs concernés. Cette obligation va à l'encontre de l'objectif de diffusion des connaissances des établissements scientifiques fédéraux en ce sens qu'un chercheur ne peut connaître à l'avance ce qu'il trouvera en dépouillant un fonds d'archives.

C'est pourquoi un règlement d'ordre intérieur énonçant les conditions d'accès à ces documents devra être établi par les établissements qui comptent parmi leurs missions, l'organisation de dépôts d'archives ou de centres de documentation relatifs aux collections dont ils ont la charge. Les conditions énumérées dans le projet d'arrêté reprennent celles qui s'appliquent à la consultation des documents des Archives générales du Royaume.

De même que les archives publiques sont consultables après un délai de 30 ans, les documents des centres de documentation seront soumis à la même limite. Si, toutefois, un document de moins de 30 ans faisait l'objet d'une demande de consultation, cette demande serait traitée selon le prescrit de la loi de 1994 précitée.

Nous avons suivi les observations du Conseil d'Etat à l'exception de celle portant sur la demande d'avis de l'Inspecteur des Finances. En effet, rien dans le projet d'arrêté ne porte sur l'organisation administrative des services; la réglementation en projet ne vise que l'uniformisation des conditions d'accès par le public aux archives des centres de documentation.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de la Sécurité et de l'Intérieur, J. JAMBON La Secrétaire d'Etat à la Politique scientifique, Z. DEMIR Conseil d'Etat section de législation Avis 60.425/1 du 13 décembre 2016 sur un projet d'arrêté royal `fixant le modèle de règlement d'ordre intérieur d'accès aux documents d'archives conservés dans les dépôts d'archives ou les centres de documentation des établissements scientifiques fédéraux'. Le 10 novembre 2016, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par la Secrétaire d'Etat à la Politique scientifique à communiquer un avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `fixant le modèle de règlement d'ordre intérieur d'accès aux documents d'archives conservés dans les dépôts d'archives ou les centres de documentation des établissements scientifiques fédéraux' Le projet a été examiné par la première chambre le 1er décembre 2016.

La chambre était composée de Marnix VAN DAMME, président de chambre, Wouter PAS et Patricia DE SOMERE, conseillers d'Etat, Marc RIGAUX et Michel TISON, assesseurs, et Greet VERBERCKMOES, greffier.

Le rapport a été présenté par Brecht STEEN, premier auditeur.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise de l'avis a été vérifiée sous le contrôle de Wouter PAS, conseiller d'Etat.

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 13 décembre 2016.

PORTEE ET FONDEMENT JURIDIQUE DU PROJET 1. Le projet d'arrêté royal soumis pour avis a pour objet, d'une part, d'obliger les établissements scientifiques fédéraux à établir un règlement d'ordre intérieur pour la consultation de leurs documents d'archives par le public dans la mesure où l'une de leurs missions est l'organisation de dépôts d'archives ou de centres de documentation relatifs aux collections dont ils ont la charge (articles 1er et 2) et, d'autre part, de fixer les conditions minimales relatives audit règlement (article 3).Ce dernier devra être soumis à l'approbation du ministre compétent (article 2, alinéa 2).

Un modèle de règlement d'ordre intérieur est annexé au projet.

Celui-ci ne fait toutefois pas référence à cette annexe ou à ce règlement type. A cet égard, le délégué a déclaré ce qui suit : « Le projet de règlement d'ordre intérieur était joint à la demande d'avis au projet d'AR à titre documentaire. Il n'est pas une annexe du projet d'AR qui n'y fait d'ailleurs pas allusion. Nous voulions le joindre au texte de l'AR lorsqu'il serait signé pour aider les ESF à élaborer le leur en toute autonomie pour répondre à leurs spécificités ».

Dès lors que le projet n'envisage pas d'imposer le règlement type aux établissements scientifiques, le Conseil d'Etat limitera son examen au projet proprement dit et n'examinera pas l'annexe en tant que telle.

Il convient néanmoins d'attirer l'attention des auteurs du projet sur le fait qu'ils doivent veiller à ce que le caractère non obligatoire du règlement type n'engendre pas non plus la confusion à l'égard des établissements scientifiques. Le Conseil d'Etat se doit également d'indiquer que le règlement type, même s'il est communiqué uniquement à titre d'information, doit être en conformité avec l'arrêté royal en projet et avec les normes supérieures (dont, ainsi qu'il sera observé plus loin dans le présent avis, la loi du 11 avril 1994 `relative à la publicité de l'administration'). 2. D'une manière générale, l'article 37 de la Constitution peut être considéré comme le fondement juridique du régime applicable aux établissements scientifiques fédéraux, lesquels constituent en effet des services du gouvernement fédéral.L'article 37 de la Constitution procure dès lors le fondement juridique au projet d'arrêté.

FORMALITES 3. Il ne ressort pas du dossier joint à la demande que l'avis de l'inspecteur des Finances sur le projet a été recueilli, ni que l'accord budgétaire a été donné. Or, le projet concerne l'organisation administrative de certains éléments des établissements scientifiques fédéraux, de sorte qu'il doit bel et bien être soumis à l'avis de l'inspecteur des finances, conformément à l'article 14, 2°, de l'arrêté royal du 16 novembre 1994 `relatif au contrôle administratif et budgétaire'. En effet, il résulte de cette disposition que les projets d'arrêtés royaux « (...) relati[f]s à l'organisation administrative des services » doivent être soumis pour avis à l'inspecteur des finances. Dans la mesure où cet avis n'aurait pas encore été recueilli, il conviendrait d'accomplir cette formalité. Si le projet devait encore subir des modifications à la suite dudit avis, il y aurait lieu de soumettre le texte une nouvelle fois au Conseil d'Etat.

EXAMEN DU TEXTE Observation générale 4. Les établissements scientifiques fédéraux sont des autorités administratives au sens de l'article 1er, alinéa 1er, a), de la loi du 11 avril 1994.Les documents d'archives conservés dans leurs dépôts d'archives ou centres de documentation sont visés par la notion de « toute information, sous quelque forme que ce soit », et constituent dès lors des documents administratifs au sens de l'article 1er, alinéa 2, 2°, de la loi du 11 avril 1994. L'article 11 de cette loi règle expressément son applicabilité à l'égard de pareils documents (1) .

Il en résulte que cette loi s'applique aux documents d'archives visés par le projet. En d'autres termes, ni le dispositif en projet, ni le règlement type élaboré à titre d'information ne peuvent lui porter atteinte.

A cet égard, on peut relever que l'article 3, a), du projet établit le principe d'accès aux documents de plus de trente ans. Cette disposition ne peut se concrétiser que dans la mesure où elle n'emporte pas que des documents, qui sont conservés dans les archives et qui ont moins de trente ans, ne sont pas accessibles au public. En effet, conformément à la loi du 11 avril 1994, pareils documents sont publics, hormis les exceptions prévues à l'article 6 de la loi.

Article 1er 5. En vue de définir le champ d'application, l'article 1er du projet fait référence aux établissements scientifiques visés à l'article 1er de l'arrêté royal du 30 octobre 1996 `désignant les établissements scientifiques fédéraux'. Consécutivement à cette référence générale à l'article 1er précité, le projet d'arrêté s'applique également aux Archives générales du Royaume et aux Archives de l'Etat dans les Provinces. Les Archives de l'Etat sont toutefois soumises à un régime légal spécifique, inscrit dans la ` loi du 24 juin 1955Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/06/1955 pub. 31/12/2010 numac 2010000717 source service public federal interieur Loi relative aux archives fermer relative aux archives' et dans son arrêté royal d'exécution du 16 septembre 2011 (2). Dans la mesure où le projet serait rendu applicable aux Archives de l'Etat, son fondement juridique ne peut donc être trouvé dans l'article 37 de la Constitution.

Il peut toutefois être inféré des explications fournies par le délégué que l'intention n'est pas de rendre le régime en projet applicable aux Archives générales du Royaume, de sorte que cet établissement doit être expressément exclu à l'article 1er du projet.

Article 5 6. L'article 5 du projet énonce que l'arrêté entre en vigueur « le premier jour du mois qui suit celui de sa publication au Moniteur belge ». Un acte peut fixer de manière expresse la date de son entrée en vigueur, en dérogeant à la règle générale de l'entrée en vigueur le dixième jour après la publication au Moniteur belge, cette dérogation pouvant être souhaitable en raison du contenu de l'acte, de son but ou des contraintes de son application.

Le régime d'entrée en vigueur en projet présente l'inconvénient que si la publication de l'arrêté intervient à la fin du mois, ses destinataires ne disposeront pas du délai usuel de dix jours pour s'adapter le cas échéant à la nouvelle réglementation.

Si un motif particulier justifie effectivement de déroger au délai usuel d'entrée en vigueur, la formulation en projet pourrait, dans un souci de sécurité juridique, être adaptée comme suit : « Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de dix jours prenant cours le jour suivant sa publication au Moniteur belge ».

Cette formulation permet en effet aux intéressés de toujours bénéficier d'un délai d'au moins dix jours pour prendre connaissance des nouvelles dispositions et pour s'y conformer (3) .

LE GREFFIER LE PRESIDENT Greet VERBERCKMOES Marnix VAN DAMME _______ Notes (1) L'article 11 dispose expressément que la loi ne s'applique pas aux Archives Générales du Royaume ou aux Archives de l'Etat dans les Provinces.Ainsi qu'il sera observé à propos de l'article 1er du projet, il faut considérer que l'arrêté en projet ne s'applique pas aux Archives générales du Royaume et aux Archives de l'Etat dans les Provinces. (2) Arrêté royal du 16 septembre 2011 `déterminant les conditions d'accès du public à certains locaux des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces et les modalités de communication, de consultation et de reproduction des archives y conservées'.Voir également l'arrêté ministériel du 19 septembre 2011 `déterminant le règlement d'ordre intérieur des salles de lecture des Archives générales du Royaume et des Archives de l'Etat dans les Provinces'. (3) Voir Principes de technique législative.Guide de rédaction des textes législatifs et réglementaires, Conseil d'Etat, 2008, recommandation n° 152.1 et formule F 4-5-1-1, à consulter sur le site internet du Conseil d'Etat (www.raadvst consetat.be).

26 AVRIL 2017. - Arrêté royal fixant le modèle de règlement d'ordre intérieur d'accès aux documents d'archives conservés dans les dépôts d'archives ou les centres de documentation des établissements scientifiques fédéraux PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la Constitution, l'article 37;

Vu l'arrêté royal du 20 avril 1965 fixant le statut organique des établissements scientifiques fédéraux, l'article 2, alinéa 2, remplacé par l'arrêté royal du 25 février 2008;

Vu l'avis de la Commission interministérielle de la Politique scientifique fédérale, donné le 20 avril 2016;

Vu l'avis n° 22/2016 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 18 mai 2016;

Vu l'avis de l'Archiviste général du Royaume, donné le 14 juillet 2016;

Vu l'avis n° 60.425/1 du 13 décembre 2016 du Conseil d'Etat, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre de la Sécurité et de l'Intérieur et de la Secrétaire d'Etat à la Politique scientifique, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le présent arrêté s'applique aux établissements scientifiques visés à l'article 1er de l'arrêté royal du 30 octobre 1996 désignant les établissements scientifiques fédéraux, dénommés ci-après "les établissements" qui comptent parmi leurs missions, l'organisation de dépôts d'archives ou de centres de documentation relatifs aux collections dont ils ont la charge.

Le présent arrêté ne s'applique pas aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces.

Art. 2.Les établissements établissent un règlement d'ordre intérieur fixant les conditions dans lesquelles les documents d'archives conservés dans leurs dépôts d'archives ou leurs centres de documentation peuvent être consultés par le public.

Le règlement d'ordre intérieur est soumis à l'approbation du ministre qui a l'établissement dans ses attributions.

Art. 3.Le règlement d'ordre intérieur visé à l'article 2 contient au minimum les dispositions suivantes: a. l'énoncé du principe d'accès du public aux documents de plus de trente ans dans les limites prévues par les législations relatives aux archives, aux droits d'auteur et celle relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel;b. l'énoncé du principe selon lequel la consultation de documents par un lecteur ne peut empêcher une autre personne d'accéder au même document;c. l'enregistrement des lecteurs dans les limites suivantes: .les finalités en vue desquelles le lecteur est enregistré dans la base de données de l'établissement concerné; . les données qui seront enregistrées à cet effet; . à qui ces données seront éventuellement transmises; d. la délivrance d'une carte de lecteur qui peut être payante moyennant la prise de connaissance et l'acceptation par le lecteur des conditions du règlement d'ordre intérieur;e. la restriction de consultation des documents en mauvais état et des documents de valeur patrimoniale importante, lorsque leur consultation menace leur bonne conservation.Dans ce cas, seules des copies peuvent être consultées; f. la restriction temporaire d'accès aux documents en cours d'inventoriage ou de numérisation;g. la tarification des reproductions de documents libres de droit;h. l'obligation de mentionner l'établissement détenteur des documents lors de la publication de reproductions de ces documents.

Art. 4.Aucun article du règlement d'ordre intérieur ne peut limiter ou priver d'effet les dispositions visées à l'article 3.

Art. 5.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit l'expiration d'un délai de dix jours prenant cours le jour suivant sa publication au Moniteur belge.

Art. 6.Le ministre chargé de la Politique scientifique est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 26 avril 2017.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Sécurité et de l'Intérieur, J. JAMBON La Secrétaire d'Etat à la Politique scientifique, Z. DEMIR