23 AOUT 2015. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement, les articles 26 et 27, modifiés par les articles 13 et 14 de la loi du 9 janvier 2014;

Vu l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 5 juin 2015;

Vu l'accord du ministre du Budget, du 19 juin 2015;

Vu l'avis 57.723/2/V du Conseil d'Etat, donné le 5 août 2015, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur proposition du Ministre de la Coopération au développement, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Dans l'article 2 de l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale, le paragraphe 5 est remplacé par ce qui suit : « § 5. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 1er, 9° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité.

La capacité de gestion visée à l'alinéa 1er est examinée à partir des critères suivants, regroupés en neuf domaines : 1° la gestion financière : la qualité des outils de gestion, la capacité à faire face à ses engagements financiers;2° la gestion stratégique : le processus d'élaboration de la stratégie, le processus de planification stratégique, le suivi et pilotage de la stratégie;3° la gestion des processus : la définition de l'activité de l'organisation, la formalisation des processus, la maîtrise des processus;4° la gestion axée résultats : la qualité de la politique de gestion axée résultats, la maîtrise du processus de suivi-évaluation, la capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion axée résultats;5° la gestion des partenariats : le choix et la formalisation des partenariats, la stratégie de renforcement des capacités des partenaires;6° la prise en compte de thèmes transversaux : thèmes du genre et de l'environnement;7° la gestion des risques : la couverture de la gestion des risques de l'organisation, la maîtrise des risques;8° la gestion du personnel : la définition d'un cadre de ressources humaines, la définition d'une stratégie de développement des ressources humaines, la maîtrise des processus de gestion des ressources humaines;9° la transparence : la formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information, l'existence d'un dispositif de communication, l'accessibilité et la fiabilité de l'information. Les domaines et les critères repris à l'alinéa 2 sont décrits à l'annexe 3.

Le niveau de complexité de l'organisation visé à l'alinéa 1er est déterminé à partir des paramètres suivants : 1° la taille de l'organisation;2° la dispersion géographique;3° la dispersion thématique;4° la diversité des partenaires;5° la dispersion des donneurs d'ordre;6° le volume des moyens humains. La base de calcul des paramètres repris à l'alinéa 3 est décrite à l'annexe 4. »

Art. 2.L'alinéa 2 de l'article 3 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : « Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de l'administration ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. »

Art. 3.L'article 3 du même arrêté est complété par un alinéa rédigé comme suit : « Lorsque l'organisation qui sollicite l'agrément est issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations, les documents visés à l'alinéa 1er et les sources d'information reprises à l'alinéa 2 peuvent être ceux de chaque composante dans la cas où une version intégrée n'existe pas encore. »

Art. 4.L'article 4 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 4.Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation en vertu de l'article 26, § 2, alinéa 1er, 5° et l'article 26, § 3, alinéa 1er, 4° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité conformément à l'article 2, § 5. »

Art. 5.L'article 5 du même arrêté est complété par un alinéa rédigé comme suit : « Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de l'administration ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. »

Art. 6.Dans l'article 6 du même arrêté, le paragraphe 3 est remplacé par ce qui suit : « § 3. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation en vertu de l'article 26, § 4, alinéa 1er, 7° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité conformément à l'article 2, § 5. »

Art. 7.L'article 7 du même arrêté est complété par un alinéa rédigé comme suit : « Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de la DGD ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. »

Art. 8.Dans l'article 9 du même arrêté, le paragraphe 3 est remplacé par ce qui suit : « § 3. L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5 sera organisé au moins tous les cinq ans.

L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation est réalisé par l'administration sur base d'une expertise externe.

L'administration et l'expert externe mandaté à cet effet basent leur avis sur les documents listés à l'annexe 5 et des vérifications sur site. »

Art. 9.L'article 55 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 55.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge, à l'exception du chapitre 5 qui entre en vigueur le 1er janvier 2017. »

Art. 10.Dans le même arrêté, il est inséré une annexe 3 qui est jointe en annexe 1er au présent arrêté.

Art. 11.Dans le même arrêté, il est inséré une annexe 4 qui est jointe en annexe 2 au présent arrêté.

Art. 12.Dans le même arrêté, il est inséré une annexe 5 qui est jointe en annexe 3 au présent arrêté.

Art. 13.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge à l'exception de l'article 9 qui produit ses effets le 23 mai 2014.

Art. 14.Le ministre qui a la coopération au développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Genève, le 23 août 2015.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Coopération au Développement, A. DE CROO

Annexe 1 à l'arrêté royal du 23 août 2015 modifiant l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale Annexe 3 à l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale Description des domaines et critères utilisés pour l'analyse de la capacité de gestion d'une organisation 1° Gestion financière La gestion financière vise à garantir la santé financière de l'organisation en s'assurant que sa structure financière est équilibrée, qu'elle pourra faire face à ses différents engagements financiers et qu'elle dispose d'outils de gestion adaptés à ses besoins. Critères : a) Qualité des outils de gestion : l'organisation produit une comptabilité fiable;b) Capacité de faire face à ses engagements financiers : l'organisation dispose des moyens financiers pour faire face à ses engagements à court et long terme;2° Gestion stratégique La gestion stratégique d'une organisation vise à s'assurer que l'organisation élabore et met en oeuvre une stratégie efficace pour atteindre sa vision. Critères : a) Processus d'élaboration de la stratégie : la stratégie est conçue de manière à atteindre la vision de l'organisation;b) Processus de planification stratégique : la stratégie est mise en oeuvre de sorte à atteindre les objectifs de l'organisation;c) Suivi et pilotage de la stratégie : la stratégie est suivie, évaluée et adaptée afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.3° Gestion des processus La gestion des processus vise à maîtriser la qualité et l'optimisation des réalisations d'une organisation.Il s'agit de maîtriser les activités opérationnelles de l'organisation, en lien avec la mission afin de mobiliser les ressources adéquates et strictement nécessaires pour un niveau de qualité attendu et un niveau de risque prédéfini.

Critères : a) Définition de l'activité de l'organisation: l'offre de services / les activités de l'organisation sont définis, en lien avec sa mission et exécutés de façon conforme à leur définition;b) Formalisation des processus : les processus clés sont identifiés et documentés;c) Maîtrise des processus : les processus sont maîtrisés et optimisés dans le cadre d'une démarche systématique d'amélioration de la qualité.4° Gestion axée résultats La gestion par les résultats vise à gérer et mettre en oeuvre la stratégie en se concentrant sur les résultats souhaités (outcome) afin de s'assurer de leur atteinte. Critères : a) Qualité de la politique de gestion axée sur les résultats : une politique formalisée de gestion par les résultats existe et décrit les objectifs et les pratiques d'amélioration des résultats de l'organisation;b) Maîtrise du processus de suivi et évaluation : l'organisation a mis en place une stratégie de suivi et d'évaluation de ses actions pour en optimaliser les résultats;c) Capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion par les résultats : l'organisation dispose des moyens humains, techniques et financiers pour mettre en oeuvre sa politique de gestion axée sur les résultats.5° Gestion des partenariats La gestion des partenariats vise à garantir la capacité de l'organisation à gérer les relations avec des partenaires afin de contribuer à la réalisation de sa mission et de sa vision en établissant et en entretenant des relations de confiance et d'échanges mutuels, notamment par un transfert de connaissances adéquat. Critères : a) Choix du partenaire et formalisation du partenariat : la stratégie de partenariat est formalisée et alignée sur la stratégie de l'organisation;b) Stratégie de renforcement des capacités : l'organisation met en oeuvre une stratégie de renforcement des capacités de ses partenaires.6° Prise en compte des thèmes transversaux La prise en compte des thèmes transversaux vise à garantir que l'organisation dispose d'une politique visant à intégrer le genre et l'environnement en tant que thèmes transversaux, et qu'elle dispose des outils et de l'expertise nécessaires pour appliquer cette politique. Critères : a) Thème du genre : l'organisation dispose d'une politique en matière de genre et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre;b) Thème de l'environnement : l'organisation dispose d'une politique environnementale et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre.7° Gestion des risques La gestion des risques vise à identifier et évaluer les risques qu'encourt une organisation dans son fonctionnement interne et dans la réalisation de ses activités et à mettre en oeuvre les mesures correctrices nécessaires afin d'atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente. Critères : a) Couverture de la gestion des risques : l'organisation a développé une approche d'identification et d'évaluation des risques auxquels elle est soumise au niveau de ses interventions et de son fonctionnement interne;b) Maîtrise des risques : l'organisation a défini et met en oeuvre une politique de maîtrise des principaux risques auxquels elle est confrontée.8° Gestion du personnel La gestion du personnel vise à permettre à l'organisation de disposer des ressources humaines nécessaires et adéquates à la réalisation de sa mission et de sa vision, en disposant de personnel et de bénévoles motivés, responsables, en quantité et en qualité suffisantes. Critères : a) Définition d'un cadre de ressources humaines : les grands principes d'organisation, de culture et de répartition du personnel (dont le personnel bénévole) sont définis;b) Définition d'une stratégie de développement des ressources humaines : l'organisation a défini une stratégie de développement des emplois et des compétences sur base d'une analyse objective de sa situation;c) Maîtrise des processus de gestion des ressources humaines : l'organisation dispose des outils de gestion des ressources humaines permettant de développer ou de maintenir des compétences et de garantir un cadre de travail adéquat pour son personnel.9° Transparence L'application du principe de transparence contribue à créer un climat de confiance entre l'organisation et ses parties prenantes (collaborateurs, partenaires, bénéficiaires, donateurs publics et privés, donneurs d'ordre, grand public), notamment par une communication ouverte en interne et en externe, par l'accessibilité et la fiabilité de l'information et par le respect des principes de redevabilité envers les bailleurs de fonds. Critères : a) Formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information : l'organisation produit des informations fiables et les communique efficacement aux bons destinataires;b) Existence d'un dispositif de communication : des moyens spécifiques sont alloués au déploiement de la stratégie de communication;c) Accessibilité et fiabilité de l'information : l'organisation est en mesure de démontrer l'accessibilité et la fiabilité des informations produites pour ses différentes parties prenantes. Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 23 août 2015 modifiant l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale.

Donné à Genève, le 23 août 2015.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Coopération au Développement, A. DE CROO

Annexe 2 à l'arrêté royal du 23 août 2015 modifiant l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale Annexe 4 à l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale Base de calcul des paramètres de complexité organisationnelle 1° la taille de l'organisation : Moyenne arithmétique du chiffre d'affaire de l'organisation pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5. Le chiffre d'affaire visé est le total de la classe comptable 7 du compte de résultat. 2° la dispersion géographique : Nombre total de pays dans lesquels l'organisation mène des activités de coopération au développement, en ce compris la Belgique, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.3° la dispersion thématique : Nombre total de secteurs dans lesquels l'organisation a mené des activités de coopération au développement, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5. Les secteurs visés sont les « DAC 3 digit sectors » définis dans la norme de l'International Aid Transparency Initiative sur base de la classification du Comité d'Aide au Développement de l'Organisation pour la Coopération et le Développement Economique. 4° la diversité des partenaires : Nombre total d'organisations qui ont reçu un transfert financier de la part de l'organisation dans le cadre d'un partenariat formalisé par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.5° la dispersion des donneurs d'ordre : Moyenne arithmétique, pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5, du ratio entre le montant total des subsides en provenance du des pouvoirs publics fédéraux belge et le montant total des subsides reçus.6° le volume des moyens humains : a) Ratio entre le chiffre d'affaire visé en 1° et le volume de l'emploi total en Belgique au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5. Le volume de l'emploi total en Belgique est exprimé en équivalent temps plein. b) Ratio entre le volume de l'emploi dans les pays en voie de développement et le volume de l'emploi total de l'organisation, au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5. Le volume de l'emploi dans les pays en voie de développement à prendre en considération se limite au personnel cadre ou expatrié. Le volume total de l'emploi est la somme du volume de l'emploi en Belgique et du volume de l'emploi dans les pays en voie de développement. Ces volumes sont exprimés en valeur absolue.

Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 23 août 2015 modifiant l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale.

Donné à Genève, le 23 août 2015.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Coopération au Développement, A. DE CROO

Annexe 3 à l'arrêté royal du 23 août 2015 modifiant l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale Annexe 5 à l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale Sources d'information pour l'examen du système de gestion de l'organisation 1° Pour la gestion financière : a) Rapports du commissaire aux comptes;b) Comptes annuels;c) Budgets annuels;2° Pour la gestion stratégique : a) Plans d'actions;b) Documents de suivi (procédure de suivi, tableaux de bords, outil de reporting, rapports de suivi);c) Statuts;d) Documents de conception de la stratégie (diagnostic stratégique, procédure d'élaboration);3° Pour la gestion des processus : a) Documents internes sur l'approche processus de l'organisation (fiches de processus / procédure, cartographie des processus, documents des différents services sur leurs procédures, manuel de procédures);b) Attestation d'obtention d'un label ou d'une certification qualité;4° Pour la gestion axée résultats : a) Rapports d'activités;b) Document exposant la politique de gestion axée résultat de l'organisation;c) Document reprenant la programmation des évaluations (calendrier, planning d'évaluation, budget);d) Termes de référence des évaluations;e) Réponses managériales aux rapports d'évaluation ou document qui renseigne de la prise de connaissance des conclusions et recommandations des évaluations par au moins une instance de gouvernance;f) Attestations de formation du personnel en matière d'évaluation;5° Pour la gestion des partenariats : a) Conventions de partenariat ou Memoranda of Understanding;b) Document reprenant la liste et la description des partenaires;c) Document détaillant la politique de partenariat de l'organisation;d) Document contenant les objectifs des partenariats (fiche par partenariat, conventions);6° Pour la prise en compte des thèmes transversaux : a) Charte ou politique en matière de genre;b) Plan d'actions en matière de genre;c) Checklists ou outils d'aide à la décision en matière de genre;d) Charte ou politique en matière d'environnement;e) Plan d'actions en matière d'environnement;f) Checklists ou outils d'aide à la décision en matière d'environnement;g) Attestation de formation en genre / en environnement;h) Attestation de participation à des groupes de réflexion, réseaux ou comités sur les thématiques transversales;i) Attestation d'obtention d'un label ou d'une certification en matière environnementale;7° Pour la gestion des risques : a) Document exposant la politique de gestion des risques des interventions;b) Document exposant la politique de gestion des risques de l'organisation;c) Tableau de bord de suivi des mesures correctrices;d) Document décrivant le système de surveillance des risques;8° Pour la gestion du personnel : a) Organigramme / Fiche de poste;b) Document exposant la politique de ressources humaines;c) Règlement de travail;d) Cadre organique;e) Document précisant les statuts du personnel, la commission paritaire, les différents types de contrat;f) Document (charte, règlement de travail) qui formalise les valeurs de l'organisation;g) Document qui formalise la procédure d'accueil des nouveaux collaborateurs;h) Document décrivant la procédure d'évaluation du personnel;i) Document décrivant la procédure de coaching du personnel;9° Pour la transparence : a) Plan de communication externe;b) Plan de communication interne;c) Charte graphique et logo;d) Rapport de suivi de la visibilité médiatique;e) Document qui formalise une procédure de communication de crise;f) Plan de classement, plan d'archivage, plan de diffusion des documents;g) Document décrivant les outils de gestion de la connaissance mis en place. Lorsque un ou plusieurs de ces documents ont déjà été joints à la demande d'agrément comme organisation non gouvernementale, comme fédération ou comme coupole ou d'octroi du statut de partenaire de la coopération non-gouvernementale, conformément aux articles 3, 5 et 7, il n'est pas nécessaire de transmettre ces documents à nouveau.

Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 23 août 205 modifiant l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale.

Donné à Genève, le 23 août 2015.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Coopération au Développement, A. DE CROO