21 AVRIL 2016. - Arrêté royal portant approbation du cinquième contrat d'administration de la Caisse de secours et de prévoyance en faveur des marins

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 25 avril 1963Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/04/1963 pub. 27/01/2015 numac 2015000030 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 25/04/1963 pub. 21/02/2013 numac 2013000100 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale ;

Vu la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, l'article 47 ;

Vu l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale, en application de l'article 47 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, modifié en dernier lieu par la loi du 12 mai 2014 ;

Vu l'avis du Comité de Gestion, donné le 29 févier 2016 ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 4 mars 2016 ;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 7 mars 2016 ;

Sur la proposition de la Ministre des Affaires sociales, du Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique et de la Ministre du Budget et de l'avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le contrat d'administration annexé au présent arrêté est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2016.

Art. 3.Le ministre qui a les Affaires sociales dans ses attributions, le ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions et le ministre qui a le Budget dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 21 avril 2016.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre des Affaires sociales, M. DE BLOCK Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT La Ministre du Budget, S. WILMES

CONTRAT D'ADMINISTRATION ENTRE L'ETAT BELGE ET LA CAISSE DE SECOURS ET DE PREVOYANCE EN FAVEUR DES MARINS 2016 - 2018 Entre l'Etat belge, représenté conformément à l'article 7, § 1er de l'arrêté de responsabilisation par Madame Maggie De Block, Ministre des Affaires sociales, monsieur Steven Vandeput, Ministre de la Fonction publique et Madame Sophie Wilmès, Ministre du Budget et la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins, représentée conformément à l'article 7, § 2 de l'arrêté de responsabilisation par monsieur Fons Borginon, président du comité de gestion, les messieurs Wilfried Lemmens, Jacques Kerkhof et Michel Claes, gestionnaires et par monsieur Bert Strobbe, conseiller chargé de la gestion journalière il est convenu ce qui suit : SOMMAIRE CHAPITRE 1 Dispositions générales CHAPITRE 2 Mission, vision, valeurs clés et objectifs stratégiques CHAPITRE 3 Tâches de la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins CHAPITRE 4 Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant la perception et la répartition des cotisations sociales CHAPITRE 5 Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant l'assurance maladie et invalidité en faveur des marins CHAPITRE 6 Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant le service social des marins CHAPITRE 7 Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant l'indemnité pour navigation en temps de guerre CHAPITRE 8 Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant l'octroi du droit aux indemnités d'attente et le financement des organismes de paiement CHAPITRE 9 Objectifs qualitatifs concernant la communication d'informations, la lutte contre la fraude sociale, le fonctionnement efficace de l'administration CHAPITRE 10 Règles de conduite à l'égard des clients CHAPTIRE 11 Règles de conduite à l'égard de la société CHAPTIRE 12 Règles de conduite à l'égard du personnel CHAPITRE 13 Des instruments de mesure du suivi des missions, tâches, objectifs et règles de conduite CHAPITRE 14 Projets d'investissement et nouvelles initiatives CHAPITRE 15 Engagements généraux communs aux deux parties CHAPITRE 16 Engagements communs spécifiques et synergies entre IPSS CHAPITRE 17 Volet budgétaire, financier et comptable CHAPITRE 18 Participation aux projets transversaux CHAPITRE 19 Dispositions finales CHAPITRE 1er. - Dispositions générales Artikel 1. Dans le présent contrat d'administration, on entend par : 1. "La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins" (C.S.P.M.) : la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins visée à l'article 5 de l'arrêté-loi du 7 février 1945 concernant la sécurité sociale des marins de la marine marchande; 2. "le Comité de gestion" : le Comité de gestion de la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins visé à l'article 1er de la loi du 25 avril 1963Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/04/1963 pub. 27/01/2015 numac 2015000030 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 25/04/1963 pub. 21/02/2013 numac 2013000100 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale;3. "l'Arrêté de responsabilisation" : l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale en application de l'article 47 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, confirmé par la loi du 12 décembre 1997;4. "le Ministre" : le Ministre qui est compétent pour les affaires sociales;5. "les tableaux de bord" : les tableaux de bord tels que visés à l'article 10 de l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale, en application de l'article 47 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions ;6. "le Plan d'administration" : le plan d'administration visé à l'article 10 de l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale, en application de l'article 47 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions.

Art. 2.Le présent contrat d'administration est conclu dans le cadre des dispositions de l'article 5 de l'arrêté de responsabilisation. Il fixe les règles et les conditions spéciales selon lesquelles la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins exerce les missions qui lui sont confiées par la loi.

Le présent contrat d'administration produit ses effets le 1er janvier 2016 et cessera d'exister le 31 décembre 2018.

Le présent contrat d'administration a pour but de régler la manière dont la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins exécute avec efficacité et avec un grand souci de qualité ses missions et la politique définie par les autorités politiques. Ceci implique l'apport d'expérience et d'expertise dans le développement, l'évaluation et la correction de la politique. CHAPITRE 2. - Mission, vision, valeurs clés et objectifs stratégiques

Art. 3.Mission En tant que guichet unique pour l'exécution des tâches de base relevant de l'assurance maladie-invalidité, de la sécurité sociale et du Pool des marins conformément aux dispositions légales relatives aux marins et armateurs compte tenu du rôle centrale de la gestion paritaire du secteur.

Art. 4.Vision et valeurs clés : La CSPM veut être une organisation axée vers le client orientée sur la situation spécifique des marins et armateurs au sein de la sécurité sociale belge, qui vise à offrir un service durable : o une organisation prenant soin de ses collaborateurs o un environnement au sein duquel les collaborateurs s'apprécient mutuellement o un partenaire respectueux du citoyen, des pouvoirs publics et de la communauté.

Art. 5.Objectifs stratégiques : o Intégration des processus clés de la CSPM dans des institutions de plus grande taille, en tenant compte des caractéristiques spécifiques du système particulier de la sécurité sociale des marins de la marine marchande en vue d'améliorer le service offert aux clients. o Participation à des synergies entre IPSS en vue de rationaliser la gestion de l'institution o Dans le cadre de la 6e réforme de l'Etat, développer une coopération loyale avec les pouvoirs publics fédéraux et régionaux dans l'exécution des missions qui lui sont confiées CHAPITRE 3. - Tâches de la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins

Art. 6.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins, établi en 1845 sous la forme d'une caisse d'assurance sociale, s'est développée en une institution de sécurité sociale à part entière s'occupant de la gestion d'une partie importante de la sécurité sociale dans son intégralité des marins de la marine marchande.

Les conditions de l'assujettissement au régime sont plus spécifiquement réglées par l'arrêté-loi du 7 février 1945 concernant la sécurité sociale des marins de la marine marchande.

La législation relative au contrat d'engagement maritime cadre dans le droit maritime.

En sa qualité d'institution parastatale, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'occupe de la perception et de la répartition des cotisations de sécurité sociale des employeurs et des travailleurs.

Il est tenu compte des voyages maritimes pour la vérification des déclarations. Ces périodes ne coïncident donc pas nécessairement avec la fin du mois ou du trimestre.

Pour ce qui a trait aux prestations réalisées à partir du 1er janvier 1968, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins fournit à SIGEDIS les données nécessaires en vue de l'inscription au compte individuel des données relatives aux salaires et aux temps de travail. Les données relatives aux salaires et aux temps de travail concernant les prestations réalisées avant cette date sont fournies directement et par dossier à l'ONP. La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins gère l'assurance particulière maladie et invalidité en faveur des marins prévue par l'arrêté royal du 24 octobre 1936. Outre des indemnités pour des actes médicaux préventifs, la législation prévoit ses propres critères d'évaluation relatifs à l'incapacité de travail et à l'invalidité.

La CSPM est compétente pour la mise à jour des inscriptions à la liste du pool, la fixation du droit aux allocations d'attente et le financement des organismes de paiement.

Au sein de la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins a été établi le service social pour marins (A.R. du 20 mai 1976) ayant la mission d'attribuer des avantages financiers aux marins et aux membres de leur famille dignes d'être pris en considération.

Les Fonds Louis et Christian Sheid ont la même intention.

La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins détermine et accorde l'indemnité pour navigation en temps de guerre à bord d'un navire naviguant sous pavillon belge ou allié.

La CSPM est propriétaire de la "Maison maritime" située Olijftakstraat 7-13 à 2060 Anvers. Depuis juin 2015, elle a déménagé Frankrijklei 81-83 à 2000 Anvers, où elle loue deux étages avec les services régionaux de l'ONSS et de la CAAMI. La Maison maritime sera vendue, et le produit de la vente pourra servir à financer les coûts d'intégration de la CSPM ainsi que les processus clés dans la ou les entités plus vastes. CHAPITRE 4. - Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant la perception et la répartition des cotisations sociales Les objectifs mentionnés ci-dessous en matière de perception et de répartition des cotisations sociales ne s'appliquent que pour autant que l'application propriétaire de la CSPM soit utilisée. En cas de migration vers une utilisation de la DFMA, les objectifs devront être revus en fonction de la nouvelle situation.

Tâches et objectifs en ce qui concerne l'immatriculation

Art. 7.La Caisse de Secours de Prévoyance en faveur des marins attribue un numéro d'immatriculation à toute personne physique ou morale qui sollicite son inscription au répertoire des armateurs occupant du personnel assujetti à la sécurité sociale.

Sur la base des renseignements fournis par les armateurs la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins tient à jour le répertoire contenant toutes les données relatives à l'identification des employeurs.

La CSPM s'engage à envoyer dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande un formulaire de renseignements à la personne qui demande une inscription en qualité d'armateur (MD1).

La CSPM s'engage à traiter la demande portant pavillon non-européen dans les cinq jours ouvrables suivant la réception: o en inscrivant la demande à l'ordre du jour de la prochaine réunion du Comité de gestion; o en demandant des informations complémentaires.

Le numéro d'entreprise unique a été entièrement intégré en 2013.

Tâches et objectifs en matière de contrôle

Art. 8.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins vérifie si les normes et les règles sont respectées par les armateurs assujettis à l'arrêté-loi du 7 février 1945. Ceci implique entre autres le contrôle et l'enregistrement de la déclaration et s'il le faut la rectification de la déclaration.

La surveillance de la conformité et de l'exactitude des données individuelles ainsi que l'enregistrement sera finie dans au moins 85% des dossiers dans les 20 jours ouvrables après réception de la déclaration. Les autres 15% seront finies dans les 40 jours ouvrables après réception. (OM2) La CSPM promouvra l'utilisation de la déclaration électronique. Une utilisation à 100% de la déclaration électronique d'ici la fin du contrat d'administration est visée.

Tâches et objectifs en matière de perception des cotisations de sécurité sociale

Art. 9.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins vérifie si les employeurs respectent leurs obligations en matière de paiement de leurs cotisations de sécurité sociale.

La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins mène à cet effet une politique de suivi active à l'égard de ces employeurs par la tenue à jour de comptes individuels et par le recouvrement des cotisations dues.

Cette tenue à jour des comptes implique la vérification et la comptabilisation des recettes journalières, la communication de situations de comptes, la mise en place de procédures administratives de recouvrement par l'établissement de documents de mise en garde ou de rappels assortis de sanctions civiles. Si le recouvrement par voie administrative n'a pas l'effet souhaité, le recouvrement par voie judiciaire est entamé afin de disposer le plus vite possible d'un titre exécutoire.

La tenue à jour des comptes implique également la surveillance du respect des délais de paiement légaux ou des délais accordés par le juge en cas de procédure judiciaire.

Dès qu'est constaté le non-respect du titre d'exécution, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins entame la procédure d'exécution forcée.

Au niveau des objectifs en matière de gestion des comptes individuels des employeurs, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à la vérification des recettes journalières et à l'imputation dans les 10 jours ouvrables après la réception des données par les relevés de compte bancaires.

La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à traiter les demandes de délais de paiements et de situations de compte dans les 10 jours ouvrables après leur réception.

Au niveau des objectifs en matière de recouvrement des cotisations dues, y compris les majorations et les intérêts de retard éventuels, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à gérer le compte individuel des employeurs dans le cadre strict des dispositions légales et réglementaires en vue d'optimaliser et de raccourcir les délais de perception des cotisations, des arriérés et des sanctions civiles éventuelles.

La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à entamer la procédure administrative en recouvrement des créances dans les 30 jours ouvrables après l'enregistrement au compte des employeurs des montants impayés aux échéances fixées.

La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à entamer immédiatement la procédure en recouvrement judiciaire s'il est constaté que la procédure administrative n'a pas abouti dans les 45 jours calendriers.

Tâches et objectifs quant à la délivrance de formulaires de détachement

Art. 10.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à délivrer à l'armateur le formulaire A1 demandé ou un refus dans les 10 jours ouvrables suivant réception d'une demande de détachement dans 95% des cas (MD3).

Tâches et objectifs en matière de répartition des cotisations

Art. 11.Depuis la 6e réforme de l'Etat, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins est l'opérateur technique chargé répartir les mesures de soutien pour les armateurs. La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à réaliser une répartition correcte et contrôlable des cotisations et des recettes complémentaires par mois sur la base des taux de cotisations fixés officiellement où il est tenu compte des réductions de cotisations d'application.

Ces extraits de compte sont toujours envoyés aux institutions et fonds concernés au plus tard à la fin du 2e trimestre suivant celui sur lequel porte les extraits de compte (MD4). CHAPITRE 5. - Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant l'assurance maladie et invalidité en faveur des marins Tâches et objectifs en matière d'immatriculation

Art. 12.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à envoyer à la personne qui sollicite son inscription à la mutuelle un document d'inscription dans les 5 jours ouvrables après réception de la demande.

La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à traiter la demande d'inscription dans les 5 jours ouvrables après réception de l'information demandée.

La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins accorde un numéro d'inscription aux travailleurs ainsi qu'aux personnes à leur charge et tient à jour le répertoire qui contient toutes les données relatives à l'identification des personnes inscrites (veuves, pensionnés, marins actifs, personnes à charge, etc. ...).

Tâches et objectifs en matière de remboursement des soins de santé

Art. 13.Après vérification de l'assurabilité, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins rembourse les frais médicaux (médecin, pharmacien, hospitalisation,...) compte tenu des conditions et des tarifs de la législation concernant l'assurance contre la maladie et l'invalidité. Elle rembourse en outre un nombre de prestations médicales propres au secteur.

Le remboursement a lieu par virement bancaire ou par chèque circulaire, dans au moins 95% des cas dans les 5 jours ouvrables après la présentation au guichet ou réception par courrier. (OM5) Le remboursement dans la règle du « tiers payant » a lieu dans les délais légaux, c'est-à-dire dans les 60 jours calendriers après réception. Le pourcentage de paiements qui seront effectués dans ce délai s'élève à 95%. (OM6).

Tâches et objectifs en matière d'indemnités

Art. 14.Dans 95% des cas, la CSPM envoie dans les 2 jours ouvrables suivant la réception d'une déclaration d'incapacité de travail une fiche de contrôle et de renseignements à l'assuré(e) domicilié(e) en Belgique. (MD7) Si l'assuré(e) n'est pas domicilié(e) en Belgique, la fiche de contrôle et de renseignements lui est envoyée dans les 2 jours ouvrables suivant la reconnaissance de l'incapacité de travail par le médecin-conseil (MD 7).

Le médecin-conseil notifie sa décision à l'assuré, dans les trois jours ouvrables après le jour de la réception de l'avis d'arrêt de travail.

Après réception de la fiche de renseignements de l'assuré et de l'armateur, le montant de l'indemnité et dans 95 % des cas, le premier versement a lieu dans les 15 jours ouvrables (MD 8).

Les autres versements sont, dans 95% des cas, effectués au moins une fois par mois et au plus tard le 5e jour du mois suivant celui pour lequel ils sont dus (MD 9).

Lorsque l'incapacité de travail se prolonge au-delà de la période d'une année, il est alloué à l'assuré une indemnité d'invalidité par la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins.

Cette indemnité est payée dans au moins 95% des cas une fois par mois et au plus tard le cinq du mois après celui au cours duquel elle est due. (OM10) Les invalides qui ont atteint l'âge légal de la retraite sont informés de leurs droits et devoirs. La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins introduit la procédure concernant l'attribution directe de la pension auprès de l'Office des Pensions. CHAPITRE 6. - Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant le service social des marins

Art. 15.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à traiter une demande d'intervention du service social dans les cinq jours ouvrables après réception de la demande, soit : o en sollicitant un complément d'information ; o en l'inscrivant à l'ordre du jour du premier Comité de gestion.

Les dossiers seront soumis au comité de gestion dans un délai d'1 mois à partir de la réception de la demande ou des informations complémentaires (MD11) Les versements seront effectués dans un délai de 10 jours ouvrables à partir de la décision d'attribution (MD12) CHAPITRE 7. - Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant l'indemnité pour navigation en temps de guerre

Art. 16.Pour les dossiers réguliers, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins paie tous les trois mois l'indemnité pour navigation en temps de guerre pendant la période de 10 jours ouvrables avant ou après le jour final de chaque trimestre (OM13).

La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à traiter une demande d'indemnité pour navigation en temps de guerre dans les 5 jours ouvrables après réception de la demande.

Une décision sera prise dans un délai d'un mois après réception de la demande ou du complément d'information éventuel.

Le remboursement sera fait dans un délai de 20 jours ouvrables après la décision de l'attribution. CHAPITRE 8. - Objectifs quantifiés en matière d'efficacité et de qualité concernant l'octroi du droit aux indemnités d'attente et le financement des organismes de paiement

Art. 17.Le financement des indemnités d'attente est une mission importante qui doit permettre à l'organisme de paiement de verser temporairement un revenu de remplacement aux marins.

La CSPM s'engage à fixer les droits aux allocations d'attente du marin qui se présente comme demandeur d'emploi, et ce dans un délai de 20 jours ouvrables à partir du moment où toute la documentation à fournir en externe (décision du comité de gestion, document `période de préavis', infos fin congé, ...) a été fournie à l'administration. (MD14)

Art. 18.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à notifier à l'intéressé 95% des décisions individuelles en matière d'enregistrement, de suspension, etc. dans les 8 jours suivant la décision, éventuellement par l'intermédiaire du capitaine du navire. Les 5 % restants seront notifiés dans les 10 jours. (OM 15) CHAPITRE 9. - Objectifs qualitatifs concernant la communication d'informations, la lutte contre la fraude sociale, le fonctionnement efficace de l'administration et l'environnement Information générale

Art. 19.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à tenir systématiquement au courant les employeurs des modifications légales et réglementaires apportées à leurs obligations à l'égard de la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins dans les 20 jours ouvrables suivant publication au Moniteur belge. Ceci se fait tant par écrit (brochures et circulaires) ou par voie électronique, via le site Internet (CSPM-cspm.fgov.be - CSPM.fgov.be - cspm.fgov.be).

Informations numériques - site Internet

Art. 20.Pour garantir un meilleur service et une meilleure information, la CSPM va rénover son site Internet. Le site Internet de la CSMP devra pour autant que possible répondre aux exigences posées par le label anysurfer et devra permettre de demander des formulaires et d'introduire des plaintes en ligne. Ce site Internet est développé et hébergé par Smals.

Le nouveau site Internet devra être en ligne en 2016.

Information spécifique

Art. 21.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage à répondre par écrit aux demandes d'informations par écrit dans un délai de 30 jours calendriers.

En cas d'impossibilité par besoin d'un examen complémentaire, l'intéressé en est informé dans un délai de 30 jours calendriers.

Information statistique

Art. 22.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins s'engage, dans les limites posées par la législation sur le respect de la vie privée, à offrir aux services qui le demandent un maximum d'informations statistiques établies sur base des données dont elle dispose.

Délivrance d'attestations

Art. 23.La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins délivre des attestations relatives aux données de travail et de rémunération d'une part à l'Office national des Pensions pour le calcul de la pension et de l'autre aux intéressés dans les 15 jours ouvrables après réception de la demande.

Décisions dans le cadre des procédures d'octroi

Art. 24.Motivation Dans le cadre des décisions qu'elle prend vis-à-vis des personnes ou des institutions, et conformément à la réglementation relative à la motivation des actes administratifs et à la Charte de l'assuré social, la CSPM s'engage à communiquer, voire si nécessaire à élargir et préciser, toutes les mentions et motivations requises.

Elle s'engage notamment à motiver tout refus d'octroi ou de prestation, et à diffuser l'information relative à tous les éléments motivant une réduction de la prestation ou l'octroi partiel du droit.

Art. 25.Réclamations L'institution s'engage, en ce qui concerne les « indus », à les notifier le plus rapidement possible à l'assuré, avec une information correcte et un calcul clair et une bonne motivation, et à prendre toutes les dispositions nécessaires afin d'éviter les paiements indus ou le cas échéant, à éviter que les montants de l'indu ne deviennent pas trop importants.

Lutte contre la fraude sociale

Art. 26.La CSPM s'engage à lutter contre la fraude sociale et à porter les cas constatés à la connaissance des instances compétentes.

La CSPM fera le nécessaire, en cas de fraude sociale, en vue d'obtenir le remboursement (à l'amiable ou par voie judiciaire) des indemnités payées ou le paiement des cotisations sociales éludées.

Après avoir obtenu accès à la base de données DOLSIS, la CSPM pourra consulter les données emploi de l'ONSS et celles du registre national, ce qui lui permettra de lutter plus efficacement contre la fraude sociale.

Cet accès sera réalisé en 2016.

Fonctionnement efficace de l'administration

Art. 27.Amélioration des processus - lean La CSPM misera sur l'amélioration de ses processus clés tant à l'interne qu'en synergie avec d'autres institutions publiques de la sécurité sociale (voir chapitre 14).

Art. 28.Only once La CSPM s'engage à optimaliser l'utilisation des réseaux informatiques en vue de ne consulter l'assuré social ou les employeurs que dans le cas où des données ne seraient pas disponibles.

Dans ce cadre, la CSPM projette de coopérer avec la CAAMI afin d'intégrer entièrement les flux d'informations des membres en matière d'assurabilité à l'assurance-maladie et de remboursement des soins de santé dans les flux de MYCARENT dans la période 2016-2018.

Avec l'ONSS, elle étudiera pendant le contrat d'administration comment il est possible d'intégrer les flux de données relatifs aux déclarations de sécurité sociale dans l'application DMFA existante.

Art. 29.Audit interne Une fonction d'audit interne à plein temps n'est pas opportune au sein de la CSPM. Aucune autre IPSS n'a la même taille et/ou les mêmes missions que la CSPM. Au cours du contrat d'administration, le CSPM étudiera avec quelles institutions il est possible de coopérer sur le plan de l'audit interne. CHAPITRE 1 0. - Règles de conduite à l'égard des clients Sécurité juridique

Art. 30.La CSPM s'engage à garantir une application uniforme de la législation.

Lisibilité des documents administratifs

Art. 31.Pendant le contrat d'administration, la CSPM s'engage à énumérer les formulaires utilisés et à les réviser pour obtenir une fiabilité et une compréhensibilité optimales.

Le nombre de formulaires sera réduit au strict minimum, en intégrant plusieurs formulaires là où cela s'avère possible.

La correspondance sortante de la CSPM mentionne clairement le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone de la personne de contact.

Cette révision sera entièrement réalisée en 2017.

Accueil

Art. 32.Les bureaux de la CSPM sont accessibles au moins 21 heures par semaine, réparties sur l'avant-midi et l'après-midi. L'accueil téléphonique est assuré au moins 30 heures par semaine. Sur demande les intéressés peuvent également être reçus en dehors de ces heures.

Tout sera mis en oeuvre pour signaler d'avance les jours de fermeture.

Accessibilité aux personnes handicapées

Art. 33.Le rez-de-chaussée des bureaux prévoit un local d'accueil pour les personnes handicapées. Des sanitaires adaptés aux personnes handicapées sont également présents.

Art. 34.Un nouveau site Internet tenant compte de l'accessibilité pour personnes handicapées est en cours de développement. La conformité au label anysurfer est recherchée dans toute la mesure du possible.

Des plaintes

Art. 35.La CSPM s'engage à élaborer un système d'enregistrement des plaintes. En 2016, la CSPM rendra possible le dépôt d'une plainte via le site Internet. La CSPM remettra dans les 20 jours calendrier une réponse motivée au déposant de la plainte (MD 16).

La CSPM élaborera une politique de gestion des plaintes en 2016. CHAPITRE 1 1. - Règles de conduite à l'égard de la société

Art. 36.En juin 2015, la CSPM a déménagé de la Maison maritime vers un immeuble de bureaux rénovés, ce qui permet de réaliser des économies d'énergie.

La CSPM tiendra compte des économies d'énergie de manière constante dans l'élaboration de sa politique quotidienne.

Art. 37.La CSPM encourage l'utilisation des transports en commun et du vélo pour les déplacements domicile-lieu de travail. La CSPM cherche à augmenter de 5% le nombre de kilomètres parcourus à vélo entre le domicile et le lieu de travail d'ici la fin du contrat d'administration par rapport à 2015.

Art. 38.Dans sa politique d'achat, la CSPM tiendra compte, en conformité avec la règlementation en matière d'adjudications publiques, des principes de commerce équitable et d'impact sur l'environnement de vie.

Art. 39.Dans sa politique quotidienne, la CSPM agira de façon intègre dans le respect de la diversité de la communauté pluraliste. CHAPITRE 1 2. - Règles de conduite à l'égard du personnel Politique de présence

Art. 40.La CSPM mène une politique de présence active respectant les collaborateurs et les besoins de l'organisation axés sur un service efficace. Une politique de présence faisant l'objet d'un suivi permanent et rectifiée le cas échéant a été mise en oeuvre.

La CSPM vise à ramener les chiffres d'absentéisme dans la moyenne de l'autorité fédérale d'ici la fin du contrat d'administration.

Bien-être psychosocial

Art. 41.La CSPM accorde un rôle clé au bien-être au travail. Une analyse du risque psychosocial a été réalisée dans ce cadre; les résultats en seront suivis au sein du comité de concertation de base.

Le règlement de travail a été adapté selon la nouvelle législation relative au bien-être psychosocial au travail.

Formation et développement

Art. 42.La CSPM continuera à miser sur le développement des talents et compétences de ses collaborateurs. La CSPM garantit une moyenne de 10 journées de formation par membre du personnel et par an pour les formations liées au travail dont les membres du personnel peuvent faire usage.

Organisation du travail

Art. 43.La CSPM examinera comment l'implémentation du travail indépendant des horaires et des lieux pourra se poursuivre, compte tenu de la nature des tâches à effectuer et d'un bon équilibre entre travail et vie privée afin de créer une valeur ajoutée tant pour l'institution que pour son personnel. CHAPITRE 1 3. - Des instruments de mesure du suivi des missions, tâches, objectifs et règles de conduite

Art. 44.Les objectifs et les règles de conduite repris dans le présent contrat d'administration seront observés de façon permanente.

Dans ce but, des tableaux de bord seront développés en vue de mesurer des indicateurs quantifiables tels que les temps de transit, les volumes, les soldes. Ces tableaux de bord seront mis au point pour 15 objectifs mesurables, indiqués dans le texte avec la mention « (OM...) ». (cf. annexe 1er. CHAPITRE 1 4. - Projets d'investissement et nouvelles initiatives Etant donné l'objectif qui consiste à intégrer la CSPM et/ou ses processus dans une ou plusieurs entités plus vastes, l'actuel contrat d'administration vise la continuité. Seules seront développées les nouvelles initiatives visant l'intégration de la CSPM et/ou de ses processus clés dans une ou plusieurs entités plus vastes. Les surcoûts de ces projets d'intégration pourront être (partiellement) financés par le produit de la vente de la Maison maritime.

Assurance maladie-invalidité

Art. 45.Utilisation des applications TIC CAAMI Parmi les diverses missions de la CSPM, l'assurance maladie-invalidité constitue le domaine le plus complexe et le plus vaste.

L'ensemble de l'informatique de la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins a été modernisé en 1992. Plusieurs applications ont été développées dans un langage de quatrième génération, sur un écran utilisateurs graphique et sur une plateforme très avancée pour l'époque, avec configuration RAID sécurisée. Ce logiciel destiné à gérer l'assurance maladie-invalidité ne répond plus aux besoins actuels. L'informatisation limitée compromet la fourniture du service de l'assurance maladie-invalidité.

La CSPM travaille déjà avec la CAAMI sur le plan du contrôle de l'assurabilité et du calcul de la facture maximale.

Pour le remboursement des soins de santé, la législation de la CSPM est pratiquement identique à celle du régime général.

La CAAMI s'engage à mener le projet à bien de manière à ce que la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins puisse utiliser les applications de la CAAMI dans les domaines suivants : o Assurabilité : 2016 o soins médicaux : 2017 o cabinet médical : 2018 Pour la collaboration sur le plan infrastructurel, la CSPM interviendra dans les coûts de Smals que la CAAMI devra débourser afin d'adapter ses applications pour la CSPM. Le coût du projet est estimé à 150.000 € par an sur la période 2016-2018.

Art. 46.Allocations Pour le versement des allocations de l'assurance maladie, le cadre législatif diffère du régime général; de ce fait, il n'est pas possible d'utiliser les applications informatiques de la CAAMI. Cependant, l'application TIC de la CSPM est obsolète. Afin de permettre un fonctionnement optimal du versement des allocations, une étude sera réalisée pendant la durée du contrat d'administration afin d'identifier les différences législatives et leur nécessité, en vue de pouvoir décider en 2018 au plus tard s'il est possible, en l'espèce, de faire usage des applications de la CAAMI ou si une application TIC propriétaire s'avère nécessaire.

Art. 47.Gestion de l'assurance maladie-invalidité des marins La CSPM gère l'assurance maladie et invalidité spécifique des marins prévue par l'A.R. du 24 octobre 1936. La manière dont cette mission peut s'intégrer dans la législation du régime général sera examinée pendant la durée du contrat d'administration.

Sécurité sociale

Art. 48.Utilisation DMFA L'application TIC pour la perception et la distribution des cotisations de la sécurité sociale date elle aussi de 1992. Cette application permet encore d'imputer les déclarations de sécurité sociale et de tenir les comptes individuels des marins à l'interne.

Ces fonctionnalités internes ne suffisent plus dans un environnement d'e-gouvernement. Les institutions coopérantes inscrites à la banque-carrefour de la sécurité sociale doivent pouvoir consulter automatiquement les données relatives à la carrière des marins. Ce n'est pas possible, ce qui entraîne des problèmes en matière d'octroi de droit et de contrôle des allocations des marins dans divers domaines (allocations familiales, chômage régime général, fiscalité...).

Une intégration des déclarations de sécurité sociale pour les marins et le compte individuel correspondant dans DFMA est nécessaire pour éviter des développements TIC propriétaires. Bien entendu, il faudra tenir compte des règles propres du régime spécifique des marins. La gestion de la liste du Pool devra également être intégrée dans DFMA. Cette intégration aura lieu en partenariat avec l'ONSS et SMALS. Après une analyse des besoins de la sécurité sociale des marins et des fonctionnalités de DFMA en 2016, l'intégration aura lieu en 2017.

Les coûts de ce projet sont estimés à 380.000 €. Ils seront supportés par la CSPM. Le projet ci-dessus et le délai d'exécution sont des propositions unilatérales de la CSPM. L'exécution effective et le délai mentionné ci-dessus dépendent des décisions qui seront prises dans le cadre de l'article 49.

Pool des marins

Art. 49.Révision de la législation relative au Pool des marins Le Pool des marins est l'élément le plus spécifique de tout le régime de sécurité sociale des marins de la marine marchande. Les tâches clés du Pool des marins sont : o gestion de la liste du Pool (inscription, démission et suspension) o Attribution et financement des indemnités d'attente o Attribution et financement des indemnisations d'amarinage La législation du Pool des marins est obsolète et ne répond plus à la situation actuelle du secteur de la marine marchande. La législation n'a pas non plus évolué avec les diverses réformes de l'Etat. Une modernisation de toute la règlementation, qui est très spécifique au secteur, s'impose.

La gestion de la liste du Pool est une tâche très spécifique au régime des marins, et devra toujours être gérée par les partenaires sociaux en collaboration avec une équipe de spécialistes au sein de l'administration.

La manière dont il est possible d'actualiser la législation du Pool des marins pourra être examinée durant le contrat d'administration.

Intégration missions/structure de gestion CSPM

Art. 50.La CSPM est une institution publique de la sécurité sociale aux missions étendues en matière de chômage, d'assurance maladie-invalidité et de perception et distribution des cotisations sociales. De plus, avec la 6e réforme de l'Etat, une tâche importante s'est ajoutée à son activité d'opérateur technique pour la distribution des mesures de soutien, et le volume de travail global a considérablement augmenté compte tenu de l'intégration du secteur du dragage dans la marine marchande depuis juillet 2014.

Compte tenu de la spécificité de la CSPM et des problèmes liés aux services de soutien, et en conformité avec l'accord de gouvernement du 9 octobre 2014, la ou les entités susceptibles d'intégrer la CSPM ou ses processus clés seront examinées. Cet examen s'effectuera toujours en conformité avec la mission, la vision et les valeurs clés et compte tenu de la situation spécifique des marins et des armateurs au sein de la sécurité sociale belge.

Des intégrations techniques de processus clés pourront avoir lieu avant 2018 dans des institutions plus vastes, et la législation pourra être revue là où nécessaire.

L'exécution effective et la date indicative mentionnée ci-dessus dépendent des décisions qui seront prises dans le cadre de l'intégration des missions et de la structure de gestion de la CSPM dans d'autres institutions de la sécurité sociale.

Durant le contrat d'administration, une décision fondée pourra être prise quant à l'intégration de la structure de gestion et aux missions de la CSPM, y compris les missions très spécifiques propres au régime des marins : o gestion de la liste du Pool o attribution et financement d'indemnisations de voyages d'amarinage o gestion d'un service social pour les marins o attribution et paiement d'indemnisations pour la navigation en temps de guerre o gestion des fonds Louis et Christian Sheid étant donné la situation particulière des marins et armateurs, qui rendent indispensable des règles particulières en matière de travail et de sécurité sociale, il est important de conserver lors d'une intégration de l'institution un guichet unique à Anvers, où une équipe de collaborateurs spécialisés est au service des travailleurs et des employeurs du secteur. La gestion paritaire du régime particulier est ici d'une importance primordiale.

Vente de la Maison maritime

Art. 51.Le processus de vente de la Maison maritime débutera en 2016 pour clôturer la vente en 2017 au plus tard. Le produit de la vente de la Maison maritime ira au financement des coûts de l'intégration de la CSPM et/ou de ses processus clés dans une ou plusieurs autres entités en fonction des discussions qui auront lieu dans le cadre de ces parcours d'intégration.

Produit estimé de la vente de la Maison maritime : 2,5 millions d'euros CHAPITRE 1 5. - Engagements généraux communs aux deux parties Cadre juridique du contrat

Art. 52.Le choix politique du cadre juridique d'un contrat engendre le remplacement du rapport d'autorité classique par un rapport plus contractuel. Les deux parties s'engagent dès lors à une concertation structurelle et à des accords réciproques en tant que partenaires équivalents.

Afin de permettre à l'institution l'exécution qualitative de sa mission, l'Etat fédéral s'engage à mettre les moyens convenus à la disposition de l'institution. Il s'agit d'une condition substantielle pour que l'institution puisse être tenue au respect des engagements dans le cadre du présent contrat.

En contrepartie, les IPSS s'engagent à utiliser les moyens alloués de la manière la plus efficiente possible afin de remplir au maximum l'ensemble des objectifs repris qui leur incombent en application du présent contrat.

Principes de gestion

Art. 53.Les parties contractantes s'engagent à respecter les principes de la gestion paritaire, le Comité de gestion et les responsables de la gestion journalière agissant en tant que réels partenaires.

Art. 54.Les parties contractantes s'engagent à mettre tout en oeuvre pour créer les conditions favorables à la réalisation des engagements réciproques fixés dans le présent contrat. A cet égard, le respect de la concertation préalable visée à l'Art. 63 constitue un facteur de succès critique.

Si l'institution doit, dans le cadre d'une mission légale, collaborer avec un organisme public fédéral, l'Etat fédéral s'engage à entreprendre toutes les actions afin d'assurer la collaboration de l'organisme public avec l'institution.

Art. 55.L'Etat et les IPSS s'engagent à veiller à la simplification des réglementations et des procédures. Les IPSS s'engagent à faire des analyses et à formuler des propositions concernant les simplifications administrative et réglementaire. L'Etat fédéral s'engage à prendre en compte autant que possible les propositions qui lui sont soumises à cette fin par La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins.

Les IPSS s'engagent à poursuivre les efforts en matière d'e-government et à se coordonner de telle manière que des synergies maximales puissent être créées. L'Etat s'engage à encourager ou à généraliser autant que possible l'utilisation des applications d'e-government développées par La Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins pour les employeurs, les assurés sociaux ou les institutions coopérantes.

Sollicitation d'avis, concertation préalable et information par l'Etat fédéral

Art. 56.Conformément aux dispositions de la loi du 25 avril 1963Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/04/1963 pub. 27/01/2015 numac 2015000030 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 25/04/1963 pub. 21/02/2013 numac 2013000100 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer, l'Etat fédéral soumet à l'avis de l'organe de gestion de l'institution tout avant-projet de loi ou d'arrêté visant à modifier la législation que l'institution est chargée d'appliquer. Dans ce cadre, l'Etat fédéral s'engage à tenir l'institution au courant des différentes étapes législatives pertinentes et de communiquer les modifications éventuelles en cours de procédure.

L'Etat s'engage à établir des contacts avec l'institution pour, d'une part, tenir compte des aspects techniques et de la faisabilité de mise en oeuvre des modifications légales ou réglementaires envisagées et, d'autre part, lui permettre de préparer les adaptations nécessaires dans un délai raisonnable. Après concertation avec l'institution, l'Etat fédéral fixe la date d'entrée en vigueur des modifications ou des nouvelles mesures envisagées, notamment en tenant compte du temps nécessaire requis pour effectuer d'éventuelles adaptations informatiques et assurer une bonne information aux intéressés.

Engagements concernant les modifications du contrat Modification du contrat

Art. 57.Les adaptations par application de paramètres objectifs prévus dans le contrat d'administration, notamment les adaptations aux missions, tâches, objectifs ou indicateurs déjà stipulés dans le contrat et sans impact sur les montants globaux des enveloppes prévues dans le contrat, se feront en application de la procédure prévue à l'article 8, § 3, de l'arrêté royal du 3 avril 1997. Ces adaptations seront communiquées au Ministre de Tutelle qui rendra sa décision endéans les 30 jours ouvrables et seront transmises pour information au Ministre ayant le budget dans ses attributions et au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions. Au-delà de ce délai et en l'absence de décision, les adaptations seront considérées comme approuvées.

Art. 58.Toute nouvelle mission attribuée à l'institution, par ou en vertu d'une loi, fait l'objet d'un avenant au contrat. Cet avenant est négocié par le Ministre de Tutelle, le Ministre ayant le budget dans ses attributions, le Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions, les gestionnaires ayant voix délibérative désignés par l'organe de gestion, ainsi que par la personne chargée de la gestion journalière. Cet avenant n'est conclu qu'après approbation par l'organe de gestion et n'entre en vigueur qu'après son approbation par le Roi et à la date qu'Il fixe.

Toute autre adaptation, proposée par une des parties ou par les deux parties, est faite conformément à l'article 7 de l'arrêté royal du 3 avril 1997.

Si la nouvelle mission est susceptible d'engendrer des dépenses de gestion augmentées, la procédure de l'article 86 ou de l'article 87, selon le cas, sera suivie.

Art. 59.Afin de faciliter le suivi des engagements des deux parties, toutes les modifications apportées lors de la réalisation du contrat seront consolidées dans un même document.

Engagements concernant la communication des décisions prises lors d'un conclave budgétaire

Art. 60.L'Etat fédéral s'engage à communiquer à l'institution les notifications budgétaires prises lors du Conclave budgétaire avec les explications nécessaires et ce, dans un délai de cinq jours ouvrables.

Engagements concernant le suivi de la réalisation du contrat Suivi de la réalisation des objectifs et de l'exécution des projets

Art. 61.L'Etat fédéral et l'institution s'engagent à suivre avec attention la réalisation des objectifs et des projets tels qu'ils sont décrits dans le contrat d'administration. Le timing de l'article 64 est à cet égard respecté.

Art. 62.Conformément à l'article 8, § 3, al.3, de l'arrêté royal du 3 avril 1997, en vue de l'évaluation annuelle de la réalisation des engagements respectifs, les parties contractantes s'engagent à organiser chaque année et par institution une réunion de concertation entre les Commissaires du Gouvernement et les représentants de l'institution. Un rapport contradictoire et motivé concernant les résultats de cette concertation sera rédigé par les participants, dans lequel les différents points de vue seront présentés en ce qui concerne les matières sur lesquelles un accord n'est pas intervenu.

Concertation périodique organisée par l'Etat fédéral

Art. 63.En vue de permettre l'exécution correcte et adéquate de ce contrat d'administration par l'Etat fédéral et les institutions publiques de sécurité sociale, une concertation sera organisée au minimum deux fois par an par l'Etat fédéral avec l'administration générale et les représentants du Comité de gestion des institutions publiques de sécurité sociale au sujet de toute mesure (budgétaire, qui concerne la fonction publique ou autre) qui peut avoir un impact important sur les institutions. Cette concertation est organisée à la demande de l'une des parties.

Calendrier pour les missions de rapportage et de suivi

Art. 64.Les parties contractantes s'engagent à respecter un calendrier relatif aux missions de rapportage et de suivi qui incombent à l'institution ainsi qu'aux Commissaires du Gouvernement.

Le calendrier est établi de commun accord entre l'institution et les Commissaires du Gouvernement. Il est communiqué au(x) Ministre(s) de Tutelle, au Ministre ayant le budget dans ses attributions et au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions.

Ce calendrier en vue de l'évaluation annuelle ne pourra toutefois pas prévoir des délais supérieurs à ceux prévus ci-dessous : o transmission d'un projet d'évaluation de la réalisation des engagements respectifs par l'institution aux Commissaires du Gouvernement au plus tard pour le 31 mars de l'année qui suit l'année à évaluer ; o organisation de la réunion de concertation dans les 15 jours ouvrables qui suivent la remise du projet d'évaluation de la réalisation des engagements respectifs par l'institution ; o transmission du rapport contradictoire et motivé sur les résultats de la concertation dans les 15 jours ouvrables qui suivent la réunion de concertation ; o le cas échéant, adaptation du contrat d'administration à la situation modifiée en exécution de l'article 8, § 3, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 3 avril 1997.

Sans préjudice du rapportage aux Commissaires du Gouvernement, le Collège des IPSS et l'Etat fédéral mettront au point dans le courant de 2016 un modèle de protocole de collaboration dans lequel est déterminé un cadre uniforme de suivi du contrat d'administration, en ce compris les dispositions communes.

Engagements dans le cadre de l'évaluation de la réalisation du contrat Impact des mesures qui n'ont pas été reprises dans le contrat

Art. 65.Dans le cadre de l'évaluation annuelle de la réalisation des engagements réciproques repris dans le contrat d'administration et conformément à la logique de contractualisation, l'Etat fédéral tiendra compte de l'impact des mesures décidées ou mises en oeuvre après la conclusion du contrat et ayant entraîné une augmentation significative et mesurable des tâches, de leur complexité ou de certaines dépenses, pour autant que l'institution ait communiqué à temps l'impact que ces modifications ont entraîné.

Respect des engagements repris dans le contrat d'administration

Art. 66.En cas d'impossibilité pour l'une des parties de respecter complètement ou partiellement les engagements souscrits, cette partie en informera immédiatement l'autre partie et se concertera avec elle afin de convenir de mesures à prendre afin de remédier à cette situation ou de l'atténuer.

En cas de litige sur l'existence même du non-respect de tout ou partie des engagements repris au présent contrat ou en cas de désaccord fondamental sur les mesures à prendre pour remédier à une défaillance, les parties tenteront, autant que faire se peut, de se concilier. En cas de désaccord persistant, les parties conviennent dans un rapport contradictoire de la meilleure manière de se départager.

A défaut d'un accord concerté ou en cas de non-respect du suivi donné à un tel accord, le dossier sera soumis au Conseil des Ministres après avis du Comité de gestion de l'institution concernée et du Collège des institutions publiques de sécurité sociale.

Engagements concernant les normes de sécurité

Art. 67.L'institution s'engage à respecter les normes minimales de sécurité qui sont d'application au sein du réseau de la sécurité sociale.

Engagements de l'Etat concernant le financement

Art. 68.Après concertation avec l'ONSS et l'INASTI, l'Etat s'engage à respecter le plan de paiement établi annuellement (ainsi que les dispositions légales et réglementaires) pour le versement des moyens financiers (subventions de l'Etat, financement alternatif et autres) par l'autorité fédérale aux gestions financières globales des travailleurs salariés et des travailleurs indépendants.

Engagements concernant l'établissement du budget des missions

Art. 69.L'Etat s'engage à fournir à temps aux institutions publiques de sécurité sociale, les paramètres nécessaires à l'établissement du budget des missions, et ce conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il s'agit ici des hypothèses de base définies par le Comité scientifique pour le budget économique. Les paramètres seront communiqués au moins 15 jours ouvrables, ou 20 jours ouvrables lorsque des prévisions pluriannuelles sont attendues, avant la réunion du Comité de gestion de la sécurité sociale (à l'ONSS) ou du Conseil d'administration de l'INASTI, et ce afin que les institutions puissent remplir leurs obligations.

Dans la mesure du possible, chaque IPSS organisera une réunion du comité de gestion afin de pouvoir respecter les délais demandés par le Gouvernement fédéral.

Transferts des compétences

Art. 70.L'Etat s'engage à ce que les transferts de compétences, prévus dans le cadre de la réforme de l'Etat ou des opérations de fusion, soient organisés en concertation avec les institutions concernées dans le respect de la gestion paritaire et ce, afin de garantir un transfert optimal, notamment pour les agents travaillant, à l'heure actuelle, pour ces organismes et pour continuer à garantir à l'assuré social un service efficace et de qualité.

L'institution s'engage à participer à tout groupe de travail technique lié au transfert de compétences et à fournir les renseignements utiles à la phase préparatoire de ce transfert. L'Etat s'engage à convier l'institution à tout groupe de travail instauré en vue de la préparation du transfert de compétences.

Les institutions concernées par les transferts de compétences ne devront toutefois respecter les engagements pris dans le cadre des dispositions communes que dans la mesure où ceux-ci restent compatibles avec les décisions politiques qui seront prises dans le cadre de ces transferts. CHAPITRE 1 6. - Engagements communs spécifiques et synergies entre IPSS Engagements concernant la politique du personnel (HRM)

Art. 71.1. Moteur salarial Dans le cadre des synergies entre IPSS, un service commun des salaires a été créé au sein de l'ONSS. La tâche principale de ce service est de calculer les salaires de tous les membres du personnel des IPSS participantes sur la base d'un cadre réglementaire unique. Cette tâche est progressivement assurée à partir du 1er janvier 2016.

Dans le cadre de la limitation des flux papier, le service veillera à mettre à disposition des fiches de salaire et fiscale en version électronique via l'utilisation de l'e-box citoyen.

Les IPSS participantes s'engagent à progressivement élargir les compétences de ce service pour remplir les missions de reporting à savoir Pdata, Fed20, Fichiers Medex, IFA, monitoring des crédits de personnel.

L'intégration des IPSS dans le moteur salarial commun devra être concrétisée plus avant selon le schéma annexé au plan d'actions visé à l'article 77.

Chaque IPSS rapporte via ses Commissaires du Gouvernement. 2. Etude d'impact et de faisabilité opérationnelle relative à l'organisation de la Sélection, du Recrutement, de la Formation et du Développement en shared services Une étude d'impact et de faisabilité opérationnelle sur l'évolution des services de soutien HR en matière de sélection, de recrutement, de formation et de développement vers des shared services, en ce compris les gains d'efficience escomptés et les synergies possibles avec PersoPoint, sera réalisée d'ici le 31 décembre 2017.Pour l'exécution, il est tenu compte des obligations légales et contractuelles des institutions ainsi que des investissements qu'elles doivent réaliser.

S'il découle de l'étude d'impact et de faisabilité opérationnelle un résultat de coûts et d'effet positif, une structure commune sera proposée pour la fin du contrat. 3. Monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel Les IPSS s'engagent à appliquer l'instrument de monitoring de leurs crédits de personnel, développé par le Collège en concertation avec la Task Force P&O, en s'inspirant des principes de la méthodologie SEPP prévus par les circulaires numéros 644bis et 650. L'Etat s'engage à prévoir des procédures simples, rapides et souples pour permettre l'utilisation de la marge budgétaire disponible selon le monitoring précité.

L'Etat s'engage à ce que le Commissaire du Gouvernement du Budget traitera chaque demande d'avis concernant l'utilisation de la marge budgétaire disponible dans les délais prévus dans l'article 83. 4. Mesure du travail Les IPSS s'engagent à réaliser, d'ici à la fin du contrat d'administration, une mesure du travail pour les services ou processus prioritaires, selon les principes qui ont été déterminés en commun par le Collège.Sont considérés comme prioritaires : o les services ou processus qui mobilisent la plus grande partie des moyens ; o les services ou processus essentiels au fonctionnement de l'organisation ; o les services ou processus qui entrent en ligne de compte pour le remodelage de l'administratio fédérale Les résultats de cette mesure du travail serviront à terme de base objective pour l'élaboration du plan du personnel pour ces services ou processus.

Une méthodologie pour la mesure du travail dans les services de soutien, entendus comme étant les services financiers, HR, ICT et logistiques, sera élaborée pour la fin du contrat d'administration. 5. New Way of Working Les IPSS s'engagent à développer une offre de support commune (expertise, projets pilote et bonnes pratiques, formation, feuille de route, avis et accompagnement, intervision, outils, instruments de mesure, ...) pour soutenir le processus d'implémentation des nouvelles méthodes de travail (travail non lié à des horaires et à un lieu déterminé) en matière de people management, gestion du changement, développement organisationnel ; comme par exemple, la mise à disposition pour le supérieur hiérarchique et le collaborateur d'outils et d'informations, permettant de définir des objectifs de prestations, de soutenir le changement et la nouvelle organisation.

Chaque IPSS s'engage à offrir à au moins 30 % de ses collaborateurs la possibilité de télétravailler, à domicile ou dans un bureau satellite.

Les IPSS développeront une méthodologie destinée à mesurer l'impact du New Way of Working en termes de coûts ainsi que les conséquences sur leur personnel. 6. Sélection & Recrutement Dès que le cadre budgétaire aura été fixé, le Collège des IPSS prendra, sur la base des plans de personnel distincts, des accords concernant des initiatives communes pour l'organisation de sélections de recrutement et/ou de promotion, conformément au contrat de collaboration conclu avec Selor.Les sélections de recrutement peuvent être organisées aussi bien en externe qu'en interne et soutiendront la politique de diversité du Gouvernement.

Une concertation systématique est assurée entre les IPSS et Selor dans tous les domaines des ressources humaines, ayant notamment pour objectif de déléguer aux IPSS les nouvelles missions dont Selor serait chargé, le cas échéant en recourant aux modifications réglementaires nécessaires ou à la conclusion de SLA, comme le prévoit la dite Convention de collaboration entre les IPSS et Selor. 7. Formation & Développement o Chaque année, le Collège des IPSS rassemblera et répartira les formations existantes dans les institutions distinctes pouvant être proposées en synergie aux collaborateurs des différentes IPSS. o Chaque année, dès que le cadre budgétaire aura été fixé, le Collège des IPSS prendra, sur la base des plans de formation des différentes IPSS, des accords concernant de nouvelles initiatives communes en matière de formation et de développement de leurs collaborateurs.

Les IPSS développent en collaboration avec l'IFA un e-learning qui a pour but de permettre aux collaborateurs des IPSS d'élargir ou d'actualiser leur connaissance de la sécurité sociale belge. 8. Diversité Les IPSS doivent mener une politique de diversité inclusive destinée à représenter la société dans la composition de leur personnel : o en mettant en oeuvre des actions positives vis-à-vis des personnes handicapées en leur offrant l'accès aux bâtiments, l'adaptation des postes de travail et en consultant la liste spécifique de la réserve de recrutement distincte de SELOR ; o en évitant que le sexe puisse jouer un quelconque rôle dans la rémunération, la promotion ou le recrutement; o mais aussi en visant la suppression des inégalités dans l'accès à l'emploi entre les Belges, selon qu'ils soient d'origine belge ou issus de l'immigration.

Pour ce faire, les IPSS s'engagent notamment à poursuivre les efforts déjà entrepris précédemment afin de tendre vers : o un taux d'emploi de 3% de personnes reconnues comme personnes handicapées en consultant de manière systématique la liste spécifique de la réserve de recrutement distincte de SELOR. A ce niveau, il pourra aussi être tenu compte des marchés publics attribués à des organisations travaillant avec des personnes handicapées; o une représentativité d'un tiers du sexe sous représenté dans les fonctions de niveau A3 jusqu'au A5 (ou assimilés). Les IPSS dans lesquelles cette représentativité n'est pas atteinte dans l'occupation de fonctions d'un niveau A3 jusqu'à A5 prendront les actions nécessaires pour créer un meilleur équilibre des genres.

Le Collège s'engage également à participer aux groupes de travail instaurés par le groupe de pilotage fédéral en matière de diversité.

Les IPSS s'engagent enfin à participer aux activités de sensibilisation dans le cadre de la journée fédérale de la diversité. 9. Accompagnement sur le lieu de travail Les IPSS établissent une stratégie commune en vue de l'accompagnement des collaborateurs dans leur carrière.Cet accompagnement concerne aussi bien l'intégration du collaborateur en début de carrière, son intégration sur le lieu de travail, la transmission de connaissances, le développement des compétences génériques mais aussi son développement tout au cours de celle-ci.

Cette stratégie a en tous les cas trait à la réintégration des membres du personnel en incapacité de travail et à une politique du personnel tenant compte de l'âge, par laquelle les collaborateurs se voient proposer jusqu'à la fin de leurs services une carrière stimulante mais aussi en la mise en place de possibilités en matière d'échanges d'expérience et de perspective évolutive.

Les IPSS développeront un plan d'action relatif au bien-être sur le lieu de travail. A cet égard, il ne sera pas seulement porté attention à la prévention de l'incapacité de travail physique et mentale mais aussi à une politique de réintégration rapide après incapacité de travail. 10. Gestion des connaissances Les IPSS développent une stratégie de gestion des connaissances commune.Ce faisant, l'expertise présente peut être utilisée de manière optimale, et le risque de pertes de connaissances par le flux des départs se voir limité, en particulier en ce qui concerne les fonctions critiques.

Le Collège concrétisera une stratégie de gestion des connaissances commune aux IPSS, axée sur l'accès aux connaissances en vue de l'exécution du travail, sur le partage de ces connaissances au sein de l'IPSS et entre IPSS et sur la conservation de ces connaissances et fondée sur le partage entre les IPSS des bonnes pratiques en la matière. 11. Crescendo Sauf si un outil d'information équivalent existe, qui assure un même rapportage vers le SPF P&O, les IPSS commenceront à partir de janvier 2016 à utiliser l'application Crescendo pour gérer les cycles d'évaluation et y intégrer les compétences des membres de leur personnel, dans la mesure où cette utilisation est gratuite et offre une valeur ajoutée.Ainsi, 85% des entretiens de planification et des entretiens d'évaluation doivent se retrouver dans Crescendo, tous les membres du personnel des IPSS qui ont un compte utilisateur actif doivent disposer d'un profil de compétences génériques dans Crescendo.

Les nouveaux profils de compétences techniques seront intégrés dans Crescendo.

A cet égard, l'Etat s'engage à avoir effectué pour la fin du contrat d'administration les adaptations nécessaires concernant la convivialité de l'utilisation du software après analyse du système sur la base du feedback des IPSS et des autres institutions publiques.

Engagements concernant la gestion informatique

Art. 72.1. Virtualisation et G-Cloud Le projet G-Cloud est un projet commun entre les services publics fédéraux qui ambitionne une réduction du coût informatique global grâce au partage de l'infrastructure et des services.

Le projet G-Cloud a été découpé en plusieurs étapes permettant de faire évoluer progressivement l'intégration des infrastructures et services informatiques : a) Le premier trajet consiste en la réduction du nombre de centres de calcul et l'évolution vers une infrastructure IT commune.b) Le deuxième trajet (IaaS et STaaS) consiste à mettre à disposition des instances des capacités de processing (serveurs et machines virtuelles) et des capacités de stockage afin qu'elles puissent y déployer leur propre logiciel d'applications.Cette mise à disposition se fait sous forme de services. c) Le troisième trajet (SaaS) est la multiplication et la standardisation des services offerts pour répondre à un maximum des besoins non spécifiques des différents services publics. En fonction de leurs possibilités d'investissements attribuées, les institutions publiques de sécurité sociale s'engagent à poursuivre la réduction des coûts d'infrastructure ICT via les initiatives de virtualisation des serveurs, qui constituent une étape nécessaire pour l'intégration dans une plateforme fédérale commune (G-Cloud).

La Caisse de Secours et de Prévoyance des marins sera un acteur dans ce projet et veillera à ce que son système informatique et ses services réseau soient déployés autant que possible dans une infrastructure commune, ouverte et sécurisée.

Il revient toutefois à l'institution et son comité de gestion de déterminer les règles de son business et d'être responsable des conséquences financières. Il doit également y avoir des garanties suffisantes qu'une institution peut déterminer ses propres priorités business.

Les institutions publiques de sécurité sociale planifieront l'évolution de leur informatique en s'alignant sur l'existence des différents composants de cette plateforme commune.

Chaque institution publique de sécurité sociale rédigera une roadmap indiquant quelle sera son utilisation du G-Cloud et des services, selon le principe du « comply or explain ».

En cas de discussion, une solution sera cherchée en concertation commune.

Dans le but de créer un maximum de synergies et de réduire les coûts IT, l'Etat fédéral s'engage à promouvoir également auprès de la fonction publique administrative fédérale le principe de mutualisation des services, partout où des services communs peuvent être valorisés.

L'Etat fédéral s'engage à favoriser les investissements informatiques nécessaires des IPSS qui doivent réaliser aux fins précitées une migration de leur infrastructure informatique. 2. Développement en commun des achats ICT et de la gestion ICT Pour toutes les extensions ou renouvellements de leurs solutions informatiques, les IPSS feront autant que possible appel aux différents services offerts par le G-Cloud et aux contrats-cadres.Les IPSS organisent dans le cadre de l'initiative G-Cloud un achat commun de moyens et services ICT via contrats-cadres pour obtenir des conditions d'achat les plus favorables possibles.

Les institutions publiques de sécurité sociale et les services public fédéraux s'allieront pour négocier ensemble avec les principaux fournisseurs de matériel et logiciel afin d'obtenir les meilleures conditions et tarifs pour toutes les administrations fédérales.

A cette fin, les IPSS s'engagent à passer, le cas échéant via Smals, les différents marchés en matière ICT en tant que centrale d'achat pour que chaque IPSS puisse bénéficier des avancées des autres IPSS et ainsi faire évoluer leur infrastructure de manière commune. Les IPSS s'engagent à faire prioritairement appel à des marchés déjà existants. 3. Gestion électronique de documents et gestion électronique du workflow L'utilisation de la boîte aux lettres digitale pour la communication électronique avec le citoyen sera encouragée au maximum, de préférence dans des environnements harmonieux, reconnaissables et accessibles pour les citoyens.Pour toutes les interactions avec le citoyen, la voie électronique et interactive sera toujours privilégiée en tenant compte néanmoins de la fracture numérique. Dans la même philosophie, pour la communication avec les professionnels (entreprises, secrétariats sociaux ou autres partenaires (avocats, ...)), la voie électronique sera aussi toujours privilégiée.

Les initiatives des IPSS doivent être alignées avec d'autres initiatives similaires en vue d'une uniformisation de la « boîte aux lettres digitale ».

Dans ce cadre le rôle de chaque acteur dans le workflow est respecté.

Les IPSS s'engagent à analyser le maintien nécessaire ou non des envois recommandés. Dans la mesure du possible en respectant la sécurité juridique, ceux-ci seront réduits et/ou remplacés par des envois recommandés électroniques, moyennant si nécessaire une adaptation du cadre réglementaire.

Engagements concernant la gestion logistique

Art. 73.§ 1er. Marchés publics Les IPSS s'engagent à utiliser prioritairement les marchés globaux fédéraux (FOR-CMS) ou un marché déjà existant pour tous les achats de fournitures courantes et de services, sauf si cela se révélait plus onéreux pour l'IPSS. Les IPSS utilisent la plateforme commune existante relative aux marchés publics pour le stockage des cahiers de charges, l'inventaire des divers contrats en cours et le partage de données.

Pour l'organisation de marchés publics, l'utilisation d'un `'modèle de centrale d'achats - centrale de marchés'' sera favorisée. Chaque fois qu'un nouveau marché public pour fournitures ou services sera lancé, les IPSS examineront s'il pourra être procédé par une centrale d'achats - centrale de marchés et/si un marché conjoint peut être exécuté. Les cahiers des charges seront modularisés afin de pouvoir passer des commandes tant petites que plus importantes, le cas échéant avec des prix différenciés.

En ce sens est considéré comme marché public, le contrat à titre onéreux qui est conclu entre un ou plusieurs fournisseurs ou prestataires de services et un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs ou entreprises publiques et qui porte sur la livraison de produits ou la fourniture de services dont la valeur totale du marché est supérieure à 31.000 EUR T.V.A. comprise.

Les IPSS s'engagent à respecter les instructions pour les services d'achats qui visent le renforcement de la durabilité des marchés publics fédéraux et qui ont été reprises dans la circulaire du 16/5/2014, dans laquelle l'attention est attirée sur les clauses sociales et sur les mesures en faveur des petites et moyennes entreprises. Une attention particulière sera aussi accordée aux marchés publics attribués à des organisations travaillant avec des personnes handicapées, comme dans l'économie sociale.

Les IPSS suivront les développements dans l'e-Procurement, en ce compris l'e-catalogue, et les appliqueront ensuite. § 2. Gestion immobilière/Shared Services en lien avec la logistique Le cadastre existant du patrimoine immobilier de l'ensemble des IPSS sera tenu à jour. Chaque demande de location, d'achat, de vente et de profonde rénovation de bâtiments devra être préalablement soumise au Collège des IPSS. Le cadastre pourra être étendu à d'autres éléments tels que les EPC (performance énergétique des bâtiments) par exemple.

Les IPSS s'engagent, en cas de rénovations et de nouvelle implantation : o à respecter au maximum les normes fixées par la Régie des Bâtiments, o lors de l'aménagement de locaux, à prévoir la possibilité d'une configuration et de matériel adaptés permettant d'appliquer le concept NWOW. Les IPSS listeront des conditions minimum concernant la gestion de bâtiments. Ces conditions seront reprises sous la forme d'une checklist.

Dans ce cadre, il est renvoyé aux politiques spécifiques du Gouvernement en matière de location de bâtiments.

Les IPSS établiront pour le 1er janvier 2017 un plan d'actions afin d'offrir une réponse aux recommandations qui ont été formulées dans l'audit de la Cour des comptes sur le parc immobilier des IPSS. A cet égard, il sera porté attention à une rationalisation plus poussée du parc immobilier en fonction de l'évolution du personnel, des normes de surface en vigueur et de l'application des principes de NWOW. Les effets au niveau du facility management y seront cartographiés et la possibilité d'une approche shared y sera explorée.

Un groupe de travail se réunira périodiquement pour échanger les meilleures pratiques et apporter des solutions d'amélioration. Un focus sera porté sur les domaines suivants: o énergie (audit énergétique, performance énergétique, réglementation...) o déchets o EMAS o FMIS (facilitair management information system) o point de contact central o assurances (audit) o optimalisation des ressources et des compétences techniques disponible au sein des IPSS o gardiennage Les IPSS tendent à implémenter l'e-invoicing (factures entrantes).

Les IPSS visent à implémenter une gestion respectueuse de l'environnement et à renforcer le rôle d'exemple de l'administration fédérale.

Les IPSS assurent une mobilité durable.

Engagements en matière d'audit interne

Art. 74.En ce qui concerne la synergie en matière de mise en oeuvre et de développement des fonctions d'audit interne et des comités d'audit dans leurs institutions, les IPSS s'engagent à poursuivre les objectifs communs suivants: o d'ici la fin de la durée du contrat d'administration 2016-2018, un comité d'audit commun aura soumis le fonctionnement de tous les services internes d'audit au sein des IPSS à un examen ; o après que les Comités de gestion en aient été informés, le rapport d'activités annuel et les recommandations communes du Comité d'audit commun sont communiqués au Ministre de tutelle par les Commissaires du Gouvernement, o périodiquement, un plan d'audit et un rapport annuel seront communiqués par chaque institution au comité d'audit commun. En vue d'un rapport, des modèles seront élaborés au niveau du réseau Platina ; o pendant la durée du contrat d'administration 2016-2018, de nouvelles initiatives seront prises sous la coordination du collège des IPSS en vue d'harmoniser le planning et les méthodes des fonctions d'audit interne avec les activités des autres acteurs de surveillance compétents pour les IPSS. En tout premier lieu sera mis en pratique le protocole de collaboration avec la Cour des comptes ; o par année civile, au moins 4 réunions du réseau PLATINA seront organisées en vue d'assurer le développement commun, l'harmonisation et les échanges, entre les fonctions d'audit interne des IPSS, des connaissances et des bonnes pratiques aux niveaux conceptuel, méthodologique et organisationnel ; o pour la fin du premier trimestre de chaque année, le réseau PLATINA établira, à l'intention du Collège des IPSS et de chacun des comités d'audit, un rapport comportant un aperçu des activités du réseau au cours de l'année civile précédente, les principales évolutions au niveau de l'audit interne au sein des différentes IPSS ainsi que les initiatives qui ont été prises en matière d'harmonisation et de collaboration avec les autres acteurs de surveillance dans les IPSS. Engagements concernant l'ouverture de synergies à d'autres partenaires (réseau secondaire)

Art. 75.Les IPSS souhaitent ouvrir les synergies à leurs partenaires du réseau secondaire afin de faire bénéficier ces réseaux secondaires de possibilités d'économies effectives qui pourront diminuer leurs coûts de fonctionnement en lien avec le niveau de financement de ceux-ci, afin de garantir la poursuite d'une gestion optimale de leurs missions.

Dans ce cadre, les IPSS proposent une concertation avec leur réseau secondaire pour mettre en commun les bonnes pratiques en matière de synergies et identifier les domaines dans lesquels elles pourraient se développer.

Un plan d'action commun ou un plan d'extension des synergies pourrait alors être mis en place tenant compte du statut propre des institutions des réseaux secondaires. Les IPSS informent les Ministres de Tutelle de l'avancée des discussions avec le réseau secondaire.

Engagements concernant l'adaptation de l'organisation administrative de la sécurité sociale

Art. 76.Le Collège des IPSS et les partenaires sociaux seront étroitement associés aux discussions relatives à l'optimisation des pouvoirs publics fédéraux qui peuvent avoir un impact sur les IPSS. L'Etat s'engage à associer les Collège des IPSS, les interlocuteurs sociaux et les institutions coopérantes impactées aux discussions relatives à l'optimisation de l'Autorité fédérale qui peuvent avoir un impact sur les IPSS. Les IPSS s'engagent à proactivement collaborer à ces travaux.

Engagement en matière de rapportage commun

Art. 77.Le Collège des IPSS et les partenaires communiquent pour le 30 juin 2016 un plan d'actions commun au Gouvernement concernant les synergies prévues aux articles 71, 72, 73 et 74. Les initiatives, les moyens utilisés, les IPSS participantes et le timing prévu y seront listés.

Chaque année, le Collège des IPSS et les partenaires sociaux établiront pour le 31 mars un rapport commun sur les avancées en la matière et sur les résultats atteints. Dans le rapport périodique de l'IPSS, l'attention sera portée sur les efforts qui ont été fournis par l'institution et sur l'impact atteint.

L'équilibre général entre hommes et femmes au sein des IPSS sera repris dans ce rapport commun comme indicateur de genre.

Développer ou utiliser des services dans le cadre des synergies

Art. 78.Il relève de la mission de toute institution publique de sécurité sociale qui développe (partiellement ou dans leur totalité) des services ou qui, en application de la réglementation relative à l'attribution des marchés publics, utilise des services de tiers, d'offrir, dans le cadre des synergies envisagées, dans les limites de ses possibilités, ces services, quel qu'en soit la nature, à prix coûtant aux autres administrations publiques, tous niveaux de pouvoir confondus (de manière non exhaustive aux services publics du gouvernement fédéral et des gouvernements des Communautés et des Régions, aux institutions publiques dotées de la responsabilité morale qui relèvent du pouvoir fédéral, des Communautés ou des Régions, aux provinces, aux communes et aux centres publics d'action sociale), aux instances de droit privé qui ont été agréées pour coopérer à l'application de la sécurité sociale et aux fonds de sécurité d'existence sectoriels. CHAPITRE 1 7. - Volet budgétaire, financier et comptable Le contenu du présent chapitre est régi par : o l'AR du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de Sécurité Sociale, o l'AR du 22 juin 2001(modifié par l'AR du 26 janvier 2014) fixant les règles en matière de budget, de comptabilité et de comptes des institutions publiques de sécurité sociale soumises à l'AR du 3 avril 1997 précité, o l'AR du 26 janvier 2014 fixant le plan comptable normalisé des institutions publiques de sécurité sociale soumises à l'AR du 3 avril 1997 précité o et les circulaires subséquentes.

Le budget de gestion

Art. 79.Le budget de gestion comprend l'ensemble des recettes et des dépenses relatives à la gestion de l'Institution, telles qu'énumérées à l'annexe 1rede l'AR du 26 janvier 2014 précité et clarifiées par les directives déterminées par la Commission de Normalisation de la comptabilité des IPSS.

Art. 80.La répartition des articles budgétaires dans les différentes catégories est conforme aux instructions contenues dans l'annexe 2 de l'AR modifié du 22 juin 2001.

Une distinction est opérée entre : o les dépenses de personnel ; o les dépenses de fonctionnement ordinaire ; o les dépenses de fonctionnement informatique ; o les dépenses d'investissements divisées en trois parties : biens immobiliers, informatique et biens mobiliers ; o les dépenses de fonctionnement non-limitatives.

La Commission de Normalisation de la comptabilité des IPSS est chargée de la détermination du contenu concret des concepts crédits limitatifs et crédits non-limitatifs.

Art. 81.Le budget de gestion ne comporte que des crédits limitatifs, à l'exception des crédits relatifs : o aux impôts directs et indirects, o aux redevances dues en vertu de dispositions fiscales, o aux dépenses dans le cadre de procédures ou décisions judiciaires, pour autant qu'elles ne ressortissent pas au budget des missions.

Les crédits non-limitatifs ne peuvent, par nature, jamais faire l'objet d'économies linéaires ou de compensation et sont mentionnés dans une catégorie séparée du budget de gestion.

Art. 82.En cas de modifications budgétaires ou comptables sur le plan de la répartition entre le budget des missions et le budget de gestion pendant la durée du contrat d'administration, l'Etat s'engage à tenir compte des conséquences budgétaires ou opérationnelles sur le fonctionnement des IPSS concernés, si nécessaire selon les principes et procédure d'adaptation prévus aux articles 86 et 87.

Les avis du Commissaire du Gouvernement du Budget concernant le budget, la comptabilité, le personnel, l'ICT...

Art. 83.L'Etat s'engage à ce que le Commissaire du Gouvernement du Budget respecte les délais prévus aux articles 12, 14 et 19 de l'AR du 3 avril 1997.

Les délais de transmission des avis du Commissaire du Gouvernement du Budget pour les autres demandes d'avis seront fixés, en concertation entre l'Institution et le Commissaire du Gouvernement, dans le protocole de collaboration qui sera rédigé dans le courant du contrat d'administration. L'Etat s'engage à ce que le Commissaire du Gouvernement du Budget respecte les délais fixés.

Dans des cas extrêmement urgents, l'institution pourra invoquer l'urgence pour des demandes d'avis. L'institution justifiera clairement cette urgence. Dans ce dernier cas, le Commissaire du Gouvernement du Budget essaiera de rendre un avis aussi vite que possible.

Art. 84.Toute demande nécessitant l'accord du Ministre ayant le budget dans ses attributions (comme par exemple un recours contre un avis négatif d'un Commissaire du Gouvernement, une demande d'accord sur le budget ou une demande de redistribution) sera communiquée préalablement ou au même moment au Ministre de Tutelle.

L'adaptation du budget de gestion à la suite de remaniement entre articles budgétaires

Art. 85.Au cours d'un même exercice, les transferts entre crédits, tels que prévus par l'article 14, § 1, de l'AR du 3 avril 1997, seront traités par le Commissaire du Gouvernement au Budget dans le délai prévu au premier alinéa de l'article 83.

En vue de permettre une bonne gestion, une flexibilité maximale est autorisée entre les crédits de fonctionnement et d'investissement (y compris immobilier). Les économies imposées, les ROI et les crédits supplémentaires peuvent être redistribués sur l'ensemble des crédits budgétaires de dépenses du budget de gestion, afin de réaliser de manière optimale le 5ème contrat d'administration.

Des réagencements entre articles budgétaires au cours d'un même exercice budgétaire peuvent être opérés tout au long de l'année. Il est également permis de procéder à une redistribution de crédit lors de la clôture de l'exercice, qui se réalise l'année n+1.

Adaptation du Budget de gestion suite aux modifications de circonstances

Art. 86.Les thématiques suivantes seront discutées, à l'initiative de l'institution, entre le(s) Ministre(s) de Tutelle, le Ministre ayant le budget dans ses attributions, et si nécessaire le Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions de manière à ce que des crédits supplémentaires puissent avant l'entrée en vigueur éventuellement être accordés, après une décision du Gouvernement : o Nouvelles missions Si durant la durée du contrat d'administration, l'institution doit exécuter une mission supplémentaire, dont on constate, après une analyse préalable, que celle-ci ne peut être réalisée dans les crédits de gestion alloués et qu'elle entrainera donc une augmentation des dépenses de gestion (compte tenu des coûts uniques de démarrage, principalement informatiques, et des frais récurrents annuels de personnel et de fonctionnement en vitesse de croisière), o Personnel Si le montant global des crédits de personnel calculé selon la formule de l'article 95 est inférieur au montant obtenu au moyen de la méthode de calcul propre de l'institution, mentionné à l'article 94 du présent contrat d'administration, et pour autant que cela mette en danger la réalisation d'objectifs déterminés ou la réalisation de projets déterminés, repris dans le contrat. Les dépenses de personnel nécessaires, obligatoires et imprévues supplémentaires, qui sont la conséquence d'une décision du Gouvernement, seront ajoutées au crédit de personnel, o Fonctionnement et investissement o Si l'application de l'évolution des crédits de fonctionnement et d'investissement en fonction de l'indice santé de l'article 95 met en danger la réalisation d'objectifs déterminés ou la réalisation de projets déterminés, repris dans le contrat. o En cas de nouvelles dépenses engagées en vue de se mettre en règle avec les obligations légales (telles que, par exemple, les dispositions environnementales, l'analyse des risques des ascenseurs, les cotisations sociales, les assurances).

La diminution ou la non-adaptation du budget de gestion à la suite d'une nouvelle mission ou sans nouvelle mission

Art. 87.Si les moyens disponibles (humains ou budgétaires) sont réduits, ou si les missions sont élargies sans que les crédits soient majorés, ce manque de moyens pourra être répercuté dans l'exécution des objectifs du contrat.

Après concertation constructive avec le(s) Ministre(s) de Tutelle et le Ministre ayant le budget dans ses attributions, l'institution pourra diminuer, conformément à l'article 7, les objectifs à atteindre sur la base d'un instrument de mesure objectif, dans les cas suivants : o Si l'Etat fédéral, dans le cadre de la politique budgétaire de l'Etat, ne peut garantir le cadre budgétaire convenu de l'article 92, en cas de diminution des moyens disponibles (humains ou budgétaires), o Si les missions sont élargies sans que des crédits ne soient alloués, o Si des crédits supplémentaires et nécessaires ne peuvent pas être alloués.

Et ce, pour autant que ces dispositions puissent mettre en danger la réalisation des objectifs ou projets repris dans le présent contrat.

Lors de l'évaluation du contrat, les modifications des objectifs durant celui-ci seront prises en compte.

L'augmentation du budget de gestion de l'année en cours à la suite de l'octroi de recettes de gestion propres

Art. 88.§ 1er. Les recettes propres, qui résultent de prestations qui cadrent dans les missions de l'institution et qui sont effectuées pour des tiers sur la base d'un recouvrement des frais, s'ajoutent à l'enveloppe de gestion de l'année en cours en respectant les procédures d'adaptation et de fixation du budget telles que fixées par l'arrêté royal du 3 avril 1997. § 2. A partir de 2016, les autres recettes de gestion propres de l'institution prévues dans le budget de l'année en cours et énumérées ci-après peuvent chaque année être ajoutées à l'enveloppe de gestion de l'année en cours moyennant l'avis favorable du Commissaire du Gouvernement du Budget, et ce dans le délai fixé dans le premier alinéa de l'article 83.

Cet avis favorable consiste en un accord portant aussi bien sur le montant des recettes de gestion propres prévues dans l'année en cours que sur l'affectation de ce montant décidée par l'institution dans l'année en cours.

Sont ici visés, les types de recettes de gestion propres suivants, pour lesquels un dossier de principe, comprenant une estimation des montants prévus, a été approuvé préalablement par le Comité de gestion/Conseil d'administration : 1. les recettes de gestion uniques provenant de la vente d'un bien immobilier sur la base du prix de vente intégral, pour laquelle les conditions particulières de l'article 96 ont été respectées, 2.les recettes de gestion périodiques provenant de la location d'un bien immobilier sur une base contractuelle (p. ex. un bâtiment ou l'étage d'un bâtiment) sont ajoutées au budget de gestion, soit totalement en cas de location à prix coûtant à un autre service public, soit pour moitié en cas de location au prix du marché à un autre tiers, 3. les recettes de gestion périodiques provenant du détachement de membres du personnel (p.ex. vers une cellule stratégique - hors celle(s) du (des) Ministre(s) de Tutelle de l'IPSS - ou vers une organisation syndicale) ou de la mise à disposition de membres du personnel (p. ex. pour un service d'audit commun ou pour le SIRS...) sont ajoutées aux crédits de personnel alloués. 4. les recettes de gestion issues de la fourniture de services à prix coûtant à des tiers et à d'autres IPSS (p.ex. le scanning de dossiers pour des tiers), 5. les recettes de gestion périodiques provenant de la poursuite de l'exécution par l'Institution de certaines missions pour le compte des entités fédérées pendant ou après la phase transitoire de la sixième réforme de l'Etat, dans le cadre des conventions de coopération qui sont conclues avec les entités fédérées. § 3. Les autres recettes de gestion propres réalisées l'année précédente (provenant p. ex. de la fourniture d'imprimés, de la location de salles de réunion, de la délivrance d'attestations ou de l'établissement de statistiques...), les frais de personnel et autres frais de fonctionnement consentis pour cette livraison peuvent être intégralement ajoutés à l'enveloppe de gestion de l'année en cours. La différence entre le prix du marché facturé et les frais de personnel et autres frais de fonctionnement consentis peut, en tant qu'incitant pour une bonne gestion, être ajoutée pour moitié à l'enveloppe de gestion de l'année en cours moyennant l'avis favorable du Commissaire du Gouvernement du Budget, et ce dans le délai fixé dans le premier alinéa de l'article 83.

Cet avis favorable consistera en un accord portant aussi bien sur le montant des autres recettes de gestion propres enregistrées au cours de l'année passée que sur l'affectation de ce montant décidée par l'institution dans l'année en cours. § 4. Pour les projets de synergies, qui sont actuellement repris dans les dispositions communes, les moyens nécessaires seront prévus aux budgets de gestion des IPSS participantes. L'impact de projets de synergies (p. ex. le moteur salarial) sur les budgets de gestion des IPSS participantes sera réglé préalablement sur le plan budgétaire au sein du Collège des IPSS. Ces recettes de gestion s'ajoutent à l'enveloppe de gestion de l'Institution réalisant les prestations en faveur des autres IPSS, moyennant l'avis favorable du Commissaire du Gouvernement, et seront communiquées pour information aux Ministres de Tutelle, au Ministre ayant le budget dans ses attributions et au Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions.

Les mêmes principes sont applicables aux projets de synergies hors sécurité sociale et aux opérations de fusion tels qu'ils sont définis dans le contrat d'administration. § 5. Les montants des recettes de gestion propres précitées prévues et réalisées, ainsi que l'affectation de ces montants, qui ont reçu un avis positif du Commissaire du Gouvernement du Budget, peuvent être inscrits par l'institution sur un feuilleton d'ajustement du budget de gestion de l'année en cours.

L'augmentation du budget de gestion à la suite du transfert de crédits de l'exercice budgétaire précédent

Art. 89.Le transfert de crédits de l'exercice budgétaire précédent vers l'année en cours est autorisé moyennant le respect des conditions prévues à l'article 14, § 2, de l'AR du 3 avril 1997 et moyennant l'avis favorable du Commissaire du Gouvernement du Budget, dans le délai prévu à l'article 83.

En cas d'avis favorable du Commissaire du Gouvernement du Budget, les transferts approuvés pourront être ajoutés par l'institution aux crédits de l'année en cours.

Afin de permettre aux Commissaires du Gouvernement de suivre l'avancement des projets entrepris et de pouvoir juger de leur suivi ainsi que de l'opportunité des réinscriptions, l'IPSS fera en sorte que les Commissaires du Gouvernement aient fréquemment accès au planning et aux résultats du programme des investissements.

L'institution communiquera chaque semestre un état de lieu du programme d'investissement. Cela fera l'objet d'une application uniforme dans chaque institution.

L'adaptation du budget de gestion à la suite d'une modification des cotisations sociales

Art. 90.En cas de modifications des cotisations sociales relatives aux membres du personnel (principalement les cotisations de pension au Pool des parastataux), le budget de gestion sera adapté. Les montants qui serviront de base au calcul seront déterminés institution par institution en concertation par le Collège, (le cas échéant le SDPSP) et le SPF Budget et Contrôle de la Gestion. Pour info : le paiement par les IPSS des cotisations patronales de pension au Pool des parastataux constitue une opération financière et budgétaire neutre.

Pour les dépenses dans le cadre du Pool des parastataux, un nouvel article budgétaire sera proposé par la Commission de Normalisation de la comptabilité afin de reprendre les crédits budgétaires alloués à ces cotisations.

L'augmentation du budget de gestion à la suite des paiements d'arriérés de primes de compétences

Art. 91.Pour autant que ce mécanisme soit encore applicable et dans la mesure où il le sera, la provision pour le paiement des arriérés de primes de compétence qui seront dus sera constituée annuellement au SPF Budget et Contrôle de la gestion. Le montant des dépenses de personnel autorisées par IPSS tel que repris dans le contrat d'administration sera augmenté du montant nécessaire des arriérés relatifs aux primes de compétence payées entre janvier et septembre (première tranche), pour autant que la somme des montants de toutes les institutions publiques de sécurité sociale ne dépasse pas le montant total de la provision. Une deuxième tranche pourra également encore être octroyée pour les arriérés payés entre octobre et décembre.

Ces augmentations seront autorisées au plus tard le 31 janvier de l'année suivante par le Ministre ayant le budget dans ses attributions, sur proposition du ou des Ministres de Tutelle de l'institution concernée sur base des pièces justificatives des paiements effectués et de l'avis du Commissaire du Gouvernement représentant, auprès de l'institution, le Ministre ayant le budget dans ses attributions.

Budget de gestion pour les exercices 2016, 2017 et 2018

Art. 92.Le budget de gestion de l'Institution pour les exercices 2016, 2017 et 2018, fixé conformément à l'article 79 et à la décision du Conseil des Ministres du 18/12/2015, est établi comme suit :

2016

2017(1)

2018(1)

Dépenses de personnel

€ 1.474.063

€ 1.444.582

€ 1.415.690

Dépenses de fonctionnement

€ 765.109

€ 752.447

€ 739.098

Dont : Fonctionnement ordinaire

€ 413.909

€ 403.647

€ 401.298

Informatique

€ 351.200

€ 348.800

€ 337.800

Investissements

€ 18.000

€ 15.000

€ 13.000

Dont : Investissement mobiliers

€ 3.000

€ 3.000

€ 3.000

Investissements informatiques

€ 15.000

€ 12.000

€ 10.000

Investissements immobiliers

€ 0

€ 0

€ 0

Dépenses de fonctionnement non-limitatives

€ 2.600

€ 2.548

€ 2.497

Total

€ 2.259.772

€ 2.214.577

€ 2.170.285

(1) Pour les exercices 2017 et 2018 : calcul en prix de 2016 Cette enveloppe de gestion comprend également les crédits pour l'exécution des mesures gouvernementales adoptées et pour la mise en oeuvre des projets de modernisation, comme décrit dans le contrat d'administration. L'exécution du budget 2016 se fera conformément aux décisions du Conseil des Ministres du 18/12/2015.

Montant maximal des crédits pour le personnel statutaire

Art. 93.Conformément à l'article 5 de l'AR du 3 avril 1997, le montant maximal des crédits de personnel statutaire est fixé à € 1.474.063 pour l'exercice 2016, à € 1.444.582 pour l'exercice 2017 et à € 1.415.690 pour l'exercice 2018.

Révision annuelle

Art. 94.Les montants budgétaires pour les exercices 2017 et 2018 sont obtenus sur base de la méthode de calcul propre à l'institution et sur base des hypothèses actuelles. Ces montants pourront faire l'objet d'une réévaluation annuelle et sont donc mentionnés à titre indicatif.

Néanmoins, dans la mesure du possible et de la politique budgétaire de l'Etat fédéral, l'Etat fédéral s'engage à respecter au maximum les montants inscrits (ou réévalués en cas de réévaluation) pour les exercices 2017 et 2018.

Si l'Etat fédéral ne peut honorer ce cadre budgétaire discuté dans le contexte de la politique budgétaire de l'Etat, le contrat d'administration pourra être adapté conformément à l'article 87.

Art. 95.A politique inchangée, pour les années 2017 et 2018, les montants de chaque catégorie de dépenses seront réévalués de la manière suivante, après application des économies budgétaires décidées par le gouvernement et éventuelle renégociation subséquente des engagements des IPSS : a) Crédits de personnel Les crédits de personnel seront paramétrisés en fonction de l'évolution du coefficient moyen de liquidation selon la formule : Coefficient moyen de liquidation des rémunérations année N (1) Coefficient moyen de liquidation des rémunérations année N-1 (2) (1) hypothèse du budget économique du Bureau du Plan (2) Coefficient réel Si l'évolution des crédits de personnel mettait en danger la réalisation des objectifs déterminés ou la réalisation des projets déterminés repris dans le présent contrat, le contrat d'administration sera adapté conformément aux dispositions de l'article 86 ou de l'article 87, selon le cas.b) Crédits de fonctionnement et d'investissement en ce compris les crédits d'investissement immobiliers Les crédits de l'année précédente évoluent en fonction de l'indice santé figurant dans le budget économique qui sert de base à l'établissement du budget de l'année concernée. Si l'évolution des crédits de fonctionnement et/ou d'investissement mettait en danger la réalisation des objectifs déterminés ou la réalisation des projets déterminés repris dans le contrat, le contrat d'administration sera adapté conformément aux dispositions de l'article 86 ou de l'article 87, selon le cas.

Opérations immobilières

Art. 96.Dans la limite de ses missions, l'institution peut décider de l'acquisition, de l'utilisation ou de l'aliénation de biens matériels ou immatériels et de l'établissement ou de la suppression de droits réels sur ces biens, ainsi que de l'exécution de pareilles décisions.

Toute décision d'acquérir, construire, rénover ou aliéner un immeuble ou un droit immobilier dont le montant dépasse cinq millions d'euros est soumise à l'autorisation préalable du (des) Ministre(s) de Tutelle et du Ministre ayant le budget dans ses attributions.

Pour autant que l'institution appartienne à la Gestion globale, l'affectation du produit de l'aliénation de ces immeubles, dont le montant dépasse cinq millions d'euros, et l'ajout de ce produit à l'enveloppe de gestion de l'année en cours doivent recevoir l'accord préalable du (des) Ministre(s) de Tutelle et du Ministre ayant le budget dans ses attributions. Cette enveloppe de gestion complémentaire doit être utilisée pour la construction ou l'achat d'un autre bâtiment ou pour des travaux de rénovation dans un bâtiment existant, dans le cadre d'une politique d'utilisation optimale des immeubles (par ex. le déploiement du télétravail ou du « New way of working ») ou dans le cadre d'une fusion.

Comptabilité générale et analytique

Art. 97.L'institution s'engage à appliquer un plan comptable conformément au plan comptable normalisé pour les institutions publiques de sécurité sociale, comme repris à l'AR du 26 janvier 2014.

Le plan comptable normalisé sera approfondi par la Commission de Normalisation de la comptabilité des IPSS, en collaboration avec le SPF Budget et Contrôle de la Gestion et le SPF Sécurité sociale et suivant les délais déterminé par la Commission de Normalisation de la comptabilité des IPSS. L'institution utilisera le système de la comptabilité analytique pour déterminer et évaluer les coûts des activités de base principales. De plus, ce système sera utilisé aussi pour déterminer le coût du développement et de l'entretien de nouveaux projets.

Transmission des états périodiques

Art. 98.Conformément aux directives du Gouvernement, l'institution communiquera mensuellement au(x) Ministre(s) de tutelle et au Ministre ayant le Budget dans ses attributions, ainsi qu'aux SPF Sécurité sociale et SPF Budget et Contrôle de la Gestion, un état des recettes et des dépenses de gestion.

Les IPSS mettent en place un suivi mensuel ou le cas échéant trimestriel, en format standardisé de leur budget de mission et demandent les données nécessaires aux organisations coopérantes de sécurité sociale s'il y a lieu.

Dans le cadre d'une communication centralisée des comptes annuels à l'UE, les IPSS s'engagent à participer, en collaboration avec le SPF sécurité sociale et le SPF Budget, à l'implémentation et à l'utilisation du système E-BMC.

Art. 99.L'institution s'engage lors de chaque exercice budgétaire du comité de monitoring à communiquer les tableaux synoptiques pour les missions et pour la gestion demandés de manière correcte, complète et à temps et conformément aux structures définies en annexe des AR du 26 janvier 2014 et 22 juin 2001. CHAPITRE 1 8. - Participation aux projets transversaux

Art. 100.Les IPSS s'engagent, chacune pour ce qui la concerne, à collaborer à l'exécution des programmes relatifs à la simplification administrative, à la lutte contre la pauvreté et à la lutte contre la fraude sociale.

Dans le cadre de leur gestion quotidienne, les IPSS prêteront également attention aux initiatives relatives à la politique du développement durable.

Une attention spécifique sera consacrée à l'application du principe de « handistreaming », conformément aux dispositions de la Convention des Nations-Unies relative aux droits des personnes handicapées, en favorisant, de manière transversale, l'intégration des personnes handicapées dans tous les domaines de la vie en société et en tenant compte dans les différentes phases de la politique de la dimension handicap. A cet effet, l'institution sera attentive à « handistreaming » dans le plan d'administration. Ce faisant, il sera fait appel au référent « Handicap » qui a été désigné dans chaque institution et dans chaque cellule stratégique et il sera collaboré avec le mécanisme de coordination fédérale établi au sein du SPF Sécurité Sociale et avec la société civile.

L'institution s'inscrira également dans la poursuite et l'intensification de la politique en place de gender mainstreaming, conformément aux dispositions de la loi du 7 janvier 2007 visant au contrôle de l'application des résolutions de la conférence mondiale sur les femmes réunie à Pékin en septembre 1995 et intégrant la dimension du genre dans l'ensemble des politiques fédérales et de ses arrêtés d'exécution.

Art. 101.Les IPSS s'engagent à continuer à participer activement aux Réseaux Fédéraux Orientation Client et Gestion des Plaintes et, ce faisant, à participer au rapportage annuel des indicateurs de gestion des plaintes et à activement contribuer à la réalisation du Plan Fédéral Orientation Client qui, pour 2016, mettra l'accent sur l'optimisation de l'accueil et le catalogue des produits et services.

Les IPSS s'engagent à mesurer au moins une fois durant la durée du contrat d'administration la satisfaction client, en vue d'améliorer la fourniture de leurs produits et services.

Durant l'exécution de ce contrat d'administration et dans le but d'optimaliser les droits des assurés sociaux et d'adapter l'exercice de ces droits aux évolutions sociétales et technologiques, le Collège des IPSS et les partenaires sociaux, s'engagent à communiquer au Gouvernement fédéral des propositions concrètes visant à actualiser la Charte de l'Assuré social et ce, avec le support actif du groupe de travail Collège - SPF Sécurité sociale qui assure le monitoring de l'application de ladite Charte. Durant cet exercice, le groupe de travail Collège - SPF Sécurité sociale impliquera le plus pro-activement possible tant les assurés sociaux que les autres institutions de sécurité sociale. CHAPITRE 1 9. -Dispositions finales

Art. 102.Les engagements repris dans le présent contrat d'administration ne portent pas atteinte à l'obligation de l'institution de respecter les divers textes légaux et réglementaires qui contiennent des directives générales, qui s'imposent aux institutions de sécurité sociale lors de l'examen des droits à prestations et dans les relations avec les assurés sociaux, à savoir : o la loi du 29 juillet 1991Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/07/1991 pub. 18/12/2007 numac 2007001008 source service public federal interieur Loi relative à la motivation formelle des actes administratifs. - Traduction allemande fermer sur la motivation formelle des actes administratifs ; o la Charte de l'utilisateur des services publics du 4 décembre 1992 ; o la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration ; o la loi du 11 avril 1995 visant à instituer la Charte de l'assuré social.

Pour chaque service ayant des contacts avec les assurés sociaux, les dispositions de la Charte de l'assuré social s'appliquent et les engagements doivent être respectés.

Les engagements repris dans le présent contrat d'administration ne portent pas atteinte à l'obligation de l'institution d'exécuter, de manière efficace, les autres missions légales qui ne font pas l'objet d'un objectif spécifique.

ANNEXE ANNEXE 1re- Objectifs mesurables

Numéro

Service

Objectif

2013-2015

Perception et distribution de cotisations sociales

OM1

Envoi du formulaire d'inscription à l'armateur

100% dans les 5 jours ouvrables suivant la demande

OM2

Contrôle du respect des exigences de la norme, exactitude des données individuelles et comptabilisation

85% dans les 20 jours ouvrables suivant la réception; 15% dans les 40 jours ouvrables suivant la réception

OM3

Création et envoi des formulaires de détachement

95% dans les 10 jours ouvrables suivant réception de la demande

Comptabilité

OM4

Envoi des extraits de comptes aux institutions et caisses concernées

100% au plus tard le 2e trimestre suivant celui sur lequel porte l'extrait de compte

Assurance maladie-invalidité

OM5

Remboursement de soins de santé aux marins par virement ou chèque circulaire

95% dans les 5 jours ouvrables suivant la réception par courrier ordinaire ou la présentation au guichet

OM6

Remboursement 'tiers payant' dans les 60 jours calendrier suivant la réception

95% dans les 60 jours calendrier

OM7

Envoi de la fiche de contrôle et de renseignements à l'assuré(e)

95% dans les 2 jours ouvrables suivant la réception de la déclaration (domicile en Belgique)

95% dans les 2 jours ouvrables suivant la reconnaissance (domicile ailleurs qu'en Belgique)

OM8

Premier versement de l'indemnité d'incapacité de travail primaire

95% dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la fiche de renseignements du marin et de l'armateur

OM9

Versement de l'indemnité d'incapacité de travail primaire

95% au plus tard le 5e jour du mois suivant

OM10

Versement de l'indemnité d'invalidité

95% au plus tard le 5e jour du mois suivant

Service social marins

OM11

Présentation au comité de gestion, pour décision

100% dans un délai d'un mois après la réception de la demande ou des informations complémentaires

OM12

Versement intervention service social

100% dans un délai de 10 jours ouvrables après la décision d'attribution

Indemnités pour navigation en temps de guerre

OM13

Versement indemnités pour navigation en temps de guerre

100% au plus tard 10 jours ouvrables après le terme de chaque trimestre

Pool des Marins

OM14

Constatation du droit à allocation d'attente

100% dans un délai de 20 jours ouvrables après la réception de toutes les informations externes

OM15

Communication de la décision individuelle au marin concerné

95 % dans les 8 jours ouvrables

5 % dans les 10 jours ouvrables

Généralités

OM16

Développement d'un système d'enregistrement des plaintes

envoyer dans les 20 jours calendrier une réponse motivée à celui ou celle qui a déposé la plainte

Au nom de la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins, Le président du comité de gestion, Fons Borginon Les gestionnaires, Wilfried Lemmens Jacques Kerkhof Michel Claes Le conseiller chargé de la gestion journalière, Bert Strobbe

Au nom de l'Etat Belge, La Ministre des Affaires sociales, Maggie De Block Le Ministre de la Fonction publique, Steven Vandeput La Ministre du Budget, Sophie Wilmès