3 JUIN 2019. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur du comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession, de règlement collectif de dettes et de protêt

Le Ministre de la Justice, Vu le Code judicaire, l'article 1389bis/8, alinéa 8, inséré par la loi du 29 mai 2000Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/05/2000 pub. 09/08/2000 numac 2000009606 source ministere de la justice Loi portant création d'un fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession et de règlement collectif de dettes et modifiant certaines dispositions du Code judiciaire fermer ;

Vu l'arrêté ministériel du 29 janvier 2011 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession et de règlement collectif de dettes ;

Considérant que le Comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession, de règlement collectif de dettes et de protêt a établi un nouveau règlement d'ordre intérieur lors de sa réunion du 29 avril 2019, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession, de règlement collectif de dettes et de protêt, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.L'Arrêté ministériel du 29 janvier 2011 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession et de règlement collectif de dettes est abrogé.

Bruxelles, le 3 juin 2019.

Le Ministre de la Justice, chargé de la Régie des Bâtiments, K. GEENS Annexe à l'arrêté ministériel du 3 juin 2019 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession, de règlement collectif de dettes et de protêt Règlement d'ordre intérieur pris en exécution de l'article 1389bis/8 du Code judiciaire Préambule Ce règlement pris en exécution de l'article 1389bis/8 du Code judiciaire porte sur les modalités de fonctionnement du Comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession et de règlement collectif de dettes et protêts, ci-après dénommé le Comité, pour autant que ces modalités n'aient pas été légalement arrêtées.

Article 1er.Le président du Comité assure la fonction de représentation protocolaire et est responsable du bon fonctionnement du Comité. En l'absence du président, celui-ci est remplacé par son suppléant. Si le président suppléant est empêché, il est remplacé par le membre présent le plus âgé.

Art. 2.Les activités au sein du Comité se déroulent au siège choisi par le Comité.

Art. 3.Le président convoque le Comité et indique le lieu, la date et l'heure de début et de la fin présumée de la réunion. Il ouvre et clôture la réunion. Il conduit les débats.

Art. 4.Le président établit l'ordre du jour de la réunion. Un membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour en fait la demande au président. Le président inscrit le point à l'ordre du jour de la réunion suivante. En cas d'extrême urgence, par dérogation à la règle, de nouveaux points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour avec l'accord des deux tiers des membres présents.

Art. 5.Les convocations sont envoyées à tous les membres huit jours ouvrables au moins avant la date de la réunion. En cas d'extrême urgence, celle-ci étant appréciée par le président, les convocations sont envoyées au moins deux jours ouvrables avant la date de la réunion. Elles contiennent le lieu, la date et l'heure, l'ordre du jour et le cas échéant une copie des documents à examiner.

Art. 6.Le membre empêché de prendre part à la réunion en informe sans délai son suppléant ainsi que le président. Il peut dans ce cas communiquer par écrit au président ses observations au moins vingt-quatre heures avant la date de la réunion. Le président communique les observations reçues aux autres membres au début de la réunion.

Art. 7.A chaque réunion, le président est assisté par l'huissier de justice désigné par le Comité de direction de la Chambre nationale des huissiers de justice, qui assume la fonction de secrétaire. Le secrétaire est chargé de la rédaction d'un procès-verbal de la réunion et est responsable de la vérification des signatures du registre des présences. Il peut déléguer ses missions, sous sa propre responsabilité, à un autre membre du Comité ou à un membre du personnel sous l'autorité du Comité.

Art. 8.Après chaque point de l'agenda, le président dicte la décision intervenue au secrétaire. Le procès-verbal est établi dans les deux langues. Dans la mesure du possible, au plus tard huit jours ouvrables après la réunion du Comité, le projet de procès-verbal est envoyé par le secrétaire aux membres du Comité dans la langue du secrétaire. Dans la mesure du possible, au plus tard quinze jours ouvrables après la réunion du Comité, le projet de procès-verbal est envoyé par le secrétaire aux membres du Comité dans l'autre langue. Dans la mesure du possible, les observations éventuelles sur le projet de procès-verbal doivent être communiquées par écrit à l'ensemble des membres, avant le début de la réunion suivante. Une fois les observations éventuelles approuvées et intégrées, le secrétaire signe avec le président le procès-verbal approuvé, qui est adressé aux membres du Comité dans le mois suivant son approbation. Le secrétaire est chargé de la conservation des documents.

Art. 9.Tout envoi est effectué uniquement par voie électronique.

Art. 10.Le Comité se réunit aussi souvent que ses missions l'exigent et au moins deux fois par an. Le Comité se réunit, en règle, à huis clos. Le président du Comité convoque une réunion du Comité en cas d'extrême urgence ou s'il l'estime opportun ou chaque fois qu'une commission le demande. En cas de demande de convocation du Comité par trois membres, le Comité se réunit dans les quinze jours de la demande, sauf si les demandeurs marquent leur accord pour que la réunion se tienne à une date ultérieure. Le Comité peut également tenir une réunion à distance de manière électronique s'il l'estime adéquat.

Art. 11.Le Comité décide de chaque aspect d'ordre intérieur ou de chaque élément utile à la bonne exécution de ses missions qui n'est pas réglé dans le présent règlement d'ordre intérieur.

Art. 12.Une ou plusieurs commissions sont instituées et composées en vue de préparer les activités du Comité. Les membres de ces commissions sont désignés par le Comité. Toute commission est présidée par un membre du Comité, désigné en son sein. Le président de la commission est chargé de faire rapport au Comité.

Art. 13.Une commission se réunit à la demande de son président et aussi souvent que ses missions l'exigent, ou à la demande d'au moins trois membres du Comité. Le président du Comité doit en être informé.

La commission peut inviter un expert extérieur en fonction du sujet abordé et se faire assister par un membre du personnel sous l'autorité du Comité.

Art. 14.Un secrétaire est désigné au début de chaque réunion d'une commission, en vue de rédiger un procès-verbal. Le procès-verbal et la liste de présences sont établis conformément aux principes arrêtés pour le Comité. Le Comité approuve les avis, propositions, rapports, directives, programmes et autres décisions des différentes commissions.

Art. 15.Si besoin, les commissions se font assister par des membres du Comité.

Art. 16.Au moins une commission prépare les réunions du Comité.

Art. 17.Au moins une commission prépare le rapport annuel qui, en application de l'article 1389bis/11 du Code judiciaire, doit être communiqué chaque année aux Chambres législatives et au Ministre de la Justice. Le projet de rapport doit être soumis au Comité.

Art. 18.Tous les membres effectifs et suppléants du Comité peuvent consulter tous les documents au siège du Comité ou par voie électronique.

Art. 19.Le membre du Comité ou d'une commission qui a un conflit d'intérêts s'abstient de traiter le dossier concerné ou de participer à la délibération et au vote. Il sera immédiatement fait mention de l'existence dudit conflit au procès-verbal de la réunion.

Art. 20.Les membres du Comité ou d'une commission ont le devoir de ne pas porter atteinte à la confiance des tiers dans le Comité et de ne pas compromettre l'indépendance dont ils doivent faire preuve lors de l'exercice de leurs missions.

Art. 21.Les membres du Comité sont tenus à un devoir de discrétion concernant toutes les informations portées à leur connaissance dans l'exercice de leur fonction au sein du Comité ou de ses commissions.

Le Comité peut décider que certains actes ou documents sont confidentiels et ne peuvent être divulgués.

Art. 22.Les membres du Comité ou d'une commission sont notamment tenus de respecter au mieux les délais impartis pour leurs missions, de participer régulièrement aux réunions et de respecter les décisions du Comité.

Art. 23.Les membres du Comité ou d'une commission sont tenus de communiquer la déclaration de créance au secrétariat pour les émoluments et frais visés à l'article 1389bis/9 du Code judiciaire dans les trois mois au plus qui suivent le trimestre calendrier durant lequel la prestation a été effectuée. A défaut, ils sont présumés renoncer à leurs émoluments.

Art. 24.Tout manquement par un membre du Comité aux dispositions du présent règlement d'ordre intérieur ou aux dispositions légales ou réglementaires est signalé sans délai au président et peut faire l'objet d'une communication à l'autorité disciplinaire ou au supérieur hiérarchique du membre concerné. Cette communication sera notamment réalisée si un membre n'est pas présent ou représenté par son suppléant, à trois réunions consécutives sans être excusé. La décision à cette fin est prise conformément à l'article 1389bis/8, alinéa 4, du Code judiciaire.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 3 juin 2019 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession, de règlement collectif de dettes et de protêt.

Le Ministre de la Justice, chargé de la Régie des Bâtiments, K. GEENS