Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion et de

Artikel 1.Het hierbij gevoegde huishoudelijk reglement van het

Art. 2.L'Arrêté ministériel du 29 janvier 2011 portant approbation du

Art. 2.Het ministerieel besluit van 29 januari 2011 houdende

Article 1er.Le président du Comité assure la fonction de représentation protocolaire et est responsable du bon fonctionnement du Comité. En l'absence du président, celui-ci est remplacé par son suppléant. Si le président suppléant est empêché, il est remplacé par le membre présent le plus âgé.

Art. 2.Les activités au sein du Comité se déroulent au siège choisi par le Comité.

Art. 3.Le président convoque le Comité et indique le lieu, la date et l'heure de début et de la fin présumée de la réunion. Il ouvre et clôture la réunion. Il conduit les débats.

Art. 4.Le président établit l'ordre du jour de la réunion. Un membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour en fait la demande au président. Le président inscrit le point à l'ordre du jour de la réunion suivante. En cas d'extrême urgence, par dérogation à la règle, de nouveaux points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour avec l'accord des deux tiers des membres présents.

Art. 5.Les convocations sont envoyées à tous les membres huit jours ouvrables au moins avant la date de la réunion. En cas d'extrême urgence, celle-ci étant appréciée par le président, les convocations sont envoyées au moins deux jours ouvrables avant la date de la réunion. Elles contiennent le lieu, la date et l'heure, l'ordre du jour et le cas échéant une copie des documents à examiner.

Art. 6.Le membre empêché de prendre part à la réunion en informe sans délai son suppléant ainsi que le président. Il peut dans ce cas communiquer par écrit au président ses observations au moins vingt-quatre heures avant la date de la réunion. Le président communique les observations reçues aux autres membres au début de la réunion.

Art. 7.A chaque réunion, le président est assisté par l'huissier de justice désigné par le Comité de direction de la Chambre nationale des huissiers de justice, qui assume la fonction de secrétaire. Le secrétaire est chargé de la rédaction d'un procès-verbal de la réunion et est responsable de la vérification des signatures du registre des présences. Il peut déléguer ses missions, sous sa propre responsabilité, à un autre membre du Comité ou à un membre du personnel sous l'autorité du Comité.

Art. 8.Après chaque point de l'agenda, le président dicte la décision intervenue au secrétaire. Le procès-verbal est établi dans les deux langues. Dans la mesure du possible, au plus tard huit jours ouvrables après la réunion du Comité, le projet de procès-verbal est envoyé par le secrétaire aux membres du Comité dans la langue du secrétaire. Dans la mesure du possible, au plus tard quinze jours ouvrables après la réunion du Comité, le projet de procès-verbal est envoyé par le secrétaire aux membres du Comité dans l'autre langue. Dans la mesure du possible, les observations éventuelles sur le projet de procès-verbal doivent être communiquées par écrit à l'ensemble des membres, avant le début de la réunion suivante. Une fois les observations éventuelles approuvées et intégrées, le secrétaire signe avec le président le procès-verbal approuvé, qui est adressé aux membres du Comité dans le mois suivant son approbation. Le secrétaire est chargé de la conservation des documents.

Art. 9.Tout envoi est effectué uniquement par voie électronique.

Art. 10.Le Comité se réunit aussi souvent que ses missions l'exigent et au moins deux fois par an. Le Comité se réunit, en règle, à huis clos. Le président du Comité convoque une réunion du Comité en cas d'extrême urgence ou s'il l'estime opportun ou chaque fois qu'une commission le demande. En cas de demande de convocation du Comité par trois membres, le Comité se réunit dans les quinze jours de la demande, sauf si les demandeurs marquent leur accord pour que la réunion se tienne à une date ultérieure. Le Comité peut également tenir une réunion à distance de manière électronique s'il l'estime adéquat.

Art. 11.Le Comité décide de chaque aspect d'ordre intérieur ou de chaque élément utile à la bonne exécution de ses missions qui n'est pas réglé dans le présent règlement d'ordre intérieur.

Art. 12.Une ou plusieurs commissions sont instituées et composées en vue de préparer les activités du Comité. Les membres de ces commissions sont désignés par le Comité. Toute commission est présidée par un membre du Comité, désigné en son sein. Le président de la commission est chargé de faire rapport au Comité.

Art. 13.Une commission se réunit à la demande de son président et aussi souvent que ses missions l'exigent, ou à la demande d'au moins trois membres du Comité. Le président du Comité doit en être informé. La commission peut inviter un expert extérieur en fonction du sujet abordé et se faire assister par un membre du personnel sous l'autorité du Comité.

Art. 14.Un secrétaire est désigné au début de chaque réunion d'une commission, en vue de rédiger un procès-verbal. Le procès-verbal et la liste de présences sont établis conformément aux principes arrêtés pour le Comité. Le Comité approuve les avis, propositions, rapports, directives, programmes et autres décisions des différentes commissions.

Art. 15.Si besoin, les commissions se font assister par des membres du Comité.

Art. 16.Au moins une commission prépare les réunions du Comité.

Art. 17.Au moins une commission prépare le rapport annuel qui, en application de l'article 1389bis/11 du Code judiciaire, doit être communiqué chaque année aux Chambres législatives et au Ministre de la Justice. Le projet de rapport doit être soumis au Comité.

Art. 18.Tous les membres effectifs et suppléants du Comité peuvent consulter tous les documents au siège du Comité ou par voie électronique.

Art. 19.Le membre du Comité ou d'une commission qui a un conflit d'intérêts s'abstient de traiter le dossier concerné ou de participer à la délibération et au vote. Il sera immédiatement fait mention de l'existence dudit conflit au procès-verbal de la réunion.

Art. 20.Les membres du Comité ou d'une commission ont le devoir de ne pas porter atteinte à la confiance des tiers dans le Comité et de ne pas compromettre l'indépendance dont ils doivent faire preuve lors de l'exercice de leurs missions.

Art. 21.Les membres du Comité sont tenus à un devoir de discrétion concernant toutes les informations portées à leur connaissance dans l'exercice de leur fonction au sein du Comité ou de ses commissions. Le Comité peut décider que certains actes ou documents sont confidentiels et ne peuvent être divulgués.

Art. 22.Les membres du Comité ou d'une commission sont notamment tenus de respecter au mieux les délais impartis pour leurs missions, de participer régulièrement aux réunions et de respecter les décisions du Comité.

Art. 23.Les membres du Comité ou d'une commission sont tenus de communiquer la déclaration de créance au secrétariat pour les émoluments et frais visés à l'article 1389bis/9 du Code judiciaire dans les trois mois au plus qui suivent le trimestre calendrier durant lequel la prestation a été effectuée. A défaut, ils sont présumés renoncer à leurs émoluments.

Art. 24.Tout manquement par un membre du Comité aux dispositions du présent règlement d'ordre intérieur ou aux dispositions légales ou réglementaires est signalé sans délai au président et peut faire l'objet d'une communication à l'autorité disciplinaire ou au supérieur hiérarchique du membre concerné. Cette communication sera notamment réalisée si un membre n'est pas présent ou représenté par son suppléant, à trois réunions consécutives sans être excusé. La décision à cette fin est prise conformément à l'article 1389bis/8, alinéa 4, du Code judiciaire. Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 3 juin 2019 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion et de surveillance du fichier central des avis de saisie, de délégation, de cession, de règlement collectif de dettes et de protêt. Le Ministre de la Justice, chargé de la Régie des Bâtiments,

Artikel 1.De voorzitter van het Comité is de protocollaire vertegenwoordiger van het Comité en is verantwoordelijk voor de goede werking ervan. Indien de voorzitter afwezig is, wordt hij vervangen door zijn plaatsvervanger. Indien de plaatsvervangende voorzitter verhinderd is, zal hij vervangen worden door het oudste aanwezige lid.

Art. 2.De werkzaamheden binnen het Comité vinden plaats op de locatie van haar keuze.

Art. 3.De voorzitter roept het Comité bijeen en vermeldt de plaats, dag en uur van de aanvang en van het vermoedelijke einde van de vergadering. Hij opent en sluit de vergadering. Hij leidt de debatten.

Art. 4.De voorzitter stelt de agenda op van de vergadering. Een lid dat een agendapunt wil laten toevoegen, legt dit voor aan de voorzitter. De voorzitter voegt dit punt toe aan de agenda van de eerstvolgende vergadering. In afwijking hiervan kunnen, in geval van hoogdringendheid en met instemming van twee derden van de aanwezige leden, nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Art. 5.De uitnodigingen worden ten minste acht werkdagen voor de vergadering aan alle leden verstuurd. In geval van hoogdringendheid, te beoordelen door de voorzitter, worden de uitnodigingen ten minste twee werkdagen voor de vergadering verstuurd. Zij bevatten de plaats, datum en uur, de agenda en, indien nodig, een kopie van de te onderzoeken documenten.

Art. 6.Een lid dat verhinderd is om aan de vergadering deel te nemen verwittigt hiervan onmiddellijk zijn plaatsvervanger en de voorzitter. Dit lid kan aan de voorzitter ten laatste vierentwintig uur voor de dag van de vergadering schriftelijke opmerkingen meedelen. De voorzitter deelt de ontvangen opmerkingen bij de aanvang van de vergadering mee aan de andere leden.

Art. 7.De voorzitter wordt op elke vergadering bijgestaan door de gerechtsdeurwaarder, aangewezen door het Directiecomité van de Nationale kamer van gerechtsdeurwaarders, die de functie van secretaris op zich neemt. De secretaris is belast met de opstelling van een proces-verbaal van de vergadering en is verantwoordelijk voor de controle op het tekenen van de aanwezigheidslijst. Hij mag zijn opdrachten, onder eigen verantwoordelijkheid, delegeren aan een ander lid van het Comité of aan een lid van het personeel dat onder het toezicht valt van het Comité.

Art. 8.Na elk agendapunt dicteert de voorzitter de tussengekomen conclusie aan de secretaris. Het verslag wordt opgesteld in de twee landstalen. In de mate van het mogelijke wordt het ontwerp van het verslag door de secretaris, binnen de acht werkdagen opgestuurd aan de leden van het Comité, in de taal van de secretaris. In de mate van het mogelijke wordt het ontwerp van het verslag door de secretaris, binnen veertien dagen opgestuurd aan de leden van het Comité in de andere landstaal. In de mate van het mogelijke moeten eventuele opmerkingen op het ontwerp van het verslag, schriftelijk en voor aanvang van de eerstvolgende vergadering, meegedeeld worden aan alle leden van het Comité. Vanaf het moment dat alle eventuele opmerkingen zijn goedgekeurd en toegevoegd, tekent de secretaris samen met de voorzitter het goedgekeurde verslag en zal dit verslag gestuurd worden aan de leden van het Comité binnen de maand volgend op de goedkeuring. De secretaris is verantwoordelijk voor de bewaring van deze documenten.

Art. 9.Elke verzending zal uitsluitend gebeuren per elektronische post.

Art. 10.Het Comité vergadert zo vaak als haar opdrachten dit vereisen en ten minste tweemaal per jaar. Zij vergadert principieel met gesloten deuren. De voorzitter van het Comité roept het Comité in vergadering samen, in geval van hoogdringendheid of als zij/hij het wenselijk oordeelt, of telkens wanneer een commissie hierom verzoekt. Als drie leden om de bijeenroeping van het Comité verzoeken, vergadert het Comité binnen veertien dagen na het verzoek, tenzij de aanvragers akkoord gaan met een latere datum. Het Comité kan ook akkoord gaan met een vergadering op afstand via elektronische weg, wanneer dit opportuun blijkt.

Art. 11.Het Comité beslist over elk aspect van interne orde of elk nuttig element in functie van de goede uitvoering van haar opdrachten die niet geregeld zijn in dit huishoudelijk reglement.

Art. 12.Om de werkzaamheden van het Comité voor te bereiden, wordt voorzien in de oprichting en de samenstelling van een of meerdere commissies. De leden van deze commissies worden aangesteld door het Comité. Elke commissie wordt voorgezeten door een lid van het Comité, dat uit zijn midden wordt gekozen. De voorzitter van de commissie is belast met de taak om verslag uit te brengen bij het Comité.

Art. 13.Een commissie vergadert op verzoek van haar voorzitter en zo vaak als haar opdrachten het vereisen of op verzoek van ten minste drie van de leden van het Comité. De voorzitter van het Comité moet ervan worden ingelicht. De commissie mag een expert uitnodigen in functie van het te bespreken onderwerp en ze mag zich laten bijstaan door een lid van het personeel dat onder toezicht valt van het Comité.

Art. 14.Een secretaris wordt aangewezen aan het begin van iedere vergadering van een commissie, om een verslag op te stellen. Het opstellen van het verslag en de aanwezigheidslijst dient te gebeuren overeenkomstig de beginselen overeengekomen voor het Comité. Het Comité keurt de adviezen, voorstellen, verslagen, richtlijnen, programma's en andere besluiten van de verschillende commissies goed.

Art. 15.De commissies vragen de bijstand van de leden van het Comité indien nodig.

Art. 16.Minstens één commissie bereidt de vergaderingen van het Comité voor.

Art. 17.Minstens één commissie bereidt het jaarverslag voor dat, bij toepassing van artikel 1389bis/11 van het Gerechtelijk Wetboek, jaarlijks moet worden bezorgd aan de Wetgevende Kamers en aan de Minister van Justitie. Het ontwerpverslag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Comité.

Art. 18.Alle effectieve leden van het Comité en hun plaatsvervangers kunnen, op de zetel van het Comité of via elektronische weg, alle documenten raadplegen.

Art. 19.Het lid van het Comité of van een commissie, dat een belangenconflict heeft, behandelt het desbetreffende dossier niet, of neemt niet deel aan de beraadslaging en aan de stemming. Het bestaan van het conflict wordt onmiddellijk vermeld in het proces-verbaal van de vergadering.

Art. 20.De leden van het Comité of van een commissie mogen het vertrouwen van derden in het Comité niet ondermijnen en moeten onafhankelijk zijn in de uitoefening van hun opdrachten.

Art. 21.De leden van het Comité hebben een geheimhoudingsplicht betreffende alle informatie die zij verkrijgen bij de uitoefening van hun functie binnen het Comité en haar commissies. Het Comité is gemachtigd te besluiten dat bepaalde handelingen of documenten vertrouwelijk zijn en niet openbaar mogen gemaakt worden.

Art. 22.De leden van het Comité of van een commissie zijn in het bijzonder verplicht de termijnen voor de uitvoering van hun opdrachten zo goed mogelijk na te leven, geregeld aan de vergaderingen deel te nemen, en de beslissingen van het Comité na te leven.

Art. 23.De leden van het Comité of van een commissie zijn gehouden om hun staten voor presentiegelden en reis- en verblijfskosten, bedoeld in artikel 1389bis/9 van het Gerechtelijk Wetboek, binnen de drie maanden na het einde van het betreffende kwartaal waarin de prestatie werd verricht te sturen aan het secretariaat. Indien zij in gebreke blijven, worden zij geacht om aan deze vergoedingen te verzaken.

Art. 24.Elke tekortkoming door een lid van het Comité aan de bepalingen van dit huishoudelijk reglement of de wettelijke of de bestuursrechtelijke bepalingen wordt onverwijld gemeld aan de voorzitter en kan aanleiding geven tot mededeling daarvan aan de tuchtoverheid of hiërarchische overste van het betreffende lid. Deze melding zal met name worden uitgevoerd wanneer een lid, zonder verontschuldiging, niet aanwezig is, of niet wordt vertegenwoordigd door zijn plaatsvervanger, bij drie opeenvolgende vergaderingen. Het besluit daartoe wordt genomen overeenkomstig artikel 1389bis/8, 4de lid van het Gerechtelijk Wetboek. Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van 3 juni 2019 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Beheers- en toezichtscomité van het centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht, collectieve schuldenregeling en protest. De Minister van Justitie, belast met de Regie der Gebouwen,