16 MAI 2014. - Arrêté du Gouvernement flamand fixant les modalités complémentaires relatives aux aspects de la gestion des sociétés de logement social et portant modification de l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 octobre 2010 fixant les conditions complémentaires et la procédure pour l'agrément comme société de logement social et établissant la procédure d'évaluation des prestations des sociétés de logement social

Le Gouvernement flamand, Vu la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août 1980, article 20, modifiée par la loi spéciale du 16 juillet 1993 ;

Vu le décret du 15 juillet 1997 portant le Code flamand du Logement, article 37, modifié par le décret du 24 mars 2006, article 40, § 1er, troisième et quatrième alinéas, inséré par le décret du 24 mars 2006, l'article 40, § 4, du même décret inséré par le décret du 29 avril 2011, et l'article 42, troisième alinéa, inséré par le décret du 24 mars 2006 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 octobre 2010 fixant les conditions complémentaires et la procédure pour l'agrément comme société de logement social et établissant la procédure d'évaluation des prestations des sociétés de logement social ;

Vu l'arrêté ministériel du 22 octobre 2008 fixant les modalités relatives aux aspects de gestion internes et transactions immobilières des sociétés de logement social ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le 17 février 2013 ;

Vu l'avis 55.912/3 du Conseil d'Etat rendu le 30 avril 2014, en application de l'article 84, § 1er, alinéa premier, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Vu l'avis du « Vlaamse Woonraad » (Conseil flamand du Logement) rendu le 13 mai 2014 ;

Sur la proposition de la Ministre flamande de l'Energie, du Logement, des Villes et de l'Economie sociale ;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Dans le présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : 1° organe de gestion : un des deux types d'organes suivants : a) chacun des organes d'une société de logement social ci-après pouvant prendre des décisions de gestion contraignantes : 1) l'assemblée générale ;2) le conseil d'administration ;3) le comité de direction, b) tout organe qui, conformément au règlement d'ordre intérieur, est expressément désigné pour prendre ou ratifier des décisions spécifiques ;2° assemblée délibérante : toute réunion d'un organe lors de laquelle sont prises des décisions qui, conformément au règlement d'ordre intérieur, peuvent éventuellement être ratifiées ultérieurement par le comité de direction ou le conseil d'administration et pour laquelle un procès-verbal est dressé, notamment le comité d'attribution et le comité d'adjudication ;3° comité d'audit interne : un comité ayant pour mission d'assister le conseil d'administration dans ses fonctions de surveillance, plus particulièrement dans le contrôle des informations financières, ainsi que dans le contrôle de l'effectivité et de l'efficacité des activités opérationnelles et du respect des lois et règlements applicables.

Art. 2.Toute décision du conseil d'administration concernant la gestion de la société et revêtant un impact significatif sur les moyens financiers ou sur les effectifs, est motivée de manière circonstanciée et tient compte : 1° de l'objet social de la société de logement social ;2° de la situation financière et économique actuelle et à venir.

Art. 3.Après réception d'une autorisation écrite du ministère compétent pour le logement, les sociétés de logement social peuvent accepter des dons et legs mobiliers et immobiliers. CHAPITRE 2. - Système de contrôle interne

Art. 4.Chaque société de logement social veille à mettre en place un système de contrôle interne dûment fonctionnant décrivant formellement les processus critiques des procédures fixées par le conseil d'administration qui établissent les tâches, responsabilités et compétences et indiquent comment et à quel stade du processus les contrôles sont effectués et par qui. Il s'agit des processus en rapport avec : 1° les procédures financières pour les activités relatives à la gestion de trésorerie/des liquidités, à la gestion des stocks et du matériel, aux factures entrantes, aux paiements et à l'administration des salaires, aux commandes et aux marchés publics ;2° la gestion du personnel, notamment la désignation du responsable du cadre du personnel, les processus relatifs au recrutement et au licenciement du personnel et au versement des salaires et des avantages sociaux ;3° la gestion, la protection des données et des actifs, ainsi que la prévention de la fraude ;4° les procédures telles que le contrôle du bon déroulement des attributions, le suivi de la gestion des débiteurs et le traitement des plaintes en application du décret du 1er juin 2001 octroyant un droit de réclamation à l'égard d'administrations. CHAPITRE 3. - Recrutement et conditions de rémunération du directeur

Art. 5.En vue du recrutement de chaque directeur, le conseil d'administration établit, conformément aux conditions énoncées dans le présent arrêté, un descriptif de fonction reprenant les compétences en matière de direction et autres, ainsi que les exigences spécifiques, les conditions de recrutement, la procédure de recrutement et les conditions de rémunération.

Art. 6.Le candidat-directeur doit être titulaire d'un des diplômes ou certificats d'aptitude suivants : 1° diplôme de master ou licence de l'enseignement universitaire ;2° un diplôme de l'enseignement de type long, assimilé à l'enseignement universitaire ;3° un certificat d'aptitude délivré par une instance validatrice sur la base de compétences acquises ailleurs. Par dérogation à l'alinéa premier, le conseil d'administration d'une société de logement social peut autoriser que les titulaires d'un diplôme de bachelier, d'un diplôme de candidat ou d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court ou d'un enseignement y assimilé déposent leur candidature. Dans ce dernier cas, la société de logement social arrête le nombre minimum d'années d'expérience professionnelle dans une fonction de direction, qui doit être au moins de trois.

Art. 7.Pour pouvoir accéder à la fonction de directeur, le candidat doit démontrer un comportement conforme aux exigences de la fonction qu'il sollicite et jouir de ses droits civils et politiques.

Le comportement approprié sera vérifié entre autres au moyen d'un extrait du casier judiciaire. Si celui-ci contient des mentions défavorables, le candidat peut présenter des explications écrites à cet égard.

Art. 8.Le conseil d'administration de la société de logement social peut imposer des conditions de recrutement complémentaires.

Art. 9.Le conseil d'administration confie à un bureau de sélection au minimum les missions suivantes, compte tenu du descriptif de la fonction établi et des conditions de recrutement et de rémunération : 1° la rédaction d'un avis de vacance d'emploi et la publication de celui-ci dans les médias supralocaux appropriés ;2° le filtrage et la sélection des candidats ;3° la communication d'une liste limitée de candidats sélectionnés au conseil d'administration. Le conseil d'administration organise un entretien avec les candidats repris sur la liste visée à l'alinéa premier, point 3°, et choisi parmi ceux-ci le candidat qu'il juge le plus apte à exercer la fonction de directeur.

Art. 10.Lors de chaque recrutement d'un directeur, le conseil d'administration fixe un régime de rémunération individualisé pour la fonction selon les conditions figurant dans la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer relative aux contrats de travail. Cette rémunération doit satisfaire aux conditions figurant aux articles 11 et 12 du présent arrêté.

Pour chaque décision d'attribuer un barème dans une échelle de salaire ou d'une prime managériale à un directeur, et pour toute autre décision relative au paquet salarial du directeur, il est tenu compte des dispositions de l'article 2 et des objectifs imposés au directeur et de l'évaluation préalable visée à l'article 11, § 3.

Art. 11.§ 1er. Lors de sa désignation par le conseil d'administration, le directeur se voit attribuer une échelle de salaire correspondant au nombre d'années d'expérience utiles et au barème qui y est lié.

Pour la rémunération du directeur, la société de logement social applique les barèmes et échelles de salaire visés à l'article VII.12 du Statut du personnel flamand.

Lors de l'attribution d'une échelle de salaire correspondante et du barème y lié, il est tenu compte des conditions et limitations visées dans le présent article et seules les échelles de salaire mentionnées dans le présent article sont utilisées. § 2. Le salaire de départ d'un directeur peut correspondre au maximum à un barème correspondant de l'échelle de salaires A285. § 3. Les échelles de salaire à attribuer sont réparties entre les deux groupes suivants : 1° : A111, A112, A113, A114 et A122 ;2° : A211, A212, A213, A285, A286 et A288. Pour une augmentation de salaire au sein du même groupe, deux années au moins doivent s'être écoulées entre la désignation et l'augmentation de salaire. Il en va de même entre deux augmentations de salaire dans le même groupe. Pendant une période d'essai à déterminer suite au recrutement, la société de logement social peut appliquer une échelle de salaire inférieure dans l'attente d'une évaluation positive.

Une augmentation salariale au groupe d'échelles de salaire suivant est possible si au moins six années se sont écoulées entre la désignation au titre de directeur et l'attribution d'un barème correspondant dans une échelle de salaire d'un groupe suivant, et ce au terme d'une évaluation positive préalable.

Par dérogation au deuxième et au troisième alinéa, une augmentation de salaire ou le passage au groupe d'échelles de salaire suivant peuvent avoir lieu plus rapidement en raison de prestations exceptionnelles du directeur. Cette dérogation doit se fonder sur une prestation exceptionnelle. § 4. Les échelles de salaire mentionnées dans le présent article indiquent des montants bruts et s'appliquent, depuis le 1er janvier 2009, au personnel de l'Autorité flamande (indice pivot 138,01).

Les montants bruts sont indexés conformément au mécanisme d'indexation des salaires du personnel des services de l'Autorité flamande. Après avoir débuté dans une échelle de salaire, le salaire peut ensuite être indexé selon les dispositions légales générales.

Art. 12.Le conseil d'administration peut compléter le salaire de directeur au moyen d'une prime managériale.

Cette prime managériale complémentaire s'élève à maximum 20% du salaire annuel indexé applicable durant le mois de décembre de l'année d'évaluation et ne peut être attribuée qu'en raison de prestations exceptionnelles du directeur. A cet effet, la société de logement social doit disposer depuis au moins un an d'un système d'évaluation des prestations du directeur, comprenant une description de la fonction et une évaluation.

En cas de fusion de sociétés de logement social, une prime managériale s'élevant à maximum 20% du salaire annuel indexé peut être attribuée à tous les directeurs qui ont participé à la réalisation de la fusion, même s'ils n'exercent plus cette fonction au sein de la nouvelle société fusionnée. Le cas échéant, il n'est pas nécessaire que la société de logement social dispose depuis au moins un an d'un système d'évaluation des prestations du directeur.

Art. 13.La société de logement social révèle l'ensemble du paquet de rémunération du directeur en le reprenant de manière transparente, mais non nominative, dans le rapport annuel et le publie sur le site de l'agence Inspectie RWO. Le paquet de rémunération inclut l'échelle de salaire, avec mention des seuils et plafonds correspondants qui s'appliquent, l'éventuelle prime managériale, la mise à disposition d'une voiture de service et une assurance groupe. Les conditions et les seuils et plafonds relatifs à l'éventuelle prime managériale et l'assurance groupe sont mentionnés.

Art. 14.Le conseil d'administration est compétent pour souscrire une assurance groupe pour le directeur. Le montant total de l'assurance à verser ne peut être supérieur à la différence entre la pension du directeur et la pension maximale dont un fonctionnaire flamand peut bénéficier.

Art. 15.§ 1er. Le conseil d'administration prend une décision quant à l'acquisition ou la location-financement (leasing) d'un véhicule de société pour le directeur, conformément aux dispositions du présent article.

Le prix d'achat réel du véhicule de société s'élève à 30 000 euros maximum, T.V.A. incluse, y compris la partie qui est financée par la reprise d'un ancien véhicule. La location-financement (leasing) du véhicule de société est soumise au même montant maximum et présente un coût maximum de 700 euros par mois, y compris les frais d'entretien et d'assurance. Les montants mentionnés sont actualisés chaque année au 1er janvier sur la base de l'indice santé du mois de décembre, au départ de l'indice 100 pour l'année 2013 (base 2013). § 2. Les frais généraux à rembourser au directeur doivent se justifier par l'exercice de sa fonction et toujours être étayés au moyen de pièces justificatives. Pour les déplacements avec son propre véhicule, les déclarations sur l'honneur sont admises.

Par dérogation à l'alinéa premier, il est possible d'attribuer des indemnités forfaitaires et des primes convenues en concertation sociale entre l'employeur et l'employé, et des indemnités forfaitaires peuvent être attribuées pour les frais généraux professionnels, comme l'emploi de la téléphonie mobile, d'internet et des transports publics, conformément à la politique établie par le conseil d'administration en la matière. CHAPITRE 4. - Les jetons de présence pour les membres des organes de gestion et l'indemnité de frais pour les membres de l'assemblée délibérante

Art. 16.Les membres d'un comité d'audit interne et les membres des organes de gestion, à l'exception des membres de l'assemblée générale, d'une société de logement social peuvent recevoir un jeton de présence, à charge de la société de logement social, pour leur présence lors des assemblées délibérantes des organes de gestion dont ils font partie.

L'assemblée générale fixe le montant du jeton de présence par séance.

Ce montant ne peut être supérieur au jeton de présence attribué aux membres du conseil communal d'une commune située dans la zone d'action de la société de logement social.

Par dérogation à l'alinéa premier, un double jeton de présence au maximum peut être attribué au président formel ou suppléant des organes de gestion qui a été désigné conformément au règlement d'ordre intérieur de la société de logement social pour sa participation aux assemblées délibérantes de l'organe de gestion en question.

Art. 17.La société de logement social indemnise par personne, au moyen d'un jeton de présence, au maximum le nombre suivant de présences aux séances du conseil d'administration et des autres organes de gestion, y compris le comité d'audit interne : 1° vingt présences pour une société de logement social qui gère moins de 500 logements sociaux et qui, au cours des cinq dernières années, a réalisé moins de 10 logements acquisitifs sociaux en moyenne ;2° trente séances pour une société de logement social qui gère plus de 500 et moins de 1500 logements sociaux et qui, au cours des cinq dernières années, a réalisé moins de 10 logements acquisitifs sociaux en moyenne ;3° quarante présences pour une société de logement social qui gère au moins 1500 logements sociaux. Le nombre de logements sociaux en gestion et le nombre de logements acquisitifs sociaux réalisés au cours des cinq dernières années sont déterminés au moyen des informations de la banque des données des prestations pour l'évaluation des prestations, sur la base des données au 31 décembre de l'année précédant celle où les séances ont lieu.

Art. 18.Les administrateurs qui participent aux assemblées du conseil d'administration, aux assemblées délibérantes, au comité d'audit interne ou à la concertation locale sur le logement peuvent se faire rembourser toutes les dépenses utiles à l'exercice de leur mandat. Ces frais doivent toujours être étayés au moyen de pièces justificatives.

Pour les déplacements avec leur propre véhicule, les déclarations sur l'honneur sont admises. CHAPITRE 5. - Modifications apportées à l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 octobre 2010 fixant les conditions complémentaires et la procédure pour l'agrément comme société de logement social et établissant la procédure d'évaluation des prestations des sociétés de logement social

Art. 19.§ 1er. A l'article 3, alinéa premier, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 octobre 2010 fixant les conditions complémentaires et la procédure pour l'agrément comme société de logement social et établissant la procédure d'évaluation des prestations des sociétés de logement social, est inséré un point 6°, qui s'énonce comme suit : « 6° nommer un conseil d'administration composé pour un tiers au moins de membres de sexe différent de celui des autres membres et, au maximum, du nombre suivant de membres : a) cinq membres pour une société de logement social qui gère moins de 500 logements sociaux et qui, au cours des cinq dernières années, a réalisé moins de 10 logements acquisitifs sociaux par an en moyenne ;b) neuf membres pour une société de logement social qui gère plus de 500 et moins de 1500 logements sociaux et qui, au cours des cinq dernières années, a réalisé moins de 10 logements acquisitifs sociaux en moyenne ;c) treize membres pour une société de logement social qui gère au moins 1500 logements sociaux.» § 2. A l'article 3 du même arrêté du Gouvernement flamand, entre le premier et le deuxième alinéa, sont insérés un deuxième, un troisième et un quatrième alinéa, qui s'énoncent comme suit : « Le nombre de logements sociaux en gestion et le nombre de logements acquisitifs sociaux réalisés au cours des cinq dernières années sont déterminés au moyen des données de la banque des données des prestations pour l'évaluation des prestations, sur la base des données au 31 décembre de l'année précédant celle de la nomination. Ce calcul a lieu pour chaque désignation d'un membre au conseil et pour chaque prolongation de mandat.

Au moment de composer le conseil d'administration, l'assemblée générale veille à ce que celui-ci dispose, par son expérience ou sa formation, de l'expertise commune suffisante en matière juridique, technique, économique, financière et sociale.

Après la fusion de deux sociétés de logement social, le nombre de membres au conseil d'administration peut rester supérieur au nombre indiqué à l'alinéa premier, point 6°. Le cas échéant, après la désignation du premier conseil d'administration de la société fusionnée, il n'est plus permis de désigner de nouveaux membres au conseil d'administration ou de prolonger les mandats tant que leur nombre est trop élevé. Au plus tard après le remplacement ou la prolongation de tous les mandats des membres du conseil d'administration après la composition du premier conseil d'administration de la société fusionnée, il doit être satisfait à toutes les conditions. » CHAPITRE 6. - Dispositions finales

Art. 20.Les conditions de rémunération visées aux articles 10 à 13 inclus s'appliquent aussi bien aux contrats de travail conclus à partir de l'entrée en vigueur du présent arrêté qu'à toute nouvelle décision du conseil d'administration relative aux conditions de rémunération en exécution des contrats de travail conclus avant l'entrée en vigueur du présent arrêté. Elles ne s'appliquent cependant pas aux conditions de rémunération figurant expressément dans les contrats de travail conclus avant l'entrée en vigueur du présent arrêté et qui prennent effet après l'entrée en vigueur de celui-ci.

La condition stipulée à l'article 14 ne vaut que pour le directeur qui est nommé à partir de l'entrée en vigueur du présent arrêté et qui adhère à une assurance groupe existante ou pour qui une nouvelle assurance groupe a été contractée.

L'assemblée générale apporte les adaptations nécessaires aux statuts et à la composition du conseil d'administration afin de satisfaire aux dispositions de l'article 19 au plus tard au 1er janvier 2016. Par dérogation à ce qui précède, l'assemblée générale peut décider d'ajourner la composition d'un nouveau conseil d'administration au plus tard jusqu'à l'assemblée générale lors de laquelle les comptes annuels de l'année 2018 seront déposés, et au plus tard le 1er juillet 2019.

Art. 21.L'arrêté ministériel du 22 octobre 2008 fixant les modalités relatives aux aspects de gestion internes et transactions immobilières des sociétés de logement social est abrogé.

Art. 22.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du deuxième mois qui suit sa date de publication au Moniteur belge, à l'exception de l'article 19, qui prend effet le 1er janvier 2016.

Art. 23.Le ministre flamand ayant le logement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 16 mai 2014.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, K. PEETERS La Ministre flamande de l'Energie, du Logement, des Villes et de l'Economie sociale, F. VAN DEN BOSSCHE