10 OCTOBRE 2003. - Arrêté du Gouvernement flamand fixant les règles particulières relatives au subventionnement des projets dans le cadre d'une politique durable de l'environnement et de la nature

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 29 avril 1991 instituant un Conseil de l'Environnement et de la Nature de la Flandre et fixant les règles générales relatives à l'agrément et au subventionnement des associations écologiques;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 3 juin 1992 fixant les règles particulières relatives à l'agrément et au subventionnement des associations écologiques, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand des 22 juillet 1993, 8 mars 1995 et 17 décembre 1999;

Vu l'avis du Conseil flamand de l'Environnement et de la Nature, donné le 3 juin 2003;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du Budget, donné le 9 mai 2003;

Vu l'avis 35.704/1/V du Conseil d'Etat, donné le 10 septembre 2003, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Ministre flamand de l'Environnement, de l'Agriculture et de la Coopération au Développement;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales Définitions

Article 1er.Dans le présent arrêté on entend par : 1° le décret : le décret du 29 avril 1991 instituant un Conseil de l'Environnement et de la Nature de la Flandre et fixant les règles générales relatives à l'agrément et au subventionnement des associations écologiques;2° le Ministre : le membre du Gouvernement flamand chargé de l'environnement;3° l'administration : l'Administration de l'Environnement, de la Conservation de la Nature et de l'Aménagement rural du Département de l'Environnement et de l'Infrastructure du Ministère de la Communauté flamande;4° association : toute association agréée de défense de l'environnement et de la nature et toute association non agréée;5° association agréée de défense de l'environnement et de la nature : toute association qui remplit les conditions prescrites à l'article 11 du décret instituant un Conseil de l'Environnement et de la Nature de la Flandre et fixant les règles générales relatives à l'agrément et au subventionnement des associations écologiques;6° association non agréée : les associations qui remplissent les conditions prescrites à l'article 11, § 3, 1°, 2°, 3°, 4° et 5° du décret instituant un Conseil de l'Environnement et de la Nature de la Flandre et fixant les règles générales relatives à l'agrément et au subventionnement des associations écologiques mais dont les objectifs ne visent pas exclusivement l'environnement et la conservation de la nature;7° commission consultative : la commission composée d'un représentant du cabinet du Ministre, trois représentants de l'administration, un représentant de l'inspection des Finances et deux experts indépendants présentés par les associations agréées de défense de l'environnement et de la nature et confirmés par le Ministre;8° un projet : une initiative particulière à caractère temporaire qui s'adresse à un groupe cible spécial ou s'occupe d'une situation problématique spéciale et dont les objectifs se situent explicitement et principalement dans le domaine de l'environnement et de la nature;9° programme de projet : contient toutes les demandes de projet approuvées et retenues, classées suivant l'ordre d'évaluation et par module.Il consiste en un programme de base et un programme de réserve. Le programme de base indique, par ordre, lesquels des projets retenus pourront être financés par les ressources disponibles. Le programme de réserve indique, par ordre, les projets retenus non admis aux crédits; 10° partenariat : associations qui présentent conjointement un projet, la responsabilité de ce projet étant assumée par une association;11° responsable de projet : toute association qui répond de l'exécution du projet;12° module : ensemble d'un type de projets bien définis.

Art. 2.Dans les limites des crédits budgétaires affectés à cet effet, le Ministre peut octroyer une subvention aux associations pour l'exécution de projets figurant au programme de projet, suivant les dispositions du décret et du présent arrêté.

Art. 3.Conformément à l'article 14, § 2, alinéa deux du décret, les activités qui bénéficient de subventions de la part de la Communauté flamande ou de la Région flamande, en vertu d'autres réglementations, ne sont pas éligibles aux subventions octroyées en vertu du présent arrêté. CHAPITRE II. - Nature des subventions et détermination de la subvention

Art. 4.Toute association ou tout partenariat peut demander une subvention pour des projets dans l'un ou plusieurs des modules suivants : 1° Projets dans le cadre d'une politique de l'environnement durable et locale : ceux-ci visent l'intégration et l'incorporation de critères de durabilité tels que la participation et l'intégration dans la planification, l'élaboration, l'exécution et l'évaluation de la politique environnementale et la politique générale à l'échelle communale, intercommunale et provinciale.2° Projets nature et environnement : ceux-ci visent spécifiquement la conservation ou l'amélioration de la qualité de la nature et de l'environnement.3° Projets d'éducation à la nature et l'environnement : ceux-ci sensibilisent les jeunes et/ou adultes à la nature et l'environnement par des activités éducatives et communicatives y afférentes, le vécu et des expériences concrètes.Outre le transfert de connaissances, l'éducation à la nature et à l'environnement favorise également la compréhension, les expériences personnelles, les processus de réflexion, les valeurs et les comportements. 4° Projets relatifs aux partenariats intercommunaux et/ou provinciaux : ceux-ci visent la phase de démarrage d'une coopération structurelle et durable d'associations et de pouvoirs locaux en matière de politique de l'environnement durable et locale.

Art. 5.Les subventions sont allouées comme suit : 1° 50 % pour les projets relatifs à une politique de l'environnement durable et locale;2° 25 % des ressources prévues pour les projets nature et environnement;3° 15 % pour les projets d'éducation à la nature et l'environnement;4° 10 % pour les projets relatifs aux partenariats intercommunaux et/ou provinciaux. Si les ressources prévues dans un ou plusieurs modules ne sont pas intégralement affectées suivant la clé de répartition précitée, elles peuvent être transférées à un ou plusieurs autres modules.

Art. 6.§ 1er. Les projets ont une durée de 2 ans au maximum. § 2. La subvention du projet est plafonnée à 75 % des frais globaux. § 3. La subvention pour un projet est plafonnée à 20 % des subventions prévues pour les modules énumérés à l'art. 5, 1°-2° et à 40 % des subventions prévues pour les modules cités à l'art. 5, 3°-4°. § 4. Le champ d'application du projet concerne le territoire de la Flandre. § 5. Toutes les activités organisées dans le cadre des projets requièrent les permis nécessaires et les autorisations légalement requises des autorités compétentes. Les collaborateurs (volontaires) du projet devront être couverts par une assurance responsabilité civile et une assurance-accidents. CHAPITRE III. - La procédure Présentation de la demande de subvention

Art. 7.§ 1er. La demande de subvention est présentée à la Région flamande à l'aide du formulaire type qui peut être obtenu auprès de l'administration. § 2. La demande est introduite en deux exemplaires et en une version numérique. § 3. La demande contient les éléments suivants : 1° des informations générales : - nom, coordonnées, fonction des responsables de toutes les associations présentant le projet; - nom et coordonnées des tiers éventuels associés à l'exécution du projet pour le compte des auteurs de projet. 2° un rapport descriptif contenant au moins les éléments suivants : - une description de la situation de départ privilégiant tant les aspects nature et environnement que les groupes cibles; - l'élaboration des objectifs et de la vision du projet en fonction du module dans lequel le projet est introduit et en fonction de la plus-value pour la nature et/ou l'environnement; - une définition du ou des groupes cibles; - les diverses méthodes appliquées. 3° un plan d'approche : - qui comprend des objectifs stratégiques et opérationnels clairs; - un calendrier des différentes phases et travaux, subdivisés en sous-tâches; - les exécutants et intéressés au projet en fonction de leur contribution aux différentes phases. 4° un budget comprenant au moins les éléments suivants : - une estimation des ressources nécessaires (moyens de personnel et de fonctionnement); - le mode de financement de toutes les dépenses inhérentes au projet; une déclaration d'intention qu'au moins 25 % des frais de projet seront couverts par les propres contributions et/ou les contributions des participants et/ou par des sponsors; 5° les statuts de l'association;6° des informations de base pertinentes de l'association et/ou du projet faisant apparaître que la ou les associations sont en mesure de mener à bien le projet. § 4. La demande de principe est introduite avant le 1er janvier de l'année dans laquelle le projet est mis en oeuvre.

L'évaluation des demandes de projet - le programme des projets

Art. 8.§ 1er. L'administration vérifie pour le 15 février au plus tard de l'année à laquelle le programme des projets se rapporte, si les propositions de projet introduites sont conformes aux exigences de forme, telles que prévues à l'article 6. En cas de défauts de forme, l'administration prend contact avec les auteurs du projet pour qu'ils fournissent d'éventuelles compléments. Aucune modification ne peut être apportée au contenu du projet. L'administration transmet par module à la commission consultative, pour le 1er mars, les propositions de projet qui répondent aux exigences de forme. § 2. La commission consultative évalue les projets et rend son avis à l'administration au plus tard pour le 1er avril de l'année à laquelle le programme des projets se rapporte. Cet avis répond aux conditions suivantes : 1° il est établi par module un ordre de classement : celui-ci reprend les projets qui d'après la commission son admis ou non aux subventions;2° pour chaque projet évalué, une motivation succincte est donnée sur la base des critères d'évaluation;3° la commission peut se faire communiquer des éclaircissements et compléments sur le fond.Ces derniers sont sollicités par l'administration; 4° un avis sur l'importance des ressources transférées d'un module à l'autre si les fonds d'un ou plusieurs modules n'ont pas été intégralement affectés suivant les clés prévues à l'article 5 ou si un projet s'aligne sur un ou plusieurs modules quant au fond. § 3. Sur la demande de la commission consultative, l'administration prend contact, au plus tard le 15 avril, avec les auteurs du projet sur les éclaircissements et les compléments de fond demandés. L'auteur doit répondre dans les 15 jours calendaires. Faute d'éclaircissements, la proposition de projet n'est plus prise en compte. § 4. La commission consultative se réunit une deuxième fois au mois de mai et envoie, au besoin, à la lumière des informations supplémentaires, l'avis visé au § 2. Elle fait parvenir à l'administration, pour le 1er juillet au plus tard, la proposition définitive de classement par module et l'avis motivé. § 5. Au plus tard le 30 juin, l'administration transmet au Ministre la proposition de programme de projet. Outre le classement des projets, celle-ci comprend également le programme de base et le programme de réserve. En cas de non-respect du classement établi par la commission consultative, une motivation est adressée au Ministre et, à titre d'information, aux membres de la commission. § 6. Le Ministre statue sur le programme des projets pour le 1er août au plus tard. § 7. Suite à la décision, l'administration fixe sans délai le montant définitif à charge du budget. Le montant définitif de la subvention est fixé sur la base de l'estimation approuvée des frais. § 8. Après imputation au budget de la subvention approuvée, l'administration accorde par écrit la subvention à l'association. Au plus tard le 1er septembre, le programme approuvé par le Ministre est notifié par écrit aux auteurs du projet. § 9. Dès notification de la décision ministérielle, l'association peut entamer l'exécution du projet. Elle en avertit par écrit 'administration et lui transmet également la composition et les dates de réunion du groupe de travail interne. § 10. En cas de non-exécution du projet le 1er novembre, celui-ci est rayé du programme et il est demandé à l'association du projet suivant dans le classement du programme de réserve, au plus tard le 15 novembre, d'exécuter le projet proposé après que la subvention nécessaire à cet effet ait été fixée (aux termes des §§ 7, 8 et 9, du présent article). Il peut en être dérogé moyennant une motivation fournie pour le 15 octobre. § 11. Au plus tard le 15 décembre, l'association notifie par écrit à l'administration son accord d'exécution du projet. Elle indique également la date de démarrage du projet.

L'évaluation des projets

Art. 9.§ 1er. L'évaluation des projets se fait en fonction des éléments suivants : 1° leur conformité avec les dispositions de l'arrêté;2° l'évaluation de fond se fait en fonction des éléments suivants; - thématique bien définie; - compatibilité avec les objectifs de la politique flamande de l'environnement; - qualité élevée; - axés sur les résultats; - mettre sur pied une structure de coopération avec d'autres; - remplir une fonction d'exemple; - nouvelles initiatives et développements; - s'adresser à des groupes cibles. 3° une répartition équilibrée des projets sur la base des éléments suivants : - l'organisation proposante; - le coût des projets; - la répartition géographique et la grandeur d'échelle; - les accents thématiques; - une comparaison avec des initiatives similaires subventionnées antérieurement via le présent arrêté. § 2. En fonction du module présenté, la commission consultative applique les critères spécifiques suivants : 1° Projets dans le cadre d'une politique de l'environnement durable et locale : - cadrer dans les conventions de coopération "L'environnement, un tremplin vers le développement durable" ou leurs successeurs, entre la Région flamande et les pouvoirs locaux, qui ont été conclues avec les pouvoirs locaux et soutenir leur exécution; - axés sur et/ou en collaboration avec un ou plusieurs des partenaires suivants : villes et communes, structures intercommunales, provinces; - favoriser la participation; - intégration interne de l'environnement et intégration externe de l'environnement dans d'autres domaines politiques; - engagement financier des partenaires effectifs (communes et provinces). 2° Projets nature et environnement - dépasser le niveau local; - réserver une attention à l'intégration interne et externe de l'environnement; - démontrer clairement quels composants de l'environnement et quels éléments de la qualité environnementale font l'objet des activités. 3° Projets d'éducation à la nature et l'environnement - une vision pédagogique cohérente; - ciblage méthodique, formel et de fond du ou des groupes cibles; - accentuation de l'implication personnelle et des pratiques comportementales quotidiennes du groupe cible; - implication active du groupe cible dans l'objectif et l'exécution du projet; - aller au-delà de l'enseignement classique. 4° Projets relatifs aux partenariats intercommunaux et/ou provinciaux. - cadrer dans la coopération entre la Région flamande et les pouvoirs locaux, qui a été conclue avec les pouvoirs locaux et soutenir leur exécution; - axés sur une collaboration équivalente avec un ou plusieurs des partenaires suivants : villes et communes, structures intercommunales, provinces; - s'aligner sur l'activité essentielle et l'expertise spécifique de l'auteur de projet; - prendre un engagement financier et institutionnel en vue d'une coopération de longue durée entre associations et pouvoirs locaux; - être mis sur pied par les différentes communes auxquelles le projet se rapporte ou être approuvés par les diverses communes; - engagement financier des partenaires effectifs (communes et provinces). - ne pas se substituer à des initiatives existantes ou des missions fondamentales des partenaires; - intégration interne de l'environnement et intégration externe de l'environnement dans d'autres domaines politiques.

Ces critères peuvent être spécifiés par le Ministre pour les différents modules. CHAPITRE IV. - Le suivi et le rapportage

Art. 10.§ 1er. Le suivi interne d'un projet est assuré par un groupe de travail qui est créé et composé par le responsable de projet et fonctionne sous sa responsabilité. § 2. Le suivi externe du programme des projets est encadré par un groupe de pilotage.

Ce groupe de pilotage est composé au moins : 1° du responsable de projet;2° de trois représentants de l'administration;3° des deux experts externes de la commission consultative. § 3. Le groupe de pilotage se réunit 3 fois par an dans les deuxième, sixième et neuvième mois. Les responsables de projet ou leurs mandataires sont appelés à entrer suivant l'ordre du jour en vue d'examiner leur projet.

En vue de la préparation des réunions du groupe de pilotage, le responsable de projet établit les documents de planning et de rapportage nécessaires. Le groupe de pilotage désigne un rapporteur; le compte-rendu est transmis aux membres du groupe de pilotage au plus tard quatorze jours après la réunion. Sur la base des comptes-rendus approuvés, l'administration procède au paiement de la subvention. § 4. A l'issue du projet, un rapport final est établi.

Le rapport final comprend : 1° une réflexion sur le déroulement du projet;2° un tableau des résultats envisagés et atteints du projet;3° une description succincte des activités dans le cadre du projet et les prestations fournies. Le rapport final est accompagné d'un décompte financier détaillé et d'autres pièces justificatives. Le décompte financier comporte : 1° une créance;2° un état des recettes et dépenses effectives portant sur le projet;3° une preuve des dépenses exposées. Seuls les frais de projet proprement dits peuvent être portés en compte. Le décompte final fait apparaître que le projet n'a pas fait l'objet d'un double subventionnement. Le décompte est accompagné d'une liste reprenant toutes les instances ayant alloué une subvention au même projet. CHAPITRE V. - Le paiement de la subvention

Art. 11.§ 1er. La subvention est liquidée en tranches de la manière suivante : 1° Pour les projets de 1 an ou moins : - 30 % au démarrage du projet approuvé; - 35 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 1re réunion et une créance; - 15 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 2e réunion et une créance; - 10 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 3e réunion et une créance; - 10 % à l'acceptation et l'approbation par l'administration du rapport final, du décompte financier final et des autres pièces justificatives du projet. 2° Pour les projets de plus d'un an : - 20 % au démarrage du projet approuvé; - 10 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 1re réunion et une créance; - 10 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 2e réunion et une créance; - 10 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 3e réunion et une créance. Le compte rendu approuvé comporte un rapport final et un décompte financier final de la première année; - 20 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 4e réunion et une créance; - 15 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 5e réunion et une créance; - 15 % sur la base du compte-rendu approuvé par le groupe de pilotage de sa 6e réunion et une créance. Le compte rendu approuvé comporte un rapport final et un décompte financier final du projet global. Le solde est payé à l'acceptation et l'approbation par l'administration du rapport final, du décompte financier final et des autres pièces justificatives du projet. § 2. Les recettes découlant du projet subventionné doivent être affectées intégralement à l'exécution du projet approuvé. § 3. Le contrôle de l'affectation de la subvention est exercé par l'administration compétente sur la base des pièces justificatives ou sur place. Conformément à l'article 57, alinéas premier et deux, des lois sur la comptabilité de l'Etat, coordonnées le 17 juillet 1991, l'association est tenue à rembourser la subvention en cas de non-respect des conditions d'octroi de la subvention, si le contrôle de l'affectation de la subvention a été entravé ou si l'association omet de présenter les pièces visées à l'article 10, § 4, alinéas premier à trois; le remboursement se fait dans les quatorze jours calendaires après que le Ministre en a fait la demande. § 4. Dans la rubrique budgétaire des frais de fonctionnement, des transferts peuvent être opérés entres divers types de frais, sans autorisation préalable de l'administration et moyennant rapportage lors de la demande écrite de libération d'une tranche de la subvention de projet, si le montant du transfert est plafonné à 20 % du montant global prévu et de la nature et/ou du centre de frais individuel dans le budget. Les transferts globaux supérieurs à plus de 20 % sont soumis à l'autorisation écrite préalable du chef de l'administration.

Des transferts entre les rubriques frais de fonctionnement et frais de personnel peuvent s'opérer sans autorisation préalable si le montant de ces transferts est plafonné à 10 % des montants globaux prévus pour ces rubriques budgétaires. Les transferts globaux supérieurs à plus de 10 % sont soumis à l'autorisation écrite préalable du chef de l'administration qui peut recueillir l'avis du groupe de pilotage. § 5. La subvention est versée sur le compte du responsable de projet. CHAPITRE VI. - Dispositions finales

Art. 12.Le Titre III de l'arrêté du Gouvernement flamand du 3 juin 1992 fixant les règles particulières relatives à l'agrément et au subventionnement des associations écologiques, modifié par l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 mars 1995, est abrogé.

Art. 13.§ 1er. Lors de l'exécution de chaque activité cadrant dans le projet, il y a lieu d'indiquer "Avec le soutien financier du Ministère de la Communauté flamande". Le logo du Ministère de la Communauté flamande doit également figurer sur chaque publication, site, texte,... qui est diffusé dans le cadre du projet. § 2. Le responsable de projet transmet à l'administration un exemplaire de toutes les publications imprimées qu'il diffuse lui-même dans le cadre du projet subventionné. § 3. Le Ministre avise le conseil MINA des projets agréés.

Art. 14.Le Ministre flamand qui a l'Environnement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 10 octobre 2003.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, B. SOMERS Le Ministre flamand de l'Environnement, de l'Agriculture et de la Coopération au Développement, L. SANNEN