8 JANVIER 2016. - Arrêté du Gouvernement flamand portant agrément de la qualification professionnelle de collaborateur polyvalent responsable du support administratif

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 30 avril 2009 relatif à la structure des certifications, notamment l'article 12, remplacé par le décret du 1er juillet 2011 ;

Vu l'avis d'agrément de l'Agence de l'Enseignement supérieur, de l'Education des Adultes, des Qualifications et des Allocations d'Etudes, rendu le 28 août 2015 ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 17 décembre 2015 ;

Sur la proposition de la Ministre flamande de l'Enseignement et du Ministre flamand de l'Emploi, de l'Economie, de l'Innovation et des Sports ;

Après délibération, Arrête :

Article 1er.La qualification professionnelle de collaborateur polyvalent responsable du support administratif, insérée au niveau 2 de la structure flamande des certifications, est agréée. La description jointe en annexe au présent arrêté comprend la définition et les compétences y afférentes.

Art. 2.Le Ministre flamand qui a l'enseignement dans ses attributions et le Ministre flamand qui a la politique de l'emploi dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 8 janvier 2016.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, G. BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Enseignement, H. CREVITS Le Ministre flamand de l'Emploi, de l'Economie, de l'Innovation et des Sports, Ph. MUYTERS

Annexe Description de la qualification professionnelle de « Collaborateur polyvalent responsable du support administratif » (0203) telle que mentionnée à l'article 1er 1. AU NIVEAU GLOBAL a.Titre Collaborateur polyvalent responsable du support administratif b. Définition « Réalise sur demande des tâches administratives (informatisées) simples en tenant compte des exigences de la mission afin de soutenir le fonctionnement général fluide de l'entreprise ».c. Niveau 2 d.Année 2015 2. COMPETENCES 2.1 Enumération des compétences - trie et distribue le courrier (électronique) interne entrant conformément aux directives de l'organisation (M160301 Id16576-c/34505-c/5784-c) ; - rassemble, classe et distribue le courrier, les dossiers, les colis, etc. ; - met les documents à disposition des divisions ; - réalise des copies des documents ; - utilise des logiciels bureautiques ; - traite les informations de manière confidentielle ; - prépare, trie et envoie le courrier sortant (co 01188) ; - collecte et effectue les préparatifs nécessaires à l'envoi des pièces (courrier, dossiers, colis, etc. ) ; - prépare les documents pour envoi ; - prend contact par téléphone avec les collaborateurs concernés en fonction de l'envoi ; - réceptionne les documents à traiter, les contrôle et demande des instructions au sujet des délais, de la quantité, etc. (M160601 Id17102-c) ; - pose les questions nécessaires au sujet de la tâche à effectuer ; - prend les notes nécessaires au sujet de la tâche ; - établit des priorités au sein de ses missions ; - numérise et traite les documents et les données (M160601 Id17424-c) ; - utilise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.) ; - numérise les documents ; - tape des textes ; - tape à l'aveugle ; - saisit des coordonnées ; - adopte une position ergonomique ; - contrôle l'exactitude des informations lors de la saisie et corrige les erreurs (M160601 Id1030) ; - relit et vérifie les informations saisies ; - écrit sans faute dans la langue demandée par l'organisation dans le cadre des tâches qu'il doit effectuer ; - indexe, classe et archive des documents (électroniques)(M160601 Id24109-c) ; - collecte, enregistre, classe et gère des données ; - classe des documents d'archives par catégorie ou rubrique au moyen de codes ; - range les documents dans le système d'archives ; - enregistre les pièces numériques par voie électronique ; - réalise des photocopies (M160601 Id25222-c) ; - utilise le matériel de bureau (fax, copieur, etc.) ; - contrôle le nombre de documents requis ; - assure le soutien logistique des réunions à la demande du donneur d'ordre (co 01189) ; - réserve les salles de réunion ; - réserve les médias ; - se charge du catering ; - prend les contacts téléphoniques avec les services requis ; - effectue correctement des tâches administratives assimilées pour d'autres services (co 01190) ; - fait preuve de flexibilité ; - fixe des priorités ; - exécute la tâche dans les délais prévus ; - respecte la culture, les procédures et les règles de l'entreprise (co 01191) ; - utilise l'identité graphique ; - respecte les procédures courantes de l'entreprise ; - s'adapte à la culture d'entreprise générale ; - se montre loyal par rapport à l'entreprise ; - respecte l'environnement dans le cadre de son travail ; 2.2 Description des compétences/activités à l'aide des éléments de descripteur 2.2.1 Connaissances - connaissance de base du français et de l'anglais des affaires, niveau autosuffisance ; - connaissance de base des techniques ergonomiques ; - connaissance des méthodes de classement et d'archivage ; - connaissance des techniques de numérisation ; - connaissance des techniques de sténographie ; - connaissance des techniques de prise de notes ; - connaissance de la dactylographie ; - connaissance des techniques d'enregistrement ; - connaissance de logiciels bureautiques ; - connaissance de techniques de communication simples. 2.2.2 Compétences Compétences cognitives - être capable de collecter et d'effectuer les préparatifs nécessaires à l'envoi des pièces (courrier, dossiers, colis, etc.) - être capable de contacter par téléphone les collaborateurs concernés en fonction de l'envoi ; - être capable de poser les questions nécessaires au sujet de la tâche à effectuer ; - être capable de prendre les notes nécessaires au sujet de la tâche ; - être capable d'utiliser des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.) ; - être capable de taper des textes ; - être capable de saisir des données ; - être capable de lire et contrôler les propres informations saisies ; - être capable d'écrire sans faute dans la langue demandée par l'organisation dans le cadre des tâches qu'il doit effectuer ; - être capable de collecter, enregistrer, classer et gérer des données ; - être capable de contrôler les quantités requises ; - être capable de réserver des salles de réunion ; - être capable de réserver les médias ; - être capable de se charger du catering ; - être capable de contacter les services requis par téléphone ; - être capable de faire preuve de flexibilité ; - être capable d'utiliser l'identité graphique ; - être capable de respecter les procédures d'entreprise courantes ; - être capable de s'adapter à la culture d'entreprise générale ; - être capable de faire preuve de loyauté par rapport à l'entreprise ; - être capable de gérer les informations de manière confidentielle.

Aptitudes à résoudre des problèmes - être capable de fixer des priorités dans ses propres missions ; - être capable d'exécuter la tâche dans les délais prévus.

Aptitudes en matière de motricité - être capable de préparer des documents pour envoi ; - être capable de numériser les documents ; - être capable de taper à l'aveugle ; - être capable de collecter, classer et distribuer du courrier, des dossiers, des colis, - être capable de mettre des documents à disposition des départements ; - être capable de photocopier des documents ; - être capable de classer les documents d'archives par catégorie ou rubrique (au moyen de codes) ; - être capable de classer les documents dans le système d'archives ; - être capable d'enregistrer les documents numériques par voie électronique ; - être capable d'utiliser le matériel de bureau (fax, copieur, etc.) ; - être capable d'adopter une position ergonomique. 2.2.3 Contexte Contexte d'environnement - Cette profession est exercée dans un environnement de bureau. - L'exercice de cette profession varie en fonction de la taille et des activités de l'entreprise. - Les procédures et la culture d'entreprise déterminent le contexte professionnel auquel le professionnel doit se plier. - Elle est exclusivement exercée dans un régime de jour. - La charge de travail est relativement constante et adaptée à la profession. - Les missions sont peu variées. Les procédures et le matériel sont connus. Le professionnel est parfois amené à fixer des priorités au sein de ses missions. - Les compétences ne sont pas beaucoup amenées à évoluer. - Une bonne communication est essentielle dans le cadre de cette profession. - Les ordres de travail sont réguliers et sont réalisés de la meilleure manière possible dans les délais impartis. - La profession peut être exercée seul ou en équipe. - L'exercice de la profession est lié à des normes et réglementations en matière de sécurité, de santé, d'hygiène, de bien-être, d'environnement et d'établissement.

Contexte d'action - Agir de manière efficace, qualitative et orientée client en toutes circonstances. - Le professionnel effectuera sa mission avec soin. - Il veillera en permanence à la livraison des missions en temps utile. - Il communiquera efficacement avec le(s) supérieur(s) et les collègues. - Il agit de manière soignée, économique et écologique. - La plupart des actions s'inscrivent dans le cadre d'une routine. - Il travaille avec différents collègues dans le même local. 2.2.4 Autonomie Travaille de manière autonome pour - exécuter la mission avec précision ; - définir l'ordre de réalisation de ses tâches. est tenu par : - le contrôle final de la tâche par le supérieur ; - le délai imposé et l'ordre de travail délimité. - les règles et procédures en vigueur au sein de l'organisation ; - la réglementation en matière de sécurité, d'hygiène, de santé et d'environnement ;

Fait appel : - au supérieur/responsable en cas de doute et d'explication de l'ordre de travail ; - à l'équipe/aux collègues en cas de manque d'information ; - au responsable en cas de matériel défectueux ; 2.2.5 Responsabilité - le tri et la distribution du courrier (électronique) interne entrant ; - la préparation, le tri et l'envoi du courrier sortant ; - la réception, le contrôle et la demande d'instructions au sujet notamment des délais et des quantités d'informations à traiter ; - l'introduction ou la numérisation (textes, chèques, données, etc. rédigés à la main, etc.) de documents ; - le contrôle de l'exactitude des informations saisies ; - la correction de ses propres fautes ; - l'indexation, le classement et l'archivage des documents - la réalisation de copies ; - la prise en charge du soutien logistique lors des concertations internes à la demande du donneur d'ordre ; - la réalisation correcte de tâches administratives assimilées pour d'autres services ; - le respect de la culture, des procédures et des règles. 2.3 Attestations 2.3.1 Attestations légales Des attestations ne sont pas requises. 2.3.2 Attestations requises Aucune exigence. 2.3.3 Conditions d'accès Aucune exigence.

Vu pour être joint à l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 janvier 2016 portant reconnaissance de la qualification professionnelle de collaborateur polyvalent responsable du support administratif.

Bruxelles, le 8 janvier 2016.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, G. BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Enseignement, H. CREVITS Le Ministre flamand de l'Emploi, de l'Economie, de l'Innovation et des Sports, Ph. MUYTERS