8 JANVIER 2016. - Arrêté du Gouvernement flamand portant agrément de la qualification professionnelle de collaborateur administratif polyvalent

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 30 avril 2009 relatif à la structure des certifications, notamment l'article 12, remplacé par le décret du 1er juillet 2011 ;

Vu l'avis de reconnaissance de l'Agence de l'Enseignement supérieur, de l'Education des Adultes, des Qualifications et des Allocations d'Etudes, rendu le 28 août 2015 ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 17 décembre 2015 ;

Sur la proposition de la Ministre flamande de l'Enseignement et du Ministre flamand de l'Emploi, de l'Economie, de l'Innovation et des Sports ;

Après délibération, Arrête :

Article 1er.La qualification professionnelle de collaborateur administratif polyvalent, insérée au niveau 3 de la structure flamande des certifications, est agréée. La description jointe en annexe au présent arrêté comprend la définition et les compétences y afférentes.

Art. 2.Le Ministre flamand qui a l'enseignement dans ses attributions et le Ministre flamand qui a la politique de l'emploi dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 8 janvier 2016.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, G. BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Enseignement, H. CREVITS Le Ministre flamand de l'Emploi, de l'Economie, de l'Innovation et des Sports, Ph. MUYTERS

Annexe Description de la qualification professionnelle de Collaborateur administratif polyvalent (0204) telle que mentionnée à l'article 1er 1. AU NIVEAU GLOBAL a.Titre Collaborateur administratif polyvalent b. Définition « La réalisation du traitement administratif des dossiers et l'envoi d'informations à un ou plusieurs service(s) (téléphone, courriel, notes, fax, etc.) en tenant compte des directives de l'organisation et des consignes de la mission afin d'effectuer un suivi complet des dossiers. » c. Niveau 3 d.Année 2015 2. COMPETENCES 2.1. Enumération des compétences - Accueille et dirige les clients, les fournisseurs, les visiteurs, prend les messages et les rendez-vous (M160701 Id21445-c) ; - pose des questions ciblées ; - prend des notes ; - transfère les informations correctes sur le fond en temps opportun à la personne à laquelle/au service auquel elles sont destinées ; - fournit des informations conformément aux directives ; - utilise la langue demandée par l'organisation ; - oriente vers des tiers au sein de l'organisation ; - agit toujours aimablement ; - traite les plaintes de manière professionnelle ; - évalue l'urgence de l'appel et essaie de donner la priorité aux cas urgents et de les adresser au service/à la personne de contact concerné(e) ; - contrôle les documents reçus ; - Trie et distribue le courrier (électronique) interne entrant conformément aux directives de l'organisation (M160301 Id16576-c/34505-c/5784-c) ; - sélectionne les documents à ouvrir ; - détermine le destinataire d'un envoi postal ou d'un courriel sur la base de l'adresse et/ou du contenu ; - rassemble, classe et distribue le courrier, les dossiers, les colis, etc. - met les documents à disposition des divisions ; - réalise des copies des documents ; - réalise un classement numérique ; - utilise des logiciels bureautiques ; - enregistre le courrier entrant ; - traite les informations de manière confidentielle ; - Prépare le courrier sortant, le trie et l'envoie (co 01192) ; - collecte et effectue les préparatifs nécessaires à l'envoi des pièces (courrier, dossiers, colis, etc. ) ; - prépare les documents pour envoi ; - prend contact par téléphone avec les collaborateurs concernés en fonction de l'envoi ; - enregistre le courrier sortant ; - Réceptionne les documents à traiter, les contrôle et demande des instructions au sujet des délais, de la quantité, etc. (M160601 Id17102-c) ; - pose les questions nécessaires au sujet de la mission à effectuer ; - prend les notes nécessaires au sujet de la mission ; - établit des priorités au sein de son éventail de tâches ; - établit son propre planning ; - Numérise et traite les documents et les données (M160601 Id17424-c) ; - Utilise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.) ; - numérise les documents ; - tape des textes ; - tape à l'aveugle ; - saisit des coordonnées ; - adopte une position ergonomique ; - rédige des textes et des lettres en respectant l'identité graphique ; - rassemble et traite des données et documents (identifier, coder, enregistrer, etc.) selon les directives ; - utilise la langue demandée par l'organisation . - actualise toujours les données des bases de données conformément aux directives et aux procédures de l'organisation ; - Contrôle l'exactitude des informations lors de la saisie et corrige les erreurs (M160601 Id1030-c) ; - relit et vérifie les informations saisies ; - contrôle le contenu et l'aspect linguistique des documents ; - écrit sans faute dans la langue demandée par l'organisation ; - Offre un soutien administratif lors des réunions et des événements (co 01193) ; - utilise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.) ; - dresse le procès-verbal lors des réunions ; - rédige un rapport sur la base du procès-verbal en fonction du groupe cible ; - envoie le procès-verbal aux participants ; - rassemble et traite des coordonnées et documents (identifier, coder, enregistrer, etc.) selon les directives ; - rédige des textes en utilisant la terminologie technique ; - utilise la langue demandée par l'organisation ; - traite les informations de manière confidentielle ; - Indexe, classe et archive des documents (M160601 Id24109-c) ; - collecte, enregistre, classe et gère des données ; - code des documents d'archives par catégorie ou rubrique ; - range les documents dans le système d'archives ; - enregistre les pièces numériques par voie électronique ; - Réalise des photocopies (M160601 Id25222-c) ; - utilise le matériel de bureau (fax, copieur, etc.) ; - contrôle le nombre de documents requis ; - Effectue des missions d'administration assimilées correctement pour d'autres services (co 01194) ; - fait preuve de flexibilité ; - établit des priorités au sein de ses missions ; - exécute les missions dans les délais prévus ; - Assure le soutien logistique des réunions et des événements à la demande du demandeur (co 01195) ; - se charge de l'aspect pratique des événements ; - dresse une liste des activités préparatoires à effectuer ; - prend des rendez-vous, des réservations ; - réserve les salles de réunion ; - réserve les médias ; - se charge du catering ; - prend les contacts téléphoniques avec les services requis ; - envoie l'ordre du jour et les documents y afférents ; - consigne les personnes excusées ; - convoque les participants et organise une possibilité d'inscription ; - Respecte la culture, les procédures et les règles de l'entreprise (co 01196) ; - utilise l'identité graphique ; - respecte les procédures courantes de l'entreprise ; - s'adapte à la culture d'entreprise générale ; - se montre loyal par rapport à l'entreprise ; - respecte l'environnement dans le cadre de son travail ; - Organise les déplacements du responsable ou des membres de l'équipe (M160701 Id18084-c) ; - règle les modalités de transport (conducteur, taxi, etc.) ; - Contrôle le stock de l'économat, constate les ruptures de stock et passe des commandes (M160701 Id18152-c) - utilise un logiciel pour la gestion des stocks ; - enregistre des données de stock ; - calcule la quantité de produits à commander ; - remplit un bon de commande ; - contacte des fournisseurs ; - sélectionne et teste de nouveaux produits ; - demande des offres ; - Se charge, dans une certaine mesure, du soutien logistique de l'aménagement du bureau (co 01197) ; - se charge du suivi des rendez-vous pris (contrats d'entretien, retraits, livraisons prévues, etc.) ; - signale les défauts et les pannes au niveau des équipements de bureau ; - effectue le suivi de la panne et/ou du dérangement à réparer ; - se charge du suivi du planning d'entretien du matériel de bureau, du parc de voitures ; - tient les personnes concernées informées de l'état d'avancement des dossiers et intervient en qualité d'intermédiaire ; - Prépare les dossiers professionnels et en assure le suivi (dossiers juridiques, dossiers du personnel, dossiers comptables, etc.) (co 01198) ; - utilise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.) ; - recherche des informations (complémentaires) ; - collecte tous les documents nécessaires ; - prépare les dossiers, le cas échéant, selon les instructions ; - gère les modalités administratives des dossiers ; - élabore les dossiers, le cas échéant, selon les instructions ; - tient les dossiers à jour ; 2.2. Description des compétences/activités à l'aide des éléments de descripteur 2.2.1. Connaissances - connaissance de base de l'administration des entreprises (facturation, documents de paiement, stock, etc.) ; - connaissance de base des techniques ergonomiques - connaissance de l'anglais : être capable de comprendre les éléments essentiels de textes standard clairs traitant de dossiers familiers fréquemment abordés dans le cadre professionnel, être capable de mener des entretiens dans la plupart des situations fréquentes sur le lieu de travail, pouvoir rédiger un texte simple au sujet de thèmes familiers dans le cadre de ses fonctions, être capable de donner une brève description des expériences et des événements qui interviennent dans un contexte professionnel. - connaissance du français :être capable de comprendre les éléments essentiels de textes standard clairs traitant de dossiers familiers fréquemment abordés dans le cadre professionnel, être capable de mener des entretiens dans la plupart des situations fréquentes sur le lieu de travail, pouvoir rédiger un texte simple au sujet de thèmes familiers dans le cadre de ses fonctions, être capable de donner une brève description des expériences et des événements qui interviennent dans un contexte professionnel. - connaissance des règles d'accueil ; - connaissance de la correspondance électronique ; - connaissance de normes rédactionnelles ; - connaissance de la gestion de l'agenda ; - connaissance des techniques de prise de notes ; - connaissance de la gestion des stocks ; - connaissance des méthodes de classement et d'archivage ; - connaissance de la gestion des dossiers ; - connaissance de la communication commerciale ; - connaissance des principes d'amabilité envers la clientèle ; - connaissance des techniques de numérisation ; - connaissance des techniques de sténographie ; - connaissance de la dactylographie ; - connaissance de logiciels bureautiques ; - connaissance des techniques de communication ; - connaissance des techniques d'enregistrement ; 2.2.2. Compétences Compétences cognitives - pouvoir poser des questions ciblées ; - pouvoir prendre des notes ; - pouvoir transférer les informations correctes sur le fond en temps opportun à la personne à laquelle/au service auquel elles sont destinées ; - pouvoir fournir des informations conformément aux directives ; - pouvoir utiliser la langue demandée par l'organisation ; - pouvoir orienter vers des tiers au sein de l'organisation ; - pouvoir agir aimablement en toutes circonstances ; - pouvoir traiter les plaintes de manière professionnelle ; - pouvoir contrôler les documents reçus ; - pouvoir sélectionner les documents à ouvrir ; - pouvoir déterminer le destinataire d'un envoi postal ou d'un courriel sur la base de l'adresse et/ou du contenu ; - pouvoir collecter, classer et distribuer du courrier, des dossiers, des colis, - pouvoir mettre des documents à disposition des départements ; - pouvoir réaliser un classement numérique ; - pouvoir gérer les informations de manière confidentielle ; - pouvoir collecter et effectuer les préparatifs nécessaires à l'envoi des documents (courrier, dossiers, colis, etc. ) ; - pouvoir prendre contact par téléphone avec les collaborateurs concernés en fonction de l'envoi ; - pouvoir prendre les notes nécessaires au sujet de la mission ; - pouvoir élaborer son propre planning ; - pouvoir utiliser des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur...) ; - pouvoir taper des textes ; - pouvoir taper à l'aveugle ; - pouvoir saisir des données ; - pouvoir rédiger des textes et des lettres en respectant l'identité graphique ; - pouvoir collecter et traiter des coordonnées et documents (identifier, coder, enregistrer, etc.) selon les consignes ; - pouvoir toujours actualiser les données des bases de données conformément aux consignes et aux procédures de l'organisation ; - pouvoir lire et contrôler les propres informations saisies ; - pouvoir contrôler le contenu et l'aspect linguistique des documents ; - pouvoir écrire sans faute dans la langue de l'organisation ; - pouvoir utiliser des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur...) ; - pouvoir dresser le procès-verbal lors des réunions ; - pouvoir rédiger un rapport sur la base des notes et en fonction du groupe cible ; - pouvoir envoyer le rapport aux participants ; - pouvoir collecter et traiter des coordonnées et documents (identifier, coder, enregistrer, etc.) selon les consignes ; - pouvoir rédiger des textes en utilisant la terminologie technique - pouvoir collecter, enregistrer, classer et gérer des données ; - pouvoir enregistrer les documents numériques par voie électronique ; - pouvoir utiliser le matériel de bureau (fax, copieur, etc.) ; - pouvoir contrôler les quantités requises ; - pouvoir faire preuve de flexibilité ; - pouvoir assurer la préparation pratique des événements ; - pouvoir dresser une liste des activités préparatoires à effectuer ; - pouvoir prendre des rendez-vous, des réservations ; - pouvoir réserver des salles de réunion ; - pouvoir se charger du catering ; - pouvoir prendre des contacts téléphoniques avec les services requis - pouvoir envoyer l'ordre du jour et les documents y afférents ; - pouvoir noter les personnes excusées ; - pouvoir convoquer les participants et organiser les possibilités d'inscription ; - pouvoir utiliser l'identité graphique ; - pouvoir respecter les procédures d'entreprise courantes ; - pouvoir s'adapter à la culture d'entreprise générale ; - pouvoir faire preuve de loyauté par rapport à l'entreprise ; - pouvoir régler les modalités de transport (conducteur, taxi, etc.) ; - pouvoir utiliser un logiciel de gestion des stocks ; - pouvoir calculer la quantité de produits à commander ; - pouvoir compléter un bon de commande ; - pouvoir contacter des fournisseurs ; - pouvoir sélectionner et tester de nouveaux produits ; - pouvoir demander des offres ; - pouvoir effectuer le suivi des rendez-vous pris (contrats d'entretien, retraits, planning des livraisons, etc.) - pouvoir effectuer le suivi du planning de l'entretien du matériel de bureau, du parc de voitures ; - pouvoir tenir les personnes concernées informées de l'état d'avancement des dossiers et intervenir en qualité d'intermédiaire ; - pouvoir chercher des informations (complémentaires) ; - pouvoir rassembler tous les documents nécessaires ; - pouvoir préparer les dossiers, le cas échéant, selon les instructions ; - pouvoir assurer la gestion administrative des dossiers ; - pouvoir suivre le cas échéant les dossiers selon les instructions ; - pouvoir tenir les dossiers à jour ; - pouvoir signaler les pannes et les défauts au niveau du matériel de bureau ; - pouvoir poser les questions nécessaires au sujet de la mission à effectuer ;

Aptitudes à résoudre des problèmes - être capable d'évaluer l'urgence de l'appel, de donner la priorité aux cas urgents et de les adresser au service/à la personne de contact concerné(e) ; - être capable d'assurer le suivi des pannes et/ou défauts à régler ; - être capable de fixer des priorités dans ses propres missions - être capable d'exécuter la mission dans les délais prévus ;

Aptitudes en matière de motricité - être capable de photocopier des documents ; - être capable d'enregistrer le courrier entrant ; - être capable de préparer des documents pour envoi ; - être capable d'enregistrer le courrier sortant ; - être capable de numériser les documents ; - être capable de classer les documents d'archives par catégorie ou rubrique (au moyen de codes) ; - être capable de réserver les médias ; - être capable d'enregistrer les données du stock ; - être capable de classer les documents dans le système d'archives ; - être capable d'adopter une position ergonomique. 2.2.3. Contexte Contexte d'environnement - Cette profession est exercée dans un environnement de bureau. - L'exercice de cette profession varie en fonction de la taille et des activités de l'entreprise. - Les procédures et la culture d'entreprise déterminent le contexte professionnel auquel le professionnel doit se plier. - Elle est exclusivement exercée dans un régime de jour. - La charge de travail varie en fonction des besoins de l'entreprise et/ou du département et correspond à la profession. - Les missions sont relativement variées, les procédures et le matériel sont connus. Le professionnel est tenu de fixer des priorités au sein de ses propres missions. - Les compétences sont susceptibles d'évoluer. - L'environnement de travail est structuré dans un contexte unique avec des échéances éventuelles. - Une bonne communication est essentielle dans le cadre de cette profession. - Les ordres de travail sont réguliers et sont réalisés de la meilleure manière possible dans les délais impartis. - La profession peut être exercée seul ou en équipe. - L'exercice de la profession est lié à des normes et réglementations en matière de sécurité, de santé, d'hygiène, de bien-être, d'environnement et d'établissement.

Contexte d'action - Agir de manière efficace, qualitative et orientée client en toutes circonstances. - Le professionnel effectuera sa mission avec soin. - Il veillera en permanence à la livraison des missions en temps utile. - Il communiquera efficacement avec le(s) supérieur(s) et les collègues. - Il agit de manière soignée, économique et écologique. - Certaines actions s'inscrivent dans le cadre d'une routine. - Travaille avec différents collègues dans le même local. - Fait preuve d'assertivité. 2.2.4. Autonomie Travaille de manière autonome pour : - exécuter la mission avec précision ; - définir l'ordre de réalisation des missions ; - définir la manière dont la mission sera réalisée ;

Est tenu(e) par : - un contrôle final de la mission ; - les délais impartis ; - les règles et procédures en vigueur au sein de l'organisation ; - la réglementation en matière de sécurité, d'hygiène, de santé et d'environnement ;

Fait appel : - au supérieur/au responsable en cas de doute ; - à l'équipe/aux collègues en cas de manque d'information ; - au responsable en cas de matériel défectueux ; 2.2.5. Responsabilité - le tri et la distribution du courrier (électronique) interne entrant ; - la préparation, le tri et l'envoi du courrier sortant ; - la réception, le contrôle et la demande d'instructions au sujet notamment des délais et des quantités d'informations à traiter ; - l'introduction ou la numérisation (textes, chèques, données, etc. rédigés à la main, etc.) de documents ; - le contrôle de l'exactitude des informations saisies ; - la correction de ses propres fautes ; - l'indexation, le classement et l'archivage des documents ; - la réaliser de copies ; - la prise en charge du soutien logistique lors des réunions et des événements à la demande du donneur d'ordre ; - la réalisation de missions administratives assimilées ad hoc pour d'autres services ; - le respect de la culture, des procédures et des règles ; - l'accueil et l'orientation des clients, fournisseurs, visiteurs, la prise de messages et de rendez-vous ; - la réception des documents à traiter, contrôle et demande d'informations relatives aux délais, à la quantité, etc. - la prise en charge administrative lors des réunions et des événements ; - l'organisation de déplacements du responsable ou des membres de l'équipe ; - le suivi du stock de l'économat, la constatation de ruptures de stock et l'envoi de commandes ; - la prise en charge d'un soutien logistique limité de l'aménagement des bureaux ; - la préparation et le suivi de dossiers professionnels (dossiers juridiques, dossiers du personnel et dossiers comptables, etc.). 2.3. Attestations 2.3.1. Attestations légales Des attestations ne sont pas requises. 2.3.2. Attestations requises Aucune exigence. 2.3.3. Conditions d'accès Aucune exigence.

Vu pour être joint à l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 janvier 2016 portant reconnaissance de la qualification professionnelle de collaborateur administratif polyvalent.

Bruxelles, le 8 janvier 2016.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, G. BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Enseignement, H. CREVITS Le Ministre flamand de l'Emploi, de l'Economie, de l'Innovation et des Sports, Ph. MUYTERS