COMMISSION COMMUNAUTAIRE FRANÇAISE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

29 AVRIL 1999. - Arrêté du Collège de la Commission communautaire française concernant l'application du décret du 4 mars 1999 organisant l'agrément et le subventionnement des centres de coordination de soins et services à domicile et des services de soins palliatifs et continués

Le Collège, Vu les articles 128, 138 et 163 de la Constitution.

Vu le décret du 4 mars 1999 organisant l'agrément et le subventionnement des centres de coordination de soins et services à domicile et des services de soins palliatifs et continués;

Vu l'avis de la section « Aide et soins à domicile » du Conseil consultatif bruxellois francophone de l'Aide aux Personnes et de la Santé donné le 11 mars 1999 et le 23 mars 1999;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 5 mars 1999;

Vu l'accord du membre du Collège chargé du budget donné le 22 mars 1999;

Vu l'urgence motivée par le fait qu'il s'impose de prendre rapidement les mesures nécessaires pour l'exécution du décret du 4 mars 1999, puisque celui-ci est entré en vigueur le 1er avril 1999 et qu'il peut bénéficier à d'autres centres ou services que ceux auxquels s'appliquent les dispositions transitoires contenues à l'art. 45 du décret du 4 mars 1999;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, donné le 7 avril 1999, en application de l'article 84, alinéa 1er, 2°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Membre du Collège compétent pour la politique de santé, après délibération, Arrête : CHAPITRE Ier. - Procédure d'agrément Section 1. - Demande d'agrément provisoire

Article 1er.Pour être recevable, la demande d'agrément provisoire doit être introduite auprès du membre du Collège, accompagnée d'un projet et d'un dossier administratif établis suivant un modèle fourni par l'administration comprenant les éléments suivants : 1° les renseignements relatifs à l'identification du pouvoir organisateur du centre de coordination ou du service, dont au moins le nom des personnes habilitées à représenter le service et : a) les statuts actualisés publiés au Moniteur belge, b) la liste des membres de l'assemblée générale et du conseil d'administration, c) le numéro de compte bancaire du centre de coordination ou du service;2° une note spécifiant de quelle manière il est répondu aux dispositions des articles 3 à 9 ou 25 à 34 du décret et détaillant avec précision la ou les missions assumées par le centre de coordination ou le service ainsi que le relevé des conventions de collaboration visées à l'article 11 du décret;3° un document précisant le territoire couvert par le centre de coordination ou le service tel que prévu à l'article 6 du décret;4° un document indiquant la composition de l'équipe, la fonction, la qualification, la formation et la durée des prestations de ses membres, conformément aux articles 13 et 32 du décret;5° un document mentionnant l'adresse du siège social et du siège d'activité;6° un document attestant que le centre de coordination ou le service a souscrit une assurance en responsabilité civile et professionnelle et est couvert pour l'année en cours;7° un plan succinct des différents locaux affectés aux activités du centre de coordination ou du service, ainsi que l'identification de leur destination et le contrat de location, de vente ou d'autre nature;8° un document mentionnant les heures d'ouverture du centre de coordination ou du service ainsi que, s'il échet, celles des services de garde et des systèmes d'urgence; Le dossier ainsi complété doit être certifié sincère, complet et conforme. Il doit être daté et signé par la ou les personnes habilitées à représenter le service.

Art. 2.Lorsque l'administration dispose du projet et du dossier administratif, elle notifie au demandeur un accusé de réception, signale les éléments manquants ou incomplets en l'invitant à y remédier et instruit la demande lorsque le dossier est complet. Section 2. - Agrément provisoire

Art. 3.Le membre du Collège transmet au Conseil consultatif la demande d'agrément provisoire du centre de coordination ou du service ainsi que le rapport administratif. Celui-ci examine la demande et transmet son avis au membre du Collège dans les deux mois de sa saisine. Le membre du Collège peut fixer un délai plus court en cas d'urgence.

Le Collège statue sur la demande et notifie sa décision au demandeur.

L'agrément provisoire mentionne les éléments suivants : 1° l'identification du centre de coordination ou du service;2° le lieu d'activité et, s'il échet, le territoire desservi;3° la catégorie dans laquelle le centre de coordination ou le service est agréé;4° la date d'entrée en vigueur de l'agrément provisoire.

Art. 4.Le Collège peut à tout moment retirer l'agrément provisoire d'un centre de coordination si celui-ci ne respecte plus les conditions d'agrément prévues aux articles 5 à 18 du décret du 4 mars.

Le Collège peut à tout moment retirer l'agrément provisoire d'un service de soins palliatifs et continués si celui-ci ne respecte pas les conditions d'agrément prévues aux articles 27 à 38 du décret du 4 mars.

Il notifie par lettre recommandée avec accusé de réception une proposition motivée de retrait d'agrément au centre de coordination ou au service et en communique copie au Conseil consultatif.

Art. 5.Pendant la période couvrant l'agrément provisoire, l'administration procède à une inspection afin de déterminer si le centre de coordination ou le service fonctionne conformément au décret et au présent arrêté. Section 3. - Demande d'agrément

Art. 6.Six mois au plus tard après la date d'entrée en vigueur de l'agrément provisoire, le centre de coordination ou le service introduit auprès du membre du Collège, une demande d'agrément, accompagné d'un projet et d'un dossier administratif établis suivant un modèle fourni par l'administration et comprenant les éléments actualisés prévus à l'article 1 du présent arrêté.

Art. 7.Après réception du dossier susvisé, l'administration notifie au demandeur un accusé de réception, instruit la demande et s'assure que le centre de coordination ou le service fonctionne conformément au décret et au présent arrêté.

Art. 8.Le membre du Collège transmet, au Conseil consultatif, la demande du centre de coordination ou du service, une synthèse de l'avis administratif et du rapport de l'inspection. Celui-ci examine la demande et transmet son avis au Membre du Collège dans les deux mois de sa saisine. Le membre du Collège peut fixer un délai plus court en cas d'urgence.

Art. 9.Le Collège statue sur la demande d'agrément, et notifie sa décision au centre de coordination ou au service. Section 4. - Modifications de l'agrément

Art. 10.Si, au cours de la période d'agrément, les données visées à l'article 1 du présent arrêté subissent des modifications, celles-ci sont immédiatement communiquées au membre du Collège.

Art. 11.En cas de modification des éléments prévus à l'article 1er, alinéa 1er, 1°, a) et 2° ou 8°, une demande de modification de l'agrément est introduite.

Art. 12.La demande de modification de l'agrément est instruite suivant les règles applicables à la demande de l'agrément. Section 5. - Renouvellement d'agrément

Art. 13.La demande de renouvellement d'agrément est introduite par le centre de coordination ou le service au plus tard six mois avant le terme de l'agrément en cours. Elle est accompagnée d'un projet et d'un dossier administratif tels que visés à l'article 1 du présent arrêté.

Après réception du dossier susvisé, l'administration notifie au demandeur un accusé de réception, instruit la demande et s'assure que le service fonctionne conformément au décret.

Art. 14.La procédure de renouvellement est celle définie aux articles 7 à 9 du présent arrêté. Section 6. - Retrait d'agrément

Art. 15.Le Collège peut, à tout moment, retirer l'agrément en application de l'article 19, § 4 du décret.

Il notifie par lettre recommandée contre accusé de réception une proposition motivée de retrait d'agrément au centre de coordination ou au service et en communique une copie au Conseil consultatif.

Le centre de coordination ou le service dispose d'un délai d'un mois, à partir du jour de la notification de la proposition, pour introduire ses observations auprès du membre du Collège qui en transmet une copie au Conseil consultatif.

Celui-ci examine la proposition de retrait d'agrément et transmet son avis au Collège dans un délai de deux mois prenant cours au jour de sa saisine. Passé ce délai, l'avis est négligé.

La décision du Collège est notifiée au centre de coordination ou au service par lettre recommandée. Section 7. - Fermeture volontaire

Art. 16.Lorsque le pouvoir organisateur décide de fermer volontairement le centre de coordination ou le service, il communique cette décision au membre du Collège, au plus tard, trois mois avant la fermeture. CHAPITRE II. - Conditions d'agrément des centres de coordination Section 1. - Services et systèmes de garde

Art. 17.§ 1er. Le système de garde visé à l'article 8 § 2 du décret doit répondre aux conditions suivantes : 1° Etre assuré par une personne disposant des informations requises lui permettant d'apporter une réponse adaptée à la demande du bénéficiaire à propos de chaque prestataire.2° S'engager à envoyer au bénéficiaire un prestataire infirmier en dehors des jours et heures ouvrables. Les jours et heures ouvrables sont du lundi au vendredi entre 7 heures et 18 heures.

Lorsque le centre de coordination n'assure pas lui-même la totalité de la garde 24h/24h et 7 jours/7, il conclut une convention avec le service assurant pour lui une partie de la garde. Cette convention qui précise notamment la qualification du personnel de garde, les obligations réciproques du centre de coordination et du service de garde et les jours et plages horaires concernés est jointe à la demande d'agrément du centre de coordination. § 2. Le système de garde visé à l'art. 9 § 2 du décret doit répondre aux conditions suivantes : 1° être assuré par une personne disposant des informations requises lui permettant d'apporter une réponse adaptée à la demande du bénéficiaire à propos de chaque prestataire.2° lorsque le centre de coordination n'assure pas lui-même la totalité de la garde 24h/24h et 7 jours/7, il conclut une convention avec le service assurant pour lui une partie de la garde.Cette convention qui précise notamment la qualification du personnel de garde, les modalités d'accès continu aux dossiers de coordination des patients, les obligations réciproques du centre de coordination et du service de garde et les jours et plages horaires concernés est jointe à la demande d'agrément du centre de coordination. Section 2. - Conventions avec les prestataires de soins et de services

Art. 18.§ 1er Les conventions conclues entre le centre de coordination et les prestataires ou groupements de prestataires prévoient que la communication réciproque des informations s'effectue par les moyens suivants : 1° par tout moyen de télécommunications;2° par les réunions organisées par le centre de coordination en vertu de l'article 16 du décret;3° par l'utilisation de la fiche de liaison visée à l'article 15, § 2 du décret. § 2 Le centre de coordination s'engage à fournir au prestataire tout renseignement concernant le bénéficiaire, nécessaire pour pouvoir prester ses soins ou services. § 3 Le prestataire s'engage à informer le centre de coordination de l'évolution et du suivi de la situation et des besoins du bénéficiaire. Section 3. - Personnel du centre de coordination

Art. 19.§ 1er Le centre de coordination de catégorie 1 dispose de deux coordinateurs équivalents temps plein. La durée de temps de travail ne peut être inférieure à un mi-temps. § 2. Le centre de coordination de catégorie 2 dispose de trois équivalents temps-plein de coordinateur et d'un équivalent temps-plein administratif ainsi que d'un mi-temps de personnel de direction. La durée du temps de travail ne peut être inférieure à un mi-temps. § 3. Le centre de coordination de catégorie 3 dispose de quatre équivalents temps-plein de coordinateur de jour et de quatre équivalents temps plein de coordinateur de nuit et d'un équivalent temps-plein administratif ainsi que d'un équivalent temps-plein de personnel de direction. La durée du temps de travail ne peut être inférieure à un mi-temps.

Art. 20.Avant d'engager du personnel nouveau, le centre de coordination est tenu d'engager dans le cadre du présent décret le personnel ACS déjà engagé par le centre de coordination et qui répond aux qualifications exigées. Pour le personnel ACS exerçant actuellement des fonctions de coordination et ne répondant pas aux qualifications exigées, le centre de coordination est tenu de demander au membre du Collège une dérogation. Section 4. - Fonctionnement

Art. 21.Le dossier de coordination visé à l'article 15, § 1er du décret contient notamment les éléments suivants : 1° les données administratives concernant le bénéficiaire : nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, mutuelle 2° les données sociales 3° les caractéristiques du logement : étage, ascenseur, salle de bains, sanitaires, chauffage, téléphone 4° une analyse des besoins du bénéficiaire en matière de soins et services 5° le plan de soutien mis en place par le centre de coordination en concertation avec le médecin traitant : type, fréquence, durée estimée et éventuellement horaire des soins et services mis en place ainsi que les intervenants extérieurs : famille, entourage 6° les observations transmises par les prestataires sur la situation du bénéficiaire suivant les modalités prévues à l'article 20 du présent arrêté 7° une évaluation régulière et en fin de prise en charge, en concertation avec le médecin traitant, par le coordinateur du plan de soutien.

Art. 22.La fiche de liaison visée à l'article 15 § 2 du décret est établie suivant le modèle établi par l'administration et contient notamment les éléments suivants : 1° un document reprenant les soins infirmiers prestés;2° un document reprenant les soins de kinésithérapie prestés;3° un document reprenant les prestations des aides familiales, seniors et ménagères;4° un document reprenant les autres prestations;5° un document destiné à la transmission de messages entre prestataires.

Art. 23.Le centre de coordination organise les réunions visées à l'article 16, § 1er du décret au minimum deux fois par mois. Le médecin traitant est invité à ces réunions.

Les prestataires signent un registre de présence. Ce registre contient un procès-verbal succinct de la réunion sans mention des noms des bénéficiaires dont la situation a été évoquée en réunion.

Art. 24.Le rapport statistique visé à l'article 18 du décret est établi suivant le modèle établi par l'administration.

Il comprend une fiche signalétique du centre de coordination, les statistiques d'activités du centre de coordination, des données concernant les bénéficiaires. CHAPITRE III. - Catégories de centres de coordination et programmation

Art. 25.Outre les critères visés à l'article 20 du décret, les critères quantitatifs et qualitatifs par catégorie sont les suivants : 1° la moyenne annuelle du nombre de bénéficiaires pour lesquels un plan de soutien a été établi 2° le pourcentage de prestations effectuées en dehors des heures et jours ouvrables (par type de prestations) 3° le choix des menus et la possibilité de menus adaptés 4° l'utilisation d'un questionnaire à usage du bénéficiaire ou de son entourage sur les soins et services prestés. Ce questionnaire est joint au dossier individuel du bénéficiaire après 3 mois de prise en charge ou à la fin de celle-ci si la période de prise en charge est plus courte.

Art. 26.Les centres de coordination remplissent les conditions suivantes : Pour la consultation du tableau, voir image CHAPITRE IV. - Octroi des subventions aux centres de coordination

Art. 27.Les subventions pour frais de personnel tiennent compte de l'évolution de l'ancienneté et de l'indexation. L'indexation suit les règles régissant l'indexation des rémunérations dans les services publics.

Art. 28.§ 1er. L'indemnité forfaitaire par prestataire et par réunion visée à l'article 24 du décret est fixée à 500 francs. Le montant maximal annuel de ces indemnités est fixé à : 1° 100.000 francs pour un centre de coordination de catégorie 1; 2° 200.000 francs pour un centre de coordination de catégorie 2; 3° 300.000 francs pour un centre de coordination de catégorie 3.

Ce montant est inclus dans le montant forfaitaire total fixé à l'article 29 du présent arrêté. § 2. L'indemnité de garde à domicile du personnel infirmier du centre de coordination de catégorie 3 est fixée à 1.000 francs par nuit ou par journée non ouvrable pendant laquelle le prestataire est appellable par le centre de coordination. Elle ne couvre pas les prestations effectuées par le prestataire pendant ces périodes. Ces indemnités sont incluses dans le montant forfaitaire total fixé à l'article 29 du présent arrêté. § 3. L'indemnité annuelle de formation est fixée à 10.000 frs par équivalent temps plein. Ce montant est inclu dans le montant forfaitaire total fixé à l'article 29 du présent arrêté.

Art. 29.Le montant forfaitaire annuel total pour frais de fonctionnement est fixé comme suit : 1° 600.000 francs pour un centre de catégorie 1; 2° 1.200.000 francs pour un centre de catégorie 2; 3° 2.400.000 francs pour un centre de catégorie 3.

Art. 30.Les subventions sont liquidées par avances trimestrielles de 25 % de la subvention totale au 15 février, 15 mai et 15 août et 20 % de la subvention totale au 15 novembre.

Le solde de la subvention est liquidé au plus tard le 30 novembre de l'année qui suit l'exercice pour autant que les pièces justificatives, les comptes et bilans et le rapport d'activités visé à l'article 18 du décret, aient été remis au plus tard le 31 mai de l'année suivant l'exercice visé.

Les frais de fonctionnement admissibles aux subventions sont fixés à l'annexe du présent arrêté. CHAPITRE V. - Conditions d'agrément des services de soins palliatifs et continués Section 1. - Services de garde

Art. 31.§ 1er Le service de garde et de surveillance visé à l'article 33, § 1er du décret répond aux conditions fixées à l'article 9 du décret et à l'article 17, § 1 du présent arrêté pour les centres de coordination. § 2 Le service de garde visé à l'article 33, § 2 du décret répond aux conditions fixées à l'article 17, § 2, du présent arrêté et doit être capable d'envoyer au patient un infirmier du service ou du centre de coordination avec lequel il collabore, en dehors des jours et heures ouvrables. Section 2. - Personnel du service

Art. 32.L'expérience en matière de soins palliatifs et continués visée à l'article 32 du décret doit être de deux ans minimum et avoir été acquise : 1° soit en milieu hospitalier spécialisé en soins palliatifs;2° soit dans une équipe d'un service de soins palliatifs et continués ou d'une association active en matière de soins palliatifs et continués.Cette exigence ne concerne pas le personnel administratif.

Le membre du Collège peut accorder une dérogation à cette exigence lorsqu'un travailleur participe à une formation continuée en soins palliatifs. Section 3. - Fonctionnement

Art. 33.Le dossier visé à l'article 35 du décret contient au minimum les éléments suivants : 1° les données administratives concernant le patient : nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, mutuelle;2° les données sociales;3° une analyse des besoins du patient en matière de soins palliatifs et continués;4° les soins mis en place ainsi que les collaborations prévues et réalisées;5° une évaluation régulière et en fin de la prise en charge, de la situation du patient, en concertation avec le médecin traitant.

Art. 34.Le rapport statistique visé à l'article 38 du décret est établi suivant le modèle fixé par l'administration.

Il comprend une fiche signalétique du service, les statistiques d'activités du service et des données concernant les patients. CHAPITRE VI. - Octroi des subventions aux services

Art. 35.§ 1er Le montant de la subvention forfaitaire accordée est fixé sur base du nombre de missions accomplies, par catégorie. 1° pour la catégorie 1 : 1.300.000 francs pour l'exercice de la mission visée à l'article 26, 4°; 2° pour la catégorie 2 : 2.750.000 francs pour l'exercice des missions visées à l'article 26, 3° et 4°; 3° pour la catégorie 3 : 2.750.000 francs pour l'exercice des missions visées à l'article 26, 2° et 3; 4° pour la catégorie 4 : 3.500.000 francs pour l'exercice de la mission visée à l'article 26, 1; 5° pour la catégorie 5 : 7.500.000 francs pour l'exercice des missions visées à l'article 26, 1°, 2°, 3° et 4°. § 2° Lorsque le service bénéficie d'une subvention octroyée en vertu d'une autre législation pour des activités du même type que celles pour lesquelles le service est agréé, le Collège réduit la subvention forfaitaire prévue au 1°, en fonction du montant de cette autre subvention et de l'importance des dépenses non couvertes par celles-ci. § 3° Etant donné l'hétérogénéité des services, le volume d'activités des services sera apprécié par le Collège sur base du rapport statistique visé à l'art. 38 du décret.

Art. 36.Les subventions sont liquidées par avances trimestrielles de 25 % de la subvention totale au 15 février, 15 mai et 15 août et 20 % de la subvention totale au 15 novembre.

Le solde de la subvention est liquidé au plus tard le 30 novembre de l'année qui suit l'exercice pour autant que les pièces justificatives, les comptes et bilans; et le rapport d'activités visé à l'article 38 du décret, aient été remis au plus tard le 31 mai de l'année suivant l'exercice visé.

Les frais de fonctionnement admissibles aux subventions sont fixés à l'annexe du présent arrêté. CHAPITRE VII. - Dispositions finales

Art. 37.Le membre du Collège compétent pour la santé est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Art. 38.Le présent arrêté entre en vigueur au 1er mai 1999.

Bruxelles, le 29 avril 1999.

Par le Collège, Le Membre du Collège chargé de la Santé, E. TOMAS Le Président du Collège chargé du Budget, H. HASQUIN

Annexe FRAIS DE FONCTIONNEMENT ADMISSIBLES DANS LE CADRE DU DECRET DU 4 MARS 1999 a) Centre de Coordination Frais de gestion du personnel de coordination Médecine du travail Frais d'inscription à des Séminaires-colloques Supervision Secrétariat social Frais de recrutement Indemnité de garde à domicile des prestataires de soins Frais d'assistance aux réunions de coordination Frais de formation Frais de fonctionnement Loyer * Mazout de chauffage * Electricité * Gaz * Eau * Téléphone * Poste * Fournitures de bureau * Fournitures informatiques * Entretien des locaux * Matériel et mobilier de bureau * Assurance véhicule * Véhicule (leasing) * Taxes régionales * Taxes communales * Honoraires comptables Publicité et annonces Frais de réunion (max 120 FB par personne et par réunion) Autres honoraires (justifiés par des factures et des fiches fiscales si non assujetti TVA) * à répartir suivant une clé établie par le centre b) les services de soins palliatifs et continués Frais de gestion du personnel subventionné Médecine du travail Frais d'inscription à des Séminaires-colloques Formation continuée Secrétariat social Frais de recrutement Supervision Frais de fonctionnement Loyer * Mazout de chauffage * Electricité * Gaz * Eau * Téléphone * Poste * Fournitures de bureau * Fournitures informatiques * Entretien des locaux * Matériel et mobilier de bureau Assurance Véhicule Véhicule (leasing) Taxes communales * Taxes régionales * Honoraires comptables Autres honoraires (justifiés par des factures et des fiches fiscales si non assujetti TVA) Publicité et annonces Frais de réunion (max 120 FB par personne et par réunion) * à répartir suivant une clé établie par le centre Vu pour être annexé à l'arrêté du Collège de la Commission communautaire française du 29 avril 1999 concernant l'application du décret du 4 mars 1999 organisant l'agrément et le subventionnement des centres de coordination de soins et services à domicile et des services de soins palliatifs et continués.