COMMISSION COMMUNAUTAIRE FRANÇAISE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

17 JUILLET 1997. Arrêté du Collège de la Commission communautaire française du 17 juillet 1997 portant exécution du décret de la Commission communautaire française du 11 juillet 1996 relatif à la publicité de l'administration

Le Collège de la Commission communautaire française, Vu le décret de la Commission communautaire française du 11 juillet 1996 relatif à la publicité de l'administration, notamment les articles 4, 1°, 6 alinéa 2, 7, alinéa 2, 10, § 1er et 13;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 29 avril 1997;

Vu l'accord du Ministre chargé du Budget;

Vu la délibération du Collège de la Commission communautaire française du 14 mai 1997 sur la demande d'avis du Conseil d'Etat dans le délai d'un mois;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, donné le 7 juillet 1997, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Ministre, membre du Collège chargé de la Fonction publique, Arrête :

Article 1er.Le présent arrêté règle une matière visée aux articles 127 et 128 de la Constitution, en vertu de l'article 138 de la Constitution. CHAPITRE Ier. - Définitions

Art. 2.Au sens du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : - décret : le décret de la Commission communautaire française du 11 juillet 1996 relatif à la publicité de l'administration; - autorité administrative : l'autorité administrative communautaire visée à l'article 2 du décret; - Commission : la Commission d'accès aux documents administratifs au sein de la Commission communautaire française, visée à l'article 10, § 1er, du décret; - fonctionnaire de la Commission communautaire française : les agents nommés à titre définitif dans les Services du Collège de la Commission communautaire française et dans les personnes morales de droit public relevant de la Commission communautaire française. CHAPITRE II. - Des demandes de consultation et de rectification

Art. 3.Les demandes de consultation ou de copie de documents administratifs, visées à l'article 5 du décret, ainsi que les demandes de rectification de documents administratifs, visées à l'article 9 du décret, sont introduites : 1° soit par le demandeur qui se présente personnellement à l'autorité administrative concernée et qui remet à celle-ci, après l'avoir complété et signé, un formulaire de demande;2° soit par écrit, par une lettre adressée à l'autorité administrative concernée, avec mention du nom et de l'adresse du demandeur. Le demandeur indique dans le formulaire de demande visé à l'alinéa 1er, 1°, ou la lettre visée à l'alinéa 1er, 2°, s'il souhaite prendre réception personnellement de la copie auprès de l'autorité administrative ou si cette copie doit lui être transmise par la poste.

Art. 4.La délivrance d'une copie d'un document administratif est soumise au paiement d'une rétribution calculée par document administratif et par demande, avec un minimum de F 50.

Art. 5.§ 1er. Lorsque la copie d'un document administratif est fournie en version « noir et blanc » dans un format qui ne dépasse pas le format A4, la rétribution est fixée à 2 francs la page.

Toutefois, lorsque le document comporte plus de cent pages, la rétribution est ramenée à 1 franc la page à partir de la cent et unième. § 2. Lorsque la copie d'un document administratif est fournie en version « noir et blanc » dans un format supérieur au format A4, mais ne dépassant pas le format A3, les rétributions fixées au § 1er sont doublées. § 3. Lorsqu'un document administratif comprend des pages de format différents visés aux §§ 1er et 2, la rétribution est calculée comme s'il s'agissait de deux demandes distinctes. § 4. Lorsque la copie d'un document administratif est demandée en tout ou en partie en version couleur, ou dans un format supérieur au format A3, ou sur un support différent du papier, la rétribution correspond au prix coûtant.

Art. 6.Les rétributions fixées par le présent arrêté sont payables au comptant si la copie est reçue par le demandeur auprès de l'autorité administrative. Cette dernière délivre un récépissé à titre de preuve de paiement.

Si la copie est transmise au demandeur par la Poste, les rétributions sont payées préalablement à cette transmission, par virement ou versement au compte chèque postal du comptable des recettes de l'autorité concernée. Dans ce cas, les frais de port s'ajoutent au montant des rétributions.

Art. 7.Les demandes écrites de consultation ou de copie de documents administratifs, visées à l'article 5 du décret, ainsi que les demandes de rectification de documents administratifs, visées à l'article 9 du décret, sont consignées par l'administration dans un registre, classées par date de réception.

Mention est faite dans ce registre des suites réservées aux demandes. CHAPITRE III. - De la Commission Section Ire. - Composition

Art. 8.La Commission se compose de cinq membres dont un président et un vice-président.

Chaque membre a un suppléant.

Art. 9.Les membres de la Commission et leurs suppléants sont nommés par le Collège sur la proposition du Ministre, membre du Collège ayant la Fonction publique dans ses attributions.

Le président de la Commission, ainsi que son suppléant, sont désignés parmi les membres francophones du Conseil d'Etat ou de son Auditorat.

Deux membres et leurs suppléants sont désignés parmi les fonctionnaires de rang 13 ou plus de la Commission communautaire française et des personnes morales de droit public relevant de celle-ci, les membres en question ne pouvant appartenir au même service.

Deux membres et leurs suppléants sont désignés en raison de leur connaissance approfondie dans le domaine de la publicité de l'administration. Ils doivent être titulaires d'un diplôme universitaire et ne peuvent pas être fonctionnaires de la Commission communautaire française ou d'une personne morale de droit public relevant de celle-ci.

Le vice-président est désigné au sein de l'une des deux catégories définies dans les deux alinéa qui précèdent.

Art. 10.Les membres de la Commission et leur suppléant sont désignés pour un mandat renouvelable de cinq ans.

En cas d'empêchement ou d'absence d'un des membres, celui-ci est remplacé par son suppléant.

Les membres de la Commission peuvent être relevés de leur charge en cas de manquement à leurs devoirs ou d'atteinte à la dignité de leur fonction.

Le suppléant achève le mandat de son prédécesseur au cas où ce dernier démissionne ou cesse pour une raison quelconque de faire partie de la Commission.

Art. 11.Le siège de la Commission est établi dans les locaux des services du Collège de la Commission communautaire française, boulevard de Waterloo 100-103, à 1000 Bruxelles.

Art. 12.Le Secrétariat en est assuré par un fonctionnaire de niveau 1 des services du Collège de la Commission communautaire française. Section II. - Procédure

Art. 13.Les demandes individuelles visées à l'article 10, § 2, du décret sont adressées par envoi recommandé au président de la Commission d'accès aux documents administratifs, aux services du Collège de la Commission communautaire française, boulevard de Waterloo 100-103, à 1000 Bruxelles. Section III. - Fonctionnement

Art. 14.Dès réception par la Commission d'une demande visées à l'article 10, § 2, du décret, le secrétaire en informe l'autorité administrative compétente.

L'autorité administrative en question est tenue de communiquer à la Commission tous les éléments de droit et de fait ainsi que tous les documents et renseignements qui ont motivé son refus de satisfaire à la demande du requérant.

Art. 15.Le président de la Commission fixe la date des réunions et en établit l'ordre du jour.

Le secrétaire envoie au président et à chaque membre de la Commission, pour chaque réunion de celle-ci, une convocation contenant l'ordre du jour, accompagnée de la documentation nécessaire.

Chaque convocation est envoyée au moins cinq jours ouvrables avant la date de la réunion.

Art. 16.La Commission peut, pour chaque point inscrit à l'ordre du jour, décider d'entendre toute personne qu'elle estime utile à sa décision.

Art. 17.Le président dirige les débats. Il signe, avec le Secrétaire, toutes correspondances et avis émis au nom de la Commission.

Art. 18.Le membre qui a un intérêt personnel à une délibération de la Commission se fait remplacer par son suppléant. Il en est de même lorsqu'un de ses parents ou alliés jusqu'au quatrième degré a un pareil intérêt.

Le membre dirigeant d'un service administratif se fait remplacer par son suppléant lorsque la Commission est appelée à délibérer sur les matières qui concernent l'entité qu'il dirige.

Art. 19.La Commission ne peut délibérer valablement que si son président, ou son suppléant, ainsi que deux autres membres désignés chacun dans une catégorie différente en fonction de l'article 8 alinéa 3 et 4, sont présents.

Les avis sont donnés à la majorité absolue des suffrages exprimés.

En cas de parité des voix, celle du président est prépondérante.

Art. 20.Les avis émis par la Commission sont motivés.

Art. 21.Le secrétaire transmet, pour approbation, les procès-verbaux aux membres de la Commission dans un délai de cinq jours à dater de la réunion.

Il transmet par pli recommandé dans le même délai l'avis à chaque demandeur et à l'autorité administrative concernée.

Les avis transmis à la demande d'une autorité administrative sont transmis à l'autorité concernée par pli recommandé dans le même délai.

Art. 22.La Commission peut établir un règlement d'ordre intérieur.

Celui-ci est adopté à la majorité des deux-tiers, l'ensemble des membres de la Commission étant présent, et est soumis à l'approbation du membre du Collège, chargé de la Fonction publique. Section IV. - Dispositions budgétaires

Art. 23.Les frais de fonctionnement de la Commission et de son secrétariat sont à charge de l'administration de la Commission communautaire française.

Art. 24.La participation aux réunions de la Commission donne droit, à un jeton de présence dont le montant est fixé comme suit : - président : F 1 200; - autre membre : F 1 000.

Les jetons de présence couvrent les travaux accessoires aux séances de travail, ainsi que les frais de déplacement. CHAPITRE IV. - Dispositions finales

Art. 25.Le présent arrêté entre en vigueur au jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 26.Le membre du Collège, chargé de la Fonction publique est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 17 juillet 1997.

Par le Collège : E. TOMAS, Ministre, Membre du Collège, chargé de la Fonction publique H. HASQUIN, Ministre, Président du Collège, chargé du Budget