COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE DE BRUXELLES-CAPITALE

7 MAI 1998. - Arrêté du Collège réuni relatif aux procédures et normes d'agrément, à l'octroi de subventions et aux conventions concernant les services de santé mentale

Le Collège réuni, Vu l' ordonnance du 17 juillet 1997Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 17/07/1997 pub. 22/10/1997 numac 1997031354 source commission communautaire commune de la region de bruxelles-capitale Ordonnance relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale fermer relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale;

Vu l'avis de la Section des institutions et services de santé mentale du Conseil consultatif de la santé et de l'aide aux personnes, donné le 7 mai 1997;

Vu les avis de l'Inspecteur des Finances, donnés les 1er février 1995 et 14 mars 1997;

Vu l'accord des Membres du Collège réuni, compétents pour le budget;

Vu la délibération du Collège réuni du 9 octobre 1997 sur la demande d'avis au Conseil d'Etat dans un délai d'un mois;

Vu l'avis du Conseil d'Etat donné le 18 novembre 1997, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition des Membres du Collège réuni, compétents pour la politique de santé;

Après en avoir délibéré, Arrête : CHAPITRE Ier. - Généralité

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par : 1° ordonnance : l' ordonnance du 17 juillet 1997Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 17/07/1997 pub. 22/10/1997 numac 1997031354 source commission communautaire commune de la region de bruxelles-capitale Ordonnance relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale fermer relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale;2° service : le service de santé mentale défini à l'article 2, 1°, de l'ordonnance;3° pouvoir organisateur : le pouvoir organisateur du service;4° convention : la convention visée à l'article 3, alinéa 2, de l'ordonnance;5° Membres du Collège réuni : les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique de santé;6° administration : les services du Collège réuni de la Commission communautaire commune. CHAPITRE II. - Procédure d'agrément Section 1re. - Demande d'agrément

Art. 2.La demande d'agrément doit être introduite auprès des Membres du Collège réuni, accompagnée d'un dossier administratif, comprenant : 1° un document mentionnant des renseignements relatifs à l'identification du pouvoir organisateur, dont au moins le nom des personnes habilitées à représenter le service;s'il s'agit d'une association sans but lucratif, en outre : a) les statuts actualisés publiés au Moniteur Belge;b) la liste des membres de l'assemblée générale et du conseil d'administration;2° une note spécifiant de quelle manière il est répondu aux dispositions des articles 5 à 12 de l'ordonnance et détaillant avec précision les missions générales ainsi que le ou les projets spécifiques assumés par le service ainsi qu'une copie des accords de partenariat et des conventions de collaboration;3° un document décrivant le territoire tel que défini à l'article 17;4° un document indiquant la composition sollicitée de l'équipe, la fonction, la qualification, la formation et la durée des prestations de ses membres, conformément à la section 3 du chapitre III du présent arrêté;5° un document mentionnant le nom de la ou des personnes chargées au sein de l'équipe de la direction médicale et de la coordination générale du service;6° par centre d'activité, une attestation en matière de sécurité-incendie délivrée par le bourgmestre sur la base d'un rapport du service d'incendie, datant de moins d'un an et certifiant que la réglementation applicable en la matière est respectée;7° un document attestant que le service a souscrit une assurance en responsabilité civile et professionnelle et est couvert pour l'année en cours;8° le plan des différents locaux affectés aux activités du service, ainsi que l'identification de leur destination;9° par centre d'activité, une copie du contrat de location ou d'un acte d'achat ou portant un autre droit réel relatif au bien où le service exercera ses activités;10° l'organisation de la permanence d'accueil et notamment les heures d'ouverture du service. Le dossier ainsi constitué est certifié sincère, complet et conforme.

Il est daté et signé par la ou les personnes habilitées à représenter le service.

Art. 3.Lorsque l'administration dispose du dossier administratif, elle notifie au demandeur un accusé de réception précisant si le dossier est complet ou réclamant les éléments manquants.

Lorsque le dossier administratif est complet, l'administration instruit la demande. Section 2. - De l'agrément provisoire

Art. 4.§ 1er. Si le dossier est complet au sens de l'article 3 et si le service peut fonctionner dans des conditions compatibles avec les normes auxquelles il doit répondre, les Membres du Collège réuni peuvent octroyer, dans les limites des crédits budgétaires destinés à la subvention des services, un agrément provisoire.

L'agrément provisoire mentionne les éléments suivants : 1° l'identification du service;2° le ou les lieux d'activités et le territoire couvert;3° les missions du service;4° la composition de l'équipe accordée, la fonction, la qualification, la formation et la durée des prestations de ses membres;5° le nom de la ou des personnes chargée(s), au sein de l'équipe, de la direction médicale et de la coordination générale du service. § 2. Si le dossier est incomplet au sens de l'article 3 ou si le service ne peut fonctionner dans des conditions compatibles avec les normes auxquelles il doit répondre, l'agrément provisoire est refusé.

Art. 5.Tout agrément provisoire est renouvelable une fois suivant les mêmes procédures. Section 3. - De l'agrément

Art. 6.Pendant la durée de l'agrément provisoire, l'administration vérifie si le service fonctionne dans le respect des normes auxquelles il doit répondre.

Les Membres du Collège réuni transmettent la demande d'agrément, le dossier administratif et les conclusions de l'enquête visée à l'alinéa précédent au Conseil consultatif.

Les conclusions précitées sont communiquées simultanément au demandeur. Celui-ci dispose d'un délai de quinze jours, à compter de la réception des conclusions, pour faire parvenir ses observations simultanément au Secrétariat du Conseil consultatif et aux Membres du Collège réuni.

Le Conseil consultatif examine la demande et transmet son avis dans les deux mois de sa saisine simultanément aux Membres du Collège réuni et au demandeur. Celui-ci dispose d'un délai de quinze jours pour faire parvenir ses observations aux Membres du Collège réuni. Si ce délai de deux mois est expiré, il est passé outre à l'exigence de l'avis.

Art. 7.§ 1er. Les Membres du Collège réuni accordent ou refusent l'agrément. § 2. En cas de refus d'agrément, le service doit être fermé dans les trois mois de la notification de cette décision.

Dans les quinze jours de la notification, le pouvoir organisateur peut, au moyen d'une réclamation, former un recours devant les Membres du Collège réuni. Le recours suspend jusqu'à la décision définitive, tous les effets de la décision attaquée.

Les Membres du Collège réuni communiquent sans tarder la réclamation et le dossier au Conseil consultatif. Dans les quinze jours de cette notification, le Conseil consultatif communique à l'appelant la date à laquelle l'affaire sera examinée et l'invite à comparaître devant lui éventuellement assisté ou représenté par un avocat ou par un tiers porteur d'une procuration spéciale.

Le Conseil consultatif émet son avis dans les trente jours de la notification de la réclamation, quelle que soit la suite qui a été donnée à l'invitation à comparaître. Dans les quinze jours après que l'avis a été émis, il transmet ce dernier aux Membres du Collège réuni. Dans le mois de la réception de l'avis, le Collège réuni prend une décision définitive.

Art. 8.Si au cours de la période d'agrément, les données visées à l'article 2 du présent arrêté subissent des modifications, celles-ci sont immédiatement communiquées aux Membres du Collège réuni.

Art. 9.Toute circonstance emportant une modification des données visées à l'article 2, alinéa 1er, 2°, 3° et 6°, donne lieu à une adaptation de l'agrément.

Le dossier est instruit suivant les règles visées à l'article 6, alinéas 2 à 4.

Les Membres du Collège réuni accordent ou refusent l'adaptation de l'agrément. En cas de refus de cette adaptation, les dispositions de l'article 7, § 2, sont applicables.

Art. 10.Le service appose de manière visible un panneau mentionnant en français et en néerlandais son agrément. Section 4. - Du renouvellement d'agrément

Art. 11.Au plus tard six mois avant l'expiration de la période de validité de l'agrément du service, un questionnaire est envoyé par l'administration au pouvoir organisateur en vue du renouvellement de l'agrément. Ce questionnaire doit être retourné dûment complété et signé dans les trente jours de sa réception, accompagné d'un dossier administratif comprenant les documents visés à l'article 2 du présent arrêté.

La procédure tendant au renouvellement de l'agrément est identique à celle prévue pour l'agrément du service.

Le service reste agréé aussi longtemps que la décision des Membres du Collège réuni n'est pas intervenue. Section 5. - Du retrait de l'agrément

Art. 12.Lorsque le service ne répond plus aux normes d'agrément, les Membres du Collège réuni notifient une proposition de retrait de celui-ci au pouvoir organisateur et en communiquent copie au Conseil consultatif.

Le pouvoir organisateur dispose d'un délai de quinze jours, à partir du jour de la notification, pour introduire un mémoire justificatif auprès du Conseil consultatif. Simultanément, il transmet une copie de son mémoire aux Membres du Collège réuni.

Le Conseil consultatif examine la proposition de retrait d'agrément et transmet son avis aux Membres du Collège réuni dans les soixante jours de la communication de la proposition.

La décision des Membres du Collège réuni portant retrait d'agrément est notifiée au pouvoir organisateur.

Art. 13.En cas de retrait de l'agrément, le service doit être fermé dans les trois mois de la notification de cette décision.

Le pouvoir organisateur peut former un recours devant les Membres du Collège réuni, selon la procédure définie à l'article 7, § 2.

Copie de la décision définitive est affichée, pendant trois mois, de façon visible en lieu et place du panneau mentionnant l'agrément visé à l'article 10. Section 6. - De la fermeture volontaire

Art. 14.Lorsque le pouvoir organisateur décide de fermer volontairement le service, il communique cette décision aux Membres du Collège réuni, au plus tard trois mois avant qu'elle ne produise ses effets. Section 7. - De la fermeture d'urgence

Art. 15.§ 1er. Lorsque des raisons urgentes de santé publique ou de sécurité le justifient, les Membres du Collège réuni ordonnent immédiatement la fermeture provisoire du service.

Le Conseil consultatif est simultanément informé de la mesure. § 2. Le Conseil consultatif informe sans délai le pouvoir organisateur de la date à laquelle l'affaire est examinée et l'invite à faire valoir ses observations. Il émet son avis dans les trente jours de sa saisine, quelle que soit la suite qui a été donnée à l'invitation à comparaître. Dans les quinze jours après que l'avis a été émis, il transmet ce dernier aux Membres du Collège réuni. Dans le mois de la réception de l'avis, le Collège réuni prend une décision définitive. Section 8. - Disposition commune au refus, au retrait de l'agrément et

à la fermeture d'urgence

Art. 16.Toute décision de refus ou de retrait d'un agrément mentionne le délai durant lequel le service doit être fermé.

Dès qu'une décision de refus ou de retrait d'un agrément ou de fermeture d'un service est définitive, elle est publiée au Moniteur belge. CHAPITRE III. - Conditions d'octroi d'agrément Section 1re. - Définition du territoire

Art. 17.Le territoire visé à l'article 3 de l'ordonnance s'entend soit d'une zone géographique définie rue par rue et limitée à un rayon de 5 km maximum autour du siège d'activité du service étant entendu que la population concernée doit être au minimum de 25.000 personnes et au maximum de 100.000 personnes soit d'une commune.

Les Membres du Collège réuni peuvent, après avis du Conseil consultatif, accorder des dérogations à l'alinéa précédent. Section 2. - Accords de partenariat et conventions de collaboration

Art. 18.Les accords de partenariat et conventions de collaboration précisent notamment les types de relations, les partenaires concernés, la fréquence des réunions éventuelles de partenariat et les modalités de représentation à ces réunions, ainsi que celles relatives aux communications de renseignements concernant les patients. Section 3. - Equipes

Art. 19.La durée d'un temps plein de travail est fixée à trente-huit heures par semaine.

Art. 20.§ 1er. Les formations et qualifications requises pour le personnel de l'équipe minimale sont : 1° médecin spécialiste en psychiatrie ou neuropsychiatrie pour la fonction de psychiatrie;2° licencié en psychologie pour la fonction de psychologie;3° assistant social ou infirmier social pour la fonction sociale;4° certificat homologué d'enseignement secondaire supérieur pour la fonction d'accueil et de secrétariat. A titre transitoire, le Collège réuni peut, après avis du Conseil consultatif, accorder des dérogations pour le personnel en place le jour de l'entrée en vigueur du présent arrêté. § 2. Les formations et qualifications requises pour le personnel de l'équipe spécialisée dans la prise en charge des enfants et des adolescents sont : 1°médecin spécialiste en psychiatrie ou neuropsychiatrie pour la fonction de pédopsychiatrie; 2° licencié en psychologie pour la fonction de psychologie;3° assistant social, auxiliaire ou infirmier social pour la fonction sociale. § 3. Pour l'exercice des fonctions complémentaires visées à l'article 15, §4, de l'ordonnance, les personnes doivent, selon le cas, être titulaires d'un diplôme de l'enseignement universitaire ou de l'enseignement supérieur non universitaire. § 4. D'autres qualifications peuvent être reconnues par les Membres du Collège réuni, après avis du Conseil consultatif. § 5. Pour chaque membre de l'équipe, un dossier doit être tenu à jour et comprend les éléments suivants : 1° la copie certifiée conforme du diplôme;2° la fonction;3° l'acte de nomination;4° l'ancienneté;5° le type de prestation;6° l'horaire;7° le certificat de bonne vie et moeurs. Section 4. - Direction médicale et coordination générale du service

Art. 21.Les fonctions de directeur médical et de coordinateur général au sein du service de santé mentale peuvent être exercées par une seule et même personne ou par deux personnes différentes.

Art. 22.Dans le mois de la désignation du directeur médical et du coordinateur général, conformément à l'article 17 de l'ordonnance, le pouvoir organisateur notifie cette désignation aux Membres du Collège réuni.

Art. 23.Le coordinateur général est chargé de la coordination de l'équipe et son information ainsi que d'une fonction de représentation du service. Il veille également au respect des prescriptions relatives aux permanences et aux horaires.

Art. 24.Le directeur médical assume la responsabilité médicale du travail réalisé par le service. A cet égard, il a accès à tout document et information relatifs à la continuité des soins et à la qualité du travail thérapeutique.

Sans préjudice des dispositions légales et réglementaires relatives au secret professionnel applicable à chaque membre de l'équipe du service, il assume une responsabilité générale du secret professionnel notamment pour les manipulations, le rangement et l'archivage des dossiers individuels. Section 5. - Normes fonctionnelles

Art. 25.Le service est tenu d'afficher sur la façade de l'établissement un avis portant les renseignements suivants : numéro de téléphone avec mention de l'existence d'un répondeur, heures d'accès et toutes informations sur les possibilités d'accueil en cas d'urgence.

Art. 26.§ 1er. La permanence d'accueil est un accueil personnalisé dans les locaux du service de santé mentale ou un accueil téléphonique. § 2. Le personnel d'accueil doit être en mesure d'offrir un premier accueil et d'informer sur les missions du service.

Il doit pouvoir fixer sans délai, une première consultation d'analyse et d'orientation.

Le service est au moins organisé tous les jours ouvrables de 10 à 17 heures, sans interruption. En outre, le service est accessible en dehors de ces heures fixes, au minimum 3 heures supplémentaires soit une fois par semaine après 17 heures soit le samedi. Cet horaire est fixé dans la convention. § 3. En dehors des heures fixées au § 2., un répondeur téléphonique indique les services accessibles 24h/24h. Il renseigne notamment : 1° la possibilité d'appel du service « 100 »;2° les services de gardes des médecins généralistes;3° l'hôpital le plus proche disposant d'une garde psychiatrique.

Art. 27.Le service tient un registre dans lequel sont consignés : 1° le numéro de la consultation;2° la date de la consultation;3° le type de consultation;4° le tarif de la consultation.

Art. 28.Les honoraires et participations aux frais dus aux membres de l'équipe sont perçus par le service de manière centralisée. Le service délivre des justificatifs des prestations effectuées.

Art. 29.Sans préjudice des dispositions légales et réglementaires relatives à la publicité des tarifs des consultations médicales, un tableau mentionnant les tarifs maximaux des consultations est apposé dans la salle d'attente.

Art. 30.Les procès-verbaux des réunions trimestrielles prévues aux articles 18 et 19 de l'ordonnance, sont conservés pendant cinq ans au moins.

Art. 31.Toutes activités exercées par le service en dehors de celles exercées en exécution ou en vertu de l'ordonnance, doivent être déclarées aux Membres du Collège réuni. Section 6. - Dossier individuel

Art. 32.A l'extérieur du dossier individuel ne peuvent figurer que les nom, prénom et éventuellement un numéro d'identification du patient.

Art. 33.§ 1er. Les données administratives mentionnent notamment les nom, prénom, domicile ou résidence, date de naissance, sexe, nationalité du patient ainsi que les renseignements relatifs à la couverture sociale du patient et aux dates d'ouverture ou de fermeture de son dossier. § 2. Les données sociales mentionnent notamment la situation socio-professionnelle et le niveau de scolarité. § 3. Les données médicales reprennent notamment les motifs de la première consultation et les démarches effectuées, les démarches psychologiques antérieures, les problèmes dominants, le niveau de fonctionnement ou le diagnostic, la proposition de traitement, l'état actuel de la prise en charge, l'évolution du patient, et les prestations effectuées. CHAPITRE IV. - Octroi des subventions Section 1re. - Calcul de l'enveloppe prévisionnelle

Art. 34.Pour le calcul de l'enveloppe prévisionnelle, en application de l'article 27 de l'ordonnance : 1° les barèmes pris en considération sont fixés à l'annexe 1 du présent arrêté;pour la fonction psychiatrique, les barèmes sont toutefois multipliés par 0,7735; ils sont rattachés à l'indice pivot 1,1717; 2° l'ancienneté moyenne est établie par les Membres du Collège réuni, après avis du Conseil consultatif;3° le coefficient multiplicateur couvrant les charges sociales et autres primes ou avantages sociaux est fixé par le Collège réuni, après avis du Conseil consultatif. En fonction du cadre du service agréé, les coûts généraux d'exploitation admissibles sont plafonnés à : 1° 600.000 F pour quatre prestations de travail à temps plein; 2° 650.000 F pour cinq et six prestations de travail à temps plein; 3° 700.000 F pour sept et huit prestations de travail à temps plein; 4° 750.000 F pour neuf et dix prestations de travail à temps plein; 5° 800.000 F pour onze prestations de travail à temps plein et plus.

Un montant supplémentaire de 100.000 F est octroyé par siège d'activité supplémentaire reconnu. Section 2. - Calcul de la subvention

Art. 35.§ 1er. Le décompte final de la subvention due est établi annuellement sur la base des justificatifs fournis par le Service.

Ces justificatifs concernent obligatoirement les missions remplies par le service et le personnel subventionné par la Commission communautaire commune de Bruxelles-Capitale; ils ne peuvent être utilisés pour la justification d'autres subventions. Aucune dépense non justifiée ne sera prise en compte pour le calcul de la subvention.

Les justificatifs susvisés sont introduits auprès de l'administration au terme du semestre écoulé et au plus tard le 30 septembre de l'année en cours et le 31 mars de l'année suivante.

Par ailleurs, un bilan et un compte de résultats établis suivant les modèles déterminés à l'annexe 2 du présent arrêté ainsi qu'un rapport d'activité sont transmis à l'administration pour le 31 mars de l'année suivante au plus tard. § 2. Le décompte final est transmis au service pour accord dans la quinzaine de sa notification. Passé ce délai, le décompte est considéré comme approuvé. En cas de contestation, les Membres du Collège réuni statuent sur la base de tout document probant fourni par le service. § 3. Le cas échéant, solde de la subvention est versé pour le 1er octobre de l'année suivante au plus tard.

Au cas où le montant total des avances trimestrielles dépasse celui de la subvention, la première avance trimestrielle liquidée après fixation définitive de la subvention est diminuée à concurrence du montant dû; en cas de fermeture du service, ledit montant est remboursé par le service.

Art. 36.Toute personne dont le pouvoir organisateur a omis de déclarer en tout ou en partie des honoraires, allocations et participations aux frais généralement quelconques perçus, n'entre pas en ligne de compte pour l'octroi de la subvention de l'année en cours. CHAPITRE V. - Contenu et modalités des conventions

Art. 37.§ 1er. Sans préjudice des mentions définies à l'article 3, alinéa 4, de l'ordonnance, la convention comprend nécessairement les rubriques suivantes : 1° l'identification du service reprenant : a) l'adresse du pouvoir organisateur;b) le numéro de téléphone;c) le numéro du télécopieur éventuel;d) le numéro de compte bancaire;e) la date de création du service.2° le siège principal et les sièges d'activités du service, avec pour chaque siège, l'adresse précise, le numéro de téléphone et éventuellement de télécopieur ainsi que les modalités de fonctionnement;3° les prestations minimales des membres de l'équipe;4° les modalités d'évaluation portant notamment sur la réalisation des missions, le fonctionnement interne du service et sur le travail en réseau. § 2. Les projets spécifiques tels que définis aux articles 10 et 11 de l'ordonnance sont explicités distinctement. § 3. L'objet des initiatives de coordination et de collaboration auxquelles participe le service est explicité. La liste des personnes, institutions privées et publiques et associations concernées par ces initiatives est jointe en annexe à la convention. § 4. Le cadre reconnu de l'équipe définit pour chaque fonction, le nombre minimal d'heures à prester. § 5. Le fonctionnement du service comprend l'organisation de la permanence d'accueil visée à l'article 27 ainsi que l'affectation des locaux. § 6. Le montant de l'enveloppe prévisionnelle est détaillé de telle façon que soient identifiés le coût théorique des rémunérations de l'équipe visée au paragraphe 4, le montant forfaitaire couvrant les coûts généraux d'exploitation ainsi que les montants alloués aux frais de personnel de la partie variable.

Art. 38.La durée de la convention ne peut excéder la durée de l'agrément du service.

Art. 39.Le pouvoir organisateur du service agréé soumet la convention à l'approbation des Membres du Collège réuni qui statuent dans les deux mois.

Passé ce délai, la convention est réputée approuvée. CHAPITRE VI. - Dispositions finales

Art. 40.Les demandes d'agrément, les notifications ainsi que les actes de procédure sont faits par lettre recommandée.

Tout délai prend cours à dater de la réception du pli. La date de la poste fait foi tant pour l'envoi que pour la réception.

Art. 41.L' ordonnance du 17 juillet 1997Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 17/07/1997 pub. 22/10/1997 numac 1997031354 source commission communautaire commune de la region de bruxelles-capitale Ordonnance relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale fermer relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale entre en vigueur le 1er juillet 1998.

Par mesure transitoire visée à l'article 34 de l'ordonnance, les services agréés en application de l'arrêté royal du 20 mars 1975 relatif à l'agréation des services de santé mentale et à l'octroi de subventions en leur faveur, conservent leur agrément jusqu'au 31 décembre 1998.

Art. 42.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er juillet 1998.

Art. 43.Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique de santé, sont chargés de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 7 mai 1998.

Pour le Collège réuni : Le Membre du Collège réuni, compétent pour la Politique de santé, H. HASQUIN Annexe 1 Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à l'arrêté du Collège réuni du 7 mai 1998.

Le Membre du Collège réuni compétent pour la Politique de santé, J. CHABERT. Annexe 2 Bilan - Année 199.

Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à l'arrêté du Collège réuni du 7 mai 1998.

Les Membres du Collège réuni, compétents pour la Politique de santé, J. CHABERT H. HASQUIN