FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN

Algemene administratie van de Fiscaliteit. - Elektronische verificatie van de vrijstelling van btw bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, van het btw-Wetboek Gelet op artikel 42, § 3, tweede lid, van het btw-Wetboek;

Gelet op de bepalingen van artikel 1, § 1, 11°, en artikel 5, § 1, 10°, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde;

Voor de toepassing van de vrijstelling bedoeld in artikel 42, § 3, eerste lid, van het btw-Wetboek kan onder de hierna opgesomde voorwaarden een daartoe gemachtigde onderneming een E-certificaat opmaken met het resultaat van de automatische verificatie door de FOD Financiën van een aanvraag voor vrijstelling. 1. Voor elke goedgekeurde aanvraag n.a.v. een belastbare handeling waarbij de vrijstelling van btw wordt ingeroepen op basis van artikel 42, § 3, eerste lid, van het btw-Wetboek moet de gemachtigde onderneming de volgende informatie kunnen verstrekken aan de bevoegde dienst van de FOD Financiën : a) dossiernummer en naam van de begunstigde zoals geregistreerd door de FOD Buitenlandse Zaken, alsook zijn adresgegevens;b) in voorkomend geval, begin- en einddatum van de functie van de begunstigde;c) het btw-identificatienummer voorafgegaan door de letters BE, benaming en adres van de belastingplichtige die de belastbare handeling heeft verricht;d) datum en nummer van de factuur;e) verificatienummer (is de rechtstreekse elektronische controle door de FOD Financiën waarbij de vrijstelling van de transactie is toegestaan);f) per belastbare handeling, het bedrag aan btw en de maatstaf van heffing waarvoor vrijstelling wordt verleend. 2. In het IT-systeem van de gemachtigde onderneming moeten minimaal de volgende directe controles zijn ingebouwd : a) verifiëren of de begunstigde als dusdanig is geregistreerd door de FOD Buitenlandse Zaken en zich kan beroepen op een btw-vrijstelling (o.m. door vergelijking met de lijst van de begunstigden die op verzoek van de FOD Financiën werden geblokkeerd); b) verificatie van de geldigheid van de structuur van het btw-identificatienummer;c) verificatie van de vastgestelde perken van de vrijstelling;d) knipperlichten zoals inconsistentie tussen maatstaf van heffing en het bedrag aan btw, een abnormale frequentie van belastbare handelingen door de begunstigde binnen een korte tijdspanne, hoogte van het bedrag;e) de FOD Financiën moet rechtstreekse toegang hebben tot het IT-systeem van de gemachtigde onderneming.3. De in artikel 42, § 3, eerste lid, van het btw-Wetboek bedoelde organisaties worden geïnformeerd over elke aansluiting bij een gemachtigde onderneming door een begunstigde die wegens zijn functie bij één van bedoelde organisaties zich kan beroepen op de in artikel 42, § 3, eerste lid, van het btw-Wetboek bedoelde btw-vrijstelling.4. Voor elke goedgekeurde aanvraag wordt het E-certificaat door de gemachtigde onderneming eveneens aan de begunstigde bezorgd, behalve indien de aanvraag om btw-vrijstelling werd ingediend middels een ander document dat een aanvraag om btw-vrijstelling kan formaliseren. Het E-certificaat wordt hetzij door de gemachtigde onderneming, hetzij door de begunstigde eveneens meegedeeld aan de betrokken belastingplichtige tot staving van zijn boek voor uitgaande facturen als rechtvaardiging voor het niet betalen van de btw. 5. Het E-certificaat bevat minimaal de volgende gegevens : a) A1 - Verificatiecode b) B11 - Naam begunstigde c) B12 - Dossiernummer d) B13 - Straat, nr., postnummer, gemeente e) B21 - Naam leverancier f) B22 - Btw-nummer leverancier voorafgegaan door de letters BE g) B23 - Straat, nr., postnummer, gemeente h) C1 - Omschrijving van belastbare handeling i) C2 - Datum factuur j) C3 - Factuurnummer k) C4 - Maatstaf van heffing l) C5 - Bedrag van de btw m) De naam van de gemachtigde onderneming, en het nummer en de datum van de vergunning n) Een internetadres waarop de authenticiteit van het document kan worden geverifieerd middels de verificatiecode o) De contactgegevens van de bevoegde dienst van de FOD Financiën 6.Het E-certificaat vermeldt dat : a) het document gelijkwaardig is aan de voorgeschreven documenten die een aanvraag om btw-vrijstelling formaliseren;b) Ondanks het E-certificaat moet de in B21 vermelde leverancier nagaan dat : - de goederen en/of diensten in aanmerking komen voor de gevraagde btw-vrijstelling (zie lijst van uitgesloten goederen en diensten); - de geadresseerde van de factuur overeenstemt met de in B11 vermelde begunstigde en hij ook de werkelijke koper is; - de in B13 vermelde adresgegevens overeenstemmen met de gegevens vermeld op de factuur en, in voorkomend geval, het leveringsadres; - m.b.t. tot het onderhoud, de herstelling of de accessoires voor een motorvoertuig, een kopie van het inschrijvingsbewijs van het voertuig werd bijgevoegd, dat in rubriek E, naast het chassisnummer, een code vermeldt eindigend op 4 of 5.

Personen of ondernemingen die willen het statuut van gemachtigde onderneming bekomen dienen een aanvraag in te dienen bij de : Algemene administratie van de fiscaliteit Centrale diensten - Directie III/2 North Galaxy - A24 Koning Albert II-laan 33, bus 25 1030 BRUSSEL vat.diplomat@minfin.fed.be Dit bericht is van toepassing vanaf 1 juni 2012.