FEDERAAL INSTITUUT VOOR DE BESCHERMING EN BEVORDERING VAN DE RECHTEN VAN DE MENS

Vacature deeltijdse verantwoordelijke HR-Administratie (V/M/X) bij het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM) Wie zijn we ? Het nieuw opgerichte Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM) is een onafhankelijke overheidsinstelling die als opdracht heeft erover te waken dat de fundamentele rechten die voortvloeien uit de door België geratificeerde internationale verdragen gerespecteerd worden.

Het is de taak van het FIRM om aan de Federale Regering, Kamer en Senaat en elke andere officiële instantie aanbevelingen te doen en advies te verstrekken over de bescherming en de bevordering van de mensenrechten. Het FIRM kan zowel op uitnodiging als uit eigen beweging optreden.

Het FIRM is bevoegd voor het federale niveau en treedt enkel op in die domeinen waarvoor andere sectorale instanties niet bevoegd zijn. Een interfederalisering via een samenwerkingsakkoord is in het vooruitzicht gesteld.

Het FIRM is op zoek naar een verantwoordelijke HR-Administratie (V/M/X) die zal instaan voor de administratie en het human resources beleid van het Instituut.

Wat houdt de functie in? Als verantwoordelijke HR-Administratie werkt u nauw samen met de Directie - onder wiens leiding u staat - en de overige medewerkers (momenteel zeven personen) en bent u verantwoordelijk voor zowel de ontwikkeling als uitvoering van het HR-beleid en de administratie van het FIRM. Met uw enthousiaste, hedendaagse en geïntegreerde aanpak draagt u bij tot de ontwikkeling van het FIRM als een efficiënte en performante instelling, die een cultuur van respect, transparantie en valorisatie van haar medewerkers vooropstelt.

U bent direct betrokken bij het uitwerken en uitvoeren van het operationeel beleid dat de strategische doelstellingen van de hele organisatie ondersteunt.

Gezien het FIRM een jonge en kleine organisatie is (het huidige kader voorziet 10 personeelsleden) omvat de functie zowel beleidsmatige als dagelijkse, uitvoerende taken. Op dit ogenblik omvat de functie geen leidinggevende taken. U neemt deel aan de interne overlegmomenten.

Uw opdrachten: 1. Het administratief beheer U bent in samenspraak met de Directie verantwoordelijk voor de administratieve organisatie van het Instituut: ? U bent het interne en externe aanspreekpunt voor de administratieve organisatie van het FIRM ? U staat in voor de contacten met de administratieve diensten van de Kamer inzake de algemene werking van het FIRM ? U neemt deel aan de oefening tot de creatie van meer synergieën tussen de dotatiegerechtigde instellingen van de Kamer ? U ondersteunt de activiteiten van het FIRM door het opzetten, aanpassen en uitvoeren van transparante werkprocessen en administratieve procedures, u brengt deze in kaart en communiceert daar duidelijk over op intern niveau ? U waakt over de naleving van de reglementering inzake overheidsopdrachten, u schrijft prijsaanvragen uit voor aankopen en diensten en analyseert de prijsoffertes ? U staat in voor het contractenbeheer en contractenregister (huur, onderhoudscontracten, abonnementen, nutsvoorzieningen, IT, ...) ? U staat in voor het opvolgen en klasseren van de interne en externe administratie en briefwisseling ? U staat in voor het opvolgen van een aantal algemene mailboxen ? U staat in voor het onthaal van burgers of instanties die zich tot het FIRM wenden en zorgt voor de opvolging door Directie of medewerkers en het klassement van de meldingen ? U beheert de verzekeringsportefeuille van het FIRM en staat in voor de aangifte en opvolging van schadegevallen ? U houdt de wetswijzigingen inzake het FIRM bij en volgt de Parlementaire benoemingsprocessen van de leden van de Raad van Bestuur op ? U staat in voor de interne doorstroom van relevante administratieve informatie naar de Directie en de medewerkers ? U volgt het IT-park en de IT-contracten op en bent de interne aanspreekpersoon voor dagelijkse IT-problemen ? U staat in voor de naleving van de GDPR-reglementering door het FIRM ? U draagt bij aan het ontwerp en de redactie van het jaarlijkse activiteitenverslag van het FIRM ? U staat in voor de praktische organisatie van externe activiteiten en evenementen ? U staat in voor de tenuitvoerlegging van het duurzaamheidsbeleid van het FIRM ? U ondersteunt de communicatiemedewerker in de administratieve en praktische aspecten van de communicatie- en promotieactiviteiten van het FIRM ? U staat in voor het facilitair beheer van de huisvesting van het FIRM ? U organiseert de externe vertaling van documenten ? U staat in voor de dagelijkse aankopen en bestellingen ? U staat in voor het beheer van de bibliotheek en de documentatie ? U staat in voor de publicaties in het Belgische Staatsblad 2. Het HR-beheer U bent in samenspraak met de Directie verantwoordelijk voor het uitvoeren en opvolgen van het HR-beleid binnen de FIRM, met aandacht voor de goede arbeidsomstandigheden en het welzijn van de personeelsleden: ? U draagt bij tot de ontwikkeling van een interne organisatiecultuur die gekenmerkt wordt door een respectvolle, transparante en solidaire omgang met elkaar ? U organiseert de nieuwe aanwervingen en staat in voor het vlotte en transparante verloop van de aanwervingsprocedures ? U ondersteunt het FIRM in het uitvoeren van een inclusief diversiteitsbeleid ? U waakt mee over het welzijn op het werk van alle personeelsleden en waakt over het stressbeheer, de beperking van overuren en het tijdig nemen van recuperatiedagen ? U bent het aanspreekpunt voor de diensten van Persopoint en BOSA ? U staat in voor de uitwerking van functiebeschrijvingen voor de nieuwe functies ? U staat in voor de organisatie van de functionerings- en evaluatiegesprekken en stageverslagen ? U staat in voor de operationele aspecten van het personeelsbeheer: de indiensttreding van nieuwe personeelsleden, de maandelijkse opvolging van de betaling van lonen en voordelen voor het personeel, terugbetaling van onkosten, enz. ? U volgt de afwezigheden en verloven van de medewerkers op ? U ontwikkelt een vormingsplan voor de medewerkers en staat in voor de organisatie van vormingen ? U staat in voor het beheer van de zitpenningen voor de leden van de Raad van Bestuur ? U staat in voor de operationele aspecten van de aanwerving van studenten en stagiaires en eventuele vrijwillige medewerkers ? U bent het aanspreekpunt voor de medische controledienst en de preventiedienst ? U begeleidt studenten of stagiaires die een stage doen inzake RH-Administratie 3. Het budgettair en financieel beheer U ondersteunt de Directie bij de taken van budgettair en financieel beheer: ? U ontvangt en klasseert binnenkomende facturen en bezorgt deze aan de boekhouder ? U geeft input voor het opmaken van het budget en de meerjarenramingen en waakt er mee over dat de werkingsmiddelen zijn aangepast aan de noden ? U waakt mee over de opvolging van de lopende begroting en het respect van de budgetlijnen en -limieten ? U waakt mee over de opvolging van de fiscale en sociale verplichtingen van het FIRM ? U staat de Directie bij in haar contacten met de Dienst comptabiliteit van de Kamer van volksvertegenwoordigers en met het Rekenhof Wie zoeken we ? U heeft het recht om in België tewerkgesteld te worden. U beantwoordt aan volgend profiel of aan zoveel mogelijk aspecten daarvan.

U beschikt over volgende technische competenties: ? U beschikt over een relevant diploma hoger onderwijs lange type of universitair onderwijs, bij voorkeur in het vakgebied (overheids)management, HR-management, toegepaste economie, bedrijfspsychologie,, ... ? U beschikt over de nodige kennis en vaardigheden voor het ontwikkelen van een moderne administratie ? U beschikt over de nodige kennis en vaardigheden inzake human resources ? Kennis van en ervaring in de jaarlijkse begrotingscyclus van een overheidsdienst en kennis van overheidsopdrachten zijn een bijkomend voordeel ? U bent tweetalig Nederlands- Frans. De kennis van het Engels is een bijkomend voordeel ? U heeft een zeer goede kennis van standaard informaticatoepassingen: Office pakket ? Beschikken over een zekere professionele ervaring inzake HR en/of administratie is een voordeel ? Beschikken over vaardigheden inzake IT-hardware- en software-ondersteuning is een voordeel U beschikt over de volgende generieke competenties: ? U beschikt over de nodige menselijke vaardigheden om een HR-beleid en interne cultuur uit te bouwen die gebaseerd zijn op respect, dialoog en overleg ? U bent in staat om zelfstandig te werken binnen het uitgetekende kader ? U werkt graag in nauw overleg samen met de Directie en de andere medewerkers ? U neemt graag initiatief en bent oplossingsgericht en gedreven ? U werkt precies en nauwgezet ? U functioneert goed onder druk en met duidelijke deadlines Verder is het een voordeel indien: ? U affiniteit heeft met het domein van de mensenrechten en beschikt over een basiskennis daarvan, of u bent bereid om deze kennis op korte termijn te verwerven Wat bieden we ? ? Een boeiende job, waarbij u baanbrekend werk kan verrichten in samenwerking met enthousiaste mensen ? Een deeltijdse betrekking (50 %) in statutair verband met een proefperiode van één jaar, met de mogelijkheid tot uitbreiding van de functie al naargelang het personeelsbestand of de opdrachten van het FIRM uitbreiden ? Een functie op het niveau A1 ? Een aantrekkelijk pakket extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering; taalpremie; verplaatsingsvergoeding of gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer; schooltoelage ; aangepaste telecommunicatiemiddelen; maaltijdcheques (na een termijn van 3 maanden)) ? Mogelijkheid tot telewerk en flexibele uren ? Plaats van tewerkstelling: Leuvenseweg 48, 1000 Brussel. De kantoren zijn gemakkelijk bereikbaar met openbaar vervoer. Het gebouw is voorzien van een lift ? Indiensttreding : zo snel mogelijk, bij voorkeur op 1 september 2021 Gelijke kansen en diversiteit Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen.

Wij selecteren de kandidaten op basis van hun kwaliteiten ongeacht hun leeftijd, geslacht, herkomst, overtuiging, handicap, nationaliteit, enz.

Kandidaten met een beperking, leerstoornis of ziekte U kan een redelijke aanpassing vragen aan de selectieprocedure, ook indien u niet over een geldig attest beschikt. Geef een beschrijving van uw beperking/ziekte/leerstoornis en duid ook aan welke aanpassingen u hierbij kunnen helpen. Het FIRM zal ernaar streven deze eveneens ter beschikking te stellen tijdens de periode van tewerkstelling.

Hoe verloopt de selectie ? Na een voorselectie van de ontvangen kandidaturen worden de kandidaten die het best beantwoorden aan het gezochte profiel uitgenodigd voor een schriftelijke proef (wellicht virtueel) en na verdere selectie voor een mondeling gesprek, waarbij zowel naar kennis als naar relevante vaardigheden wordt gepeild.

Het selectiereglement zal u op eenvoudig verzoek per email door de Directie worden toegestuurd.

Hoe solliciteren ? U kan zich stellen tot uiterlijk 31 juli 2021 middernacht.

Dit kan uitsluitend door ons alle volgende documenten te bezorgen, per email op het adres info@firm-ifdh.be : ? een getailleerd curriculum vitae ? een brief met uw motivering ? een kopie van uw relevante diploma(s) hoger onderwijs Met vermelding van volgende referentie in het onderwerp van de mail : FIRM-IFDH - RH-ADMIN21 U kan zowel in het Nederlands als in Frans solliciteren.

U zal binnen 3 dagen een ontvangstmelding ontvangen.

Vragen over deze vacature ? Voor verdere inlichtingen kan u zich wenden tot info@firm-ifdh.be.

Gegevensbescherming Het FIRM zal, als verwerkingsverantwoordelijke, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, enkel persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor de werving en het beoordelen van de bekwaamheid van de kandidaat voor de functie. Deze worden enkel bewaard teneinde de te nemen beslissing te verantwoorden.

Voor meer informatie hierover of voor het uitoefenen van uw recht op toegang, verbetering, overdraagbaarheid, verwijdering en beperking van de verwerking contacteer dpo@firm-ifdh.be. Indien u vindt dat wij u niet hebben kunnen helpen kan u klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.