Reglement van procesvoering van de Commissie voor de tuchtregeling en klachtenbehandeling van 29 september 2020 TITEL 1. - Algemene bepalingen Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: - Kennisgeving: de toezending door de Commissie van een akte van rechtspleging in origineel of in afschrift; zij geschiedt langs de postdiensten, of per elektronische post; - Woonplaats: de plaats waar de persoon in de bevolkingsregisters is ingeschreven als hebbende aldaar zijn hoofdverblijf ; - Bemiddelaar : de erkend bemiddelaar zoals bedoeld in artikel 1726, § 1/1 van het Gerechtelijk Wetboek ; - Instelling: een instelling die opleidingen in bemiddeling verschaft in de zin van artikel 1727, § 2, 6°, van het Gerechtelijk Wetboek; - Commissie: (bevoegd college van de) commissie voor de tuchtregeling en klachtenbehandeling ; - Raadsman: advocaat of erkend bemiddelaar die de betrokken bemiddelaar of instelling bijstaat;

Secretaris: de secretaris van de Federale bemiddelingscommissie.

Art. 2.De beslissingen van de Commissie worden genomen door toedoen van het Nederlandstalig of Franstalig college.

De colleges zetelen met drie leden.

De beslissingen worden genomen bij meerderheid van stemmen. Eventuele afwijkende meningen worden niet bekend gemaakt en behoren tot het geheim van het beraad.

Art. 3.Wanneer aan de betrokken bemiddelaar of instelling verscheidene tuchtrechtelijke tekortkomingen worden toegerekend, wordt tegen hem of haar een enkele tuchtprocedure gevoerd die slechts aanleiding kan geven tot een enkele tuchtstraf.

Wanneer tijdens de tuchtprocedure een nieuwe tekortkoming wordt vastgesteld, wordt een nieuwe tuchtprocedure ingeleid evenwel zonder dat de reeds lopende procedure wordt onderbroken.

In geval van samenhang wordt deze nieuwe tekortkoming evenwel behandeld tijdens de lopende procedure.

TITEL 2. - Verzendingen, indiening van procedurestukken en bewaring dossiers

Art. 4.§ 1. Onverminderd § 4, tweede lid, kan elke kennisgeving, verzending of mededeling van de Commissie langs elektronische weg geschieden op voorwaarde dat de geadresseerde heeft ingestemd met het gebruik van dit communicatiemiddel. § 2. De instemming van de geadresseerde kan gegeven worden in gelijk welk stuk afkomstig van de geadresseerde. De bereikbaarheid langs deze weg geldt voor de duur van de behandeling van de zaak, tenzij de geadresseerde meedeelt dat hij zijn instemming intrekt. § 3. De Commissie vraagt een ontvangstbewijs bij elke elektronische verzending, mededeling of kennisgeving. § 4. De kennisgeving, verzending of mededeling aan de bemiddelaar kan worden gedaan op het laatste elektronisch adres dat hij aan de Federale bemiddelingscommissie heeft medegedeeld. De bemiddelaar kan evenwel een bijzonder verzoek richten aan de Commissie om de tot hem gerichte verzendingen op papier te ontvangen.

De kennisgevingen, verzendingen of mededelingen aan de klager worden gedaan op het adres opgegeven in zijn klacht of bij ontstentenis hiervan op zijn woonplaats of statutaire zetel. § 5. Indien de elektronische kennisgevingen, verzendingen of mededelingen om technische redenen of wegens de aard of omvang van het stuk niet mogelijk zijn, geschieden ze zoals bepaald in § 6.

Bij gebrek aan een bericht van ontvangst door of namens de geadresseerde binnen twee en zeventig uur na een elektronische kennisgeving gebeurt die kennisgeving volgens de bepalingen van § 6. § 6. Indien een kennisgeving, verzending of mededeling niet per elektronische weg kan gebeuren, geschiedt dit hetzij bij aangetekend schrijven, hetzij door terhandstelling, tegen ontvangstbewijs aan de betrokken persoon of aan zijn vertegenwoordiger.

Art. 5.De vervaldag is in de termijn inbegrepen. Is die dag echter een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag, dan wordt de vervaldag verplaatst naar de eerstvolgende werkdag.

De kennisgevingen, verzendingen of mededelingen die niet per elektronische weg gebeuren worden geacht plaats te vinden op de vijfde dag na afgifte ter verzending op het postkantoor.

Art. 6.§ 1. Er wordt een dossier gehouden van alle klachten en vragen om advies. § 2. De gegevens worden elektronisch of op papier bewaard. De oorspronkelijk niet in elektronische vorm ingediende stukken kunnen door het secretariaat omgezet worden in elektronische vorm voor doeleinden van kennisgeving aan de belanghebbenden. Het oorspronkelijke niet in elektronische vorm ingediende stuk blijft het origineel processtuk.

Art. 7.Het document dat krachtens dit reglement op regelmatige wijze als origineel stuk elektronisch mag worden aangemaakt, ingediend, medegedeeld of bewaard, wordt gelijkgesteld met een op papier gesteld document.

TITEL 3. - Klachten en voorafgaand onderzoek ervan

Art. 8.§ 1. Elke belanghebbende kan een klacht neerleggen of de Commissie inlichten over tekortkomingen van een of meerdere bemiddelaars of van een instelling in de zin van artikel 1.

De klacht bevat de volgende gegevens : - naam, voornaam, of benaming van een vennootschap of vereniging, met het adres of de zetel van de klager of aangever en in voorkomend geval zijn KBO nummer; - een elektronisch adres waarop de klager kan worden bereikt; - de verklaring of hij al dan niet aanvaardt kennisgevingen elektronisch te ontvangen; - de feiten die de klager of aangever wenst over te maken aan de Commissie en de identiteit van de bemiddelaar of de instelling waartegen grieven zouden bestaan; - een inventaris van de neergelegde stukken. § 2. De Commissie stelt een klachtformulier ter beschikking op de website van de Federale bemiddelingscommissie.

Art. 9.De klacht of aangifte wordt neergelegd in het Nederlands, Frans of Duits volgens de keuze van de klager of aangever.

De keuze van het college, Franstalig of Nederlandstalig, wordt gemaakt door de bemiddelaar of de instelling.

Beide colleges zijn bevoegd voor klachten neergelegd in het Duits.

Art. 10.De voorzitter bevestigt de ontvangst van de klacht of aangifte aan de klager of aangever en vraagt hem, indien nodig, om het dossier aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

Wanneer uit de neergelegde klacht blijkt dat bepaalde gegevens niet mogen medegedeeld worden aan de bemiddelaar of aan de instelling inzonderheid ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen, verzoekt de voorzitter de klager of aangever om nader te bepalen welke gegevens niet mogen worden medegedeeld bij de behandeling van de klacht.

Art. 11.De voorzitter van de Commissie bezorgt het voor zover nodig aangevulde dossier aan het bevoegd college met het oog op de mogelijke opening van een tuchtprocedure.

Het bevoegd college kan beslissen dat de klacht kennelijk niet ontvankelijk is en dat een procedure niet kan worden geopend Het college kan in die zin beslissen wanneer: - De klacht niet gericht is tegen een erkende bemiddelaar of een instelling; - De klacht betrekking heeft op feiten die vreemd zijn aan de beroepsactiviteit van de bemiddelaar of betrekking heeft op andere feiten die geen weerslag hebben op de beroepsactiviteit van de bemiddelaar; - De klacht betrekking heeft op feiten die vreemd zijn aan de wettelijke opdracht van de instelling.

Als de Commissie beslist dat de procedure niet kan worden geopend, geeft zij hiervan kennis aan de klager of aangever.

De beslissing van de Commissie staat er niet aan in de weg dat de klager of aangever op een later tijdstip opnieuw een klacht of aangifte indient.

TITEL 4. - Openen van de procedure ingevolge een klacht of aangifte

Art. 12.Als de Commissie beslist dat de bemiddelaar of instelling voor de Commissie moeten verschijnen geeft de voorzitter per aangetekend schrijven kennis van de klacht aan de in opspraak gebrachte bemiddelaar of instelling met een kopie bij gewone brief of elektronisch schrijven aan de klager of aangever.

De kennisgeving omvat volgende gegevens: 1. Melding van de registratie van de klacht of aangifte en van het ordenummer;2. Een verwijzing naar het reglement van procesvoering;3. de samenstelling van de Commissie;4. de feiten zoals ze aan de Commissie ter kennis werden gebracht;5. de normen die eventueel geschonden werden;6. de in artikel 1727/5, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek bepaalde tuchtstraffen;7. het recht om zijn standpunt met alle passende middelen te doen kennen;8. mogelijkheid zich te laten bijstaan of vertegenwoordigen door een raadsman;9. desgevallend, de verwittiging dat om redenen van bescherming van het privéleven van derden, bepaalde gegevens, waarvan de aard gepreciseerd wordt, van het dossier verborgen zijn;10. het recht om op gemotiveerde wijze bijkomende onderzoeksmaatregelen te vragen;11. het recht van de betrokken persoon of instelling om op gemotiveerde wijze de wraking van een lid van de Tuchtcommissie te vragen;12. de mogelijkheid op eenvoudig verzoek te vragen dat de Voorzitter of een lid van de Commissie die de voorzitter zou aanstellen de klager en de bemiddelaar of instelling zou oproepen met het oog op een minnelijke oplossing. De Commissie voegt bij de kennisgeving een kopie van het tuchtdossier of, indien dit niet mogelijk is, bepaalt op welke wijze de in opspraak gemaakte persoon of instelling kennis kan nemen van het dossier en er kopie van kan verkrijgen.

Het tuchtdossier bevat enkel de gegevens waarvan de Voorzitter oordeelt dat ze relevant zijn voor de tuchtprocedure. Zij worden in voorkomend geval vertaald in de taal van de rechtspleging.

Art. 13.§ 1. Indien de klager, de bemiddelaar of de instelling een minnelijke oplossing vraagt, bepaalt de voorzitter de plaats en de dag en het uur waarop de betrokkenen zullen worden opgeroepen hetzij voor hemzelf hetzij voor het lid van de commissie die hij daartoe heeft aangewezen. De oproeping bepaalt dat de verzoeningsprocedure vertrouwelijk is.

De belanghebbenden worden bij gewone brief of elektronische verzending door de Commissie opgeroepen om voor een van haar leden te verschijnen teneinde een minnelijke oplossing van de zaak te onderzoeken. Van het verschijnen tot minnelijke oplossing wordt proces-verbaal opgesteld.

Indien een akkoord tot stand komt, worden de bewoordingen ervan opgetekend in het proces-verbaal, waarvan een kopie aan de belanghebbenden wordt bezorgd.

Indien er geen akkoord tot stand komt, of indien een van de belanghebbenden niet verschijnt, wordt het dossier overgemaakt aan de Commissie voor verdere behandeling. § 3. Het feit dat een minnelijke oplossing werd gevonden staat er niet aan in de weg dat vooralsnog een tuchtsanctie wordt genomen door de commissie.

Art. 14.Indien de procedure voortgang vindt worden de belanghebbenden opgeroepen, bij aangetekende brief of bij kennisgeving aan het elektronisch adres, om te verschijnen voor de Commissie.

De oproeping vermeldt de in artikel 12 opgesomde inlichtingen, alsook de plaats, de datum en het uur van de zitting.

De termijn van verschijning bedraagt tenminste vijftien dagen vanaf de kennisgeving.

Art. 15.Indien de bemiddelaar ondanks een regelmatige oproeping twee opeenvolgende keren niet verschijnt, en ongeacht of de bemiddelaar of de vertegenwoordiger van de instelling of zijn raadsman een geldige reden aanvoert, doet het College na de tweede hoorzitting uitspraak op basis van de stukken van het dossier.

Art. 16.Als in verband met dezelfde feiten een strafvordering werd ingesteld, kan de commissie beslissen om de tuchtprocedure te schorsen tot op de dag dat ze verneemt dat een beslissing werd uitgesproken en dat die beslissing in kracht van gewijsde is getreden. De commissie is ertoe gehouden zich op de hoogte te stellen met betrekking tot de uitkomst van deze beslissing.

Een opsporingsonderzoek of strafonderzoek doen geen afbreuk aan de mogelijkheid om een tuchtstraf uit te spreken.

Indien een opgelegde tuchtstraf onverenigbaar blijkt te zijn met een latere in kracht van gewijsde getreden strafrechtelijke uitspraak, trekt de commissie de opgelegde tuchtsanctie in met terugwerkende kracht vanaf de datum waarop de tuchtstraf is uitgesproken.

Art. 17.De belanghebbenden kunnen zich laten vertegenwoordigen of bijstaan door een raadsman.

De Commissie kan evenwel bevelen dat de in opspraak gebrachte bemiddelaar persoonlijk zou verschijnen of dat de instelling zou verschijnen door een persoon die haar kan vertegenwoordigen en verbinden.

Art. 18.§ 1. Ieder lid van de commissie die weet dat er een reden van wraking tegen hem bestaat, moet zich van de zaak onthouden.

Een lid kan onder andere worden gewraakt om volgende redenen: - wettige verdenking; - het lid of een familielid of vennoot heeft persoonlijk belang bij het geschil; - het lid heeft raad gegeven, gepleit of geschreven over de ten laste gelegde feiten; - tussen het lid en de betrokken bemiddelaar of instelling bestaat een hoge graad van vijandschap : - het lid heeft een professionele band met de bemiddelaar of met de organisatie. § 2. Degene die een lid van de Commissie wil wraken, moet dit schriftelijk doen uiterlijk bij de aanvang van de hoorzitting, tenzij de redenen van wraking later zijn ontstaan. § 3. Het gewraakte lid is gehouden binnen vijf dagen na kennisname van het verzoek tot wraking te laten weten of hij in de wraking berust dan wel weigert zich van de zaak te onthouden, desgevallend met zijn antwoord op de middelen van wraking. § 4. Over de wraking wordt binnen tien dagen en in laatste aanleg uitspraak gedaan door de Commissie. Het gewraakte lid maakt geen deel uit van de zetel van de Commissie die over de wraking uitspraak doet.

Art. 19.De Commissie kan getuigen horen of een deskundige aanstellen.

Art. 20.§ 1. Onverminderd § 3, zijn de zittingen van de Commissie openbaar. De belanghebbende kan evenwel verlangen dat de Commissie de zaak met gesloten deuren zou behandelen. De Commissie willigt dat verzoek in tenzij dit tegen de openbare orde of het algemeen belang indruist. § 2. De Commissie hoort de klager en de in opspraak gebrachte bemiddelaar of instelling. § 3. Getuigenverhoren geschieden achter gesloten deuren, behalve indien alle betrokkenen en de getuigen de openbare behandeling aanvaarden.

Art. 21.§ 1. De Commissie kan de volgende sancties opleggen ten aanzien van de erkende bemiddelaars: - de verwittiging; - de berisping; - de verplichting een stage te voldoen gedurende een periode en volgens de regels die de beslissing bepaalt; - de verplichting om het beroep uitsluitend in co-bemiddeling uit te oefenen voor de duur en volgens de nadere regels die de beslissing bepaalt; - de schorsing voor een periode die niet meer dan één jaar mag bedragen; - de intrekking van de erkenning. § 2. Geen sancties kunnen worden opgelegd op grond van feiten die zich voordeden meer dan drie jaar voordat de zaak bij de Commissie aanhangig werd gemaakt.

Als de ten laste gelegde feiten eenzelfde voortgezette tekortkoming uitmaken, geldt het laatste feit als vertrekpunt van de verjaring. § 3. De Commissie kan ten aanzien van instellingen die opleidingen verschaffen: - Aanbevelingen doen; - De erkenning van de instelling schorsen voor een beperkte periode die niet meer dan één jaar mag bedragen; - De erkenning van de instelling intrekken.

Art. 22.De beslissing wordt ondertekend door de Voorzitter van het college en in het dossier ingebracht.

De Voorzitter van het college geeft ervan onverwijld kennis aan de bemiddelaar of de instelling.

Hij geeft kennis aan de klager van de volledige beslissing, tenzij redenen van openbare orde hieraan in de weg staan. In dit geval geeft hij alleen kennis van het dictum van de beslissing.

Bij de kennisgeving wordt de tekst van artikel 1727/6 van het Gerechtelijk Wetboek volledig weergegeven.

Art. 23.Aan de beslissingen tot schorsing of intrekking van de erkenning van een bemiddelaar wordt uitvoering gegeven door de schrapping van de gegevens van de bemiddelaar van de lijst waarvan sprake in artikel 1727 van het Gerechtelijk Wetboek.

De schrapping geschiedt de dag volgend op de dag waarop van de beslissing ten gronde aan de bemiddelaar kennis werd gegeven.

De gegevens van de geschorste bemiddelaar worden ambtshalve en zonder verwijl heropgenomen op de lijst waarvan sprake in artikel 1727 van het Gerechtelijk Wetboek na afloop van de schorsingsperiode.

Art. 24.§ 1. De beslissingen worden bewaard onder elektronische vorm of op papier door het secretariaat van de federale bemiddelingscommissie.

Zij kunnen geraadpleegd worden door de leden van de Commissie in het kader van de uitoefening van hun opdracht in individuele gevallen, en eveneens met het oog op het formuleren van voorstellen, de opstelling van het advies bedoeld in artikel 1727/5, § 5 van het Gerechtelijk Wetboek en de harmonisatie van de rechtspraak van beide colleges. Alle aanvragen tot toegang tot de beslissingen worden bijgehouden in een logboek. § 2. De Commissie houdt een gegevensbank bij waarin de principiële beslissingen van de Commissie onder geanonimiseerde vorm worden bewaard. De gegevensbank is algemeen toegankelijk zonder kosten.

Art. 25.De secretaris van de Federale bemiddelingscommissie stelt een lijst op van de sancties opgelegd door de Commissie.

Deze lijst kan slechts geraadpleegd worden door de leden van de algemene vergadering en door de leden van de Commissie in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten.

TITEL 5. - Ambtshalve onderzoeken

Art. 26.§ 1. Indien de Commissie kennis neemt van feiten die een tuchtvergrijp kunnen uitmaken, kan de Voorzitter een onderzoeker aanstellen met de opdracht deze feiten te onderzoeken en er verslag over uit te brengen.

Alleen feiten waarvan de Commissie minder dan één jaar ervoor kennis heeft gekregen komen in aanmerking voor een ambtshalve tuchtonderzoek.

De onderzoeker mag de betrokken bemiddelaar of instelling horen alsmede eventuele getuigen. Zijn verslag wordt overgemaakt aan de Voorzitter die de Commissie bijeenroept. § 2. De Commissie beslist de zaak te seponeren of beslist de erkende bemiddelaar of instelling op te roepen conform de artikelen 12 tot 25. § 3. Na neerlegging van zijn verslag, onthoudt de onderzoeker zich van iedere inmenging in het dossier.

De Commissie mag hem niettemin horen, zowel in aan- als in afwezigheid van de betrokken bemiddelaar of instelling. In dit laatste geval, wordt het proces-verbaal van de hoorzitting meegedeeld aan de betrokken bemiddelaar of instelling met de uitnodiging eventuele opmerkingen mede te delen binnen de 15 dagen na ontvangst.

TITEL 6. - Overgangsbepalingen

Art. 27.Dossiers die nog ter behandeling voorlagen de dag waarop dit reglement bekrachtigd wordt, worden toebedeeld door de Voorzitter van de commissie aan een van de twee colleges van de Commissie.

De Voorzitter vraagt desgevallend aan de klager of aangever aanvullende gegevens om het dossier te vervolledigen.

Vervolgens wordt de procedure gevolgd zoals bepaald in de artikelen 12 tot en met 26.