MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

Omzendbrief Clio Dames en heren Burgemeesters, Dames en heren Schepen, Sinds de inwerkingtreding van de ordonnantie van 14 mei 1998, houdende regeling van het administratief toezicht op de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, moeten de gemeenten wat betreft hun personeel enkel de beslissingen inzake aanwervingen, bevorderingen, ontslagen, pensioensaanvragen en disciplinaire sancties aan de toezichthoudende overheid toesturen.

De administratie van het toezicht vraagt de gemeenten regelmatig om allerlei inlichtingen voor het opstellen van statistieken, het beantwoorden van parlementaire vragen, of om de vergaderingen van het Comité C voor te bereiden.

In al deze gevallen gaat het over informatie die niet verkregen kan worden enkel en alleen door de uitoefening van het administratief toezicht op de hogervermelde beslissingen.

Thans is het nodig gebleken dat de toezichthoudende overheid op een bestendige basis kan beschikken over cijfergegevens met betrekking tot het lokaal personeel en de mandatarissen.

Daartoe heeft de administratie een databank ontwikkeld, CLIO genaamd.

Met deze applicatie kan men informatie verzamelen, de evolutie van het personeelsbestand en de loonmassa in de plaatselijke besturen opvolgen, dit alles met inachtneming van de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

De gemeenten worden uitgenodigd om aan dit project mee te werken, door de gevraagde informatie door te sturen vanaf 2014.

De gegevens die opgevraagd worden betreffen de administratieve loopbaan van een personeelslid (aanwerving, benoeming, bevordering, verandering van niveau, tuchtstraffen, mobiliteit, loopbaanonderbreking, enz.) enzijn pecuniair carrièreverloop (weddeschaal, premies, vakantiegeld, verschillende toelagen).

De gegevens betreffende de personeelsformatie en het contingent van de contractuele betrekkingen worden eveneens opgevraagd, evenals gegevens betreffende de gemeentelijke mandatarissen.

Die gegevens zullen in 3 categorieën worden ingedeeld (cf. bijlage) : 1. Personeelsleden Identificatie Loopbaan Bezoldigingen 2.Personeelsformatie 3. Mandatarissen De gegevens worden verder gedetailleerd in de bijlagen. De verzameling van deze informatie moet gestructureerd gebeuren en dit op een regelmatige manier - volgens het volgende tijdsverloop : 1. De gegevens over de loopbaan van de statutaire en contractuele gemeenteambtenaren en over de activiteiten van de mandatarissen worden driemaandelijks bezorgd : Het 1ste trimester wordt eind april bezorgd Het 2e trimester wordt eind juli bezorgd Het 3e trimester wordt eind oktober bezorgd Het 4e trimester wordt eind januari van het volgende jaar bezorgd.2. De jaargegevens over de bezoldigingen worden elk jaar bezorgd, eind maart van het volgende jaar. Uitzonderlijk, om de gegevensbank te kunnen opstarten, worden de gegevens betreffende het eerste en tweede trimester 2014 tegen eind juli 2014 bezorgd.

De gegevens over de carrières en de bezoldigingen van 2012 en 2013 worden tegen eind oktober 2014 bezorgd.

Scenario voor de gegevensverzameling 1. De gegevensverzameling kan gebeuren door ze op te halen uit de databank van de applicatie die de berekening van de bezoldigingen uitvoert.Heel wat van deze gegevens komen overeen met de inlichtingen uit de velden van de elektronische DmfA-bestanden.

Andere niet in de DmfA vervatte gegevens moeten hetzij worden ingevoerd, hetzij ingewonnen worden bij andere bronnen van de HRM-dienst van het plaatselijke bestuur, zoals de gegevens over de mandatarissen en de personeelsformatie. 2. De versturing van deze gegevens gebeurt via een elektronische postbus ("Open Stack Swift") waarvan de individuele toegangscode aan elk plaatselijk bestuur zal worden bezorgd. Een technische fiche waarin de inhoud en de modaliteiten van verzamelen verder worden verduidelijkt, zal later worden meegedeeld.

De Minister-President, R. VERVOORT

Bijlage LIJST VAN DE GEGEVENS DIE MOETEN WORDEN VERZAMELD

Sectie

Inhoud

Identificatie van de verzending

Jaar

Trimester (1, 2, 3,4)

Code instelling BPB Het gaat om het nummer dat het plaatselijke bestuur identificeert dat verantwoordelijk is voor de verzending (nummer toegekend door het bestuur plaatselijke besturen)

1. PERSONEELSLEDEN

Identificatie van het personeelslid

Code instelling BPB Het gaat om het nummer dat het plaatselijke bestuur identificeert waar het personeelslid zijn activiteit uitoefent (nummer toegekend door het bestuur plaatselijke besturen)

Naam van de werknemer

Voornaam van de werknemer

Initialen van de tweede voornaam van de werknemer

Rijksregisternummer

Geslacht

Geboortedatum van de werknemer

Taalrol

Nationaliteit

Handicap Ja/Nee

Postcode van de woonplaats van de werknemer

Loopbaan van het personeelslid

Categorie personeel (Administratief, technisch, arbeider, onderwijs, verplegend, medisch, paramedisch, sociaal)

Statuut (statutair, contractueel, GECO....)

Nr. KBO-BCE van de derde die het ter beschikking gestelde personeel tewerkstelt,

Graad

Benaming van de graad

Weddeschaal

Aard van de werkrelatie (Statutair,CBD, COD, vervangingscontract....)

Wekelijks uurrooster Als het een vast wekelijks arbeidsstelsel betreft, dan gaat het om het aantal uren per week van de werknemer. Het arbeidsstelsel wordt vast genoemd als de werknemer een vast aantal uren per week werkt. Als het een variabel wekelijks arbeidsstelsel is, dan gaat het om het gemiddeld aantal uren per week tijdens welke de werknemer geacht wordt te werken, rekening houdend met de werkuren in een volledige werkcyclus

Aantal bezoldigde uren tijdens het lopende trimester Gemiddeld aantal uren per trimester tijdens welke de werknemer geacht wordt te werken in overeenstemming met zijn arbeidscontract, afgezien van eventuele opschortingen van het contract. Het gemiddeld aantal uren per week van de werknemer gedeeld door het gemiddeld aantal uren per week van de referentiepersoon bepaalt de tewerkstellingsbreuk van de werknemer. De referentiepersoon is de voltijds tewerkgestelde persoon in de gemeente.

Functionele code van het boekhoudkundig plan volgens nomenclatuur van de boeking van de kostprijs van het personeelslid

Naam van de dienst facultatief

Telefoonnummer facultatief

E-mail facultatief

Datum van indiensttreding

Datum van de wijziging van het verloop van de loopbaan

Type van wijziging van het verloop van de loopbaan : stage, benoeming, bevordering, uitoefening hogere functie, tuchtstraffen [afhouding van het loon met uitzondering van het loonbeslag, de terugzetting in graad, schorsing] langdurig niet door de werkgever bezoldigd verlof [loopbaanonderbreking, moederschapsverlof, langdurige ziekte, ....], werkhervatting na langdurig verlof,

Datum van uitdiensttreding

Type uitdiensttreding (pensioen, ontslagen worden, vrijwillig ontslag, overlijden) Geeft, voor een werknemer, aan hoe de band met de werkgever beëindigd werd.

Bezoldiging

Totale jaarlijkse kostprijs Bruto bezoldiging vermeerderd met het bedrag van het vakantiegeld vermeerderd met de werkgeversbijdragen, de toelages, de vergoedingen, extralegale voordelen en andere terugkerende of uitzonderlijke kosten

Bruto jaarwedde

Code economische aard van het jaarlijkse brutobedrag

Ordecode van de economische aard van het jaarlijkse brutobedrag

Jaarlijkse werkgeversbijdragen

Code economische aard van de werkgeversbijdragen

Ordecode van de economische aard van de werkgeversbijdragen

Vakantiegeld betaald door het plaatselijke bestuur

Code economische aard van het vakantiegeld

Ordecode van de economische aard van het vakantiegeld

Bedrag van de taalpremie of -toelage

Bedrag van de eindejaarspremie of -toelage

Bedrag van de premie of toelage voor nachtwerk

Bedrag voor de vergoeding voor hogere functies

Bedrag van de toelagen en vergoedingen buiten de taalpremies, eindejaarspremies, premies voor nachtwerk

Maaltijdcheques : globaal bedrag ten laste van de werkgever

Levensduurtepremie

Extralegale voordelen buiten de maaltijdcheques : globaal bedrag ten laste van de werkgever

2. DE PERSONEELSFORMATIE STATUTAIR

RUBRIEK

INHOUD

1

Jaar dat betrekking heeft op de personeelsformatie

2

Trimester waarop de personeelsformatie betrekking heeft

3

Code instelling

4

Aantal betrekkingen waarin de personeelsformatie voorziet per graad en per niveau

5

Aantal ingevulde betrekkingen per graad en per niveau

CONTRACTUEEL

RUBRIEK

INHOUD

1

Jaar dat betrekking heeft op het contingent

2

Trimester dat betrekking heeft op het contingent

3

Code instelling

4

Aantal betrekkingen per graad en per niveau

5

Aantal ingevulde betrekkingen per graad en per niveau

3.MANDATARISSEN

Identificatie van de mandatarissen

Naam van de mandataris

Voornaam van de mandataris

Initiaal van de tweede voornaam van de mandataris

Rijksregisternummer

Geslacht

Geboortedatum van de mandataris

Functie van de mandataris (burgemeester, schepen, raadslid)

Verklaring van taalaanhorigheid Geen Fr Nl

Datum van indiensttreding

Datum van de wijziging van functie (Bv. datum dat een raadslid schepen wordt.)

Type wijziging (Bv. een raadslid dat schepen wordt.)

Datum van uitdiensttreding (einde van het mandaat)

Type uitdiensttreding (ontslag, overlijden,...)