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Omzendbrief Clio Dames en heren Burgemeesters, Dames en heren Schepen, Sinds de inwerkingtreding van de ordonnantie van 14 mei 1998, houdende regeling van het administratief toezicht op de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, De administratie van het toezicht vraagt de gemeenten regelmatig om allerlei inlichtingen voor het (...) Circulaire Clio Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, Depuis l'entrée en vigueur de l'ordonnance du 14 mai 1998, organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale L'administration de tutelle demande régulièrement aux communes de lui fournir divers renseignements(...)
MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE
Omzendbrief Clio Circulaire Clio
Dames en heren Burgemeesters, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres,
Dames en heren Schepen, Mesdames et Messieurs les Echevins,
Sinds de inwerkingtreding van de ordonnantie van 14 mei 1998, houdende Depuis l'entrée en vigueur de l'ordonnance du 14 mai 1998, organisant
regeling van het administratief toezicht op de gemeenten van het la tutelle administrative sur les communes de la Région de
Brussels Hoofdstedelijk Gewest, moeten de gemeenten wat betreft hun Bruxelles-Capitale, les communes ne doivent transmettre à l'autorité
personeel enkel de beslissingen inzake aanwervingen, bevorderingen, de tutelle, en ce qui concerne leur personnel, que les décisions
ontslagen, pensioensaanvragen en disciplinaire sancties aan de relatives aux recrutements, promotions, démissions, mises à la pension
toezichthoudende overheid toesturen. et sanctions disciplinaires.
De administratie van het toezicht vraagt de gemeenten regelmatig om L'administration de tutelle demande régulièrement aux communes de lui
allerlei inlichtingen voor het opstellen van statistieken, het fournir divers renseignements pour l'établissement de statistiques,
beantwoorden van parlementaire vragen, of om de vergaderingen van het afin de répondre aux questions parlementaires, ou encore en vue de
Comité C voor te bereiden. In al deze gevallen gaat het over informatie die niet verkregen kan worden enkel en alleen door de uitoefening van het administratief toezicht op de hogervermelde beslissingen. Thans is het nodig gebleken dat de toezichthoudende overheid op een bestendige basis kan beschikken over cijfergegevens met betrekking tot het lokaal personeel en de mandatarissen. Daartoe heeft de administratie een databank ontwikkeld, CLIO genaamd. Met deze applicatie kan men informatie verzamelen, de evolutie van het préparer les réunions du Comité C. Dans tous ces cas, il s'agit d'informations qui ne peuvent pas être obtenues par le seul exercice de la tutelle administrative sur les décisions mentionnées plus haut. De nos jours, il s'avère indispensable que l'autorité de tutelle puisse disposer en permanence de données au personnel local et aux mandataires communaux. A cette fin, l'administration a développé une base de données, dénommée CLIO. Cette application permet l'obtention d'informations ainsi que le suivi
personeelsbestand en de loonmassa in de plaatselijke besturen de l'évolution des effectifs et de la masse salariale dans les
opvolgen, dit alles met inachtneming van de wetgeving op de pouvoirs locaux, et ce dans le respect de la législation sur la
bescherming van de persoonlijke levenssfeer. protection de la vie privée.
De gemeenten worden uitgenodigd om aan dit project mee te werken, door Les communes sont invitées à participer à ce projet en communiquant
de gevraagde informatie door te sturen vanaf 2014. les informations demandées à partir de 2014.
De gegevens die opgevraagd worden betreffen de administratieve
loopbaan van een personeelslid (aanwerving, benoeming, bevordering, Les données recueillies concernent la carrière administrative d'un
verandering van niveau, tuchtstraffen, mobiliteit, agent (recrutement, nomination, promotion, changement de niveau,
loopbaanonderbreking, enz.) enzijn pecuniair carrièreverloop sanction disciplinaire, mobilité, interruption de carrière etc....) et
(weddeschaal, premies, vakantiegeld, verschillende toelagen). sa carrière pécuniaire (échelle barémique, primes, pécule de vacances,
allocations diverses).
De gegevens betreffende de personeelsformatie en het contingent van de Sont également récoltées les données relatives au cadre du personnel
contractuele betrekkingen worden eveneens opgevraagd, evenals gegevens et contingent des emplois contractuels, ainsi que les données
betreffende de gemeentelijke mandatarissen. relatives aux mandataires communaux.
Die gegevens zullen in 3 categorieën worden ingedeeld (cf. bijlage) : Ces données sont réparties en 3 catégories (cf. annexe) :
1. Personeelsleden 1. Agents
Identificatie Identification
Loopbaan Carrière
Bezoldigingen Rémunération
2. Personeelsformatie 2. Cadre du personnel et contingent des emplois contractuels
3. Mandatarissen 3. Mandataires
De gegevens worden verder gedetailleerd in de bijlagen. Le détail des données collectées est précisé dans le tableau
De verzameling van deze informatie moet gestructureerd gebeuren en dit ci-annexé. L'acquisition de ces informations doit s'effectuer via une collecte
op een regelmatige manier - volgens het volgende tijdsverloop : structurée et ce, de manière périodique - selon le calendrier suivant :
1. De gegevens over de loopbaan van de statutaire en contractuele 1. Les données relatives à la carrière des fonctionnaires communaux
gemeenteambtenaren en over de activiteiten van de mandatarissen worden statutaires et contractuels et à l'activité des mandataires sont
driemaandelijks bezorgd : transmises trimestriellement :
Het 1ste trimester wordt eind april bezorgd Le 1er trimestre est transmis fin avril
Het 2e trimester wordt eind juli bezorgd Le 2e trimestre est transmis fin juillet
Het 3e trimester wordt eind oktober bezorgd Le 3e trimestre est transmis fin octobre
Het 4e trimester wordt eind januari van het volgende jaar bezorgd. Le 4e trimestre est transmis fin janvier de l'année qui suit.
2. De jaargegevens over de bezoldigingen worden elk jaar bezorgd, eind 2. Les données annuelles relatives aux rémunérations sont transmises
maart van het volgende jaar. chaque année, fin mars de l'année qui suit.
Uitzonderlijk, om de gegevensbank te kunnen opstarten, worden de Exceptionnellement, afin de mettre en place cette base de données, les
gegevens betreffende het eerste en tweede trimester 2014 tegen eind juli 2014 bezorgd. informations relatives au 1er et 2ième trimestre 2014 sont transmises fin juillet 2014.
Les données relatives à la carrière et aux rémunérations pour les
De gegevens over de carrières en de bezoldigingen van 2012 en 2013 années 2012 et 2013 sont transmises pour fin octobre 2014.
worden tegen eind oktober 2014 bezorgd.
Scenario voor de gegevensverzameling Scenario de collecte de données
1. De gegevensverzameling kan gebeuren door ze op te halen uit de 1. La majorité des données collectées peut se faire par extraction à
databank van de applicatie die de berekening van de bezoldigingen partir de la base de données de l'application effectuant le calcul des
uitvoert. Heel wat van deze gegevens komen overeen met de inlichtingen rémunérations. Nombre de ces données correspondent aux informations
uit de velden van de elektronische DmfA-bestanden. contenues dans les champs des fichiers électroniques DmfA.
Andere niet in de DmfA vervatte gegevens moeten hetzij worden Les autres données non référencées dans DmfA devront être collectées à
ingevoerd, hetzij ingewonnen worden bij andere bronnen van de partir d'autres sources du pouvoir local, par exemple les données
HRM-dienst van het plaatselijke bestuur, zoals de gegevens over de relatives aux mandataires ainsi que le cadre et le contingent des
mandatarissen en de personeelsformatie. emplois contractuels.
2. De versturing van deze gegevens gebeurt via een elektronische 2. L'envoi de ces données se fait via une boîte postale électronique «
postbus ("Open Stack Swift") waarvan de individuele toegangscode aan OpenStack Swift » dont le code d'accès individuel sera transmis à
elk plaatselijk bestuur zal worden bezorgd. chaque pouvoir local.
Een technische fiche waarin de inhoud en de modaliteiten van Un cahier technique développant de manière détaillée le contenu et les
verzamelen verder worden verduidelijkt, zal later worden meegedeeld. modalités de collecte sera transmis ultérieurement.
De Minister-President, Le Ministre-Président,
R. VERVOORT R. VERVOORT
Bijlage Annexe
LIJST VAN DE GEGEVENS DIE MOETEN WORDEN VERZAMELD LISTE DES DONNEES COLLECTEES
Sectie Section
Inhoud Libellé
Identificatie van de verzending Identification de l'envoi
Jaar Année
Trimester (1, 2, 3,4) Trimestre (1, 2, 3, 4)
Code instelling BPB Code institution BPL
Het gaat om het nummer dat het plaatselijke bestuur identificeert dat
verantwoordelijk is voor de verzending (nummer toegekend door het Il s'agit du numéro identifiant le pouvoir local responsable de
bestuur plaatselijke besturen) l'envoi (numéro attribué par Bruxelles Pouvoirs locaux)
1. PERSONEELSLEDEN Identificatie van het personeelslid Code instelling BPB Het gaat om het nummer dat het plaatselijke bestuur identificeert waar het personeelslid zijn activiteit uitoefent (nummer toegekend door het bestuur plaatselijke besturen) Naam van de werknemer Voornaam van de werknemer Initialen van de tweede voornaam van de werknemer Rijksregisternummer Geslacht Geboortedatum van de werknemer Taalrol Nationaliteit 1. AGENTS Identification de l'agent Code institution BPL Il s'agit du numéro identifiant le pouvoir local où l'agent preste son activité (numéro attribué par Bruxelles Pouvoirs locaux) Nom du travailleur Prénom du travailleur Initiale du deuxième prénom du travailleur Numéro du registre national (permet de distinguer avec précision les homonymes) Sexe Date de naissance du travailleur Rôle linguistique Nationalité
Handicap Handicap reconnu
Ja/Nee Oui/Non
Postcode van de woonplaats van de werknemer Loopbaan van het personeelslid Categorie personeel (Administratief, technisch, arbeider, onderwijs, verplegend, medisch, paramedisch, sociaal) Statuut (statutair, contractueel, GECO....) Nr. KBO-BCE van de derde die het ter beschikking gestelde personeel tewerkstelt, Graad Benaming van de graad Weddeschaal Aard van de werkrelatie (Statutair,CBD, COD, vervangingscontract....) Wekelijks uurrooster Als het een vast wekelijks arbeidsstelsel betreft, dan gaat het om het aantal uren per week van de werknemer. Het arbeidsstelsel wordt vast genoemd als de werknemer een vast aantal uren per week werkt. Als het een variabel wekelijks arbeidsstelsel is, dan gaat het om het gemiddeld aantal uren per week tijdens welke de werknemer geacht wordt te werken, rekening houdend met de werkuren in een volledige werkcyclus Aantal bezoldigde uren tijdens het lopende trimester Gemiddeld aantal uren per trimester tijdens welke de werknemer geacht wordt te werken in overeenstemming met zijn arbeidscontract, afgezien van eventuele opschortingen van het contract. Het gemiddeld aantal uren per week van de werknemer gedeeld door het gemiddeld aantal uren per week van de referentiepersoon bepaalt de tewerkstellingsbreuk van de werknemer. De referentiepersoon is de voltijds tewerkgestelde persoon in de gemeente. Functionele code van het boekhoudkundig plan volgens nomenclatuur van de boeking van de kostprijs van het personeelslid Naam van de dienst facultatief Telefoonnummer facultatief Code postal du lieu de résidence légale du travailleur Carrière de l'agent Catégorie de personnel (Administratif, technique, ouvrier, enseignement, soignant, médical, paramédical, social...) Statut (statutaire, contractuel, ACS,....) N° KBO-BCE du tiers employant le personnel mis à disposition Grade Dénomination du grade Echelle Type de relation de travail (Contrat à durée déterminée, contrat à durée indéterminée, statutaire, contrat de remplacement.....) Charge horaire hebdomadaire Si le régime de travail hebdomadaire est fixe, il s'agit du nombre d'heures par semaine du travailleur. Le régime de travail est dit fixe lorsque le travailleur travaille un nombre d'heures fixes par semaine. Si le régime de travail hebdomadaire est variable, il s'agit du nombre d'heures moyen par semaine durant lesquels le travailleur est censé effectuer un travail en tenant compte des heures de travail dans un cycle complet de travail Nombre d'heures rémunérées durant le trimestre en cours Nombre moyen d'heures par trimestre pendant lesquelles le travailleur est censé effectuer un travail conformément à son contrat de travail, abstraction faite d'éventuelles suspensions du contrat.Le nombre moyen d'heures par semaine du travailleur divisé par le nombre moyen d'heures par semaine de la personne de référence définit la fraction d'occupation du travailleur. Par personne de référence, on entend la personne occupée à temps plein dans la commune. Code fonctionnel du plan comptable selon nomenclature de l'imputation du coût de l'agent Nom du service Donnée facultative Numéro de téléphone Donnée facultative
E-mail E-mail
facultatief Donnée facultative
Datum van indiensttreding Date d'entrée en fonction
Datum van de wijziging van het verloop van de loopbaan Date de modification d'évolution de carrière
Type van wijziging van het verloop van de loopbaan : Type de modification d'évolution de carrière :
stage, benoeming, bevordering, uitoefening hogere functie, tuchtstraffen [afhouding van het loon met uitzondering van het loonbeslag, de terugzetting in graad, schorsing] langdurig niet door de werkgever bezoldigd verlof [loopbaanonderbreking, moederschapsverlof, langdurige ziekte, ....], werkhervatting na langdurig verlof, Datum van uitdiensttreding Type uitdiensttreding (pensioen, ontslagen worden, vrijwillig ontslag, overlijden) Geeft, voor een werknemer, aan hoe de band met de werkgever beëindigd werd. Bezoldiging Totale jaarlijkse kostprijs Bruto bezoldiging vermeerderd met het bedrag van het vakantiegeld vermeerderd met de werkgeversbijdragen, de toelages, de vergoedingen, extralegale voordelen en andere terugkerende of uitzonderlijke kosten Bruto jaarwedde Code economische aard van het jaarlijkse brutobedrag stage, nomination, promotion, exercice fonction supérieure, sanctions disciplinaires, retenue sur salaire à l'exception des saisies sur salaire, rétrogradation, suspension, long congé non rémunéré par employeurs [interruption de carrière, congé de maternité, maladie longue durée, ....], reprise d'activité après long congé...... Date de sortie Type de sortie (pension, licenciement, démission, décès) Indique, pour un travailleur, comment le lien avec l'employeur a pris fin. Rémunérations Coût total annuel Rémunération brute ajoutée du montant du pécule de vacance ajouté des cotisations patronales, des allocations, des indemnités, avantages extra-légaux et autres coûts récurrents ou exceptionnels Traitement brut annuel Code nature économique du brut annuel
Ordecode van de economische aard van het jaarlijkse brutobedrag Code du numéro d'ordre de la nature économique du brut annuel
Jaarlijkse werkgeversbijdragen Cotisations patronales annuelles
Code economische aard van de werkgeversbijdragen Code nature économique des cotisations patronales
Ordecode van de economische aard van de werkgeversbijdragen Code du numéro d'ordre de la nature économique des cotisations patronales
Vakantiegeld betaald door het plaatselijke bestuur pécule de vacances payé par le pouvoir local
Code economische aard van het vakantiegeld Code nature économique du pécule de vacances
Ordecode van de economische aard van het vakantiegeld Code du numéro d'ordre de la nature économique du pécule de vacances
Bedrag van de taalpremie of -toelage Montant annuel de l'allocation ou prime linguistique
Bedrag van de eindejaarspremie of -toelage Montant annuel de l'allocation ou prime de fin d'année
Bedrag van de premie of toelage voor nachtwerk Montant annuel de l'allocation ou prime de nuit
Bedrag voor de vergoeding voor hogere functies Montant annuel de l'indemnité de fonction supérieure
Bedrag van de toelagen en vergoedingen buiten de taalpremies, Montant annuel des allocations et indemnités autres que primes
eindejaarspremies, premies voor nachtwerk linguistique, primes de fin d'année, primes de nuit.
Maaltijdcheques : globaal bedrag ten laste van de werkgever Chèques repas : montant global à charge de l'employeur
Levensduurtepremie Prime à la vie chère
Extralegale voordelen buiten de maaltijdcheques : globaal bedrag ten Avantages extralégaux autres que chèques repas : montant global à
laste van de werkgever charge de l'employeur
2. DE PERSONEELSFORMATIE 2. LE CADRE ET CONTINGENT DES EMPLOIS CONTRACTUELS
STATUTAIR STATUTAIRES
RUBRIEK RUBRIQUE
INHOUD LIBELLE
1 1
Jaar dat betrekking heeft op de personeelsformatie Année
2 2
Trimester waarop de personeelsformatie betrekking heeft Trimestre relatif au cadre
3 3
Code instelling Code institution
4 4
Aantal betrekkingen waarin de personeelsformatie voorziet per graad en per niveau Nombre d'emploi prévu par grade et par niveau
5 5
Aantal ingevulde betrekkingen per graad en per niveau Nombre d'emploi occupé par grade et par niveau
CONTRACTUEEL CONTRACTUELS
RUBRIEK RUBRIQUE
INHOUD LIBELLE
1 1
Jaar dat betrekking heeft op het contingent Année
2 2
Trimester dat betrekking heeft op het contingent Trimestre relatif au contingent
3 3
Code instelling Code institution
4 Aantal betrekkingen per graad en per niveau 5 Aantal ingevulde betrekkingen per graad en per niveau 3. MANDATARISSEN Identificatie van de mandatarissen Naam van de mandataris Voornaam van de mandataris Initiaal van de tweede voornaam van de mandataris Rijksregisternummer Geslacht Geboortedatum van de mandataris Functie van de mandataris (burgemeester, schepen, raadslid) Verklaring van taalaanhorigheid Geen Fr Nl Datum van indiensttreding Datum van de wijziging van functie (Bv. datum dat een raadslid schepen wordt.) Type wijziging (Bv. een raadslid dat schepen wordt.) Datum van uitdiensttreding (einde van het mandaat) Type uitdiensttreding 4 Nombre d'emploi prévu par grade et par niveau 5 Nombre d'emploi occupé par grade et par niveau 3. MANDATAIRES Identification des mandataires Nom du mandataire Prénom du mandataire Initiale du deuxième prénom du mandataire Numéro du registre national (permet de distinguer avec précision les homonymes) Sexe Date de naissance du mandataire Fonction du mandataire (Bourgmestre, échevin, conseiller communal....) Déclaration d'appartenance linguistique Néant Français Néerlandais Date d'entrée en fonction (Date de prise de cours de mandat) Date de modification de fonction (Ex :date de passage de conseiller communal à échevin...) Type de modification (ex : passage de conseiller communal à échevin....) Date de sortie (Date de fin de mandat) Type de sortie
(ontslag, overlijden,...) (Démission, déchéance, décès...)
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