FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

1 OKTOBER 2013. - Ministeriële omzendbrief inzake de verplaatsingskosten voor dienstreizen naar het buitenland in het kader van internationale samenwerking in strafzaken

1. Inleiding Gelet op de budgettaire toestand dienen inspanningen geleverd om de gerechtskosten te beperken.Specifiek met betrekking tot de dienstreizen naar het buitenland dringt een uniforme werkwijze zich op,op basis van de hierna uiteengezette richtlijnen. 2. Internationale regelgeving Verschillende internationale instrumenten voorzien uitdrukkelijk in de mogelijkheid van de aanwezigheid van de overheden van de aanzoekende Staat bij de uitvoering van een rogatoire commissie in de aangezochte Staat.Deze aanwezigheid is overigens ook mogelijk als het toepasselijke Verdrag daarin niet uitdrukkelijk voorziet doch niet uitgesloten is door de wet van de aangezochte Staat.

Zo kan, niet limitatief, gewezen worden op : ? Artikel 4 van het Europees Verdrag aangaande de wederzijdse rechtshulp in strafzaken van 20 april 1959, zoals aangevuld door artikel 2 van het Aanvullend Protocol van 8 november 2001 : « 1. De aangezochte Partij licht de verzoekende Partij, indien zij daarom uitdrukkelijk vraagt, in aangaande de datum waarop en de plaats waar de ambtelijke opdracht zal worden uitgevoerd. De autoriteiten van de verzoekende Partij en de betrokkenen kunnen bij die uitvoering aanwezig zijn indien de aangezochte Partij daarin toestemt. 2. Verzoeken die strekken tot de aanwezigheid van deze autoriteiten of betrokkenen mogen niet worden geweigerd ingeval deze aanwezigheid beoogt dat de tenuitvoerlegging van het verzoek om rechtshulp beter beantwoordt aan de noden van de verzoekende Partij, zodat bijkomende verzoeken om rechtshulp kunnen worden voorkomen ». ? Artikel 25 van het Benelux Verdrag aangaande de uitlevering en de rechtshulp in strafzaken van 27 juni 1962 : « De aangezochte Partij zal de verzoekende Partij, indien zij daarom uitdrukkelijk vraagt, inlichten aangaande de datum en de plaats waarop de rogatoire commissie zal worden uitgevoerd. De autoriteiten van de verzoekende Partij en de betrokkenen zullen bij die uitvoering aanwezig kunnen zijn indien de aangezochte Partij daarin toestemt ».

Waar de deelneming van de overheden van de verzoekende partij (onderzoeksrechter, parketmagistraat, politieambtenaar, deskundige, tolk, ...) oorspronkelijk eerder een passieve aanwezigheid inhield is deze toch geëvolueerd naar een meer actieve tussenkomst.

Zij kennen immers het volledig strafdossier en kunnen rechtstreeks informatie verschaffen, in het kader van het verhoor bepaalde vragen voorstellen aan de aangezochte autoriteit, en zelf vragen stellen of repliceren op de gegeven antwoorden. 3. Nationale regelgeving a.Koninklijk besluit van 28 december 1950 houdende algemeen reglement op de gerechtskosten in strafzaken.

Er kan in het bijzonder verwezen worden naar artikel 51 in verband met de verblijf- en reiskosten van de magistraten (worden terugbetaald op begroting van de Procureur-generaal - de Minister van Justitie regelt de uitgaven waarvoor het advies van de Procureur-generaal moet worden gevraagd) en 144bis dat de bevoegdheden toegekend aan de Procureur-generaal laat uitoefenen door de federale procureur wanneer hij zelf de strafvordering uitoefent en/of zorgt voor de coördinatie van de strafvordering/het vergemakkelijken van de internationale samenwerking.

Voor wat betreft de politiediensten werd tot 1 april 2001, de datum van inwerkingtreding van het koninklijk besluit van 30 maart 2001Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 30/03/2001 pub. 31/03/2001 numac 2001000327 bron ministerie van binnenlandse zaken en ministerie van justitie Koninklijk besluit tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten sluiten tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten - artikel 13 - I - 10, § 1 - 23 -, de wettelijke grondslag gevormd door de artikelen 50 en 51 van het koninklijk besluit van 28 december 1950 houdende algemeen reglement op de gerechtskosten in strafzaken.

Aangezien artikel 50 sedert 1 april 2001 niet langer van toepassing is voor de politiediensten, moeten de verplaatsings- en verblijfskosten van de leden van de politiediensten in het kader van een internationale rogatoire commissie worden beschouwd als kosten waarin in het tarief in strafzaken niet is voorzien en bijgevolg worden vastgesteld op grond van de artikelen 66 en 82 van het koninklijk besluit van 28 december 1950. b. Jaarlijks Ministerieel besluit. Elk jaar verschijnt een nieuw Ministerieel besluit houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies. Het laatste dateert van 16 april 2013, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 6 mei 2013.

De berekening van de verblijfsvergoedingen van de leden van de Rechterlijke Organisatie dient gestoeld op dit Ministerieel besluit, onder de categorie 1. 4. Principes.a. Proportionaliteit/subsidiariteit. De aanvraag voor de verplaatsing dient de noodzaak van de aanwezigheid van Belgische magistraten/politiemensen omstandig te motiveren. Zo dient men zich af te vragen of er wel degelijk een inschatbare meerwaarde is en of kan worden aangetoond dat het rechtshulpverzoek zonder deze bijstand niet hetzelfde resultaat oplevert.

In dezelfde gedachtengang dienen de gevraagde onderzoeksdaden in verhouding te staan met de ernst van de feiten en het belang en de aflijning van het Belgisch onderzoek.

Zij dienen ondersteund door de opgave van alle relevante gegevens van het Belgisch dossier, en de verplaatsing mag uiteraard niet dienen om onvolledigheden van het rechtshulpverzoek op te vangen.

Bovendien dient nagegaan of geen alternatieven voorhanden zijn voor een bemande rogatoire commissie zoals het beroep doen op het verhoor per videoconferentie alsmede de tussenkomst van Eurojust of de Belgische liaisonofficieren/verbindingsmagistraat in het buitenland.

Bij het geven van het advies houdt de Procureur-generaal (of in voorkomend geval de Federale Procureur) hiermee ook rekening en dan vooral met de opportuniteit van de dienstreis. b. Rationeel en kosten besparend. Uiteraard moet vóór het vertrek uit België de buitenlandse overheid uitdrukkelijk haar toestemming gegeven hebben, doch ook dient vermeden te worden dat reeds kosten en uitgaven gemaakt worden, zoals de aankoop van vliegtuigtickets nog voor dit formeel akkoord van de buitenlandse overheid.

De kosten dienen zo laag mogelijk gehouden zoals door : - de keuze van de vervoermiddelen (zo zijn enkel economy vliegtuigtickets toegestaan), - de zo kort mogelijke verblijfsduur in het buitenland : eveneens dient vermeden te worden dat de periode in het buitenland een weekend zou omvatten waarin niet gewerkt kan worden. - een strikte beperking van de delegatie. In dit laatste verband wordt in het bijzonder gewezen op volgende items : -> Deelname griffier van de onderzoeksrechter.

De deelname van de griffier van de onderzoekrechter aan de dienstreis is in principe niet toegestaan. Immers houden de artikelen 168 Gerechtelijk Wetboek (« De griffier (...) staat de magistraat bij als griffier in alle verrichtingen van diens ambt ») en 62 Wetboek van strafvordering (« Wanneer de onderzoeksrechter zich ter plaatse begeeft, wordt hij altijd vergezeld door (...) de griffier van de rechtbank ») geen enkele wettelijke verplichting in dat de griffier de onderzoeksrechter zou moeten vergezellen op een bemande rogatoire commissie naar het buitenland. Anders dan in België voert de onderzoeksrechter in het buitenland niet zelf de gevraagde onderzoeksverrichtingen uit doch is hij eerder passief aanwezig bij de uitvoering ervan door de bevoegde buitenlandse autoriteit en kan hij enkel bepaalde vragen of acties suggereren, waarbij zijn griffier alleszins niet moet in tussenkomen.

De afwezigheid van de griffier bij de missie mag de onderzoeksrechter geenszins beletten deel te nemen aan de missie ter uitvoering van de rogatoire commissie.

In een recente zaak gelastte de Kamer van Inbeschuldigingstelling, conform de vordering van de Procureur-generaal, de onderzoeksrechter over te gaan tot de uitvoering van de rogatoire commissie in het buitenland, nadat de onderzoeksrechter deze had geweigerd omdat de FOD Justitie de aanwezigheid van de griffier niet had toegestaan. -> Aanwezigheid parketmagistraat samen met de onderzoeksrechter.

De onderzoeksrechter dient bij de verplaatsing zeker niet stelselmatig vergezeld te zijn door een magistraat van het Openbaar Ministerie gezien de onderscheiden taken en bevoegdheden van de onderzoeksrechter en de parketmagistraat.

In de praktijk kan de aanwezigheid van de parketmagistraat wel soms een meerwaarde bieden aan het onderzoek, om hindernissen te deblokkeren en deuren te openen naar de buitenlandse autoriteiten, om te oordelen over de plaats van vervolging en eventuele denonciatie, en om kennis te krijgen van nieuwe elementen naar aanleiding van de uitvoering van de internationale rogatoire commissie. -> Aanwezigheid van een tolk.

Indien de aanwezigheid van een tolk vereist is kan in de grote meerderheid der gevallen best beroep gedaan worden op een lokale tolk - zelfs als deze hogere tarieven zou hanteren zal het quasi altijd goedkoper uitvallen dan het meenemen van een tolk vanuit België gezien de besparing van verplaatsings- en verblijfkosten.

Om na te gaan of er een plaatselijke tolk kan worden bekomen en voor de keuze ervan kan beroep worden gedaan op de bijstand van de Belgische politievertegenwoordigers in het buitenland - dit valt onder hun faciliterende rol bij de uitvoering van internationale rechtshulpverzoeken conform de Ministeriële Omzendbrief van 12 maart 2003. Hierbij wordt wel benadrukt dat de kosten van een tolk in het kader van een internationale rogatoire commissie als gerechtskosten dienen vergoed en niet kunnen worden voorgeschoten door het budget van de politievertegenwoordigers in het buitenland. (zie ook interne nota van de federale politie aan de verbindingsofficieren in het buitenland met richtlijnen inzake hun tussenkomst voor het vinden van een geschikte tolk). -> Aantal leden van de politiediensten Het aantal onderzoekers van de politiediensten dient in principe beperkt te worden tot twee, tenzij in uitzonderlijke, gemotiveerde gevallen. 5. Praktische werkwijze.a. Machtiging/advies Elke aanvraag dient schriftelijk (behoudens uiterst dringende gevallen) aan de Procureur-generaal of desgevallend aan de Federale Procureur gericht te worden.In de dossiers die tot zijn bevoegdheid behoren, vervult de Federale Procureur de rol van de Procureur-generaal.

Indien de geraamde kosten minder dan 2.500 euro bedragen kan de Procureur-generaal of desgevallend de Federale Procureur zelf de machtiging geven.

Indien de geraamde kosten meer dan 2.500 euro bedragen is de machtiging van de FOD Justitie vereist, dit na voorafgaand advies van de Procureur-generaal of desgevallend van de Federale Procureur.

Indien de aanvraag rechtstreeks ontvangen wordt van de onderzoeksrechter neemt de Procureur-generaal of desgevallend de Federale Procureurcontact met de bevoegde Procureur des Konings om diens standpunt te vernemen. b. Toezenden van de aanvraag De aanvragen bestemd voor de FOD Justitie worden via de Procureur-generaal of desgevallend via de Federale Procureur overgemaakt aan de Centrale Autoriteit Internationale Samenwerking in strafzaken. Heeft de aanvraag betrekking op een rogatoire commissie inzake internationaal humanitair recht (oorlogsmisdaden, misdaden tegen de mensheid en genocide) dan dient deze via de Procureur-generaal of desgevallend via de Federaal Procureur gericht te worden aan de Dienst Internationaal Humanitair recht. c. Vorm en inhoud van de aanvraag De aanvraag moet volgende beoordelingsgegevens bevatten : ? de identiteit van de personen die aan de verplaatsing deelnemen; ? de redenen voor de verplaatsing, met een korte uiteenzetting van de zaak, een vermelding van de tenlasteleggingen en de aard van de uit te voeren opdrachten; ? de bevestiging van de buitenlandse instemming met de aanwezigheid van de Belgische onderzoekers. Er dient overigens voorafgaand overleg met deze autoriteiten gepleegd te worden; ? de modaliteiten van de verplaatsing (plaats, datum, duur, vervoermiddel); ? een raming van de reis- en verblijfskosten. ? een kopie van het rechtshulpverzoek d. Bedragen De bedragen van de verblijfsvergoedingen (logementsvergoeding en dagelijkse forfaitaire vergoeding) worden geraamd op grond van het jaarlijks Ministerieel Besluit (zie 3.b.) dat de maxima bepaalt.

De verblijfsvergoedingen worden uitbetaald op basis van de daadwerkelijk verrichte en bewezen uitgaven en met een maximum van de in de tabel per land vastgestelde bedragen.

Voor de dag van vertrek en terugkeer van de zending mag slechts een halve forfaitaire vergoeding worden gevraagd. Ook wanneer de verplaatsing beperkt is tot 1 dag kan slechts een halve forfaitaire dagvergoeding worden toegestaan.

Behoudens uitdrukkelijke verantwoording omvatten de verblijfskosten de bijkomende kosten (zoals taxikosten, telefoonkosten ter plaatse, vertegenwoordigingskosten) die dus niet apart in rekening mogen worden gebracht. e. Na uitvoering Na de uitvoering van de rogatoire commissie dient via de Procureur-generaal of desgevallend de Federale Procureureen kort verslag van de werkelijke kostenafrekening overgemaakt te worden aan de FOD Justitie, Centrale Autoriteit Internationale Samenwerking in strafzaken of desgevallend de Dienst Internationaal Humanitair recht. Indien zich problemen voordeden bij de uitvoering dient dit eveneens op dezelfde wijze meegedeeld te worden.

Indien het gerechtelijk onderzoek gevoerd wordt na een burgerlijke partijstelling kunnen de kosten van de bemande rogatoire commissie gedragen worden door de burgerlijke partij.

De omzendbrieven van 11.07.1984 (ref. 7/107/997 AP), 24.06.1992 (ref.7/SDP/107.997/AP/Politie),18.12.2001(ref.6/API/592) en van 24.05.2006 (ref. 6/Doc6/0220) betreffende de kosten voor verplaatsingen naar het buitenland in strafzaken voor magistraten en de personen die hen bijstaan, zijn opgeheven.

Brussel, 1 oktober 2013.

De Minister van Justitie, Mevr. A. TURTELBOOM