WAALSE OVERHEIDSDIENST

1 FEBRUARI 2011. - Omzendbrief nr. 2011/MINFP/01 tot vaststelling van de procedure voor de toewijzing van de hogere functies binnen de diensten van de Waalse Regering en van de instellingen van openbaar nut onderworpen aan Boek II van de Waalse Ambtenarencode

Mijnheer de Minister-President, Mevrouw en Heren Ministers, Mevrouw de Secretaris-generaal, Mevrouwen en Heren Leidende Ambtenaren bevoegd inzake personeel, I. Aanhef In het kader van de toepassing van het besluit van de Waalse Regering van 18 december 2003Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 18/12/2003 pub. 31/12/2003 numac 2003027783 bron ministerie van het waalse gewest Besluit van de Waalse Regering houdende de Waalse Ambtenarencode sluiten houdende de Waalse Ambtenarencode beschrijft deze omzendbrief de procedure voor de toewijzing van de hogere functie die voldoet aan de objectiviteiteisen geformuleerd door de Raad van State.

In een arrest nr. 198.581, A.193.074/VIII-6959 van 4 december 2009 bepaalt de Raad van State met name dat : « de toewijzing van hogere functies aanleiding moet geven tot een vergelijking van de titels en verdiensten van de potentiële kandidaten; * het hoge aantal van die kandidaten een aannemelijke reden vormt om niet over te gaan tot die vergelijking op systematische en gedetailleerde wijze maar stelt de overheid niet vrij om de kandidaten die ze het meest geschikt acht, om de redenen die ze vermeldt, aan te houden en om daarna over te gaan tot de vergelijking van de titels en verdiensten van laatstgenoemden. * om aan de verplichting tot formele verplichting te voldoen, ze het resultaat van de vergelijking en de eigen redenen afgeleid van die vergelijking die de keuze van de ene ten opzichte van de anderen bevestigen, zelfs op beknopte wijze in de akte moet vermelden; (...) ».

Deze omzendbrief heeft niet als doel de voorwaarden betreffende de aanwijzing voor de uitoefening van hogere functies zoals vermeld in het statuut te wijzigen. Elk personeelslid dat de aanwijzigingsvoorwaarden vervult kan immers met inachtneming van de voorwaarden bepaald bij deze omzendbrief zijn kandidatuur indienen om de hogere functies uit te oefenen. Deze omzendbrief heeft alleen als doel de procedure voor de toewijzing van de hogere functies en de vergelijking van de titels en verdiensten van de concurrerende kandidaten uit te leggen.

II. Reglementair kader Deze omzendbrief past in het bestaande reglementaire kader (Waalse Ambtenarencode, hierna de Code).

Er zij op gewezen dat de in de Code bedoelde beginselen de volgende zijn : Een ambtenaar kan aangewezen worden om hogere functies uit te oefenen die beantwoorden aan ofwel een betrekking van de formatie waarvan de titularis afwezig is sinds minstens twee maanden of voor een voorspelbare duur van minstens twee maanden, ofwel een betrekking van de formatie die vacant is verklaard, ofwel voor de betrekkingen onderworpen aan de mandaatregeling aan het einde van het mandaat in afwachting van de aanwijzing van een nieuwe mandataris.

Om aangewezen te worden voor de uitoefening van de hogere functies dienen volgende voorwaarden te worden vervuld : 1° de toegangsvoorwaarden voor de betrekkingen vervullen : 2° onder hetzelfde Directoraat-generaal ressorteren als dat waaronder de betrekking valt, of voor de betrekkingen onderworpen aan de mandaatregeling, onder dezelfde personeelsformatie. Onder ambtenaren die dezelfde voorwaarden vervullen, worden de hogere functies verleend aan de ambtenaar die het meest geschikt is om de ambten uit te oefenen.

Voor de uitvoering van deze omzendbrief in de instellingen van openbaar nut worden de bepalingen van artikel 305 van de Code toegepast.

III. Procedure Het Overkoepelend Directoraat-generaal Personeel en Algemene Zaken (hierna het DGT1) vervult een ondersteunende rol aan de functionele diensten over de overkoepelende aspecten in het kader van de procedures voor de toewijzing van de hogere functies. Op algemene wijze zorgt het DGT1 voor de vorming van de functionele diensten die het over de correcte procedures informeert.

De personen die krachtens deze omzendbrief aangewezen worden om in het proces voor de aanwijzing van de begunstigde van de hogere functie tussenbeide te komen, worden erom verzocht om telkens als het nodig is, de steun van het DGT1 te vragen.

De procedure omvat de volgende fasen : 1. Beslissing om een betrekking via de hogere functies in te vullen De beslissing wordt genomen door het Directiecomité van het Directoraat-generaal of van het Secretariaat-generaal waaronder de betrekking valt.Voor de betrekkingen onderworpen aan de mandaatregeling wordt de beslissing tot het invullen van een vacante betrekking via de hogere functies door de Regering genomen.

De toewijzing van hogere functies is bestemd om de continuïteit van de dienst op tijdelijke wijze te waarborgen, wanneer de vacante betrekking niet kan worden ingevuld via een bevorderingsprocedure. De procedure betreffende de toewijzing van hogere functies voor de betrekkingen die definitief vacant zijn, mag de procedures voor de toekenning van de betrekking niet belemmeren. 2. Oproep tot de kandidaten De procedure voor de toewijzing van de hogere functies begint te lopen wanneer de Functionele en Steundirectie de oproep tot de kandidaten per e-mail of gewone brief aan alle potentiële kandidaten in dienstactiviteit die bedoeld zijn in artikel 65 van de Code richt. Wanneer hogere functies toegewezen moeten worden voor een betrekking onderworpen aan de mandaatregeling, richt het DGT1 de oproep tot de kandidaten aan de potentiële kandidaten.

De oproep tot de kandidaten bevat het functieprofiel en de selectie- en rangschikkingscriteria.

Het functieprofiel is het profiel dat vergezeld gaat van de vakantieverklaring van de betrekking waarvoor hogere functies toegewezen moeten worden of het profiel dat overeenstemt met de voorlopig onbeklede betrekking.

Als er geen functieprofiel bestaat voor een voorlopig onbeklede betrekking, wordt het voor de oproep tot de kandidaten vastgesteld.

Behalve voor de betrekkingen onderworpen aan de mandaatregeling bekrachtigt het DGT1 het functieprofiel over zijn generische aspecten.

Bij gebrek aan advies van het DGT1 binnen vijftien dagen na ontvangst door hem van het ontwerp-functieprofiel, wordt zijn advies geacht gunstig te zijn. Voor de betrekkingen onderworpen aan de mandaatregeling wordt het functieprofiel door de Regering goedgekeurd.

De selectiecriteria zijn minstens de volgende : * de ervaring in de aangelegenheden bedoeld in het functieprofiel; * de oorspronkelijke en/of voortgezette vorming; * de motivatie van de kandidaat zoals vermeld in zijn motivatiebrief; * het kwaliteitsniveau van het werk van elke kandidaat ten opzichte van de eisen van het functieprofiel.

Dat laatste criterium kan bij voorbeeld vastgesteld worden op grond van het laatste evaluatierapport van de kandidaat of bij gebrek aan een dergelijk rapport op grond van een specifiek rapport vastgesteld door de rechtstreekse hiërarchische meerdere van de kandidaat.

De oproep tot de kandidaten kan bepalen dat de kandidaten een minimum aantal jaren ervaring moeten hebben in de aangelegenheden bedoeld in het functieprofiel. Dat aantal mag niet hoger zijn dan zes jaar. In dit geval vermeldt de oproep tot de kandidaten dat de kandidaturen van de personeelsleden die over dat aantal jaren ervaring niet beschikken, hoewel ze ontvankelijk zijn, slechts onderzocht zullen worden als uit de vergelijking van de kandidaturen van de personeelsleden die dat selectiecriterium vervullen, blijkt dat geen van hen geschikt is voor de betrekking waarvoor hogere functies toegewezen moeten worden.

De criteria worden gewogen. De weging wordt door het Directiecomité van het betrokken Directoraat-generaal of door de Regering bepaald, wanneer hogere functies voor een betrekking onderworpen aan de mandaatregeling toegewezen worden.

De keuze van de criteria en de weging ervan houden rekening met het feit dat een vacante betrekking op tijdelijke wijze bekleed moet worden. 3. Vergelijking van de titels en verdiensten van de kandidaten die de selectiecriteria vervullen De vergelijking van de titels en verdiensten van de kandidaten is een bevoegdheid van het Directiecomité van het betrokken Directoraat-generaal of van de Regering, wanneer hogere functies voor een betrekking onderworpen aan de mandaatregeling toegewezen worden. Als het functieprofiel een minimum aantal jaren ervaring in de aangelegenheden bedoeld in het functieprofiel bepaalt, worden enkel de kandidaturen van de kandidaten die over dit aantal jaren ervaring beschikken, onderzocht. Als geen van de kandidaten aan het einde van die eerste vergelijking geschikt is voor de betrekking waarvoor hogere functies toegewezen moeten worden, worden de kandidaturen binnen het Directoraat-generaal opnieuw onderzocht op basis van een selectiecriterium gegrond op een minimum aantal jaren ervaring in de aangelegenheden bedoeld in het functieprofiel, dat korter is dan het oorspronkelijk bepaalde aantal. Het aantal vereiste jaren wordt bijvoorbeeld in plaats van zes jaar bepaald op drie jaar met dien verstande dat de bij de Code vereiste niveauanciënniteit van toepassing blijft.

Pas aan het einde van die tweede vergelijking van de titels en verdiensten kunnen de in artikel 65, tweed lid, van de Code bedoelde afwijkingen in voorkomend geval uitgevoerd worden na een nieuwe oproep tot de kandidaten.

De vergelijking van de titels en verdiensten van de kandidaten wordt ten opzichte van de selectiecriteria bedoeld in de oproep tot de kandidaten uitgevoerd. Die criteria moeten voor alle kandidaten dezelfde zijn. 4. Met redenen omkleed voorstel van de in aanmerking komende kandidaat Behalve voor de betrekkingen onderworpen aan de mandaatregeling ressorteert dit voorstel onder het Directiecomité.De vergelijking van de titels en verdiensten van de kandidaten uitgevoerd volgens de modaliteiten bedoeld in punt 3 van deze omzendbrief blijkt uitdrukkelijk uit de motivatie van het voorstel.

De Raad van State eist dat de vergelijking van de kandidaten zich niet tot een stijlclausule beperkt. De motivatie "moet het mogelijk maken om te begrijpen waarom niet alleen de benoemde kandidaat gekozen is maar ook waarom de anderen afgewezen zijn. Deze regel is niet bedoeld om te wijzen op de zwakke punten van elke geweigerde kandidaat maar wel het uiteenzetten van de redenen van voorkeur van de geselecteerde kandidaat ten opzichte van laatstgenoemden".

De motivatie vermeldt de elementen voortvloeiend uit de verrichtingen bepaald in punt 3. 5. Overheid gemachtigd om de eindbeslissing tot toewijzing van de hogere functies aan te nemen Overeenkomstig de bepalingen van de Code geschiedt de aanwijzing voor de uitoefening van de hogere functies als volgt : - voor de betrekkingen van rang A3, A4, A5 en de betrekkingen onderworpen aan de mandaatregeling wordt ze verricht door de Regering; - voor de betrekkingen van de andere rangen wordt ze verricht door de directeur-generaal van het Overkoepelend Directoraat-generaal Personeel en Algemene Zaken op voorstel van het Directiecomité van het Directoraat-generaal waarbij de betrekking behoort.

De beslissing tot toewijzing van de hogere functies wordt aan alle kandidaten betekend.

Deze omzendbrief heeft uitwerking op 1 februari 2011.

Namen, 1 februari 2011.

De Minister van Duurzame Ontwikkeling en Ambtenarenzaken, J.-M. NOLLET