SERVICE PUBLIC DE WALLONIE

1er FEVRIER 2011. - Circulaire n° 2011/MINFP/01 fixant la procédure d'attribution des fonctions supérieures au sein des Services du Gouvernement wallon et des organismes d'intérêt public soumis au Livre II du Code de la Fonction publique wallonne

Monsieur le Ministre-Président, Madame et Messieurs les Ministres, Madame la Secrétaire générale, Mesdames et Messieurs les Fonctionnaires dirigeants compétents en matière de personnel, I. Préambule Dans le cadre de l'application de l'arrêté du Gouvernement wallon du 18 décembre 2003 portant le Code de la Fonction publique wallonne, la présente circulaire décrit la procédure d'attribution de fonctions supérieures répondant aux exigences d'objectivité formulées par le Conseil d'Etat.

Dans un arrêt n° 198.581, A.193.074/VIII-6959 du 4 décembre 2009, le Conseil d'Etat énonce ainsi notamment que : « l'attribution de foncions supérieures doit donner lieu à une comparaison des titres et mérites des candidats potentiels; * le nombre élevé de ces derniers constitue une raison admissible de ne pas procéder à cette comparaison de manière systématique et détaillée, mais ne dispense pas l'autorité de retenir pour les motifs qu'elle indique, les candidats qu'elle estime les plus aptes, et de procéder ensuite à la comparaison des titres et mérites de ces derniers; * pour satisfaire à l'obligation de motivation formelle, elle doit exprimer dans l'acte, fut-ce de manière succincte le résultat de la comparaison et les motifs propres, déduits de cette comparaison, qui font que l'un a été préféré aux autres; (...) ».

La présente circulaire n'a pas pour objectif de modifier les conditions de désignation à des fonctions supérieures, telles qu'énoncées par le statut. En effet, tout agent qui remplit les conditions de désignation peut, dans le respect des conditions fixées par la présente circulaire, déposer sa candidature pour exercer les fonctions supérieures. La présente circulaire vise seulement à expliquer la procédure d'attribution des fonctions supérieures et de comparaison des titres et mérites des candidats en lice.

II. Cadre réglementaire La présente circulaire s'inscrit dans le cadre réglementaire existant (Code de la Fonction publique wallonne (ci-après : le Code).

Pour rappel, les principes contenus dans le Code sont les suivants : Un agent peut être désigné pour exercer des fonctions supérieures correspondant, soit à un emploi du cadre dont le titulaire est absent depuis au moins deux mois ou pour une durée prévisible d'au moins deux mois, soit à un emploi du cadre déclaré vacant, soit pour les emplois soumis au régime de mandat, à la fin du mandat, dans l'attente de la désignation d'un nouveau mandataire.

Pour être désigné pour exercer des fonctions supérieures, il faut : 1° remplir les conditions d'accès à l'emploi;2° dépendre de la même Direction générale que celle dont dépend l'emploi ou, pour les emplois soumis au régime de mandat, du même cadre. Entre agents remplissant les mêmes conditions, les fonctions supérieures sont octroyées à l'agent qui présente le plus d'aptitudes pour exercer les fonctions.

Pour la mise en oeuvre de la présente circulaire dans les organismes d'intérêt public, il est fait application des dispositions de l'article 305 du Code.

III. Procédure La Direction générale transversale Personnel et Affaires générales (ci-après : DGT1) est chargée d'un rôle d'appui aux services fonctionnels sur les aspects transversaux dans le cadre des procédures d'attribution des fonctions supérieures. De manière générale, elle assure la formation des services fonctionnels et veille à les informer des procédures correctes.

Les personnes désignées par la présente circulaire pour intervenir dans le processus de désignation du bénéficiaire de la fonction supérieure sont invités, chaque fois que cela s'avère utile, à faire appel à l'assistance de la DGT1.

La procédure comprend les étapes suivantes : 1. Décision de pourvoir à un emploi par fonctions supérieures La décision est prise par le Comité de direction de la Direction générale ou du Secrétariat général dont dépend l'emploi.Pour les emplois soumis au régime des mandats, la décision de pourvoir à la vacance de l'emploi par fonctions supérieures est prise par le Gouvernement.

L'attribution de fonctions supérieures est destinée à assurer la continuité du service de façon temporaire lorsqu'il ne peut être pourvu à la vacance de l'emploi par le biais d'une procédure de promotion. La procédure d'attribution de fonctions supérieures pour les emplois définitivement vacants ne peut faire obstacle aux procédures d'attribution de l'emploi. 2. Appel à candidatures La procédure d'attribution des fonctions supérieures débute lorsque la Direction fonctionnelle d'appui adresse l'appel à candidatures, par courriel ou courrier ordinaire, à tous les candidats potentiels en activité de service, visés à l'article 65 du Code.Lorsqu'il s'agit d'attribuer des fonctions supérieures pour un poste soumis au régime des mandats, la DGT1 adresse l'appel à candidatures aux candidats potentiels.

L'appel à candidature comprend le profil de la fonction et les critères de sélection.

Le profil de fonction est celui qui accompagne la déclaration de vacance de l'emploi pour lequel des fonctions supérieures sont à attribuer ou celui qui correspond à l'emploi provisoirement inoccupé.

Dans le cas où il n'existe pas de profil de fonction pour un emploi provisoirement inoccupé, celui-ci est établi préalablement au lancement de l'appel à candidatures. Sauf pour les emplois soumis au régime des mandats, la DGT1 valide le profil de fonction sur ses aspects génériques. A défaut de l'avis de la DGT1 dans les quinze jours de la réception par celle-ci du projet de profil de fonction, son avis est réputé favorable. Pour les emplois soumis au régime des mandats, le profil de fonction est approuvé par le Gouvernement.

Les critères de sélection sont à tous le moins : * l'expérience dans les matières figurant dans le profil de fonction; * la formation initiale et/ou continuée; * la motivation du candidat, telle que reprise dans sa lettre de motivation; * le niveau de qualité du travail de chaque candidat au regard des exigences du profil de fonctions.

Ce dernier critère peut, par exemple, être établi sur la base du dernier rapport d'évaluation du candidat ou en l'absence d'un tel rapport d'évaluation, sur la base d'un rapport spécifique établi par le supérieur hiérarchique immédiat du candidat.

L'appel à candidatures peut prévoir que les candidats doivent disposer d'un nombre minimal d'années d'expérience dans les matières figurant dans le profil de fonction. Ce nombre ne peut être supérieur à six.

Dans cette hypothèse, l'appel à candidatures indique que les candidatures des agents qui ne disposent pas de ce nombre d'années d'expérience, bien que recevables, ne seront examinées que s'il ressort de la comparaison des candidatures des agents qui répondent à ce critère de sélection qu'aucun d'entre eux ne convient pour le poste pour lequel des fonctions supérieures sont à attribuer.

Les critères sont pondérés. La pondération est déterminée par le Comité de direction de la Direction générale concernée ou par le Gouvernement, lorsqu'il s'agit d'attribuer des fonctions supérieures pour un emploi soumis au régime des mandats.

Le choix des critères et leur pondération tiennent compte du fait qu'il s'agit de pourvoir à la vacance de l'emploi de façon transitoire. 3. Comparaison des titres et mérites des candidats qui remplissent les critères de sélection La comparaison des titres et mérites des candidats relève du Comité de direction ou du Gouvernement lorsqu'il s'agit d'attribuer des fonctions supérieures pour un emploi soumis au régime des mandats. Dans l'hypothèse où le profil de fonction détermine un nombre minimal d'années d'expérience dans les matières figurant dans le profil de fonction, seules les candidatures des candidats disposant de ce nombre d'années d'expérience sont examinées. Si, au terme de cette première comparaison, aucun des candidats ne convient pour le poste pour lequel des fonctions supérieures sont à attribuer, il est procédé à un nouvel examen des candidatures au sein de la Direction générale sur la base d'un critère de sélection fondé sur un nombre minimal d'années d'expérience dans les matières figurant dans le profil de fonction, inférieur au nombre initialement fixé. Par exemple, au lieu de six ans, le nombre d'années requises est fixé à trois ans, étant entendu que l'ancienneté de niveau requise par le Code reste d'application.

Ce n'est qu'au terme de cette seconde comparaison des titres et mérites que les dérogations prévues à l'article 65, alinéa 2, du Code peuvent, le cas échéant, être mises en oeuvre, après un nouvel appel à candidatures.

La comparaison des titres et mérites des candidats se fait par rapport aux critères de sélection repris dans l'appel à candidatures. Ces critères doivent être les mêmes pour tous les candidats. 4. Proposition motivée du candidat retenu Sauf pour les emplois soumis au régime des mandats, cette proposition relève du Comité de direction.La motivation de la proposition fait apparaître explicitement la comparaison des titres et mérites des candidats effectuée selon les modalités indiquées au point 3 de la présente circulaire.

Le Conseil d'Etat exige que la comparaison des candidats ne se limite pas à une clause de style. La motivation "doit permettre de comprendre non seulement pourquoi le candidat nommé a été choisi mais également pourquoi les autres ont été écartés. Cette règle n'impose pas d'exposer des points faibles de chaque candidat évincé mais en tout cas bien d'exposer les motifs de préférence du candidat retenu par rapport à ces derniers".

La motivation reprend les éléments issus des opérations décrites au point 3. 5. Autorité habilitée à adopter la décision finale d'attribution des fonctions supérieures En application des dispositions du Code, la désignation pour l'exercice des fonctions supérieures est faite : - pour les emplois de rang A3, A4, A5 et les emplois soumis au régime de mandat, par le Gouvernement; - pour les emplois des autres rangs, par le directeur général de la Direction générale transversale Personnel et Affaires générales, sur proposition du Comité de direction de la Direction générale dont dépend l'emploi.

La décision d'attribution des fonctions supérieures est notifiée à tous les candidats.

La présente circulaire produit ses effets le 1er février 2011.

Namur, le 1er février 2011.

Le Ministre du Développement durable et de la Fonction publique, J.-M. NOLLET