FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

Omzendbrief : overheidsopdrachten. - Deontologie Belangenvermenging. - Verklaringen op erewoord Inleiding Deze omzendbrief is gericht : ? aan de leden van de federale regering, ? aan de personeelsleden van de beleidsorganen en de secretariaten van de leden van de federale regering, ? aan de personeelsleden van het kabinet van de Minister van Landsverdediging, ? aan de personeelsleden van de federale overheidsdiensten, ? aan de personeelsleden van de programmatorische overheidsdiensten met inbegrip van de Staatsdiensten met afzonderlijk beheer en de Staatsbedrijven, ? aan de personeelsleden van het Ministerie van Landsverdediging, ? aan de personeelsleden van de instellingen voor sociale zekerheid, ? aan de personeelsleden van de andere federale instellingen van openbaar nut.

Mevrouw, Mijnheer de Minister, Mevrouwen, Mijne Heren, 1. Context In het kader van het federaal preventief integriteitsbeleid heeft de Ministerraad de Minister van Begroting er met name mee belast hem een voorstel voor te leggen voor de omzetting van de internationale verplichtingen en aanbevelingen inzake belangenvermenging in de regelgeving die van toepassing is op de personeelsleden van de in de inleiding vermelde instellingen. 2. Toepasselijke wetgeving 2.1. Artikel 10, § 1, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten bevat het algemeen principe dat ieder ambtenaar, ieder openbare gezagsdrager of ieder ander natuurlijk of rechtspersoon belast met een openbare dienst die zich in een toestand van belangenvermenging bevindt, niet mag tussenkomen bij de gunning van en het toezicht op de uitvoering van een overheidsopdracht.

Deze bepaling heeft tot doel te vermijden dat personen die betrokken zijn bij de gunning en uitvoering van een overheidsopdracht, zich zouden laten leiden door andere motieven dan de belangen van de aanbestedende overheid waarvoor ze optreden.

Paragraaf 2 van hetzelfde artikel geeft specifiek invulling aan dit algemeen principe en voert daartoe twee onweerlegbare vermoedens van belangenvermenging in die verband houden met enerzijds de bloed- of aanverwantschap en anderzijds met de eigendom, mede-eigendom, het optreden als werkend vennoot of de directie - of beheersbevoegdheid van een van de kandidaten of inschrijvers. Deze vermoedens geven aanleiding tot een wrakingsplicht.

Paragraaf 3 van artikel 10 voorziet in een informatieverplichting ten aanzien van het bevoegde orgaan van de aanbestedende overheid uit hoofde van de ambtenaar, de gezagsdrager of ieder ander natuurlijk of rechtspersoon belast met een openbare dienst die zelf of via een tussenpersoon, als stille vennoot, ten minste 5 % van het maatschappelijk kapitaal bezit van een onderneming die wenst deel te nemen aan een opdracht. 2.2. Bovendien dient de aandacht te worden gevestigd op de wet van 8 mei 2007 (Belgisch Staatsblad van 18 november 2008) houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, dat in artikel 9 e) het volgende bepaalt : « Elke Staat neemt, indien nodig, maatregelen tot regeling van de aangelegenheden die de medewerkers belast met de gunning van opdrachten betreffen, zoals de eis inzake de opgave van financiële belangen voor sommige overheidsopdrachten, selectieprocedures voor voornoemde medewerkers en eisen inzake opleiding. » 2.3. Behalve de bovenvermelde gevallen van vermoeden is er belangenvermenging in de zin van deze omzendbrief, wanneer het personeelslid zelf of via een tussenpersoon een persoonlijk voordeel heeft dat de onpartijdige en objectieve uitoefening van zijn functies kan beïnvloeden of de gewettigde argwaan van deze invloed kan wekken.

Dit persoonlijk voordeel is al dan niet vermogensrechtelijk van aard. 3. Doelstelling van de omzendbrief Daar het domein van de overheidsopdrachten één van de activiteitsdomeinen is die het meest gevoelig zijn voor de problematiek van de belangenvermenging, is een maatregel gewenst om de toepassing van voornoemd artikel 10 te omkaderen om de personen die optreden in deze te sensibiliseren en voornoemde maatregelen te activeren.4. Toepassingsgebied Deze omzendbrief heeft betrekking op de personeelsleden (1) die behoren tot de instanties opgesomd in de inleiding en die belast zijn met taken in het kader van de gunning en het toezicht op de uitvoering van overheidsopdrachten. 5. Verklaringen 5.1. Alle aan deze omzendbrief onderworpen personen die vanaf de inwerkingtreding ervan belast zijn met taken in het kader van de gunning van, of het toezicht op de uitvoering van overheidsopdrachten, of die na dat tijdstip deze taken zullen opnemen, dienen een schriftelijke verklaring af te leggen waarin zij bevestigen kennis te hebben genomen van artikel 10 van de wet van 24 december 1993 (2). 5.2. Verder dienen zij ook een schriftelijke verklaring af te leggen voor elke individuele overheidsopdracht waarvoor zij menen zich in een mogelijke toestand van belangenvermenging te bevinden, en dit onverminderd de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van het voormelde artikel 10, inzonderheid § 3, eerste en tweede lid. 5.3. De in punt 5.1 bedoelde verklaring van kennisneming van de wettelijke bepalingen wordt geviseerd door de hiërarchische meerdere en bij het persoonlijk dossier gevoegd ingeval het om statutaire personeelsleden gaat. Ze wordt opgemaakt in twee exemplaren indien het om contractuele personeelsleden gaat : één wordt bij de overheid bewaard, het ander wordt aan het personeelslid overhandigd. De verklaring wordt eveneens meegedeeld aan de aanbestedende overheid indien de hiërarchische meerdere hiervan geen deel uitmaakt (3). 5.4. De in punt 5.2 bedoelde verklaring wordt behandeld op dezelfde manier als uiteengezet in punt 5.3. Ze wordt in elk geval meegedeeld aan de aanbestedende overheid en aldus bij het administratief dossier van de opdracht gevoegd. 5.5. Voor elke verklaring is een model als bijlage bij deze omzendbrief gevoegd. 5.6. De voormelde verklaringen betreffen bijvoorbeeld : de verantwoordelijke van een aankoopdienst van een beleidscel of een secretariaat van een minister, de verantwoordelijke van een aankoopdienst van een FOD, een ministerieel kabinet of een ministerie die desgevallend - via delegatie - beslissingsbevoegdheid heeft, de auteur van het bestek, het uitvoerend personeel van een aankoopdienst dat toegang heeft tot de inhoud van aanvragen tot deelneming en de offertes, het personeelslid dat deelneemt aan een evaluatiecommissie of een jury, de toezichthouder op de werf, het personeelslid dat schuldvorderingen of facturen beheert, het personeelslid dat tegelijkertijd via een arbeidscontract of een aannemingsovereenkomst is verbonden aan de kandidaat of inschrijver,...

De voormelde verklaringen zijn evenwel niet vereist indien louter uitvoerende taken worden verricht die geen beoordelingsbevoegdheid, noch kennisname van vertrouwelijke gegevens impliceren, en die dus weinig gevaar op belangenvermenging inhouden. 6. Maatregelen met het oog op het optreden tegen en het oplossen van belangenvermenging 6.1. Het personeelslid dat zich bevindt in een van de toestanden vermeld in artikel 10, § 2, van de voormelde wet van 24 december 1993 (2), brengt zijn hiërarchische meerdere hiervan onmiddellijk op de hoogte, alsook de aanbestedende overheid indien de hiërarchische meerdere hiervan geen deel uitmaakt, en dit volgens de modaliteiten van punt 5. In toepassing van artikel 10, § 3, tweede lid, van dezelfde wet dient het betrokken personeelslid zichzelf meteen ook te wraken. De hiërarchische meerdere of de aanbestedende overheid verleent hem daarvan schriftelijk akte en neemt desgevallend de nodige maatregelen om de continuïteit van de opdracht te verzekeren. 6.2. In alle andere gevallen, waarbij een personeelslid denkt dat er sprake is van belangenvermenging, brengt hij zijn hiërarchische meerdere daarvan onmiddellijk op de hoogte, alsook de aanbestedende overheid indien de hiërarchische meerdere hiervan geen deel uitmaakt,en dit volgens de modaliteiten van punt 5. De hiërarchische meerdere en, naargelang het geval, de aanbestedende overheid verleent hem daarvan schriftelijk akte en neemt de gepaste maatregelen. Hij kan met name één of meer van de volgende strategieën hanteren (4) om op positieve en actieve wijze tegen de belangenvermenging op te treden of dit op te lossen rekening houdend met het al dan niet blijvend karakter van de belangenvermenging : - het personeelslid verzoeken zichzelf te wraken voor de procedure in kwestie; - het personeelslid verzoeken zijn privébelang terug te dringen of er afstand van te doen; - het beperken van de toegang van het personeelslid tot bepaalde informatie; - het overplaatsen van het personeelslid naar een functie die geen risico op belangenvermenging inhoudt; - het herdefiniëren van de opdrachten en bevoegdheden van het personeelslid; - het personeelslid verzoeken de functies die hij als privépersoon uitoefent, neer te leggen.

Indien deze bepalingen onwerkzaam blijken, gelden de bepalingen van het arbeidsrecht of van het statuut dat toepasselijk is op de personeelsleden van de in de inleiding vermelde instanties. 6.3. Ook moet worden opgemerkt dat het deontologisch kader van de personeelsleden van het federaal administratief openbaar ambt bepaalt dat : - het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie, op verzoek van een hiërarchisch meerdere, kan worden verzocht om, binnen een termijn van dertig werkdagen, een schriftelijk en niet-bindend advies te verstrekken over de belangenvermenging; - het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie, op verzoek van de Voorzitter van het Directiecomité of zijn afgevaardigde, de federale overheidsdiensten ondersteunt in hun aanpak van de problematiek van de belangenvermenging Rekening houdend met de hierboven vermelde mogelijkheden, neemt de hiërarchische meerdere, of de aanbestedende overheid indien de hiërarchische meerdere hiervan geen deel uitmaakt, in elk geval de nodige maatregelen om de mogelijke belangenvermenging te beëindigen. 7. Terbeschikkingstelling van het deontologisch kader of de deontologische code De aanbestedende overheden stellen hun deontologisch kader of hun deontologische code ter beschikking van de kandidaten en inschrijvers. Deze kennisgeving, die schriftelijk, elektronisch of via een website kan gebeuren, heeft met name tot doel te herinneren aan het verbod om de personeelsleden van de in de inleiding vermelde instanties ieder voordeel van welke aard ook, iedere schenking of gratificatie te verlenen of te beloven. 8. Besluiten De bijzondere aandacht voor de preventie van belangenvermengingen moet opnieuw worden geplaatst binnen het kader van de interne controle, waarvan een van de algemene doelstellingen er volgens de INTOSAI (5) in bestaat te zorgen voor de uitvoering van ordelijke, ethische, economische, efficiënte en doeltreffende verrichtingen. De preventie van belangenvermengingen is dus daadwerkelijk een probleem van interne controle en het toezicht op de naleving van de wettelijke bepalingen (conformiteit van de verrichtingen), inzonderheid van artikel 10 van de wet van 24 december 1993, past wel degelijk in het kader vastgelegd in het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht.

De verplichting om een verklaring af te leggen zal bijdragen tot een grotere bedachtzaamheid en sensibilisering van de personen die mogelijk in aanraking komen met de problematiek van belangenvermenging.

Deze omzendbrief strekt er dan ook toe de toepassing van artikel 10 van de wet van 24 december 1993 te versterken en de belangen van de Staat te vrijwaren vanuit de bekommernis van goed bestuur.

Deze omzendbrief geldt onverminderd de toepassing van de strafrechtelijke bepalingen en, wat het statutair personeel betreft, van het tuchtsanctierecht en van het arbeidsrecht voor wat de contractuele personeelsleden betreft. 9. Inwerkingtreding Deze omzendbrief treedt in werking de dag waarop hij in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. De diensthoofden worden verzocht deze omzendbrief over te maken aan de betrokken personeelsleden.

Brussel, De Eerste Minister, Y. LETERME De Minister van Begroting, G. VANHENGEL De Staatssecretaris voor Begroting, M. WATHELET _______ Nota's (1) Deze omzendbrief heeft dus geen betrekking op de andere gevallen waarop artikel 10 van de wet van toepassing kan zijn : personen verbonden aan de aanbestedende overheid in het kader van een gratis dienstverlening, natuurlijke of rechtspersonen die via een overheidsopdracht voor diensten zijn verbonden aan een aanbestedende overheid, wanneer die een opdracht vervullen met het oog op de gunning van en het toezicht op de uitvoering van een overheidsopdracht of bij deze aanbestedende overheid.(2) Of iedere gelijkaardige bepaling die dit artikel zal komen te vervangen.Hiermee wordt meer bepaald verwezen naar artikel 8 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (Belgisch Staatsblad, 15 februari 2007, blz. 7355). (3) Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn in geval van deelname aan een jury die is samengesteld uit leden van verschillende overheden.(4) Geïnspireerd op de aanbeveling van de Raad van de OESO over richtsnoeren voor het beheer van belangenconflicten in het openbaar bestuur, OESO, juni 2003.(5) Internationale organisatie van hogere controle-instanties (Belgisch lid is het Rekenhof).Richtlijnen omtrent de interne controlenormen die in de overheidssector dienen te worden bevorderd.

Bijlage. - Modellen van verklaring 1. Verklaring van kennisneming van de wettelijke bepalingen, afgelegd met toepassing van de omzendbrief van ...... (punt 5.1) Ik ondergetekende, ... die mijn functie uitoefen binnen de volgende dienst : ... bevestig kennis te hebben genomen van artikel 10 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (1).

Datum en handtekening : ...

Datum, naam en handtekening van de hiërarchische meerdere : ... 2. Verklaring afgelegd in het kader van een overheidsopdracht met toepassing van de omzendbrief van ...... (punt 5.2) Ik ondergetekende, die mijn functie uitoefen binnen de volgende dienst : ... a) verklaar me in de volgende toestand van vermoeden van belangenvermenging van artikel 10, § 2, van de voormelde wet van 24 december 1993 te bevinden : ... (aanduiding van het toepasselijke geval) In toepassing van artikel 10, § 3, tweede lid, van dezelfde wet wraak ik mij bijgevolg voor de overheidsopdracht waarop deze verklaring betrekking heeft. b) verklaar mij in de toestand te bevinden bedoeld in artikel 10, § 3, eerste lid van voornoemde wet. c) verklaar dat ik mij mogelijks in een toestand van belangenvermenging bevind of vrees te bevinden voor de gunning of uitvoering van de volgende overheidsopdracht : ...

Datum en handtekening : Datum, naam en handtekening van de hiërarchische meerdere : ... _______ Nota (1) Of iedere gelijkaardige bepaling die dit artikel zal komen te vervangen.Hiermee wordt meer bepaald verwezen naar artikel 8 van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (Belgisch Staatsblad, 15 februari 2007, blz. 7355).