FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

Omzendbrief PLP 5bis. - Verwerking van de informatie van gerechtelijke en bestuurlijke politie - functioneel en technisch beheer in de politiezones Aan Mevrouw en Heren Provinciegouverneurs Aan Mevrouw de Gouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad Aan de Dames en Heren Burgemeesters Aan de Heren Korpschefs van de politiezones Ter informatie : Aan de Heer Commissaris-generaal van de federale politie Aan de Voorzitter van de Vaste Commissie van de lokale politie Aan de Voorzitter van het Controleorgaan van het politionele informatiebeheer 1. ALGEMEEN KADER Het beheer en de verwerking van informatie van de gerechtelijke en bestuurlijke politie binnen de geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus, wordt geregeld door de artikelen 44/1 tot 44/11 van de wet op het politieambt. Deze artikelen willen instrumenten zijn voor de korpschef, die de volgende verantwoordelijkheden draagt inzake de verwerking van informatie van gerechtelijke en bestuurlijke politie : - de kwaliteitscontrole van de verwerkte en doorgezonden informatie; - de garantie voor de volledigheid van de verwerkte en doorgezonden informatie; - de controle op de naleving van de juiste procedures.

De PLP 5 legde reeds de principes voor de inwerkingstelling van de lokale informatica vast. Het luik betreffende de verwerking van de informatie van gerechtelijke en bestuurlijke politie werd toen op een beknopte manier behandeld.

De evolutie sedert 2001, niet alleen op het vlak van de organisatie maar ook op het vlak van de procedures en de ontwikkeling van de ANG-toepassingen, maakt het noodzakelijk om het hoofdstuk over de verantwoordelijkheden binnen de politiezones van de lokale actoren in deze materie aan te passen.

Deze omzendbrief PLP 5bis heft de punten 2.7 en 3.4 van de omzendbrief PLP5 op en vervangt ze. 2. CONTEXT : HET BEHEER EN DE VERWERKING VAN DE POLITIELE INFORMATIE De artikelen 44/1 tot 11 van de wet op het politieambt (Hoofdstuk 1 : Opdrachten van de politiediensten », Paragraaf 1 « De opdrachten van de politiediensten en de uitoefening ervan », Onderparagraaf 3 « Het beheer van de informatie ») vormen de belangrijkste referentietekst voor het verzamelen en verwerken van politiële informatie. In het bijzonder richt het artikel 44/4 de algemene nationale gegevensbank (ANG) op.

De ANG omvat het geheel van systemen (geautomatiseerd / manueel) en werkprocessen die verbonden zijn met het beheer en de verwerking van gegevens van gerechtelijke en bestuurlijke politie van de geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus.

De ANG beoogt een maximale, gestructureerde en beveiligde circulatie van de informatie te verzekeren.

De korpschef zal in dit kader waken over de continuïteit van de informatieverwerking van gerechtelijke en bestuurlijke politie.

Deze visie, die verder vertaald zal worden in de tekst van het uitvoerend koninklijk besluit van het artikel 44/4 van de wet op het politieambt, biedt een ondersteuning voor het functionele beheer van de informatie op het lokale niveau en de taken van de lokale actoren.

De gemeenschappelijke richtlijn MFO 3 van 14-06-2002 van de ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie, betreffende het beheer van de informatie van gerechtelijke en bestuurlijke politie, werd u reeds meegedeeld.

Deze aanvullende richtlijn schrijft een geheel van activiteiten voor die specifiek verbonden zijn aan de geleidelijke inwerkingstelling van de algemene nationale gegevensbank en in het bijzonder aan de werking van de informatiestromen van gerechtelijke en bestuurlijke politie.

Zij reikt dus een instrument aan dat de lokale politie toelaat om de ANG te voeden, de ANG-gegevens te exploiteren en het beheer van de informatiestromen te verzekeren.

In dit opzicht benadrukt deze richtlijn de noodzaak voor de korpschef om passende, organisatorische maatregelen te nemen, teneinde zijn verplichtingen na te komen. 3. HET FUNCTIONEEL BEHEER VAN DE INFORMATIE 3.1. Inwerkingstelling Organisatorisch kan de korpschef zich voor het beheer en de verwerking van informatie laten bijstaan door één of meer verantwoordelijken voor het functioneel beheer. Deze voeren, onder de verantwoordelijkheid van de korpschef, de taken uit die hem opgelegd worden. Indien er verschillende functionele en/of technische beheerders zijn, dan duidt de korpschef de persoon aan die in deze materie als hoofdaanspreekpunt van zijn korps optreedt.

Door haar besluit van 7-06-2002, heeft de Ministerraad beslist om ook het personeel van het administratief en logistiek kader toe te laten informatie van gerechtelijke en bestuurlijke politie te verwerken, ter ondersteuning van het operationeel personeel, in het bijzonder wat de voeding van de algemene nationale gegevensbank betreft, voorzien in het artikel 44/4 van de wet op het politieambt. 3.2. Uitvoering In het licht van de evolutie en de ervaring op het vlak van de operationele gegevensverwerking, werden de taken en competenties, zoals vermeld in de omzendbrief PLP5, verder uitgewerkt en waar nodig aan het reeds ontwikkelde informaticasysteem aangepast.

De geactualiseerde taken en verantwoordelijkheden worden weergegeven in bijlage 1 die eveneens het profiel bepaalt waaraan de functionele beheerder en zijn assistenten moeten voldoen, evenals de parameters waarmee rekening gehouden moet worden voor de berekening van de werklast, alsook sommige bepalingen betreffende de organisatie van het functioneel beheer. 4. HET TECHNISCH INFORMATICABEHEER IN DE POLITIEZONES Conform de voorschriften van de omzendbrief PLP1 van 4 oktober 2000, moet elke politiezone een informaticacel oprichten bestaande uit één of meerdere technische beheerders, in functie van de omvang van hun informaticapark. De voorgestelde norm is één technisch beheerder (voltijds) per 100 werkposten. Verder is het aangewezen om één FTE aan te werven per schijf van 100 aanvullende werkplaatsen.

Indien een politiezone materieel in de onmogelijkheid verkeert om een eigen informaticacel op te richten, kan ze, teneinde het beheer van haar informaticapark te verzekeren : - een akkoord sluiten met andere zones teneinde aan de technische beheerders van de andere zone(s) toe te laten in haar informaticastructuur tussenbeide te komen; - beroep doen op één van de privé-partners die erkend zijn door DGS (Application Service Provider, of ASP) teneinde deze onderhoudsfunctie te verzekeren.

Het profiel, de opleiding en de opdrachten van de technische beheerders worden verduidelijkt in bijlage 2. 5. STEUN VANWEGE DE FUNCTIONELE EN TECHNISCHE BEHEERDERS INZAKE INTERNE OPLEIDING De functionele en technische beheerders spelen eveneens een belangrijke rol inzake interne opleiding, elk voor hun domein (zie bijlagen 1 en 2).In dit kader wordt de korpschef eveneens de mogelijkheid geboden om hiervoor een bepaalde capaciteit vrij te maken, wat meteen ook een aanzet kan zijn tot een verdere interzonale samenwerking (zie omzendbrief PLP 27).

P. DEWAEL Vice - Eerste Minister en Minister van Binnenlandse Zaken

Bijlage 1 Het functioneel beheer van de informatie 1. Opdrachten van de functionele beheerder Zijn minimumtaken zijn de volgende : 1.1. Bijdragen tot de organisatie van de informatiestromen overeenkomstig de richtlijnen desbetreffend. - Onder het toezicht van de Korpschef, stelt hij de lokale procedures op voor de taken van de verschillende actoren, hun werkwijzen, de volgorde van uitvoering. Hierdoor verduidelijkt hij de verschillende verantwoordelijkheidsniveaus die door elk van de interveniërende partijen moeten nageleefd worden. - Hij stelt de nodige middelen voor om die werkprocessen te verwezenlijken en waakt erover dat het adequate kennisniveau bewaard blijft door de noodzakelijke opleidingscycli te (laten) volgen. - Hij ziet toe op de geschiktheid van de toegepaste middelen en waakt over de updating van de procedures en middelen. - Hij evalueert de resultaten en de relevantie van de processen en procedures. Hij wijst op de kritieke punten en past ze indien nodig aan. 1.2. De technische raadgevingen betreffende het informatiebeheer aan de Korpschef overbrengen. - Na een voorafgaande functionele analyse, organiseert hij het toewijzen van de toegangs- en gebruikersrechten (1) die nodig zijn voor de uitvoering en het verloop van de flows. - Vanuit de ervaring die hij met de werkprocessen verwerft, werkt hij mee aan de informatieverzameling binnen zijn kennisgebied (2). - De functionele beheerder analyseert de impact van nieuwe ontwikkelingen of federale toepassingen en stelt de noodzakelijke informatie voor het gebruik van de toepassingen ter beschikking van de gebruikers. - Zijn samenwerking met de functionele beheerders van andere zones via de verschillende forums moet verzekerd zijn. - Hij is in het bijzonder het bevoorrecht contactpunt met andere externe partners, zoals het AIK, CGO,... en dit in nauwe samenwerking met de technische beheerder(s) en DST. - Hij verleent zijn steun bij de interne opleiding voor materies die tot zijn kennisgebied behoren (advies dat de opleidingen in overeenstemming zijn met de richtlijnen). - Hij analyseert - en helpt indien nodig bij - de opmaak van de bevraging van diverse gegevensbanken (3). - Hij analyseert de behoeften en helpt indien nodig bij de aanmaak van standaarddocumenten of sjablonen. - Hij heeft een raadgevende functie ten aanzien van de Korpschef bij voorstellen om eigen gegevensbanken te ontwikkelen. 1.3. Op continue wijze de kwaliteitscontrole (volledigheid, samenhang) van politiële gegevens en de overdracht ervan naar de ANG verzekeren, overeenkomstig de omzendbrief MFO3, binnen de domeinen van de gerechtelijke en de bestuurlijke politie en van het verkeer. - Hij controleert de kwaliteit van de politiële gegevens (verbeteren van het gegevensformaat - de volledigheid verzekeren - de relevantie ervan bewaken) en verzekert de continuïteit van de overdracht van de informatie. (De goedkeuring van de relevantie van de gegevens wordt bepaald in nauwe samenwerking met de betreffende diensten en wordt altijd geëvalueerd in vergelijking met de vooropgestelde finaliteit). - Hij brengt CGO op de hoogte van alle registratieproblemen betreffende de overdracht van gegevens naar de ANG. - Hij verzekert de opvolging van de vastgelegde termijnen en stelt de noodzakelijke herinneringen op. - In samenwerking met de permanentieverantwoordelijken waakt hij erover dat de basiselementen van de dossiers (kwantitatief en kwalitatief) vóór het einde van elke dienst, in de voorziene applicaties geregistreerd worden. Hij staat in voor de noodzakelijke handelingen m.b.t. de dagelijkse overdracht van gegevens naar de ANG. - Indien nodig, verzekert hij een gespecialiseerde helpdeskfunctie (beperkt tot de toepassingen die in verbinding staan met de informatiestromen). 1.4. Hulp bieden bij het controleren van het gebruik van hulpmiddelen en de toegang van de gebruikers.

Hij verzekert het algemeen toezicht op het gebruik van het systeem : - hij meldt de misbruiken die hij vaststelt (volgens de richtlijnen van zijn korpschef) - hij beantwoordt de vragen van controlediensten, gebruik makend van de middelen waarover hij beschikt (volgens de richtlijnen van zijn korpschef). 2. Profiel van de functionele beheerder - Gezien de aard van zijn functie en de informatie die hij behandelt, moet de functionele beheerder behoren tot het operationeel kader van het politiepersoneel en moet hij de hoedanigheid hebben van Officier van gerechtelijke politie (OGP).Indien er verschillende functionele beheerders werkzaam zijn, is de hoedanigheid van OGP enkel vereist voor één onder hen.

De hoedanigheid van OGP is vereist voor de functionele beheerder, om zijn autoriteit inzake kwaliteitscontrole t.o.v. andere OGP te verzekeren. - In het bezit zijn van een brevet van functionele beheerder, verkregen na de functionele vorming « Functionele beheerder ». - Over een ruime kennis beschikken van : - de omgeving en de toepassingen van de ANG; - de wetten, regels en richtlijnen betreffende het informatiebeheer, noodzakelijk voor de uitoefening van zijn functie (4). - de globale operationele toepassingsomgeving; - de wetten betreffende de gerechtelijke politie, de bestuurlijke politie en de verkeerspolitie, noodzakelijk voor de uitoefening van zijn functie; - de federale en/of lokale regels en middelen die de toegang tot de middelen en toepassingen regelen. - In voorkomend geval, de opleiding verzekeren van de leden van de lokale politie, door interne opleiding binnen de zone, of binnen een context van interzonale samenwerking, of als lesgever in een politieschool. 2.1. Opdrachten van de assistent functionele beheerder - Hij helpt de functionele beheerder bij de controle van de kwaliteit van de gegevens en specialiseert zich in eventuele specifieke deeldomeinen. - Hij verzekert de continuïteit van de informatiestromen in geval van tijdelijke onbeschikbaarheid van de functionele beheerder, onder de verantwoordelijkheid van de Korpschef. 2.2. Profiel van de assistent functionele beheerder - De assistent functionele beheerder, die onder de verantwoordelijkheid van de functionele beheerde staat, moet behoren tot het politiepersoneel. Hij mag zowel behoren tot het operationeel kader als tot het administratief en logistiek kader. - De voortgezette opleiding « Assistent functioneel beheerder » gevolgd hebben. - Over een ruime kennis beschikken van : - de omgeving en van de toepassingen van de ANG; - de wetten, regels en richtlijnen betreffende het informatiebeheer, noodzakelijk voor de uitoefening van zijn functie (5). - de globale operationele toepassingsomgeving; - de wetten betreffende de gerechtelijke politie, de bestuurlijke politie en de verkeerspolitie, noodzakelijk voor de uitoefening van zijn functie. - Het is aangewezen dat de assistent functionele beheerder een globaal zicht op het verloop van alle informatiestromen verwerft en behoudt, zelfs indien zijn activiteitendomein beperkt is tot een specialisatie. 3. In acht te nemen indicatoren voor de werklast Gezien de grote impact van het werk van de functionele beheerder op de volledigheid van de politiële gegevens die op het terrein gebruikt worden, is het van belang dat deze werklast als prioritair wordt beschouwd en als zijn voornaamste taak wordt erkend (ten minste 80 % van de arbeidstijd). Bovendien zijn de vacatures en de mobiliteitscycli voor de gespecialiseerde functie van functionele beheerders onderworpen aan de principes vervat in de RPPol en de daaraan verbonden ontwerpteksten voor de mobiliteit en de opleiding van functionele beheerders. 3.1. Objectieve parameters - Het personeelskader en de organisatie (deconcentratie van sites) van het politiekorps - De activiteiten van het politiekorps (aantal te behandelen dossiers) - Het aantal opdrachten die door de korpschef aan de FB (bepaald proces) worden toegekend. 3.2. Invloed van de indicatoren op de werklast 3.2.1 Kwaliteitscontrole De tijd nodig voor de kwaliteitscontrole van een dossier (alle soorten gemengd - gerechtelijk, ongeval, NCF...) wordt geschat, in functie van de specifieke ervaring, op gemiddeld 20 minuten.

De werkbelasting voor de kwaliteitscontrole wordt geschat op 5000 dossiers per jaar en per voltijdse persoon.

De inschatting voor de domeinen waar de informatiestromen nog niet geoptimaliseerd zijn of nog niet op een centrale manier verwerkt worden (RIR, RAR...), zijn moeilijker. Het wordt aanbevolen om hiervoor dezelfde berekeningsbasis te gebruiken als voor de andere informatiestromen. 3.2.2. Andere opdrachten Het is algemeen bekend dat ook andere parameters dan het aantal te controleren dossiers, invloed hebben op de werklast van de functionele beheerder en zijn assistenten.

Aanverwante maar noodzakelijke taken, zoals de opleiding, die meer en meer afhankelijk wordt van de beschikbaarheid en de bekwaamheid van de functioneel beheerders die hun kennis moeten doorgeven, hypothekeren inderdaad hun beschikbaarheid voor hun hoofdopdracht. 3.2.3. Aanbevolen oplossing Teneinde de continuïteit en de permanentie van het functionele beheer te garanderen en gezien het aantal opdrachten waarmee rekening dient gehouden te worden, moeten politiezones over minstens één functionele beheerder en één adjunct functionele beheerder beschikken; belast met alle opdrachten uitgezonderd de kwaliteitscontrole. De kwaliteitscontrole wordt toevertrouwd aan een specifieke assistent functionele beheerder die onder de verantwoordelijkheid van de functionele beheerder werkt.

Het raamkader (zie onderstaande tabel) op basis van 1 functionele beheerder voor 5 assistenten functioneel beheer, genoot de consensus van de leden van de werkgroep.

Deze quota moeten herzien worden in het kader van de permanente evaluatie van de beheersprocessen, hun prestaties en de noodzakelijke aanpassingen in functie van de wijzigingen van informatiedomeinen waarmee zij werken.

Kader van assistenten functionele beheerders

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld

4. Bestaande organisatiestructuren Sommige korpsen behalen zeer goede resultaten inzake kwaliteitscontrole, met politiepersoneel wiens profiel niet overeenstemt met de profielen die in deze tekst vermeld worden. Het spreekt voor zich dat het beoogde doel van de huidige omzendbrief in geen geval mag leiden tot een ontmanteling van bestaande organisaties, voor zover ze overtuigende resultaten kunnen voorleggen (de meetinstrumenten blijven nog te bepalen door de partijen die bij de informatiestromen betrokken zijn). De huidige omzendbrief stelt een model voor dat in alle politiezones zal moeten ingevoerd worden om de bestaande structuren (bijvoorbeeld bij het vertrek van een FB) te verbeteren en een optimale manier om al de vermelde opdrachten te verzoenen.

Sommige politiezones hebben, ingevolge hun specifieke organisatie, bijvoorbeeld een beheerder per toepassingsdomein voorzien (gerechtelijke informatie, bestuurlijke informatie, niet concrete feiten...). De verschillende beheerders hebben geen toegang tot de domeinen die niet onder hun verantwoordelijkheid vallen, en in bepaalde gevallen zorgt de technische beheerder voor de tegemoetkoming aan hun verschillende behoeften via de lokale configuratietabellen. _______ Nota's (1) Lokale configuratie van de tabellen en profielbeheer van de gebruikers - ANG-toegangen via de federaal beschikbaar gestelde software (2) Forums, CIZ enz.... (3) Geen beperking binnen de module « query ISLP » of « global query » binnen Pol Office.(4) Met een bijzondere aandacht voor de fundamentele verplichtingen in het kader van de bijzondere wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, ingevolge de verplichting vermeld in het artikel 44/2, alinea 2 GIP.(5) Met een bijzondere aandacht voor de fundamentele verplichtingen in het kader van de bijzondere wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, ingevolge de verplichting vermeld in het artikel 44/2, alinea 2 GIP. Bijlage 2 Het technisch informaticabeheer in de politiezones 1. Profiel De technische beheerder behoort tot het administratief en logistiek kader (Calog).Hij moet in het bezit zijn van een diploma dat toegang geeft tot functies van niveau B, in de richting informatica.

Tijdens een nog te bepalen overgangsperiode, kan de functie van technisch beheerder verzekerd worden door leden van het operationeel kader, voor zover zij momenteel belast zijn met deze taken en zij over een brevet van technisch beheerder beschikken dat afgeleverd is door DGS/DST. In geval van vertrek van één van hen, moet hij vervangen worden door een personeelslid Calog. 1.1. Kennis en voorkennis - Een vorming in de informatica genoten hebben of het bewijs geven van ervaring in de materie; - Kennis van netwerken (LAN-WAN); - Kennis van gangbare beheerssystemen (Omgevingen Windows, Linux...); - Kennis van gangbare softwareprogramma's; - Een basiskennis bezitten van technisch Engels. 1.2. Vaardigheden - Beschikken over organisatie- en communicatievaardigheden; - Vermogen tot analyse en beheer van problemen; - Stressbestendig zijn; - Blijk geven van beschikbaarheid, flexibiliteit en bereid zijn om bijzondere inspanningen te leveren binnen zijn activiteitendomein; - Blijk geven van een klantgerichte houding; - Op de hoogte blijven van de technische evolutie binnen zijn domein. 2. Opleiding en voortgezette opleiding Vanaf zijn indiensttreding verbindt de technische beheerder zich ertoe om de basisopleiding georganiseerd door DGS/DST, en elke bijkomende opleiding die door de directie nuttig geacht wordt, te volgen. 3. Opdrachten van technische beheerders 3.1. Algemeenheden De technische beheerder is de partner van DST op het niveau van de politiezone voor elk probleem betreffende het beheer en de administratie van de lokale operationele telematica-infrastructuur. In dit opzicht, is hij het aanspreekpunt tussen DGS/DST en zijn lokale hiërarchie. 3.2. Opdrachten 3.2.1. Bewaking van de telematicastandaarden De technische beheerders zien in hun zone toe op de door DGS/DST voorgeschreven telematicastandaarden.

In dit kader wordt er van hen verwacht dat ze hun hiërarchie en DGS/DST verwittigen van elk misbruik van het systeem waarvan ze binnen hun functie kennis zouden krijgen.

Indien nodig kunnen de technische beheerders ook de aanvragen tot wijziging die ze nuttig achten, aan DGS/DST doorgeven. Hetzelfde geldt voor alle vragen tot uitbreiding van de bestaande platformen. 3.2.2. Dagelijks beheer en onderhoud van de operationele telematica-infrastructuur Het omvat uitsluitend : - De installatie/herinstallatie, de upgrade hardware en software, evenals de configuratie van werkstations; - De installatie/herinstallatie en de configuratie van de printers; - Het beheer van lokale schema's inzake IP-adressen, hun begrenzingen en de adresseringspolitiek zoals door DST is bepaald. - Definiëren van een strategie voor de gegevensbewaring (systeemback-up en gegevensback-up); - Het beheer van de LAN-netwerken; - Het beheer van WAN-netwerken, andere dan Hilde; - Het definiëren van gebruikers binnen het systeem (creatie van gebruikers en bepaling van hun toegangsrechten) - de bepaling van toegangsrechten op het niveau van de toepassingen, voor zover enkel hij daarvoor bevoegd is in plaats van de functionele beheerder. - Beheer van lokale telematische infrastructuur (buiten operationele infrastructuren). 3.2.3. Technische bijstand en opleiding van gebruikers verzekeren; 3.2.4. Architectuur van de telematica-infrastructuur binnen de zones Teneinde de coherentie te handhaven van de dossiers die de beschrijving van de telematica-architectuur van de zones weergeven, engageert de lokale technische beheerder zich om zo spoedig mogelijk elke aangebrachte structurele wijziging aan de lokale architectuur mee te delen.