MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

30 SEPTEMBER 1997. Ministeriële omzendbrief betreffende het openbaar onderzoek van het basisdossier van de GEmOP's

1. Wettelijk kader De opmaakprocedure van het GemOP staat beschreven in de ordonnantie houdende organisatie van de Planning en de Stedenbouw, titel II : Planning, hoofdstuk III, afdeling III.Artikelen 39 en 40 omschrijven meer bepaald de procedure van het openbaar onderzoek van de GemOP's.

Voorts bepaalt artikel 8 van die ordonnantie de nadere regels van de openbare onderzoeken.

Het Regeerbesluit van 23 november 1993 betreffende de openbare onderzoeken en de speciale regelen van openbaarmaking vormt een aanvulling op de bepalingen van de organieke ordonnantie.

Bijlage 1 ervan toont het model van bericht van openbaar onderzoek voor de plannen van aanleg. 2. Organisatie van het openbaar onderzoek Voor de opmaak van het basisdossier van het GemOP heeft elke gemeente veel opzoekings- en denkwerk geleverd dat op zijn waarde moet worden geschat door het met name toegankelijk te maken voor het merendeel van de medeburgers, opdat de analyse kan worden verrijkt en de initiatieven van de gemeente openbaarheid krijgen. In dat raam wordt aan de gemeente het volgende voorgesteld : - een voldoende aantal aanplakborden in de gemeente voorzien; - de inwoners informeren over de data van de openbare onderzoeken via de gemeentekrant, huis-aan-huisblaadjes of op een andere manier van afkondiging; - een samenvattend verslag of een informatiebrochure publiceren; - de mogelijkheid om op verzoek en binnen een redelijke termijn in het bezit te komen van het volledige document of bepaalde synthesekaarten; - instaan voor de opleiding van de ambtenaren die het GemOP moeten toelichten en de vragen van de inwoners beantwoorden; - een afschrift van het officieel document bezorgen aan de naburige gemeenten; - de balans van de sluiting van het openbaar onderzoek bekendmaken. 3. Voorprogramma van de organisatie van het openbaar onderzoek De gemeenten moeten het BROH (Dienst Planning - GemOP) een voorprogramma van de organisatie van het openbaar onderzoek bezorgen van zodra dit mogelijk is, zo mogelijk vijftien dagen en uiterlijk 8 dagen vóór de zitting waarop de gemeenteraad het basisdossier van het GemOP aanneemt, dit voor de goede organisatie van de gewestelijke diensten en de GOC. Dit programma geeft met name een nuttige omschrijving van : - de datum van de zitting waarop de gemeenteraad het basisdossier aanneemt, aangezien deze datum dient als referentie voor de verzendingstermijn van acht dagen van het dossier naar het BROH (zie punt 5.2 van omzendbrief nr. 10 van 3 april 1997 inzake de inhoud van de GemOP's, blz. 21); - de datum van aanvang en einde van het 30 dagen durend openbaar onderzoek; - de plaatsen waar het basisdossier kan worden ingezien alsook de uren en de eventuele nuttige telefoonnummers; - de dagen en uren wanneer toelichtingen kunnen worden gegeven door de gemeente en de bevolking opmerkingen en bemerkingen kan formuleren; - de voorwaarden voor het verkrijgen en verspreiden van het volledig verslag, kaarten, eventuele synthesedocumenten, afleveringen (gemeentelijk initiatief) - data en uren van eventuele zittingen waarop het basisdossier en de wijze van afkondiging (officiële berichten van het onderzoek, gemeentekrant, huis-aan-huisblaadjes,...) worden meegedeeld en toegelicht; - de naam van de ambtenaren die moeten instaan voor de permanenties; 4. Standaardformulier voor de identificatie van de brieven voor bezwaren en aanbevelingen bij het formuleren van opmerkingen Met het oog op een vlotte identificatie van de antwoorders, een vlotte klassering en codering van de resultaten van het onderzoek wordt eenieder die op het onderzoek reageert, verzocht zijn bemerkingen te verwoorden op een standaardformulier waarvan het model is opgenomen in bijlage 1. Een blad met aanbevelingen voor de verwoording van de brieven is gevoegd bij het standaardformulier (achterzijde). Het model is opgenomen in bijlage 2.

De gemeenten stellen voldoende formulieren en bladen met aanbevelingen ter beschikking op de plaatsen waar het dossier ter inzage ligt. Deze zijn verkrijgbaar op verzoek en kunnen eventueel verkregen worden bij plaatselijke comités en verenigingen (gemeentelijk initiatief). 5. Proces-verbaal van sluiting en balans van het openbaar onderzoek Artikel 39 van de ordonnantie houdende organisatie van de Planning en de Stedenbouw stelt dat het College het proces-verbaal van sluiting opstelt binnen 15 dagen na het einde van het onderzoek. Artikel 40 verduidelijkt dat het PV van sluiting, samen met een afschrift van de bezwaarschriften en van het basisdosssier, binnen twintig dagen aan de GOC voorgelegd moet worden.

Het bleek noodzakelijk de inhoud van het begrip "PV van sluiting" te verduidelijken zodat dit een minimum aan relevante informatie biedt, die een vergelijking mogelijk maakt tussen de 19 gemeenten. Daarnaast blijkt dat het Schepencollege zelf zo vlug mogelijk zou willen beschikken over dit soort informatie.

Er wordt derhalve voorgesteld een PV van sluiting uit te werken zowel in de vorm van een administratieve balans als in de vorm van een statistische balans.

Ter herinnering : het is meer bepaald dankzij deze gegevens over de analyse van het onderzoeksproces van de GemOP's in de 19 gemeenten zelf dat het Gewest, in overleg met deze gemeenten, de problemen eigen aan dit soort onderzoek zal kunnen behandelen en eventueel bepaalde verbeteringen van het proces kunnen voorstellen.

Gezien de termijn van 20 dagen voor de opmaak van de eerste balans, dient deze in principe nog geen kwalitatieve analyse van de inhoud van de antwoorden te bevatten noch a fortiori voorstellen over de manier waarop de gemeente hier denkt rekening mee te houden. De grondige behandeling die de gemeente voert in samenwerking met de ontwerpers, wordt besproken in punt 7. 5.1 De administratieve balans Deze balans herneemt de gegevens van de vooropgestelde kalender en geeft een bondige evaluatie van de gestelde moeilijkheden, de deelname aan de informatievergaderingen, het aantal aanplakborden voor de bekendmaking van het onderzoek en hun ligging, de verspreiding van de uitgegeven documenten en folders, de overuren die voor de procedure zijn gepresteerd door het personeel.

De gemeente zou op deze gelegenheid de bemerkingen kunnen noteren die tijdens het onderzoek zijn geformuleerd en betrekking hebben op de opmaakprocedure van het GemOP, de procedure en het openbaar onderzoek, de inzage van de documenten en de leesbaarheid ervan,... 5.2 De statistische balans (volgens het model in bijlage 3) Het is nuttig om, op basis van de invoering van de antwoordformulieren op computer, een tabel op te maken waarin de bezwaarschriften, die tijdens het openbaar onderzoek zijn ingediend, in een kwantitatieve en geklasseerde balans te gieten.

Aan de hand van de tabel in bijlage 3 zullen de reacties op het onderzoek ingedeeld en gerangschikt kunnen worden. 6. Verzending van de documenten naar het Gewest (BROH) en naar de GOC Dit punt is een aanvulling op punt 5.2 van de Algemene richtlijnen van omzendbrief nr. 10 van 3 april 1997, blz. 21 inzake de inhoud van het Basisdossier van de GemOP's, waarin de gemeenten gevraagd wordt het BROH 4 exemplaren te bezorgen van het Basisdossier en dit binnen 8 dagen na de aanneming ervan door de Gemeenteraad.

De gemeente wordt verzocht binnen de 20 dagen na de sluiting van het openbaar onderzoek twee exemplaren te verzenden naar het BROH (secretariaat van de GOC), bestaande uit : - het PV van de sluiting van het openbaar onderzoek (met inbegrip van de administratieve en statistische balans); - de globale balans van de evaluatie van het openbaar onderzoek; - een afschrift van de bemerkingen en bezwaarschriften evenals de naamlijst van deze schriften (naam, adres, dossiernummer); - een afschrift van de mededelingen in de kranten en van de bestelbonnen van de mededelingen op radio en televisie; - een afschrift van de eventuele samenvattende brochures en kranten of huis-aan-huisblaadjes van de gemeente die rondgedeeld werden voor het onderzoek van het GemOP. 7. Analyse en behandeling van de inhoud van het openbaar onderzoek dossier per dossier De gemeente en de ontwerper staan in voor de diepgaande analyse en behandeling van de bemerkingen en opmerkingen die werden geuit tijdens het openbaar onderzoek.Het is hun taak een analyse-, synthese en arbitragemethode voor de bemerkingen te bepalen, die indien mogelijk verwerkt worden op ACCESS. De toegekende bijkomende gewestelijke subsidie heeft in hoofdzaak tot doel de gemeenten bepaalde middelen ter beschikking te stellen om dit werk naar behoren uit te voeren en er, tijdens de hoorzitting over het basisdossier bedoeld in artikel 9, lid 7, 4°, van de OPS, zelfs een synthesebalans van voor te leggen aan de GOC. In principe heeft deze hoorzitting plaats in de maand die volgt op de verzending van het onderzoeksdossier naar de GOC. Het is voor de GOC van belang bij deze gelegenheid kennis te nemen van de conclusies die de gemeente trekt uit de bemerkingen van het onderzoek als hulpmiddel bij de opmaak van het ontwerp van GemOP. De Minister, H. Hasquin Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld