MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN

30 MEI 2002. - Omzendbrief PLP 9bis ter vervanging van de omzendbrief PLP 9 van 18 juli 2001 (Belgische Staatsblad 3 augustus 2001) houdende richtlijnen voor het opstellen van de beginbalans van de politiezones

Algemene directie van de algemene Rijkspolitie

Aan Mevrouw en de Heren Provinciegouverneurs, Aan Mevrouw de Gouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad Ter informatie : Aan de Dames en Heren Arrondissementscommissarissen, Aan de Dames en Heren Burgemeesters, Aan de Heer Voorzitter van de Vaste Commissie van de Gemeentepolitie Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, Huidige omzendbrief is samengesteld uit de oorspronkelijke tekst van de omzendbrief PLP 9 en een aantal wijzigingen die zich opdringen op basis van de ervaringen van de pilootpolitiezones die hun beginbalans per 1 januari 2001 in de loop van vorig jaar hebben opgesteld en de onderrichtingen van de R.S.Z.P.P.O., inzonderheid de mededeling 2001/8quater van 9 januari 2002.

Van de oorspronkelijke tekst van de omzendbrief PLP 9 werd het punt 1.1.3. « Werken in uitvoering » geschrapt. Andere wijzigingen situeren zich in de punten 4.1. « vorderingen van de gewone dienst », 4.2. « schulden van de gewone dienst », 4.3. « formulier T » (laatste zin van de eerste alinea), 5.1. « vorderingen van de buitengewone dienst », 5.2. « schulden van de buitengewone dienst », 5.3. « formulier T van de buitengewone dienst » en 5.4. « thesaurie ». Vanaf punt 8 « pilootpolitiezones » is alles nieuw.

Artikel 84 van het koninklijk besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie (Belgisch Staatsblad 26 september 2001) bepaalt dat de politiezone per 1 januari 2002 een inventaris en beginbalans opmaakt.

Volgende elementen maken deel uit van de beginbalans en worden hierna nader besproken : - Onroerend en roerend patrimonium; - Verkregen investeringssubsidies; - Leningen; - Netto werkkapitaal van de gewone dienst; - Netto werkkapitaal van de buitengewone dienst; - Ander werkkapitaal. 1. Onroerend en roerend patrimonium 1.1. Overdracht vanuit de gemeente 1.1.1. Algemene principes Alle onroerende en roerende goederen die kunnen toegewezen worden aan de politiezone, worden opgenomen op de beginbalans per 01.01.2002 van de politiezone Voor de pilootzones wordt de beginbalans opgesteld per 01.01.2001.

De waarde die wordt opgenomen, is de netto boekwaarde van de goederen, zoals deze voorkomt in de gemeenteboekhouding per 31.12.2001, na uitvoering van de eindejaarsverrichtingen (in casu de afschrijvingen en de herwaarderingen). Voor de pilootzones is dit de netto boekwaarde per 31.12.2000.

Deze netto boekwaarde wordt geboekt op individuele rekeningen. De samenstellende waardecomponenten (aanvangswaarde, uitrusting, buitengewoon onderhoud, gecumuleerd bedrag van de herwaarderingen en gecumuleerd bedrag van de afschrijvingen) worden geboekt op de geëigende algemene rekeningen. De tegenrekening is de algemene rekening 10000 « Beginkapitaal ». 1.1.2. Afwijkingen a. Onroerend patrimonium De gemeenten kunnen, in samenspraak met de politiezone, beslissen bepaalde gronden en gebouwen die door de politiezone worden gebruikt niet in eigendom over te dragen aan de politiezone.In dat geval worden de gronden en gebouwen niet gewaardeerd in de boekhouding van de politiezone, maar kunnen ze wel in een beschrijvend bestand worden opgenomen.

Bij niet overdracht kunnen de gemeenten een jaarlijkse huurprijs aan de politiezone aanrekenen. Het basisbedrag van de huurprijs is in dat geval gelijk aan een postnumerando annuïteit met een kapitaal gelijk aan de aanvangswaarde van het betreffende goed (AR 2AAA1), zoals deze voorkomt in de gemeenteboekhouding, een looptijd van 50 jaar en een rentevoet van 3 %. De jaarlijks verschuldigde huurprijs wordt vervolgens bekomen door indexatie van de basishuurprijs vanaf het aanschaffingsjaar op basis van de evolutie van het indexcijfer der consumptieprijzen en vanaf 1994 van de gezondheidsindex.

Wanneer de aanvangswaarde van de gebouwen in de gemeenteboekhouding nul is, kan de aanvangswaarde voor de berekening van de basishuurprijs worden bekomen door uit te gaan van de verzekerde waarde. De verzekerde waarde wordt hierbij gedeeld door de abexindex waarop de verzekerde waarde gebaseerd is en vermenigvuldigd met de abexindex van het verwervingsjaar.

Wanneer een gebouw zowel door de politiezone als door andere gemeentelijke diensten wordt gebruikt, zal de aanvangswaarde die als basis dient voor de berekening van de basishuurprijs, pro rata worden berekend op basis van het aantal door de politiezone ingenomen m2 en het totaal aantal m2 van het gebouw. b. Roerend patrimonium Roerende goederen die in de gemeenteboekhouding globaal zijn geïnventariseerd, moeten niet naar de politiezone worden overgedragen. Het zal door de globalisatie immers niet altijd mogelijk zijn om deze goederen te identificeren. Ze kunnen wel in een beschrijvend bestand van de politiezone worden opgenomen. c. Getrouw beeld Wanneer het college van burgemeester en schepenen in de eengemeentezone of het politiecollege in de meergemeentezone oordeelt dat de netto boekwaarde van de overgedragen goederen die voorkomt in de gemeenteboekhouding, geen realistisch beeld geeft van de huidige waarde van het goed, dan kan het college beslissen over te gaan tot schatting. De geschatte waarde vormt dan de netto boekwaarde. De samenstellende waardecomponenten dienen dan herrekend te worden uitgaande van het verwervingsjaar van de goederen.

In geval van schatting dient in de toelichting, gevoegd bij de beginbalans van de politiezone, te worden verduidelijkt welke waarderingsregels er werden gehanteerd. 1.2. Overdracht vanuit de federale politie Het voorheen door de federale politie gebruikte onroerend patrimonium dat door de Regie der Gebouwen wordt overgedragen en het roerend patrimonium dat door de federale politie wordt overgedragen, worden opgenomen op de beginbalans per 01.01.2002. Deze goederen komen dus niet voor op de beginbalans van de pilootzones per 01.01.2001. Zij zullen aan de eindbalans per 31.12.2001 moeten toegevoegd worden om een volledige beginbalans per 01.01.2002 te bekomen. 1.2.1. Onroerend patrimonium Voor de waardering van de gebouwen en de gronden die door de Regie der Gebouwen worden overgedragen, zal het college van burgemeester en schepenen in de eengemeentezone en het politecollege in de meergemeentezone de waarderingsregels vastleggen. De waarderingsregels die de politiezone hanteert, zullen in de toelichting bij de beginbalans worden verduidelijkt.

De aldus bekomen opgedeelde waarden worden beschouwd als de aanvangswaarde van de grond en de netto boekwaarde van het gebouw.

Wanneer het verwervingsjaar van een gebouw niet is gekend, zal het college van de politiezone een resterende afschrijvingsduur bepalen die gelijk is aan de vermoedelijke resterende gebruiksduur van het gebouw, om de samenstellende waardecomponenten te bepalen. Deze geraamde periode mag echter de 50 jaar niet overschrijden. 1.2.2. Roerend patrimonium De federale politie zal voor de door haar overgedragen roerende goederen met een basiseenheidsprijs van hoger dan 500 euro een verwervingsjaar en een bedrag meedelen. De aanvangswaarde van de roerende goederen is het bedrag dat door de federale politie wordt meegedeeld. Het gecumuleerd bedrag van de afschrijvingen dat de aanvangswaarde corrigeert, wordt bekomen door de aanvangswaarde te vermenigvuldigen met een breuk waarvan de teller het verschil is tussen 2002 en het door de federale politie meegedeelde verwervingsjaar en de noemer de wettelijke afschrijvingstermijn die op die aard van goederen van toepassing is. 1.3. Algemene en individuele rekeningen Voor de boekhoudkundige verwerking van het onroerende en roerend patrimonium komen de volgende algemene rekeningen in aanmerking : - Debet 2AAA1, 2AAA2 en 2AAA6; - Credit : 2AAA8, 2AAA9 en 10000. waarbij AAA de aard van het goed voorstelt.

De nummering van de individuele rekeningen gebeurt overeenkomstig de nummeringsmethode die is vastgelegd bij ministerieel besluit van 25 maart 1994. De goederen die individueel zijn geïnventariseerd (prefixen 05 en 08), krijgen in de boekhouding van de PZ een eigen nummering, die kan afwijken van de nummering die in de boekhouding van de gemeente werd gehanteerd. 2. Verkregen investeringssubsidies Alle verkregen investeringssubsidies die betrekking hebben op het onroerend en roerend patrimonium dat door de gemeente(n) wordt overgedragen, worden opgenomen op de beginbalans van de politiezone. De waarde die wordt opgenomen, is de netto boekwaarde van de subsidies zoals deze voorkomt in de gemeenteboekhouding per 31.12.2001, na uitvoering van de eindejaarsverrichtingen (in casu de verrekeningen).

Voor de pilootzones is dit de netto boekwaarde per 31.12.2000.

Wanneer een subsidiebedrag betrekking heeft op een groep van goederen, waarvan een deel wordt overgedragen en een deel in de gemeenteboekhouding aanwezig blijft, dient een splitsing van de netto boekwaarde te worden uitgevoerd pro rata van het aanvangsbedrag van de overgedragen goederen tegenover de totale aanvangswaarde van de groep van goederen waarop de subsidie betrekking heeft.

Wanneer de in de gemeenteboekhouding gehanteerde verrekeningstermijn verschilt van de afschrijvingstermijn van de overgedragen goederen waarop de subsidie betrekking heeft, wordt het gecumuleerd bedrag van de verrekeningen bekomen door het aanvangsbedrag van de subsidie te vermenigvuldigen met een breuk waarvan de teller het gecumuleerd bedrag van de afschrijvingen is en de noemer het aanvangsbedrag van het goed waarop de subsidie betrekking heeft.

Wanneer een subsidie betrekking heeft op een groep van goederen, waarvan de afschrijvingstermijn verschillend is, mag de politiezone het gecumuleerd bedrag van de verrekeningen berekenen op basis van de langste afschrijvingstermijn, dan wel een opdeling maken van de subsidies per onderscheiden groep goederen met dezelfde afschrijvingstermijn.

De netto boekwaarde wordt geboekt op individuele rekeningen. De samenstellende waardecomponenten (aanvangsbedrag en gecumuleerd bedrag van de verrekeningen) worden geboekt op de geëigende algemene rekeningen. De tegenrekening is de algemene rekening 10000 « Beginkapitaal ».

De volgende algemene rekeningen komen in aanmerking om in dit verband beboekt te worden : - Debet : 15AA7 en 10000; - Credit : 15AA1. waarbij 5AA de aard van het goed voorstelt.

De nummering van de individuele rekeningen gebeurt overeenkomstig de nummeringsmethode die is vastgelegd bij ministerieel besluit van 25 maart 1994. De subsidies (prefixen 04610, 04611 en 04612) krijgen in de boekhouding van de politiezone een eigen nummering, die kan afwijken van de nummering die in de boekhouding van de gemeente werd gehanteerd. 3. Leningen Wanneer bepaalde roerende of onroerende goederen die door de gemeente worden overgedragen aan de politiezone gefinancierd werden door middel van leningen of leasing, dan dienen deze schulden te worden opgenomen op de beginbalans. Wanneer bepaalde leningen betrekking hebben op een groep van goederen, waarvan een deel wordt overgedragen aan de politiezone en een deel in de gemeente aanwezig blijft, dan dient een splitsing van deze schulden te gebeuren pro rata van de aanvangswaarde van de overgedragen goederen tegenover de totale aanvangswaarde van de groep van goederen waarop de lening betrekking heeft.

De boekwaarde van de schulden die op de beginbalans van de politiezone moet verschijnen, is gelijk aan de nog terug te betalen schuld per 01.01.2002, zoals ze zou voorkomen in de gemeenteboekhouding. Dit betekent dat de schuld gelijk is aan de langetermijnschuld verhoogd met de tranche 2002 die opgenomen is als kortetermijnschuld. De onbetaalde tranches per 31.12.2001 worden dus niet op de beginbalans van de politiezone opgenomen, vermits ze zullen betaald worden door de gemeente(n) met vervaldag 31.12.2001.

Voor de pilootpolitiezones gaat het hier over de terug te betalen schuld per 01.01.2001, de tranche 2001 en de onbetaalde tranches per 31.12.2000.

De netto boekwaarde van het langetermijngedeelte van de leningen wordt geboekt op individuele rekeningen. De samenstellende waardecomponenten van de lening- en leasingschulden (aanvangsbedrag, gecumuleerd bedrag van de aflossingen en de tranches 2002) worden geboekt op de geëigende algemene rekeningen. De tegenrekening is de rekening 10000 « Beginkapitaal ».

Wanneer onder de leningen ook leningen ten laste van de hogere overheden voorkomen, dan dienen de langetermijnvordering en de terugvorderbare tranche 2002 ook op de beginbalans te worden opgenomen.

De volgende algemene rekeningen komen in aanmerking om in dit verband te worden beboekt : - Debet : 17AA3, 27051, 42516 en 10000; - Credit : 17AA1, 27055, 43513 en 43514. waarbij 7AA de aard van het goed voorstelt.

Hierbij geldt tevens dat de saldi van de algemene rekeningen 27051 en 27055 respectievelijk moeten in overeenstemming zijn met de saldi van de algemene rekeningen 17141 en 17143.

De nummering van de individuele rekeningen gebeurt overeenkomstig de nummeringsmethode die is vastgelegd bij ministerieel besluit van 25 maart 1994. De leningen die zijn aangegaan bij Dexia (prefix 040) krijgen in de boekhouding van de PZ het nummer dat door Dexia aan de betreffende leningen van de politiezone zal worden toegekend. Voor leningen aangegaan bij andere instanties, kan de politiezone een eigen nummering hanteren die kan afwijken van de nummering die in de gemeenteboekhouding werd gebruikt.

Het is raadzaam de kredietinstellingen tijdig op de hoogte te stellen van de leningen of delen van leningen die aan de politiezone zullen worden overgedragen. 4. Netto werkkapitaal van de gewone dienst Vooraf : a) Het netto werkkapitaal dat hier wordt bedoeld, stemt overeen met het begrip « Boekhoudkundig resultaat » uit het budgettair luik van de gemeenteboekhouding.In de budgettaire boekhouding is dit werkkapitaal het verschil tussen het totaal bedrag van de netto vastgestelde rechten en het totaal bedrag van de aanrekeningen.

Vanuit de algemene boekhouding kan dit werkkapitaal worden bekomen door het totaal van de vorderingen (niet geïnde vastgestelde rechten) te verhogen met het bedrag van de toewijsbare thesaurie en dit totaal te verminderen met de schulden (niet betaalde aanrekeningen). b) Voor de gewone dienst is het de bedoeling dat het wegtrekken van middelen uit de gemeente naar de politiezone budgettair een neutrale operatie is, of anders gezegd: het begrotingsresultaat (netto vastgestelde rechten min vastgelegde uitgaven) waarmee de politiezone in het budgettair luik van de boekhouding vertrekt, maken we gelijk aan nul. 4.1. Vorderingen van de gewone dienst a. ALGEMEEN PRINCIPE Te innen rechten (vorderingen), die hun ontstaan kennen in de gewone dienst, blijven in principe behouden in de boekhouding van de gemeente.Ze worden bijgevolg niet overgedragen naar de boekhouding van de politiezone en vormen geen samenstellend element van de beginbalans van de politiezone. b. AFWIJKING Indien de politiezone, in samenspraak met de gemeente, evenwel zou beslissen toch bepaalde vorderingen op de beginbalans van de politiezone op te nemen, moeten deze vorderingen worden opgenomen op de geëigende individuele en algemene rekeningen. De volgende algemene rekeningen komen in aanmerking om in dit verband te worden beboekt : - Debet : 40003, 40004, 40700, 41302, 41513, 41514, 41517, 41519, 41600,41700, 42514; - Credit : 10000.

De nummering van de individuele rekeningen gebeurt overeenkomstig de nummeringsmethode die is vastgelegd bij ministerieel besluit van 25 maart 1994. De politiezone kan een eigen nummering voor derden hanteren, die kan afwijken van de nummering die in de gemeenteboekhouding werd gebruikt.

De toelichting bij de beginbalans van de politiezone zal een staat bevatten met de uit de gemeenteboekhouding overgenomen vorderingen.

Deze staat vermeldt per niet geïnd vastgesteld recht het nummer uit de gemeenteboekhouding van het recht en het nieuw nummer dat in de boekhouding van de politiezone aan het recht wordt toegekend. Voor de meergemeentezones zal ook telkens de gemeente worden aangegeven van waaruit het recht wordt overgedragen.

De opgenomen niet geïnde rechten worden binnen deze staat samengeteld per individuele rekening en de individuele rekeningen worden vervolgens samengeteld per algemene rekening, waarop ze betrekking hebben. Tevens bevat deze staat een algemeen totaal dat de som is van de saldi van de algemene rekeningen.

Deze staat bevat een samenvatting onder de vorm van een journaalpost die op het vlak van de algemene rekeningen aangeeft met welke boeking de vorderingen van de gewone dienst de beginbalans van de politiezone hebben beïnvloed. Tevens zal onder dezelfde vorm de boeking worden aangegeven die zal plaatsvinden in de gemeenteboekhouding. Voor de meergemeentezones dient per gemeente een dergelijke samenvatting te worden gemaakt. 4.2. Schulden van de gewone dienst a. ALGEMEEN PRINCIPE Onbetaalde aanrekeningen (schulden) per 31 december 2001 blijven in principe behouden in de boekhouding van de gemeente.Ze worden bijgevolg niet overgedragen naar de boekhouding van de politiezone en vormen geen samenstellend element van de beginbalans van de politiezone per 1 januari 2002. b. AFWIJKING Indien de politiezone, in samenspraak met de gemeente, evenwel zou beslissen toch bepaalde schulden op te nemen op de beginbans van de politiezone, moeten deze schulden worden opgenomen op de geëigende individuele en algemene rekeningen in de beginbalans van de politiezone. De volgende algemene rekeningen komen in aanmerking om in dit verband te worden beboekt : - Debet : 10000; - Credit : 17700, 43301, 44000, 45200, 45300, 45400, 45500, 45820, 46502, 46601.

De nummering van de individuele rekeningen gebeurt overeenkomstig de nummeringsmethode die is vastgelegd bij ministerieel besluit van 25 maart 1994. De politiezone kan een eigen nummering voor derden hanteren, die kan afwijken van de nummering die in de gemeenteboekhouding werd gebruikt.

De toelichting bij de beginbalans van de politiezone zal een staat bevatten met de uit de gemeenteboekhouding overgenomen schulden. Deze staat vermeldt per niet betaalde aanrekening het nummer uit de gemeenteboekhouding van de aanrekening en het nieuw nummer dat in de boekhouding van de politiezone aan de aanrekening wordt toegekend.

Voor de meergemeentezones zal ook telkens de gemeente worden aangegeven van waaruit de aangerekende schuld wordt overgedragen.

De in deze staat opgenomen niet betaalde aanrekeningen worden samengeteld per individuele rekening en de individuele rekeningen worden vervolgens samengeteld per algemene rekening waarop ze betrekking hebben. Tevens bevat deze staat een algemeen totaal dat de som is van de saldi van de algemene rekeningen.

Deze staat bevat ook een samenvatting onder de vorm van een journaalpost die op het vlak van de algemene rekeningen aangeeft met welke boeking de schulden van de gewone dienst de beginbalans van de politiezone hebben beïnvloed. Tevens zal onder dezelfde vorm de boeking worden aangegeven die zal plaatsvinden in de gemeenteboekhouding. Voor de meergemeentezones dient per gemeente een dergelijke samenvatting te worden gemaakt. 4.3. Formulier T Geen enkele niet aangerekende vastgelegde uitgave betreffende de functie 330 mag in principe in de gemeentelijke budgettaire boekhouding worden overgedragen van 2001 naar 2002. Ze moeten worden ingebracht in de budgettaire boekhouding van de politiezone per 01.01.2002 en vormen bijgevolg de overgedragen kredieten. Dit geldt echter niet voor personeelsuitgaven waarvan de R.S.Z.P.P.O. de aangifte verplichtend bij de gemeente legt.

Voor de pilootzones gaat het over de kredieten van het dienstjaar 2000 die in de budgettaire boekhouding van de politiezone moeten worden ingebracht per 01.01.2001.

De toelichting bij de beginbalans van de politiezone zal een staat bevatten met de uit de gemeenteboekhouding overgenomen niet aangerekende vastleggingen. Deze staat vermeldt per niet aangerekende vastlegging het nummer uit de gemeenteboekhouding van de vastlegging, het nieuw nummer dat in de boekhouding van de politiezone aan de vastlegging wordt toegekend en de betreffende derde. Voor de meergemeentezones zal ook telkens de gemeente worden aangegeven van waaruit de niet aangerekende vastlegging wordt overgedragen.

De in deze staat opgenomen niet aangerekende vastleggingen worden samengeteld per begrotingsartikel. Tevens bevat deze staat een algemeen totaal dat de som is van de bedragen van alle begrotingsartikelen.

Deze staat bevat ook een samenvatting met de opsomming van de begrotingsartikels en hun overeenstemmende bedragen. Voor de meergemeentezones dient ook een samenvatting per gemeente te worden gemaakt. 4.4. Thesaurie Het overbrengen van de samenstellende elementen van het begrotingsresultaat dient voor de gemeente budgettair een neutrale operatie te zijn. Het begrotingsresultaat van de gewone dienst waarmee de politiezone start, moet bijgevolg gelijk zijn aan 0.

De toe te wijzen thesaurie van de gewone dienst die aan de politiezone moet worden overgemaakt dan wel ervan moet worden teruggevorderd, wordt als volgt berekend: Totaal schulden gewone dienst + Overgedragen kredieten gewone dienst (formulier T) - Totaal vorderingen gewone dienst Het aldus berekende bedrag wordt in de beginbalans van de politiezone ten voorlopige titel opgenomen door: - Het debiteren van de rekening 49999 en creditering van de rekening 10000, ingeval de berekening een positief resultaat oplevert; - Het debiteren van de rekening 10000 en creditering van de rekening 49999, ingeval de berekening een negatief resultaat oplevert.

Voor de meergemeentezones wordt aangeraden deze berekening per gemeente te maken en aan de algemene rekening 49999 een individuele rekening per gemeente te koppelen.

Op die manier zal het mogelijk zijn de individuele financiële relatie van de politiezone tot iedere betrokken gemeente op te volgen. 5. Netto werkkapitaal van de buitengewone dienst 5.1. Vorderingen van de buitengewone dienst a. ALGEMEEN PRINCIPE Te innen rechten (vorderingen), die hun ontstaan kennen in de buitengewone dienst worden in principe altijd overgedragen naar de boekhouding van de politiezone. Deze vorderingen worden opgenomen op de geëigende individuele en algemene rekeningen in de beginbalans van de politiezone.

Voor de verwerking van de vorderingen met ontstaan vanuit de buitengewone dienst komen de volgende algemene rekeningen in aanmerking: Debet : 2704X, 2706X, 41301, 41303, 41304, 41600 en 41700;

Credit : 10000.

De nummering van de individuele rekeningen gebeurt overeenkomstig de nummeringsmethode die is vastgelegd bij ministerieel besluit van 25 maart 1994. De politiezone kan een eigen nummering voor derden hanteren, die kan afwijken van de nummering die in de gemeenteboekhouding werd gebruikt.

De toelichting bij de beginbalans van de politiezone zal een staat bevatten met de uit de gemeenteboekhouding overgenomen vorderingen.

Deze staat vermeldt per niet geïnd vastgesteld recht het nummer uit de gemeenteboekhouding van het recht en het nieuw nummer dat in de boekhouding van de politiezone aan het recht wordt toegekend. Voor de meergemeentezones zal ook telkens de gemeente worden aangegeven van waaruit het recht wordt overgedragen.

De opgenomen niet geïnde rechten worden binnen deze staat samengeteld per individuele rekening en de individuele rekeningen worden vervolgens samengeteld per algemene rekening, waarop ze betrekking hebben. Tevens bevat deze staat een algemeen totaal dat de som is van de saldi van de algemene rekeningen.

Deze staat bevat een samenvatting onder de vorm van een journaalpost die op het vlak van de algemene rekeningen aangeeft met welke boeking de vorderingen van de buitengewone dienst de beginbalans van de politiezone hebben beïnvloed. Tevens zal onder dezelfde vorm de boeking worden aangegeven die zal plaatsvinden in de gemeenteboekhouding. Voor de meergemeentezones dient per gemeente een dergelijke samenvatting te worden gemaakt. b. AFWIJKING Uitzondering hierop vormen de vorderingen die betrekking hebben op te innen investeringssubsidies, waarvan het project volledig is afgehandeld en waarvan enkel de inning van de subsidie nog moet gebeuren.Te innen investeringssubsidies die betrekking hebben op patrimonium dat niet aan de politiezone wordt overgedragen, blijven ook behouden in de boekhouding van de gemeente. 5.2. Schulden van de buitengewone dienst a. ALGEMEEN PRINCIPE Onbetaalde aanrekeningen (schulden) per 31 december 2001 blijven in principe behouden in de boekhouding van de gemeente.Ze worden bijgevolg niet overgedragen naar de boekhouding van de politiezone en vormen geen samenstellend element van de beginbalans van de politiezone per 1 januari 2002. b. AFWIJKING Onbetaalde aanrekeningen (schulden) van de buitengewone dienst, waarvan de betaling gebeurt door middel van het opnemen van leningen, die aan de politiezone zijn overgedragen, worden overgedragen naar de boekhouding van de politiezone. Voor de verwerking van de schulden met ontstaan vanuit de buitengewone dienst komen de volgende algemene rekeningen in aanmerking : - Debet : 10000 - Credit : 17700, 43521, 43529, 44000 en 46601.

De nummering van de individuele rekeningen gebeurt overeenkomstig de nummeringsmethode die is vastgelegd bij ministerieel besluit van 25 maart 1994. De politiezone kan een eigen nummering voor derden hanteren, die kan afwijken van de nummering die in de gemeenteboekhouding werd gebruikt.

De toelichting bij de beginbalans van de politiezone zal een staat bevatten met de uit de gemeenteboekhouding overgenomen schulden. Deze staat vermeldt per niet betaalde aanrekening het nummer uit de gemeenteboekhouding van de aanrekening en het nieuw nummer dat in de boekhouding van de politiezone aan de aanrekening wordt toegekend.

Voor de meergemeentezones zal ook telkens de gemeente worden aangegeven van waaruit de aangerekende schuld wordt overgedragen.

De in deze staat opgenomen niet betaalde aanrekeningen worden samengeteld per individuele rekening en de individuele rekeningen worden vervolgens samengeteld per algemene rekening waarop ze betrekking hebben. Tevens bevat deze staat een algemeen totaal dat de som is van de saldi van de algemene rekeningen.

Deze staat bevat ook een samenvatting onder de vorm van een journaalpost die op het vlak van de algemene rekeningen aangeeft met welke boeking de schulden van de buitengewone dienst de beginbalans van de politiezone hebben beïnvloed. Tevens zal onder dezelfde vorm de boeking worden aangegeven die zal plaatsvinden in de gemeenteboekhouding. Voor de meergemeentezones dient per gemeente een dergelijke samenvatting te worden gemaakt. 5.3. Formulier T van de buitengewone dienst Geen enkele niet aangerekende vastgelegde uitgave betreffende de functie 330 mag in principe in de gemeentelijke budgettaire boekhouding worden overgedragen van 2001 naar 2002. Ze moeten worden ingebracht in de budgettaire boekhouding van de politiezone per 01.01.2002 en vormen bijgevolg de overgedragen kredieten. Niet aangerekende vastleggingen van de buitengewone dienst, die betrekking hebben op patrimonium dat niet aan de politiezone wordt overgedragen, blijven behouden in de boekhouding van de gemeente.

Voor de pilootzones gaat het over de kredieten van het dienstjaar 2000 die in de budgettaire boekhouding van de politiezone moeten worden ingebracht per 01.01.2001.

De toelichting bij de beginbalans van de politiezone zal een staat bevatten met de uit de gemeenteboekhouding overgenomen niet aangerekende vastleggingen. Deze staat vermeldt per niet aangerekende vastlegging het nummer uit de gemeenteboekhouding van de vastlegging, het nieuw nummer dat in de boekhouding van de politiezone aan de vastlegging wordt toegekend en de betreffende derde. Voor de meergemeentezones zal ook telkens de gemeente worden aangegeven van waaruit de niet aangerekende vastlegging wordt overgedragen.

De in deze staat opgenomen niet aangerekende vastleggingen worden samengeteld per begrotingsartikel. Tevens bevat deze staat een algemeen totaal dat de som is van de bedragen van alle begrotingsartikelen.

Deze staat bevat ook een samenvatting met de opsomming van de begrotingsartikels en hun overeenstemmende bedragen. Voor de meergemeentezones dient ook een samenvatting per gemeente te worden gemaakt. 5.4. Thesaurie Bij de berekening van de thesaurie van de buitengewone dienst moet worden rekening gehouden met de mogelijkheid dat de overbrenging van de samenstellende elementen budgettair niet neutraal kan verlopen. Dit is onder meer het geval wanneer bepaalde rechten (in casu bepaalde leningen en investeringssubsidies) overeenkomstig artikel 46 ARGC ten voorlopige titel nog niet in de boekhouding van de gemeente zijn verwerkt.

In dat geval wordt de thesaurie als volgt berekend : Totaal schulden buitengewone dienst + Overgedragen kredieten buitengewone dienst (formulier T) - Totaal vorderingen buitengewone dienst - Totaal niet geboekte rechten buitengewone dienst Negatieve kredietopeningen betreffende leningen die betrekking hebben op overgedragen leningen kunnen een negatieve thesaurie van de buitengewone dienst veroorzaken. Het bedrag dat daadwerkelijk moet worden overgemaakt, wordt bekomen door de negatieve thesaurie te verhogen met het absoluut bedrag van de toegewezen negatieve kredietopeningen.

Het aldus berekende bedrag wordt in de beginbalans van de politiezone ten voorlopige titel opgenomen door : - Het debiteren van de rekening 49999 en creditering van de rekening 10000, ingeval de berekening een positief resultaat oplevert; - Het debiteren van de rekening 10000 en creditering van de rekening 49999, ingeval de berekening een negatief resultaat oplevert. 6. Ander werkkapitaal Vorderingen en schulden die geen budgettair ontstaan kennen en betrekking hebben op de politiezone worden op de beginbalans opgenomen op de geëigende algemene en individuele rekeningen.Ze bepalen op hun beurt de thesaurie die moet worden overgemaakt aan de PZ of in mindering moet worden gebracht van de voorgaande thesaurie. Het gaat hier onder meer over waarborgen die zijn overgeschreven of ontvangen en vooruitbetaalde wedden.

De toelichting zal een staat bevatten waarin een opsomming wordt gegeven van de vorderingen en schulden die aan de politiezone worden overgedragen. Voor de meergemeentezones zal telkens worden aangeduid vanuit welke gemeente de bedragen worden overgedragen.

Net als bij de verwerking van het netto werkkapitaal van de gewone en de buitengewone dienst, zal ook hier een samenvattende journaalpost op het vlak van algemene rekeningen worden gegeven die een duidelijk beeld geeft van de boekingen die in de politiezone en de gemeente(n) zullen worden uitgevoerd.

Voor de verwerking van de vorderingen komen de volgende algemene rekeningen in aanmerking : - Debet : 46101, 46102, 46103, 46105, 49010, 49020, 49600; - Credit : 49999.

Voor de verwerking van de reserves, voorzieningen en schulden komen de volgende algemene rekeningen in aanmerking : - Debet : 49999 - Credit : 14104, 14105, 16000, 17700, 17800, 46401, 46402, 48100, 48400, 49030, 49040, 49500, 49501, 49700, 49800. 7. Verwerking van de algemene rekening 49999 Na de verwerking van de diverse werkkapitalen via de algemene rekening 49999 zal blijken of de politiezone een tegoed heeft op, dan wel een schuld heeft tegenover de gemeente(n). Wanneer de politiezone een vordering heeft op de gemeente : - Dient het saldo van de AR 49999 te worden overgeboekt naar de AR 41900 « Vorderingen in rekening-courant » en op individuele rekeningen die daarvoor speciaal worden gecreëerd; - Wordt de thesaurie bij overschrijving of overbrenging van de financiële rekeningen naar de politiezone te worden geboekt op rekeningen van de klasse 5 tegenover de AR 41900.

De rekening 41900 zal na deze bewerkingen moeten gesaldeerd worden.

Teneinde de overschrijving zo snel mogelijk te kunnen uitvoeren, wordt er op aangedrongen zo snel mogelijk de elementen die het saldo van de AR 41900 bepalen, vast te stellen. Teneinde de werking van de politiezone niet in het gedrang te brengen, kunnen de betrokken gemeenten in afwachting van de overschrijving een voorschot aan de politiezone overmaken, onder meer onder de vorm van betaling door de gemeente(n) van aan de politiezone overgedragen schulden (onbetaalde aanrekeningen).

Wanneer de politiezone een schuld heeft tegenover de gemeente, dan dient het saldo van de AR 49999 te worden overgeboekt naar de AR 46900 « Schulden in rekening-courant » en op een individuele rekening die speciaal daarvoor wordt gecreëerd.

Voor de meergemeentezones kan het voorkomen dat het saldo van de AR 49999 wordt overgeboekt naar de AR 41900 en de AR 46900, wanneer de PZ ten opzichte van bepaalde gemeenten een vordering heeft en ten opzichte van andere gemeenten een schuld. 8. Pilootpolitiezones De beginbalans van de pilootzones per 1 januari 2001 die reeds zijn opgesteld bij het verschijnen van deze omzendbrief en waarbij men de onderrichtingen van de omzendbrief PLP 9 nageleefd heeft, moeten niet meer gewijzigd worden in de zin van huidige omzendbrief.9. Vorderingen en/of schulden in rekening-courant Het overbrengen van de samenstellende elementen van het netto-werkkapitaal is in principe een budgettair neutrale operatie.Om deze neutraliteit te bekomen zullen op de beginbalans van de politiezone vorderingen op en/of schulden aan de betrokken gemeente(n) worden ingebracht, waarvan de berekeningswijze reeds hoger in de tekst is uiteengezet.

Bij een aantal politiezones en gemeenten heerst ten onrechte de overtuiging dat voor het bedrag van deze vorderingen en/of schulden een budgettaire inschrijving moet gebeuren. Dit is geenszins het geval. De inboeking van deze vorderingen en/of schulden op de beginbalans gebeurt enkel in de algemene boekhouding en wordt niet opgenomen in de budgettaire boekhouding. 10. Voorbeeld van verwerking van werkkapitaal Uitgaande van eenvoudig cijfermateriaal wordt bij deze omzendbrief een uitgewerkt voorbeeld gevoegd, uitgaande van een meergemeentezone, waarin twee gemeenten zijn betrokken. De eerste twee tabellen geven de situatie weer van een deel van de jaarrekeningen van de gemeenten over het dienstjaar 2001, de omzetting van de betreffende bedragen in euro, de elementen die naar de politiezone moeten overgaan en de beginsituatie van de jaarrekening van de gemeenten in 2002.

In de situatieschets van gemeente A gebeurt de afsplitsing naar de boekhouding van de politiezone budgettair neutraal en op het vlak van de niet aangerekende vastleggingen, de vorderingen en de schulden.

In de situatieschets van gemeente B gebeurt de afsplitsing naar de boekhouding van de politiezone niet neutraal. Naast de overbrenging van niet aangerekende vastleggingen, vorderingen en schulden is er ook een overdracht van een bedrag aan kredietopeningen met een negatief saldo.

De derde tabel kan gebruikt worden als een controledocument, waarin de totalen uit de samenvoeging van de jaarrekeningen van de twee gemeenten, worden uitgesplitst over de begintoestand van de jaarrekeningen van de gemeenten en de politiezone in 2002.

Daarna volgen boekingsfiches die de boekhoudkundige uitwerking van de overdracht van het werkkapitaal naar de politiezone bevat en dit zowel voor de betrokken gemeenten als voor de politiezone. 11. Opheffing De ministeriële omzendbrief PLP 9 van 18 juli 2001 (Belgisch Staatsblad 3 augustus 2001) houdende richtlijnen voor het opstellen van de beginbalans van de politiezones wordt opgeheven. Gelieve, Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, de datum waarop deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd, in het Bestuursmemoriaal te willen vermelden.

De Minister, A. DUQUESNE Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld