FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING

29 JANUARI 2021. - Omzendbrief nr. 690. - Informatie over de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2021 en 2022 en de personeelsenveloppes 2021 en 2022

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Leidend ambtenaar, Mijnheer de Leidend ambtenaar, 1. Context Deze omzendbrief geeft informatie over de monitoring van het risico op overschrijding van de kredieten in 2021 en 2022 en legt de budgettaire personeelsenveloppes 2021 en hun prefiguratie voor 2022 vast. De bedragen van de enveloppen 2021 kunnen nog aangepast worden na de budgettaire controle van 2021.

Na de begrotingscontrole kunnen de bedragen van de enveloppen voor 2022 worden aangepast, met name als de voorstellen voor besparingen van de voorzitters of de administrateuren-generaal onvoldoende blijken te zijn.

Deze aanpassingen en besparingen worden vermeld in de notificaties meerjarenbegroting 2021-2024 van 23/10/2020 (punt 6), opgenomen in de omzendbrief van 12/01/2021 betreffende de begrotingscontrole 2021.

Met het oog op voornoemde besparingen worden de organisaties reeds aangespoord voorzichtig te zijn bij de uitvoering van het personeelsplan 2021.

De principes vastgelegd in de omzendbrief nr. 659 zijn behouden en in deze omzendbrief hernomen. Ze worden aangevuld met volgende specifieke maatregelen: - de monitoring van het risico wordt in 2021 twee keer georganiseerd nl. een eerste keer op basis van de betaalgegevens van mei en een tweede keer op basis van die van december. De monitoring van december omvat ook een rapport over de realisaties van 2021; - de entiteiten onderworpen aan de monitoring worden in groepen ingedeeld in functie van wie het monitoringrapport produceert; - voor de personeelsenveloppes van de FODs en PODs worden de KPI's, zoals tot nu toe het geval was, geproduceerd op basis van het Sepp-platform door het DG Rekrutering & Ontwikkeling van de FOD BOSA. Het gaat om de enveloppes primaire uitgaven (kredieten op de BA 11xx03 en 11xx04) waarvoor het Sepp-platform over de volledige betaalgegevens beschikt via Persopoint en Fedcom; - voor de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie worden de KPI's 1a en 1b berekend door het DG Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA; - de openbare instellingen van sociale zekerheid, de Federale politie en Defensie staan zelf in voor de productie van het rapport van monitoring van het risico; - de Taskforce ontvangt en coördineert de verschillende monitoringrapporten en verzekert hun toezending naar de betrokken actoren. 2. Taskforce Personeelsmonitoring Bij de FOD BOSA is een Taskforce Personeelsmonitoring opgericht waarin vertegenwoordigers van de Minister van Ambtenarenzaken, de Staatssecretaris voor Begroting en de FOD BOSA zetelen. Deze Taskforce is belast met de opvolging van de evolutie van de personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van de methodologie dienaangaande.

Hij ontvangt en coördineert de verschillende rapporten van monitoring van het risico en maakt ze ter informatie over aan: - de Ministerraad; - het College van voorzitters van de federale en programmatorische overheidsdiensten ; - het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid; - het uitgebreid College van de instellingen van openbaar nut; - de Korpschef van de Inspectie van Financiën; - de Commissaris-generaal van de Federale Politie; - de Chef van Defensie. 3. Basisprincipes van een analyse van het risico - De monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij elke federale entiteit. - De Taskforce volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan elke entiteit vragen hem de gegevens mee te delen waarop de analyse van het risico is berekend. - Elke entiteit is verplicht, volgens een vastgelegd ritme, het risico te evalueren in overeenstemming met de methodologie gedefinieerd in omzendbrief 670 voor een betrouwbare projectie van de lasten. De evaluatie gebeurt op basis van de aangegeven referentiemaanden. - De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de individuele betaalgegevens, eventueel geaggregeerd, en de detectie van de gekende of voorziene evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen. - Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris, de regeringscommissaris van begroting (OISZ) of de afgevaardigde van de Minister van Begroting verifieert het door de dienst geëvalueerd risico alvorens een advies over de HR-maatregelen te geven. - Elke HR-maatregel moet kaderen binnen de limieten van het personeelsplan, dat steeds door de bevoegde overheid moet goedgekeurd zijn. Het is op het ogenblik van elke uitvoering van het personeelsplan dat nagegaan wordt of er voldoende budgettaire middelen beschikbaar zijn. Een personeelsplan moet dus niet noodzakelijk jaarlijks opgemaakt worden, maar enkel wanneer maatregelen overwogen worden die niet opgenomen zijn in het laatst goedgekeurd personeelsplan. 4. KPI's voor analyse van het risico Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van volgende basisindicatoren en KPI's: Basisindicatoren: - het aantal betaalde VTE's per maand - de evolutie van het aantal betaalde VTE's opgedeeld per statuut (statutair en contractueel) over de laatste 12 maanden. Ter herinnering, zoals gedefinieerd in de omzendbrief nr. 670, is het aantal betaalde VTE's gelijk aan het betaald werkregime van een contract waarvoor tijdens de referentiemaand een recurrente wedde werd vereffend. Hierbij moet er een onderscheid worden gemaakt volgens het statuut (statutair, contractueel en mandaathouder).

KPI 1a: geeft de verhouding weer tussen de gerealiseerde totale lasten van de laatste 12 maanden en het budget.

KPI 1b: geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten van het lopende jaar en het budget.

KPI 2: geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het budget.

KPI 3: geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget.

Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten.

De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's.

De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke.

KPI 4: geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de operationele beslissingen.

KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge.

De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de omzendbrief nr. 670 die ook de basisconcepten definieert. 5. Ritme en timing van de monitoring van het risico in 2021 5.1. Ritme van de monitoring In 2021 wordt het risico op overschrijding van de personeelskredieten twee keer geëvalueerd nl. - een eerste keer op basis van de betaalgegevens van mei 2021 waarbij het risico wordt geëvalueerd voor T en T+1, - een tweede keer op basis van de betaalgegevens van december 2021 waarbij het risico wordt geëvalueerd voor T+1 en T+2 op basis van het initieel budget 2022. Het jaar wordt afgesloten met een rapport over de realisaties van 2021. 5.2. Timing van de rapportering De Taskforce Personeelsmonitoring consolideert de rapporten van monitoring van het risico op volgende data: - voor het rapport op basis van de gegevens van mei 2021 : op 8 juli 2021, - voor het rapport op basis van de gegevens van december 2021, inclusief het rapport over de realisaties: op 19 maart 2022, met uitzondering van de entiteiten van de groep 2 waarvan het rapport op 31 maart wordt verwacht.

Opdat de Task Force dit tijdschema zou kunnen respecteren, stuurt elke groep gedefinieerd in het toepassingsgebied, zijn rapport van monitoring van het risico aan de Task Force, ten laatste op : - 6 juli 2021 voor de monitoring van mei 2021, - 14 maart 2022 voor de monitoring van december 2021, inclusief het rapport over de realisaties, met uitzondering van de entiteiten van de groep 2 waarvan het rapport op 28 maart wordt verwacht. 6. Toepassingsgebied en implementatie in 2021 6.1. Toepassingsgebied De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale monitoring van het risico, evenals hun budgettaire personeelsenveloppe, zijn opgenomen in de tabel in bijlage.

Het belang van een personeelsenveloppe is tweeledig : - het is een budgettaire perimeter waarbinnen de kredieten en de corresponderende lasten van een functionele en homogene entiteit gekend zijn en kunnen opgevolgd worden. De enveloppes in de tabel in bijlage zijn in deze zin te interpreteren; - het is ook een beheersinstrument dat het management toelaat zijn HR-beleid te voeren door de beschikbare marge binnen de budgettaire perimeter te benutten volgens de principes van autonomie, transparantie en verantwoordelijkheid.

De entiteiten zijn ingedeeld in groepen : - de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs - de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie - de openbare instellingen van sociale zekerheid - de Federale politie - de Defensie.

De tabel geeft per entiteit: - de code van de entiteit, - de benaming van de entiteit, - de vastleggingslimiet 2020 gepubliceerd in de omzendbrief nr. 676bis (kolom 1) - de vastleggingslimiet 2021 op basis van de initiële kredieten 2021 (kolom 2) - de vastleggingslimiet 2022 (kolom 3). Deze limiet kan worden gebruikt om de budgettaire haalbaarheid van personeelsacties te beoordelen. 6.2. Implementatie 6.2.1. Groep 1: de enveloppes primaire uitgaven van de FODs en PODs Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, worden de basisindicatoren en de KPI's 1a, 1b, 2 en 3 berekend via het Sepp-platform op basis van de gegevens meegedeeld door de FODs/PODs die verantwoordelijk zijn voor de personeelsenveloppes opgenomen in groep 1 en door de providers vermeld in punt 6.3.

De personeelsenveloppes leveren volgende gegevens : - de geactualiseerde definitieve OUT, - de geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE, - de actualisatie van de geldigheidsdata van de premies voor competentieontwikkeling.

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking levert bovendien voor de entiteit 14.02_Uitgezonden personeel, volgende gegevens in het formaat vastgelegd door het Sepp-team : - de maandelijkse realisaties van de personeelslasten die niet betaald zijn door Persopoint en identificeert hierin het deel dat betrekking heeft op het personeel van de diplomatieke posten; - de lijst van het personeel Expert crisisbeheer per RRN en per maand; - de toekomstige bewegingen van diplomatieke posten.

Bij elke monitoring informeert het Sepp-team de diensten voorafgaandelijk over de planning van de inzameling en verwerking van de gegevens en over het proces van consolidatie van de monitoringresultaten.

Het produceert op basis van het Sepp-platform opeenvolgend volgende rapporten in functie van de voortgang van het consolidatieproces : - een monitoringrapport voor elke enveloppe dat ter validatie aan de dienst wordt voorgelegd; - per dienst, een syntheserapport van de gevalideerde resultaten dat aan de voorzitter van de FOD/POD en aan de bij de dienst geaccrediteerde inspecteur van Financiën wordt verstuurd; - een globaal syntheserapport van de resultaten van de monitoring van het risico, inclusief de evolutie van de VTE's ingedeeld per statuut (statutair en contractueel) over de laatste 12 maanden, dat overgemaakt wordt aan de Taskforce volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. 6.2.2. Groep 2: de administratieve openbare instellingen en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, berekent het DG Begroting en Beleidsevaluatie van de FOD BOSA de KPI's 1a en 1b op basis van de gegevens meegedeeld door de betrokken diensten.

De entiteiten bezorgen daartoe maandelijks, ten laatste de 15e dag van de maand (M), aan het DG Begroting en Beleidsevaluatie, via de applicatie e-BMC : - de gegevens over de uitvoering van het budget en met name van het personeelsbudget, van het lopende jaar tot de maand M-1 (code 11 van de economische classificatie), - hun budget en met name hun personeelsbudget opdat het zou overeenstemmen met het gestemd initieel budget, met de genomen beslissingen van de Ministerraad na de begrotingscontrole of in het kader van specifieke aanpassingen.

Het DG Begroting en Beleidsevaluatie deelt de resultaten van de KPI 1a en 1b mee aan elke dienst en aan de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de Minister van Begroting geaccrediteerd bij de betrokken dienst.

Het maakt een globaal syntheserapport van de resultaten van de monitoring van het risico aan de Taskforce volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. 6.2.3. Groep 3: de Openbare instellingen van sociale zekerheid De Openbare instellingen van sociale zekerheid hebben in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie.

Voorafgaand aan de monitoring definiëren ze, in overleg met de betrokken regeringscommissarissen van begroting, een modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes opgenomen in de groep 3.

Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert elke instelling, op basis van de methodologie van de OISZ, het risico op overschrijding van de personeelskredieten voor haar enveloppe en legt haar rapport ter validatie voor aan de regeringscommissaris van begroting geaccrediteerd bij de instelling.

Het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid maakt een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van het risico van alle instellingen integreert, inclusief de evolutie van de betaalde VTE's per statuut (statutair en contractueel) over de laatste 12 maanden, aan de Taskforce volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2. 6.2.4. Groep 4: de Federale politie De Federale politie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie.

Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van de Federale politie opgenomen in de groep 4.

Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert de Federale politie, op basis van haar methodologie, het risico op overschrijding van de personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de rapporten ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën.

Volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2, bezorgt ze de Taskforce een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van het risico, inclusief de evolutie van de betaalde VTE's opgedeeld per statuut (statutair en contractueel) over de laatste 12 maanden, van al haar enveloppes integreert. 6.2.5. Groep 5: Defensie Defensie heeft in 2016 een eigen methodologie ontwikkeld, geïnspireerd op de principes van de Sepp-methodologie.

Voorafgaand aan de monitoring definieert ze, in overleg met de inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij het korps, een modelrapport van monitoring van het risico met de basisindicatoren en de KPI's 1 tot 3 en een modelrapport voor de realisaties. Deze rapporten gelden als standaardrapport voor alle enveloppes van Defensie opgenomen in groep 5.

Volgens het ritme aangegeven in punt 5.1, evalueert Defensie, op basis van haar methodologie, het risico op overschrijding van de personeelskredieten voor elk van haar enveloppes en legt de rapporten ter validatie voor aan de inspecteur van Financiën.

Volgens het tijdschema vastgelegd in punt 5.2, bezorgt ze de Taskforce een globaal syntheserapport dat de resultaten van de monitoring van het risico (inclusief de evolutie van de betaalde VTE's opgedeeld per statuut (statutair en contractueel) over de laatste 12 maanden van al haar enveloppes integreert. 6.2.6. De beslissingsmarge binnen een personeelsenveloppe gebruikt als beheersmechanisme De diensten die behoren tot de groep 1 gebruiken hun personeelsenveloppe als beheersinstrument. Ze kunnen op die manier beschikken over een beslissingsmarge voor: - structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele marge T+1; - en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende boekjaar en het volgende boekjaar.

Om de beslissingsmarge te evalueren, volgt de dienst de volgende stappen: - hij berekent de KPI 4 zodat hij de beschikbare marges kan evalueren.

Daartoe neemt hij het KPI 3-resultaat van de laatste monitoring van het risico als uitgangspunt, dat hij desgevallend corrigeert en aanpast in functie van de eigen beheersparameters, voorbeelden : o toegekende bijkomende kredieten of provisies, o nieuwe uitgaven of risicofactoren die in rekening moeten worden gebracht, o gerealiseerde of onomkeerbare personeelsbewegingen (IN en OUT) die niet in de laatste monitoring van het risico voorzien waren, o een raming van de toekomstige vertrekken voor zover de dienst kan aantonen dat deze ramingen realistisch zijn en dat in een regelmatige opvolging wordt voorzien; - hij voegt de impact van de reeds door de inspecteur van Financiën goedgekeurde beslissingen toe. Is de KPI 4-marge positief dan is er ruimte voor nieuwe initiatieven; - hij identificeert de nieuwe structurele beslissingen die hij wenst te voorzien en verifieert of ze verenigbaar zijn met de strategische visie die in het goedgekeurde personeelsplan is weergegeven. Voor de raming van de impact van deze beslissingen stelt het Sepp-team een catalogus ter beschikking die de geïndexeerde standaardkosten voor de federale loopbaan en enkele specifieke loopbanen bevat; - hij berekent een KPI 5 zodat hij de haalbaarheid van de voorziene nieuwe beslissingen kan evalueren. Daartoe verrekent hij de impact van deze beslissingen in de KPI 4 marge; - hij legt het finale KPI 5 rapport voor advies voor aan de inspecteur van Financiën; - in het belang van een transparante opvolging deelt hij alle door de inspecteur van Financiën goedgekeurde beslissingen aangaande structurele wervingen, bevorderingen en overgangen mee via het standaardformulier dat het Sepp-team ter beschikking stelt, aan de Taskforce op volgend e-mailadres tf_pers_monitoring@bosa.fgov.be. Het Sepp-team zal een unieke ID geven aan elke beslissing zodat haar uitvoering gemakkelijk kan opgevolgd worden; - hij voert de goedgekeurde beslissingen uit ; - de dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (bv. vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan de inspecteur van Financiën; - een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën is voorgelegd; - bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, kan een beroep worden ingesteld bij de Staatssecretaris voor Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na ontvangst van het beroep. 6.3. Verplichtingen van de providers van gegevens De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde gegevens binnen de gestelde termijn aan het Sepp-team.

Het DG Begroting en Beleidsevaluatie levert en valideert de budgettaire middelen van elke entiteit bij het begin van het boekjaar en na elke begrotingsaanpassing.

Het DG Federale Accountant en Procurement levert tweemaal per maand, ten laatste de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA 12.XX.99 : - Het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL en DocType; - Het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL en DocType. - Het vereffeningskrediet per BA, jaar; - Het vastleggingskrediet per BA, jaar.

Het DG Sociaal Secretariaat PersoPoint levert ten laatste de laatste dag van elke maand de analytische betaalgegevens zodat het loonmodel Sepp kan worden gevoed vanuit de SLR4 of de nieuwe loonmotor PersoPay. 7. Maatregel van bevriezing De Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting kunnen, na advies van de betrokken Inspecteur van Financiën, regeringscommissaris, regeringscommissaris van begroting of afgevaardigde van de Minister van Begroting, een bevriezing van de HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit die de toegekende budgettaire perimeter zou overschreden hebben en/of in het geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER De Staatssecretaris voor Begroting, E. DE BLEEKER

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld