FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

24 DECEMBER 2003. - Ministeriële omzendbrief GPI 41 : nadere richtlijnen inzake de evaluatie van bepaalde mandaathouders

Aan Mevrouw en de Heren Provinciegouverneurs, Aan Mevrouw de Gouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, Aan de Dames en Heren Burgemeesters, Aan de Dames en Heren Voorzitters van de Politiecolleges, Aan de Dames en Heren Korpschefs van de lokale politie, Aan de Heer Commissaris-generaal van de federale politie, Aan de Heer Inspecteur-generaal van de algemene inspectie van de federale en de lokale politie, Ter informatie : Aan de Heer Directeur-generaal van de Algemene Directie Veiligheids- en Preventiebeleid, Aan de Heer Voorzitter van de Vaste Commissie van de lokale politie, Aan de Dames en Heren Arrondissementscommissarissen, Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, Mevrouw, Mijnheer de Burgemeester, Mevrouw, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw, Mijnheer de Korpschef, Mijnheer de Commissaris-generaal, Mijnheer de Inspecteur-generaal, Dames en Heren, 1. Retroacta De zogenaamde « primo-benoemingen » op grond van het koninklijk besluit van 31 oktober 2000 houdende vaststelling van de voorwaarden en de modaliteiten van de eerste aanstelling in bepaalde betrekkingen van de federale politie en van de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie en op grond van het koninklijk besluit van 31 oktober 2000 houdende vaststelling van de voorwaarden en de modaliteiten van de eerste aanstelling in bepaalde betrekkingen van de lokale politie, zijn, behoudens enkele uitzonderingen, achter de rug. Het naderen van de volgende belangrijke stap, namelijk de tussentijdse evaluatie, die moet plaatsvinden op het einde van het derde jaar van de uitoefening van het mandaat (zie infra), noopt terstond tot het geven van richtlijnen. Deze richtlijnen beogen een transparante en eenvormige procedure, zodoende dat iedere mandaathouder op gelijke wijze zal worden geëvalueerd.

Dit is de enige doelstelling van deze omzendbrief. De regeling « en régime » zal het voorwerp uitmaken van latere richtlijnen. 2. Wettelijke en reglementaire grondslagen Wat de voormelde problematiek betreft, zijn de volgende wettelijke en reglementaire teksten van belang : - Wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, inzonderheid de artikelen 48, 49, 51 en 107 (« WGP » - STS/ST2); - Wet van 26 april 2002 houdende de essentiële elementen van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse andere bepalingen met betrekking tot de politiediensten, inzonderheid het artikel 33 (« LSW » - STS/ST3); - Koninklijk besluit van 31 oktober 2000 houdende vaststelling van de voorwaarden en de modaliteiten van de eerste aanstelling in bepaalde betrekkingen van de federale politie en van de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie; - Koninklijk besluit van 31 oktober 2000 houdende vaststelling van de voorwaarden en de modaliteiten van de eerste aanstelling in bepaalde betrekkingen van de lokale politie; - Koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten, inzonderheid de artikelen VII.III.2 tot VII.III.4, VII.III.47, VII.III.48, VII.III.51, VII.III.52, VII.III.55 tot VII.III.57, VII.III.89 tot VII.III.99, VII.III.101 tot VII.III.109, VII.III.124, VII.III.125, VII.III.129 tot VII.III.137, XI.II.17, XI.II.18 en XI.III.27 (« RPPol » - STS/ST6/1); - Koninklijk besluit van 19 april 2002 houdende specifieke statutaire bepalingen met betrekking tot personen aangesteld in bepaalde betrekkingen van de federale politie, de lokale politie en van de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie (STS/ST92); - Koninklijk besluit van 5 december 2003 tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 april 2002 houdende specifieke statutaire bepalingen met betrekking tot personen aangesteld in bepaalde betrekkingen van de federale politie, de lokale politie en van de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie; - Ministerieel besluit van 28 december 2001 tot uitvoering van sommige bepalingen van het koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten (« UBPol » - STS/ST7); - Ministerieel besluit van 22 april 2003 tot bepaling van de administratieve behandelingsprocedure van de aangelegenheden bedoeld in de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus. 3. Tussentijdse evaluaties : probleemstelling Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen twee vormen van tussentijdse evaluatie : een algemene evaluatie voorzien in het RPPol en een specifieke evaluatie voor de commissarissen-mandaathouders (in tegenstelling tot de hoofdcommissarissen). 3.1.Tussentijdse evaluatie voorzien in het RPPol Artikel 1 van het koninklijk besluit van 19 april 2002 houdende specifieke statutaire bepalingen met betrekking tot personen aangesteld in bepaalde betrekkingen van de federale politie, de lokale politie en van de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie, gewijzigd door artikel 1 van het koninklijk besluit van 5 december 2003, maakt het hoofdstuk over de periodiciteit van de evaluaties van de mandaathouders (artikelen VII.III.88 - VII.III.91 RPPol) van overeenkomstige toepassing op de « primo-mandaathouders ».

De eerste tussentijdse evaluatie, voorzien in artikel VII.III.89 RPPol, geschiedt ten laatste drie jaar na datum van aanwijzing van de mandaathouder in zijn mandaat. In onderling akkoord tussen het te evalueren personeelslid en de evaluatiecommissie kan beslist worden om deze tussentijdse evaluatie niet te houden. Deze beslissing moet neergeschreven worden in een document dat in het lopende mandaatdossier wordt opgenomen. 3.2. Specifieke evaluatie voor « commissarissen primo-mandaathouders » Artikel 33 van de wet van 26 april 2002 houdende de essentiële elementen van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse andere bepalingen met betrekking tot de politiediensten, bepaalt dat de 'commissaris primo-mandaathouder', ongeacht de categorie waartoe zijn mandaat behoort, na afloop van het derde jaar dat hij dit mandaat uitoefent, in de graad van hoofdcommissaris van politie wordt benoemd mits hij geen ongunstige evaluatie kreeg. De evaluatie waarvan sprake moet beschouwd worden als een tussentijdse evaluatie in de zin van artikel VII.III.89 RPPol waarvan, voormeld artikel 33 in aanmerking genomen, niet kan worden afgezien. Deze evaluatie, indien ze gunstig is, maakt voor de voornoemde mandaathouders immers een essentiële voorwaarde uit voor de benoeming in de graad van hoofdcommissaris van politie.

Het is op deze verplichte tussentijdse evaluatie, die nakend is, dat de richtlijnen van deze omzendbrief betrekking hebben.

Alvorens deze richtlijnen uit de doeken te doen vindt u hieronder, ter verduidelijking, in het licht van voormeld artikel 33, een overzicht van de statutaire toestand van de « commissarissen primo-mandaathouders ».

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 3.3. Begindatum van het mandaat Het is eveneens nuttig om duidelijkheid te scheppen wat betreft de in aanmerking te nemen aanvangsdatum van het mandaat. Artikel VII.III.48, tweede lid, RPPol, stelt dat de duur van het mandaat, gerekend in jaren, ingaat de dag van de eedaflegging. Wat de « primo-mandaathouders » betreft, zijn er evenwel verschillende situaties. Soms bepaalt het besluit tot aanwijzing de datum van de aanvang van het mandaat, maar dit is dus niet altijd het geval.

Anderzijds hebben sommige « primo-mandaathouders » wel (soms veel later dan de datum waarop ze hun mandaat zijn beginnen uit te oefenen) de eed afgelegd, terwijl anderen niet.

Wat de « primo-mandaathouders » betreft, dienen derhalve de volgende regels te worden toegepast. Indien het koninklijk of ministerieel besluit tot aanwijzing, de aanvangsdatum van het mandaat preciseert, neemt men deze datum in aanmerking voor de berekening van de duur van het mandaat, om de aanvang van de evaluatieprocedure vast te stellen (zie punt 6, infra) en om de datum van benoeming vast te stellen (zie punt 7, infra). In het tegenovergestelde geval is de aanvangsdatum van het mandaat deze waarop het betrokken personeelslid daadwerkelijk zijn ambt is beginnen uit te oefenen, ongeacht of deze datum overeenstemt met die van de eventuele eedaflegging. 4. Evaluatieprincipes En régime weegt de evaluatie hoofdzakelijk af hoe de mandatarissen de vooropgestelde doelstellingen, vastgelegd in de opdrachtbrief, hebben vervuld.In het licht van de specifieke aard van de eerste mandaten en gezien de verlopen tijd sinds de aanwijzing van de « primo-mandaathouders », wijkt, wat de opdrachtbrief betreft, het koninklijk besluit van 5 december 2003, voor hen hiervan af. De artikelen 1bis tot 1decies van het koninklijk besluit van 19 april 2002 houdende specifieke statutaire bepalingen met betrekking tot personen aangesteld in bepaalde betrekkingen van de federale politie, de lokale politie en van de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie, ingevoegd door artikel 2 van het voormeld koninklijk besluit van 5 december 2003, voorzien voor de evaluatie van de « primo-mandaathouders » in een, hierna uiteengezette, specifieke procedure die enigszins afwijkt van de evaluatieregeling voorzien in het RPPol. 4.1. Regels omtrent de uitoefening van het mandaat Het mandaat van korpschef van de lokale politie wordt uitgeoefend in overeenstemming met de wettelijke opdrachten bedoeld in de artikelen 44 en 45 WGP, het koninklijk besluit van 17 september 2001 tot vaststelling van de organisatie- en werkingsnormen van de lokale politie teneinde een gelijkwaardige minimale dienstverlening aan de bevolking te verzekeren, en de tijdens hun mandaattermijn geldende zonale veiligheidsplannen (artikel 1bis van het voormeld koninklijk besluit van 19 april 2002).

De mandaten in de federale politie worden uitgeoefend door de mandatarissen bedoeld in deze omzendbrief in overeenstemming met de op hen van toepassing zijnde bepalingen van de WGP, de opdrachten bedoeld in het koninklijk besluit van 3 september 2000 met betrekking tot de commissaris-generaal en de algemene directies van de federale politie en de tijdens hun mandaattermijn geldende nationale veiligheidsplannen (artikel 1ter van het koninklijk besluit van 19 april 2002).

De hierboven bedoelde mandaathouders stellen een synoptisch verslag op waarin zij uiteenzetten hoe zij hun mandaat hebben vervuld. In dit verslag wordt op een concrete en logische wijze melding gemaakt van projecten, programma's, actieplannen en allerhande hieraan verwante activiteiten (artikel 1quinquies van het koninklijk besluit van 19 april 2002). 4.2. Inhoud van de evaluatie De evaluatie weegt hoofdzakelijk af hoe de mandaathouders hebben gefunctioneerd en in welke mate zij met de hun ter beschikking gestelde middelen hun mandaat hebben uitgeoefend overeenkomstig, naar gelang van het geval, de artikelen 1bis of 1ter van het voormelde koninklijk besluit van 19 april 2002. Ze heeft inzonderheid tot doel uit te maken of het mandaat kan worden voortgezet dan wel voortijdig moet worden beëindigd.

De evaluatie gebeurt op een beschrijvende wijze. Het evaluatieverslag wordt opgesteld volgens het schema zoals vastgesteld in de bijlage bij het koninklijk besluit van 5 december 2003 tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 april 2002 houdende specifieke statutaire bepalingen met betrekking tot personen aangesteld in bepaalde betrekkingen van de federale politie, de lokale politie en van de algemene inspectie van de federale en van de lokale politie (artikel 1sexies van het koninklijk besluit van 19 april 2002).

De evaluatie door de bevoegde evaluatiecommissie (zie infra ) geschiedt op grond van de gegevens die blijken uit de stukken met inbegrip van het synoptisch verslag bedoeld in punt 4.1. hierboven, uit de bevragingen en uit de vaststellingen van de algemene inspectie die deze heeft gedaan in het raam van haar opdrachten. De voornoemde gegevens worden getoetst tijdens het evaluatiegesprek van de evaluatiecommissie met de mandaathouder (artikel 1septies van het koninklijk besluit van 19 april 2002).

Per mandaathouder wordt een mandaatdossier opgesteld dat deel uitmaakt van het persoonlijk dossier. Het omvat alle stukken die relevant zijn voor het uitgeoefende mandaat, waaronder deze opgesomd in artikel 1decies van het koninklijk besluit van 19 april 2002. 5. Bevoegde overheden voor de evaluatie en rol van diverse intervenianten 5.1. Bevoegde overheden Artikel 1 van het koninklijk besluit van 19 april 2002 houdende specifieke statutaire bepalingen met betrekking tot personen aangesteld in bepaalde betrekkingen van de federale politie, de lokale politie en van de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie, gewijzigd door artikel 1 van het koninklijk besluit van 5 december 2003, maakt het hoofdstuk van het RPPol over de evaluatiecommissies van mandatarissen (artikelen VII.III.92 - VII.III.99 RPPol) van overeenkomstige toepassing op de « primo-mandaathouders ».

Concreet zijn de voormelde tussentijdse evaluaties op basis van artikel 33 WGP enkel van toepassing op personeelsleden die titularis zijn van een mandaat van korpschef van de lokale politie, van bestuurlijke directeur-coördinator, van gerechtelijke directeur of van directeur binnen de centrale diensten van de federale politie.

De evaluatiecommissies samengesteld overeenkomstig artikel VII.III.92 RPPol en, respectievelijk, de artikelen VII.III.93, VII.III.96, VII.III.97 en VII.III.99 RPPol, zijn bevoegd om de evaluaties van deze mandaathouders uit te voeren. 5.2. Rol van de voorzitter van de bevoegde evaluatiecommissie Voor de goede werking van de evaluatiecommissie strekt het tot aanbeveling dat de voorzitter van de evaluatiecommissie een leidende rol op zich neemt in de werkzaamheden van de betrokken evaluatiecommissie. De voorzitter moet in principe zelf instaan voor de eventuele bevragingen zoals bedoeld in artikel 1septies van het voormelde koninklijk besluit van 19 april 2002. Hij dient de nodige initiatieven te nemen om een vlot verloop van de evaluatie te waarborgen. Zo neemt hij contact op met de verschillende leden van de evaluatiecommissie met het verzoek hem in kennis te stellen van hun visie betreffende het functioneren van de te evalueren mandaathouder.

Hij vraagt hen tevens of zij het nodig achten bepaalde personen of diensten te bevragen.

De voorzitter kan deze bevragingen zelf uitvoeren of laten uitvoeren door de algemene inspectie van de federale politie en lokale politie (hierna AIG).

Gelet op het groot aantal te evalueren mandaathouders, moet het aantal verzoeken beperkt worden tot het allernoodzakelijkste. Het mag absoluut niet de bedoeling zijn om deze belangrijke taak af te wentelen op de AIG, op het gevaar af haar werking te hypothekeren. Om dergelijke situaties te vermijden, zal de voorzitter het verzoek tot bevraging, dat hij aan de AIG richt, motiveren. Bij betwistingen omtrent de gegrondheid van deze aanvraag tussen de AIG en de voorzitter van de evaluatiecommissie, ligt de uiteindelijke beslissing bij de Minister van Binnenlandse Zaken.

De bevragingen kunnen geschieden bij de bestuurlijke en gerechtelijke overheden, de onmiddellijke medewerkers die onder het gezag staan van de mandataris, alsook bij eenieder die voor de evaluatie van de mandataris nuttige gegevens kan aanbrengen (artikel VII.III.102 RPPol). Niettemin dienen deze bevragingen op een zo objectief en relevant mogelijke manier uitgevoerd te worden. Er moet absoluut worden vermeden de sereniteit in een bepaalde dienst in het gedrang te brengen. De te bevragen personen dienen bijgevolg op een zeer zorgvuldige wijze te worden uitgekozen. Bij de keuze moet de voorzitter zich in hoofdzaak laten leiden door de relevante elementen die een personeelslid kan aanbrengen met betrekking tot de evaluatie van de mandaathouder.

De voorzitter van de evaluatiecommissie brengt de mandaathouder ten minste één maand op voorhand op de hoogte van het tijdstip waarop hij gehoord zal worden over zijn prestaties geleverd in het raam van zijn mandaat. Ten slotte dient het evaluatieverslag opgemaakt te worden overeenkomstig het model zoals vervat in de bijlage bij het koninklijk besluit van 5 december 2003.

In afwachting van wettelijke aanpassingen ad hoc en ter vereenvoudiging van het werk van de verscheidene commissies, verzoek ik de voorzitters van deze commissies om, samen met de personeelsleden die deel uitmaken van hun diensten, in te staan voor het secretariaatswerk waaronder de samenstelling van de dossiers. 5.3. Rol van de algemene inspectie van de federale politie en lokale politie De inspecteur-generaal van de algemene inspectie van de federale en lokale politie maakt deel uit van alle evaluatiecommissies zoals bedoeld in punt 5.1.

Wanneer de inspecteur-generaal een evaluatiecommissie voorzit, heeft hij dezelfde taken en bevoegdheden als de andere voorzitters. Indien de inspecteur-generaal echter deelneemt als gewoon lid van de evaluatiecommissie, is hij gehouden om de elementen zoals vervat in de bijlage bij het koninklijk besluit van 5 december 2003 aan te brengen.

Om deze opdracht op een effectieve wijze te kunnen verwezenlijken, moet de inspecteur-generaal een actieve rol op zich nemen bij het verzamelen van de nodige inlichtingen, ondermeer via de gedeconcentreerde diensten.

De inspecteur-generaal moet op de medewerking kunnen rekenen van alle, in voorkomend geval, zowel interne als externe auditdiensten en controle-organen. Hiertoe voert de inspectiedienst van de AIG verschillende controleopdrachten uit die niet noodzakelijk gericht hoeven te zijn op het controleren van de mandaathouder maar de evaluatiecommissie in de mogelijkheid moet stellen om het gesprek met de te evalueren mandaathouder voor te bereiden. In het licht hiervan moet elke audit van een lokale politie uitgevoerd op gemotiveerde vraag van de korpschef, de politieraad of het politiecollege, of op initiatief van enige andere dienst of bevoegde overheid in de ruime zin, overgezonden worden aan de AIG. 6. Procedure en administratieve afhandeling van het dossier Ik verzoek de bij deze omzendbrief bedoelde mandaathouders het synoptisch verslag, zoals bedoeld in punt 4.1, op te stellen, om alzo de evaluatieprocedure te vergemakkelijken.

Vanaf de eerste dag van de drieëndertigste maand die volgt op deze waarin het mandaat een aanvang nam (zie hiervoor punt 3.3), zendt de « commissaris primo-mandaathouder », zoals bedoeld in punt 3.2, zijn aanvraag tot evaluatie naar de voorzitter van de bevoegde evaluatiecommissie. Die neemt vervolgens de nodige maatregelen opdat de evaluatie zo snel mogelijk zou kunnen plaatsvinden, éénmaal het mandaat drie jaar uitgeoefend. Concreet is de voorzitter van de evaluatiecommissie, naar gelang van het geval, de burgemeester of de voorzitter van het politiecollege (evaluatiecommissie voor de functie van korpschef : artikel VII.III.93 RPPol) of de inspecteur-generaal (evaluatiecommissie voor de functie van bestuurlijke directeur-coördinator of gerechtelijke directeur : artikel VII.III.96 en VII.III.97 RPPol). Een koninklijk besluit zal weldra, bij toepassing van artikel VII.III.99 RPPol, de samenstelling van de evaluatiecommissie voor de mandaten van directeur binnen de federale politie bepalen. In afwachting van de bekendmaking van dit koninklijk besluit, zal alle briefwisseling met betrekking tot de evaluatie van deze directeurs verzonden worden naar de Directie van de mobiliteit en het loopbaanbeheer, beheer van de officieren, van de Algemene directie van het personeel van de federale politie (DGP/DMPO).

De voorzitter van de evaluatiecommissie ziet toe op de inzameling van de vereiste gegevens met het oog op de evaluatie van de mandaathouder.

Hij roept deze laatste op voor een evaluatiegesprek overeenkomstig de modaliteiten bepaald in punt 5.2. Daarenboven zijn de procedurevoorschriften, vervat in de artikelen VII.III.103 tot VII.III.109 RPPol van toepassing.

Het evaluatieverslag wordt, krachtens die procedure, overgezonden naar de gemeenteraad of de politieraad indien de te evalueren mandaathouder een korpschef van de lokale politie is of naar de commissaris-generaal indien de mandaathouder deel uitmaakt van de federale politie. Deze overheden waken over de formaliteiten inherent aan de evaluatie.

Op grond van artikel 5, § 1, 4°, d) en e) van het ministerieel besluit van 22 april 2003 tot bepaling van de administratieve behandelingsprocedure van de aangelegenheden bedoeld in de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, is de Algemene Directie Veiligheids- en Preventiebeleid bevoegd voor de verdere administratieve afhandeling van de dossiers. Het is derhalve aan deze directie dat voormelde overheden hun dossier met betrekking tot de evaluatie van de mandaathouders moeten bezorgen. 7. Geldelijke gevolgen van de benoeming in de graad van hoofdcommissaris De « commissaris primo-mandaathouders » die onder de voorwaarden vallen bedoeld in artikel 33 WGP en die een gunstige evaluatie hebben gekregen, worden bevorderd in de graad van hoofdcommissaris na afloop van het derde jaar van de uitoefening van hun mandaat (voor de berekening van de duur van het mandaat, zie punt 3.3 hierboven).

Overeenkomstig de in deze materie toepasselijke principes, wordt de loonschaal O5 aan de betrokkenen toegekend vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de datum van hun benoeming in de graad van hoofdcommissaris. Wanneer deze datum samenvalt met de eerste dag van een maand, wordt voormelde loonschaal onmiddellijk toegekend. Twee voorbeelden ter verduidelijking : de « commissaris primo-mandaathouder » wiens mandaat een aanvang heeft genomen op 16 maart 2002 wordt benoemd in de graad van hoofdcommissaris op 16 maart 2005 en de loonschaal O5 wordt hem toegekend op 1 april 2005. Degene van wie het mandaat een aanvang heeft genomen op 1 maart 2001 wordt benoemd tot hoofdcommissaris op 1 maart 2004 en krijgt dezelfde dag de loonschaal O5 toegekend.

Ik hoop dat bovengaande richtlijnen zullen bijdragen tot een vlot en correct verloop van de beoogde evaluatieprocedures.

De Minister, P. DEWAEL