FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

22 DECEMBER 2020. - Ministeriële omzendbrief nr. 282. - Gerechtsdeurwaarders. - Verificatie van de kostenstaten

1. Inleiding De nieuwe wet omtrent het beheer van gerechtskosten inzake strafzaken legt duidelijke beheersprincipes vast.De gevolgen voor een aantal beroepsgroepen die hieronder vallen maar niet de klassieke bijdrage leveren van de expert opgenomen in het nationaal register, werd op het terrein naar bestwil ingevuld.

Deze omzendbrief wil duidelijke richtlijnen definiëren die op de beroepsgroep van de gerechtsdeurwaarders van toepassing zijn. Deze kwam tot stand na breed overleg met de betrokken actoren en beoogt een "win-win"-situatie te creëren door het wegwerken van administratieve processen die geen afdoende toegevoegde waarde hebben in hoofde van de taxatiebureaus en de gerechtsdeurwaarders. 2. De prestaties in strafzaken a) Het tarief Het tarief dat geldt voor de prestaties van gerechtsdeurwaarders in strafzaken, is vervat in het KB van 23 augustus 2015 tot vaststelling van het tarief voor prestaties van gerechtsdeurwaarders in strafzaken op vordering van de gerechtelijke overheden. Dit KB voorziet forfaitaire tarieven voor de volgende prestaties: - Dagvaardingen (art. 1-2) - Betekeningen (art. 1-2) - Betekeningen van een verzet tegen een veroordeling bij verstek, en nog enkele zeldzame gevallen (art. 3). "Vaste kosten" zoals dossierkosten, opzoekingen in het Rijksregister, portkosten voor zendingen in het binnenland, et cetera zijn vervat in het forfait.

Naast het forfaitaire bedrag kunnen enkel de door het KB voorziene bijkomende elementen worden aangerekend (art. 1): 1. de vertaling van stukken ten behoeve van de bestemmeling (niet alle stukken geven recht op vertaling) aan het tarief van de vertalers. 2. De verplaatsingsvergoeding (die op haar beurt ook weer forfaitair is bepaald per arrondissementsafdeling).(1) 3. Uitzonderlijke kosten, wat betekent dat de prestatieverlener de uitzonderlijke aard daarvan moet aantonen en de nodige bewijsstukken moet toevoegen aan de kostenstaat.Voorbeelden zijn de kosten van hypothecaire vermeldingen, kosten voor buitengewoon zware of volumineuze verzendingen, of de kosten voor een verzending naar het buitenland. b) Niet-naleving van het tarief De Nationale Kamer hecht veel belang aan de correcte toepassing van de voorziene tarieven en kan bij inbreuken een tuchtrechtelijke procedure initiëren.Ze is vragende partij om inbreuken aan haar te melden, ook indien de taxatiebureaus er geen correctie voor verzoeken.

De hoofden van de taxatiebureaus geven trimestrieel de vastgestelde inbreuken door aan het Centraal Bureau Gerechtskosten dat deze kan melden aan de voorzitter van de Nationale Kamer Het is echter niet de bedoeling elke vergissing te signaleren. Het dient te gaan om weerkerende, veel voorkomende of mogelijk moedwillige praktijken. c) Aanrekening van verplaatsingen Het basisprincipe is dat een verplaatsingsvergoeding enkel kan toegekend worden als de verplaatsing effectief heeft plaatsgegrepen. We verduidelijken dat "hetzelfde adres" de gewone betekenis heeft van "eenzelfde woning" of "eenzelfde wooneenheid in een groter geheel" of "meerdere wooneenheden met een gemeenschappelijke ingang of gegroepeerde brievenbussen". Het kan zelfs gaan over een camping, een vakantiedorp, een schip, een rusthuis, een ziekenhuis, ... Anders gezegd: geen kosten als er geen echte verplaatsing is gebeurd.

Wanneer verschillende prestaties op 1 domicilie, eenzelfde adres, ruimtelijke eenheid, aaneengesloten woonsten, gebeuren op hetzelfde tijdstip, kan dus slechts eenmaal een verplaatsingsvergoeding worden aangerekend(2), ook al kan de gerechtsdeurwaarder aantonen dat hij zich een korte afstand te voet heeft moeten verplaatsen binnen dat geheel.

Uitzondering: als het bewijs wordt geleverd van de extra verplaatsing, mits die meer bedraagt dan 300 meterd e) Kosten voor verzending van stukken Binnenlandse verzendingen worden niet aangerekend, behalve als ze uitzonderlijk zijn.Dit moet worden bewezen en omvat extra kosten voor grote hoeveelheden (niet voor een "gewone zware" brief, waarop meer dan één gewone postzegel moet worden gekleefd, maar alleen voor uitzonderlijk zware, die het kantoor normaal niet verzendt), voor expressbestelling, voor pakjes van een formaat dat uitzonderlijk is voor dat kantoor. Aangetekende zendingen (al dan niet met ontvangstmelding) zijn NIET uitzonderlijk voor een gerechtsdeurwaarder! Eén uitzondering : Het bedrag dat wordt aangerekend voor een hypothecaire overschrijving daarentegen is geen vergoeding voor de geleverde prestatie van de deurwaarder, maar de eigenlijke kost voor de registratie op het kantoor rechtszekerheid. De gerechtsdeurwaarder mag deze kost "recupereren", alsook de eventuele bijkomende kosten die hij hiertoe heeft moeten maken zoals verzendingskosten. In het geval bv. waar het gaat om een bewarend beslag op een onroerend goed, MOET de gerechtsdeurwaarder bij wijze van een aangetekende brief een bericht hiervan bezorgen aan de ontvangers van belastingen (de ontvanger waar de eigenaar/ vruchtgebruiker zijn woonplaats heeft en de ontvanger waar het goed gelegen is).

Internationale verzendingen mogen wel worden aangerekend, en hier wordt de term "uitzonderlijk" veel ruimer omschreven: alleen gewone brieven zijn niet uitzonderlijk. e) De kosten voor de vertaling van stukken Volgens hetzelfde principe van werkelijk gemaakte kosten, mogen alleen de vertalingen worden aangerekend, die door de gerechtsdeurwaarder zelf zijn gemaakt, of door een door hem aangestelde beëdigde vertaler, aan het tarief in strafzaken.Hierbij gaat het niet per definitie over het geheel van een dossier of van een zending, maar enkel over de delen ervan, die moesten worden vertaald om de stukken geldig te maken overeenkomstig de taalwetgeving in gerechtszaken. Ook documenten, die moeten worden vertaald, mogen niet per definitie volledig worden aangerekend, als er geen sprake is van een werkelijke vertaling van de volledige tekst. Dit is het geval bij formulieren, die meermaals in hetzelfde dossier of dezelfde zending aanwezig zijn, en alleen verschillen wat de ingevulde inhoud van de rubrieken betreft. Alleen die laatste mogen dan worden aangerekend.

Tot slot mogen de overige bepalingen van het tarief van de vertalers niet worden toegepast op de vertalingen door gerechtsdeurwaarders omdat de situatie te verschillend is (bv. kunnen ze geen aanspraak maken op supplementen voor dringend vertaalwerk, voor nacht- en weekendprestaties, enz... 3. Algemene werkwijze Een gerechtsdeurwaarder treedt op in zijn arrondissement maar ontvangt opdrachten vanuit het hele land en dient dus kostenstaten in bij elk arrondissement.Hij moet dus zekerheid hebben over de te volgen procedure, wat bereikt wordt door 1 procedure die overal op dezelfde manier wordt toegepast.

Gezien een uniforme toepassing van de procedure bijdraagt tot een grotere efficiëntie, wordt ervoor geopteerd om in alle arrondissementen één en dezelfde procedure toe te passen, zonder dat er plaatselijke afwijkingen, bijzonderheden of interpretaties mogen bestaan. a) De gerechtsdeurwaarders dienen hun kostenstaten geglobaliseerd, per trimester per arrondissementeel taxatiebureau.Er is dus géén individuele kostenstaat per prestatie vereist, behoudens mogelijks voor sommige dossiers van rechtsbijstand. b) De prestaties worden chronologisch ingevuld, m.a.w. men volgt de datum van de akte, en dit per opdrachtgevend parket of auditoraat (jeugd, ...) en per afdeling, gegroepeerd volgens de emailadressen voor goedkeuring, zoals aangegeven in bijlage 1. c) De kostenstaten worden digitaal via e-mail aangeleverd aan het betrokken e-mailadres voor goedkeuring van het parket.Dit parket stuurt dit globaal akkoord door naar het arrondissementeel taxatiebureau. d) De gerechtsdeurwaarder bewaart een fysiek of digitaal exemplaar van de opdracht/lastgeving, en een bewijs van de verrichte prestatie, zijnde de betekende akte of dagvaarding. Hij voegt die stukken niet systematisch bij de kostenstaat die hij naar de taxatiebureaus stuurt. Het taxatiebureau kan de stukken opvragen wanneer het dit gepast acht, of in het kader van de steekproeven die het op regelmatige basis houdt.

De bewijsstukken voor bijzondere kosten worden wel bij de kostenstaat gevoegd. e) Gerechtsdeurwaarders worden eraan herinnerd dat ze steeds de afgesproken afkortingen moeten gebruiken.Die zullen worden opgelijst door de Nationale Kamer.

Elke kostenstaat bevat het identificatienummer van de gerechtsdeurwaarder, en voor elke prestatie bevat de kostenstaat minstens de in Bijlage 3 van COL22/2010(3) voorziene gegevens aangevuld met de datum van de lastgeving; f) Er wordt gewerkt met globale goedkeuringen per afdelingsparket, met trimestriële kostenstaten.Er worden dus geen afzonderlijke goedkeuringen gevraagd en er moeten dus geen afzonderlijke goedkeuringen voor individuele prestaties gegeven worden door het opdrachtgevend parket. g) De vereffeningsbureaus streven ernaar geen gedeeltelijke betalingen per trimestriële kostenstaat uit te voeren, maar wel een globale betaling. Het is voor de gerechtsdeurwaarders boekhoudkundig gecompliceerd om bij gedeeltelijke betalingen het overzicht te behouden en de betalingen correct te verwerken.

Dat impliceert dat ingeval bepaalde prestaties of bepaalde aangerekende kosten worden betwist, de volledige kostenstaat in stand-by wordt gezet tot de geschilpunten zijn opgelost.

Indien echter de betrokken gerechtsdeurwaarder zélf aandringt op de uitbetaling van het niet-gecontesteerde gedeelte van zijn kostenstaat of het probleem niet is opgelost binnen de 2 maanden, kan hiertoe worden overgegaan. 4. De prestaties inzake rechtsbijstand De kostenstaten inzake rechtsbijstand in burgerlijke en andere zaken zijn door de wet gelijkgesteld met gerechtskosten in strafzaken.a) Het tarief In art.6 van het KB van 30 november 1976, tot vaststelling van het tarief voor akten van gerechtsdeurwaarders in burgerlijke en handelszaken worden de gegradueerde rechten vastgelegd. Daartoe worden de verrichtingen van de gerechtsdeurwaarders in 10 klassen ingedeeld (A tot J). Het bedrag van het gegradueerde recht wordt bepaald door het gevorderde bedrag of door het beoogde doel en als er een vonnis is uitgesproken, door het bedrag van de veroordeling. Voor zaken met een onbepaalde waarde gelden klasse I (vredegerechten) en J (alle andere zaken).

Artikel 18 van hetzelfde KB zegt dat in afwijking van de bepalingen van het tarief de kosten voor de procedure van tenuitvoerlegging die ten laste blijven van de Staat verminderd worden: - Inzake directe belastingen en gelijkgestelde taksen worden de gegradueerde rechten beperkt tot het in klasse E vermelde bedrag. - In de andere zaken worden de gegradueerde rechten beperkt tot het in klasse D vermelde bedrag.

In geval van rechtsbijstand dient het tarief in art. 18 toegepast te worden.

Op de site van de Nationale Kamer van gerechtsdeurwaarders, staan de in bijlage gevoegde documenten. Deze documenten zijn voor de taxatiebureaus een hulpmiddel om de kostenstaten van de gerechtsdeurwaarders in burgerlijke en handelszaken te controleren.

Op de volgende posten moet het principe van één vierde toegepast worden: Aangezien er in art. 692 Ger.W sprake is van één vierde van het loon van de gerechtsdeurwaarder: de gegradueerde rechten, evenredige rechten, vacaties en vaste rechten (art. 6 t.e.m. 13 van hetzelfde KB): één vierde De terugbetaling van kosten en uitschotten (art. 14 t.e.m. 17 van hetzelfde KB): volledig. Hier gaat het om de terugbetaling van de reële kosten die de gerechtsdeurwaarders hebben gemaakt. b) De werkwijze Deze prestaties worden verwerkt op dezelfde manier als de andere prestaties van de gerechtsdeurwaarder.Het volstaat voor het taxatiebureau om de beschikking en de betekende akte te hebben. 5. Prestaties verricht in het eerste trimester van 2020 Voor prestaties uitgevoerd in het eerste trimester van 2020, wordt getolereerd dat de gerechtsdeurwaarders niet alle door de wet voorgeschreven stavingstukken in hun bezit hebben.Ingevolge de gebruiken en gewoontes om deze stukken niet altijd te archiveren, was men namelijk verrast door deze nieuwe wettelijke verplichting.

Tevens wordt getolereerd dat de kostenstaten voor het eerste trimester mogen worden opgesteld zoals voorheen, zijnde zonder de datum van lastgeving die echter voor prestaties vanaf april wordt vereist.

Kostenstaten uit het eerste trimester die omwille van onvolledige stavingstukken nog niet zouden getaxeerd zijn, kunnen dus vrijgemaakt worden om in betaling te zetten. Bij vermoeden van misbruik kunnen uiteraard wel de betekende stukken met inbegrip van de lastgeving opgevraagd worden. 6. Prestaties verricht in het tweede en derde trimester 2020 Voor deze prestaties worden de kostenstaten opgesteld zoals met de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders werd afgesproken, dus inclusief de datum van lastgeving. Vanaf de dag van inwerkingtreding van deze omzendbrief, wordt de onder het punt "algemene werkwijze" bepaalde procedure gevolgd voor nog niet ingediende kostenstaten voor prestaties verricht in deze trimesters. 7. Prestaties verricht in het 4de trimester Voor prestaties verricht vanaf 1 oktober 2020 is het systeem zoals voorzien in punt 3 van toepassing. Als er toch nog maandelijkse kostenstaten zijn in het laatste trimester kunnen die op die manier verwerkt worden.

Vanaf 1/1/2021 is het mechanisme van de trimestriële kostenstaten integraal van toepassing.

Deze omzendbrief treedt in werking op de dag van publicatie.

De Minister van Justitie, V. VAN QUICKENBORNE _______ Nota's (1) Verplaatsingsonkosten volgens omzendbrief 223 dd 17/4/2014 en volgende (laatste indexering in omzendbrief 131/7 afdeling III in het BS van 31/01/2020) (2) Zie art.2 van KB van 23/8/15 (hierin staat ` de GDW mag slechts één origineel in rekening brengen om alle verdachten en getuigen op hetzelfde adres te dagvaarden..." (3) Omzendbrief 22/2010 van de Minister van Justitie en het College van Procureurs-generaal bij de hoven van beroep, 23 december 2010, zelfs al is deze omzendbrief formeel nooit in werking getreden, maar hij bevat nuttige informatie. Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld