PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING EN SOCIALE ECONOMIE

18 MEI 2005. - Omzendbrief. - Het houden van een register der aanvragen in het kader van artikel 58, § 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn

Aan de Dames en Heren Voorzitters van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, 1. Doelstelling van het bijhouden van een register der aanvragen. Luidens artikel 58, § 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (1), wordt een aanvraag betreffende maatschappelijke dienstverlening, waarover het centrum een beslissing moet nemen, de dag van haar ontvangst chronologisch ingeschreven in het daartoe door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn gehouden register.

De schriftelijke aanvraag wordt ondertekend door de belanghebbende of de persoon die hij schriftelijk heeft aangewezen. Wanneer de aanvraag mondeling wordt gedaan, ondertekent de belanghebbende of de schriftelijk aangewezen persoon in het daartoe voorziene vak van het bedoelde register.

Paragraaf 2 van dezelfde wetsbepaling voegt er aan toe dat het centrum dezelfde dag een ontvangstbewijs zendt of overhandigt aan de aanvrager.

Zoals in de memorie van toelichting bij het ontwerp van programmawet expliciet werd opgemerkt (2), wens ik hierbij nogmaals te onderstrepen dat deze wetsbepaling tot doel heeft de rechten van personen die maatschappelijke hulp aanvragen bij het O.C.M.W. beter te beschermen.

Voornoemd artikel 58 heeft meer bepaald tot doel de daadwerkelijke behandeling van een verzoek tot maatschappelijke hulp te waarborgen.

Elke aanvraag tot maatschappelijke hulp waarover het centrum een beslissing moet nemen moet daarom geregistreerd worden. 2. De vorm van het register : op papier of elektronisch? En wat met de handtekening van de steunaanvrager? De vorm van het register van de aanvragen is niet van belang. Wel is het belangrijk dat : - elke aanvraag tot maatschappelijke dienstverlening chronologisch (d.w.z. op datum) geregistreerd wordt; - de registratie ondertekend wordt door de steunaanvrager; - de registratie niet kan verwijderd worden (volgnummer).

Daarenboven moet aan de hulpaanvrager een ontvangstbewijs worden gegeven, zodat deze over een bewijs beschikt dat hij inderdaad op de gegeven datum een aanvraag heeft ingediend. Dit bewijs zal hij eventueel kunnen inroepen wanneer hij een beroep instelt bij de arbeidsrechtbank.

De registratie van de aanvraag en de aflevering van een ontvangstbewijs zijn twee verschillende acties, die duidelijk onderscheiden moeten worden.

De aanvraag moet niet verplicht op papier geregistreerd worden. In de praktijk worden volgende systemen van registratie gehanteerd, die allen correct worden bevonden : - papieren register (een boek of meerdere boeken, als er meerdere antennes of maatschappelijke assistenten zijn); - elektronisch register: 1) zodra een aanvraag geregistreerd wordt, worden een registratieformulier en een ontvangstbewijs afgedrukt.Het registratieformulier wordt ondertekend door de steunaanvrager en op datum bijgehouden in het klassement van de sociale dienst. Het ontvangstbewijs wordt ondertekend door de maatschappelijk assistent en aan de aanvrager overhandigd; 2) zodra een aanvraag geregistreerd wordt, wordt een ontvangstbewijs in tweevoud afgedrukt.Eén exemplaar wordt ondertekend door de maatschappelijke assistent en door de steunaanvrager en op datum bijgehouden in het klassement van de sociale dienst. Het andere exemplaar wordt ondertekend door de maatschappelijke assistent en aan de hulpaanvrager overhandigd.

Opmerkingen bij het elektronisch register : - een louter elektronische registratie volstaat niet. Er moet een afdruk gemaakt worden, die ondertekend wordt door de aanvrager en die geklasseerd wordt; - het gaat best om een programma met doornummering, waarbij het duidelijk is wie op welke datum welke registratie heeft gedaan; - het klassement van de door de steunaanvrager ondertekende documenten verwijst gemakkelijkheidshalve naar de nummering in het register. Ook in het sociaal dossier is deze verwijzing terug te vinden (dit met het oog op de controle door de Inspectiedienst, zowel van het register als van het door de aanvrager ondertekende document als van het sociaal dossier). 3) Welke steunaanvragen moeten in het register worden ingeschreven? Overeenkomstig de bepalingen van artikel 58, § 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn moet elke « aanvraag betreffende maatschappelijke dienstverlening, waarover het betrokken centrum een beslissing moet nemen », de dag van haar ontvangst chronologisch in het daartoe bestemde register ingeschreven worden. In de memorie van toelichting bij het ontwerp van programmawet werd er op gewezen dat de registratieplicht geldt voor alle individuele aanvragen tot maatschappelijke hulp die een beslissing van het openbaar centrum noodzaken.

Wanneer een concrete aanvraag voor maatschappelijke dienstverlening een beslissing van het O.C.M.W. vereist, moet deze derhalve ingeschreven worden in het bedoelde register.

A contrario moeten de aanvragen die geen beslissing van het O.C.M.W. vereisen niet in dit register ingeschreven worden, zoals bijvoorbeeld in het geval van een verzoek om algemene inlichtingen, een vraag voor een gesprek met een maatschappelijk werker of een verwijzing naar een bevoegde dienst.

Wanneer een aanvraag om opname in een rustoord of een aanvraag om gezinshulp of huishoudelijke hulp samen wordt ingediend met een aanvraag om maatschappelijke dienstverlening waarover het centrum moet beslissen, moet ze door het O.C.M.W. in het register worden ingeschreven. Een gewoon verzoek om opname in een rustoord of een gewone aanvraag om huishoudelijke hulp, om gezinshulp of om dienstverlening van een O.C.M.W. georganiseerd los van zijn verplichte opdrachten (kinderopvang etc... ), zonder aanvraag om het bekomen van maatschappelijke dienstverlening waarover het O.C.M.W. moet beslissen, is niet bedoeld bij artikel 58, § 1, eerste lid, van de organieke wet.

De Minister van Maatschappelijke Integratie, Ch. DUPONT _______ Nota's (1) Ingevoegd bij artikel 486 van de programmawet van 22 december 2003 (Belgisch Staatsblad van 30 december 2003).(2) Doc.Kamer, Doc 51, zit. 2003-2004, nr. 0473/001, p. 226 e.v.