MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

16 JANUARI 2003. - Omzendbrief Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2002

Aan de Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Dames en Heren Burgemeesters, Dames en Heren Schepenen, Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2002.

Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen reglement op de gementelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot 79).

Sint 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene regels van het voornoemde koninklijk besluit.

Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : A. Begrotingsrekening A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari 2002 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2002. Wat betreft de aanvullende belastingen, meer bepaald op de onroerende voorheffing, mogen de gemeenten de rechten vaststellen op basis van inningen die plaatsvinden tot 28 februari 2003.

Er wordt aan herinnerd dat uitoznderlijke voorzichtigheid geboden is met betrekking tot de bedragen van de te boeken invorderingsrechten, om zo veel mogelijk onverhaalbare posten achteraf te vermijden.

Bovendien wordt, in toepassing van artikel 73 van het A.R.G.C., alles in het werk gesteld om de boeking mogelijk te maken van alle facturen en alle afrekeningen betreffende het dienstjaar 2001.

Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - gegrond is.

Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde schuldvorderingen en de juiste onwaarden te boeken.

Met betrekking tot de budgettaire en boekhoudkundige verrichtingen ten gunste van de plaatselijke politie en de politiezones, mogen enkel de uitgaven die werkelijk ten laste van de gemeente zijn, worden ingeschreven.

Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze uitgave stipt nageleefd wordt.

A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen goedgekeurd door de gemeenteraad. Deze wijzigingen moeten alle verrichtingen betreffen die tijdens het dienstjaar zijn uitgevoerd tussen de begrotingsartikels met dezelfde functionele en economisch codes, waarbij elke code wordt beperkt tot de eerste drie cijfers. Ze worden van kracht op 31 december 2002 en zullen bijgevolg worden geïntegreerd in de begrotingsrekening 2002 na de goedkeuring ervan door de gemeenteraad.

Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 10, 16 en 73 van het A.R.G.C. Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via overboekingen en de inschrijving van de onwaarden.

In de veronderstelling dat de begrotingswijzigingen worden aangebracht aan de buitengewone dienst, vormen deze altijd de uitzondering en worden ze behoorlijk verantwoord aan de hand van een gedetailleerd verslag opgesteld door de commissie bepaald in artikel 12 van het A.R.G.C. A. 3. Resultaat van de dientjaren Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december 2002.

B. Balans, résultatenrekening en bijlage B. 1. Overeenkomstig het artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 540-index van de maand april 2002.

B. 2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans gewaardeerd werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2002 uitgegaan worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische indexering van de kadastrale inkomens, zijnde 2,47 %, verkregen door de verhouding tussen de coëfficiënt 2002 (1,3175) en de coëfficiënt 2000 (1,2857) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 20 maart 2001 en 19 maart 2002.

B. 3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de bijzondere rekeningen worden medegedeeld, evenals de wettelijke bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het analyseverslag van de begroting en de boekhouding. Een nieuw instrument voor de controle en de opmaak van de rekeningen wordt ter beschikking gesteld van de gemeenten. De gemeenten zullen hieromtrent een dezer dagen een specifieke brief ontvangen. Bovendien moeten de documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen.

B. 4. Werken in uitvoering De diensten zullen erop toezien dat de volttoide werken boekhoudkundig worden afgesloten. Soms blijkt immers uit de studie van de jaarrekeningen dat het totaal van de rubriek « II. H. Vaste activa in uitvoering » van de balans jaarlijks toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een exact beeld weergeeft van het gemeentelijk erfgoed. Zolang deze rekeningen niet boekhoudkundig zijn afgesloten, zijn de afschrijvingen en/of de herzieningen immers niet geregistreerd.

B. 5. Regularisatie- en wachtrekeningen Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen die de totalen uitmaken ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans.

B. 6. Situatie van de gemeenteschuld Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel in Excel die de overeenstemming zal verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.

B. 7. Journaal Er wordt aan herinnerd dat de budgettaire en algemene verrichtingen chronologisch en op dagbasis bijgehouden moeten worden in het journaal. Wijzigingen achteraf zijn niet toegestaan.

C. Overzending en informatiedrager De overzending van de rekening in zijn authentieke vorm, in vijf exemplaren, ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden en vergezeld van in B.3 vermelde bijlagen, blijft verplicht. Bij deze bijlagen mag eventueel een elektronische versie gevoegd worden (bijvoorbeeld Excel-bestanden).

Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding.

Met de meeste hoogachting, De Minister-President, F.-X. de DONNEA, Minister van Staat