GEWESTELIJKE OVERHEIDSDIENST BRUSSEL

13 SEPTEMBER 2021. - Omzendbrief met betrekking tot het administratief toezicht op de akten van de gemeentelijke vzw's in het kader van de ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten

Mevrouw, Mijnheer De ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten (B.S. 12 juli 2018) heeft een wettelijk kader gedefinieerd voor de (meer)gemeentelijke vzw's, alsook de regels betreffende het administratief toezicht erop naar het voorbeeld van wat ter zake is vastgesteld voor de gemeenten.

Hierbij dient er echter een onderscheid gemaakt te worden tussen de vzw's die vóór en de vzw's die na de inwerkingtreding van voormelde ordonnantie, zijnde 1 september 2018, zijn opgericht.

Voor de vzw's die vóór 1 september 2018 zijn opgericht, bepaalt artikel 100 van de ordonnantie het volgende: " § 1. Autonome gemeentebedrijven en intercommunales die zijn opgericht vóór de datum van inwerkingtreding van deze ordonnantie dienen hun statuten in overeenstemming te brengen met deze ordonnantie en zich te houden aan de overige verplichtingen die deze ordonnantie oplegt, en dit binnen een maximale termijn van 27 maanden te rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze ordonnantie. § 2. De gemeentelijke en meergemeentelijke vzw's die zijn opgericht vóór de datum van inwerkingtreding van deze ordonnantie dienen hun statuten in overeenstemming te brengen met deze ordonnantie en zich, behoudens de verplichtingen opgenomen in artikel 44 van deze ordonnantie, te houden aan de overige verplichtingen die deze ordonnantie oplegt, binnen een maximale termijn van 27 maanden te rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze ordonnantie. § 3. De gemeentelijke en meergemeentelijke vzw's die zijn opgericht vóór de datum van inwerkingtreding van deze ordonnantie dienen zich te houden aan de verplichtingen, opgenomen in artikel 44, § 1, eerste lid, van deze ordonnantie, vanaf de 49e maand te rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze ordonnantie.

De in artikel 44, § 1, opgenomen akten zijn onderworpen aan de verplichtingen, opgenomen in artikel 45 van deze ordonnantie gedurende de periode tussen de datum waarop de vzw haar statuten in overeenstemming brengt met deze ordonnantie en zich houdt aan de andere verplichtingen zoals bepaald in § 2 en de 49e maand te rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze ordonnantie." Concreet wil dit dus zeggen dat deze (meer)gemeentelijke vzw's tot 1 september 2022 alle beslissingen van hun beslissingsorganen aan de toezichthoudende overheid moeten overmaken in de vorm van een lijst met een beknopte omschrijving van elke beslissing.

De vzw's die zijn opgericht na de inwerkintreding van de ordonnantie dienen daarentegen te voldoen aan alle verplichtingen die in de ordonnantie is opgenomen.

Deze omzendbrief is gericht tot de vzw's die na 1 september 2018 zijn opgericht. Voor de vzw's die vóór deze datum werden opgericht, werd een aparte omzendbrief opgesteld.

Hierna zullen de regels betreffende het administratief toezicht worden toegelicht. De regelgeving is opgenomen in de artikelen 19, 20, 23, 30, 43 tot en met 48 van de ordonnantie.

I.1. TOE TE ZENDEN AKTEN I.1.1. Algemeen De ordonnantie van 5 juli 2018 betreffende de specifieke gemeentelijke bestuursvormen en de samenwerking tussen gemeenten voorziet in een getrapt systeem voor de toezending van de akten: 1 een aantal akten moeten verplicht toegezonden worden (art.44 ordonnantie); 2 alle akten die niet verplicht moeten toegezonden worden, moeten onder de vorm van een lijst met een beknopte omschrijving ter kennis gebracht worden (art. 45 ordonnantie). 3° onafhankelijk van voormelde wettelijk verplichte toezendingen, is de toezichthoudende overheid bevoegd om op elk ogenblik, elke akte van een gemeentelijke vzw op te vragen, alsook elke inlichting die zij nuttig acht. I.1.2. Verplicht toe te zenden akten Zoals hiervoor al werd vermeld, moeten de gemeentelijke vzw's niet al hun akten bezorgen aan de toezichthoudende overheid. Krachtens artikel 44 van de ordonnantie moeten volgende akten in extenso aan de toezichthoudende overheid worden overgemaakt: 1° de akten houdende intrekking of verantwoording van een geschorste akte;2° de akten van de algemene vergadering;3° de beheersovereenkomst en de wijzigingen daarvan;4° de jaarrekeningen;5° de statuten en de wijzigingen van de statuten; 6° de keuze van de procedure voor de gunning en de vaststelling van de voorwaarden voor overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten met betrekking tot opdrachten met een bedrag dat exclusief belasting op de toegevoegde waarde gelijk is aan of hoger is dan 175.000 euro, alsook de selectie van inschrijvers, kandidaten of deelnemers aan deze opdrachten en de toewijzing hiervan; 7° de vaststelling van de voorwaarden voor concessies voor werken en diensten, alsook de selectie van inschrijvers of kandidaten voor deze concessies en de toewijzing hiervan;8° de overeenkomsten;9° de afsluiting van leningen;10° de verwerving of vervreemding van een eigendomsrecht of van zakelijke rechten op onroerende goederen. Deze akten worden tevens ter informatie aan het gemeentecollege bezorgd.

Ze worden doorgestuurd binnen twintig dagen nadat ze zijn genomen, en gaan vergezeld van alle stukken die vereist zijn om te controleren of zij beantwoorden aan de wet en het algemeen belang.

I.1.3. Lijst met beknopte omschrijving Artikel 45 van de ordonnantie luidt als volgt: "De gemeentelijke vzw's sturen de lijst met de door hun beheersorganen genomen akten binnen de twintig dagen nadat zij genomen zijn, door naar de Regering. Die lijst bevat een beknopte omschrijving van alle akten, behalve die welke bedoeld zijn in artikel 44." In uitvoering van deze bepaling moet de overheid op de hoogte gehouden worden van de andere akten die de gemeentelijke vzw goedkeurt, waardoor zij de mogelijkheid heeft eventueel een controle uit te oefenen op de akten die haar niet verplicht doorgestuurd moeten worden.

De gemeentelijke vzw moet namelijk een lijst doorsturen met een beknopte beschrijving van alle akten die haar beheersorganen (meer bepaald de Algemene vergadering en Raad van Bestuur) goedgekeurd hebben binnen de twintig dagen nadat die genomen zijn.

De akten die rechtstreeks in extenso bezorgd zijn aan de toezichthoudende overheid, vallen weg van die lijst.

Dit maakt het mogelijk voor de toezichthoudende overheid een overzicht te krijgen van de genomen beslissingen. Het is daarom van essentieel belang dat het onderwerp van de beslissing duidelijk op de lijst wordt vermeld, zodat de overheid onmiddellijk en nauwkeurig de betekenis van het besluit kan begrijpen.

Deze lijst met akten dient tevens binnen de twintig dagen nadat zij genomen zijn aan de toezichthoudende overheid te worden overgemaakt.

I.2. TOEZICHTSREGELS EN -TERMIJNEN De akten van de gemeentelijke vzw's zijn onderworpen aan het algemeen toezicht, zijnde schorsing en vernietiging.

Ter herinnering: een akte die onderworpen is aan het algemeen toezicht is volledig geldig en kan onmiddellijk uitgevoerd worden, d.w.z. zonder het standpunt van de toezichthoudende overheid af te wachten.

In het geval er een toezichtsmaatregel wordt genomen, dient te worden verduidelijkt dat bij schorsing de uitvoerbaarheid van de akte tijdelijk geschorst, terwijl een vernietiging de vernietigende akte met terugwerkende kracht doet verdwijnen.

I.2.1. Schorsing Overeenkomstig artikel 46 van de ordonnantie kan de toezichthoudende overheid de uitvoering schorsen van de akte waarbij een gemeentelijke vzw de wet of haar statuten overtreedt of het algemeen belang schaadt.

Voor de beslissingen die "in extenso" verstuurd worden, is de toezichttermijn dertig dagen. Deze termijn is evenwel eenmaal verlengbaar met een termijn van vijftien dagen indien zou blijken dat de initiële termijn van dertig dagen voor een bepaalde akte niet voldoet om een onderzoek toe te laten. De regel die gevolgd zal worden door de toezichthoudende overheid is de dossiers te behandelen binnen de oorspronkelijke termijn van 30 dagen en de verlenging van de termijn niet tot routine te maken. De verlenging van de termijn blijft dus de uitzondering op de regel. Ze kan wel noodzakelijk blijken onder welbepaalde omstandigheden. Zo kunnen de dossiers die een meer uitgebreide of diepere analyse behoeven, vanwege hun complexiteit of het groot aantal stukken die ze bevatten, onderwerp zijn van een verlenging van de termijn indien de oorspronkelijke termijn onmogelijk na te leven is. In sommige materies kan het noodzakelijk blijken de termijn te verlengen om rekening te houden met periodes waarin een groot aantal dossiers worden verzonden.

Eenmaal de uitvoering van de beslissing geschorst werd, beschikt de vzw over een termijn van 40 dagen om te geschorste akte te rechtvaardigen (m.a.w. uitleggen waarom de vzw de akte als rechtsgeldig of in overeenstemming met het algemeen belang beschouwt).

Bij gebreke aan een reactie binnen deze termijn door de vzw wordt de geschorste akte van rechtswege nietig. De nietigheid wordt vastgesteld in een notificatie gericht aan de vzw door Brussel Plaatselijke Besturen.

Als de vzw reageert op de schorsing van haar akte wordt de schorsing opgeheven na het verstrijken van een termijn van dertig dagen vanaf de ontvangst van de akte waarbij de vzw de geschorste akte verantwoord.

Dat betekent dat de toezichthoudende overheid beschikt over een termijn van dertig dagen vanaf de ontvangst van de akte om de beslissing tot behoud of tot verantwoording te vernietigen. Deze termijn kan verlengd worden met een termijn van 15 dagen. De beslissing om de termijn te verlengen moet betekend worden aan de vzw vóór het verstrijken van de oorspronkelijke termijn van dertig dagen.

Belangrijk hierbij is dat de schorsing van de uitvoering van de beslissing ook na de rechtvaardiging blijft voortduren. Ze is slechts opgeheven na een termijn van 30 dagen vanaf de ontvangst door de toezichthoudende overheid van de rechtvaardigingsbeslissing van de vzw.

I.2.2. Vernietiging Krachtens artikel 47 van de ordonnantie kan de toezichthoudende overheid tevens rechtstreeks een akte vernietigen waarmee een gemeentelijke vzw de wet of de statuten overtreedt of het algemeen belang schaadt.

De vernietigingstermijn is dertig dagen vanaf de ontvangst van de akte. Deze termijn kan eenmaal verlengd worden met een termijn van 15 dagen. De beslissing om de termijn te verlengen moet eveneens betekend worden aan de vzw vóór het vervallen van de oorspronkelijke termijn van dertig dagen.

I.2.3. Toezichtstermijn voor beslissingen op de lijst De akten die vermeld staan op de lijst bedoeld in artikel 45 van de ordonnantie kunnen door de toezichthoudende overheid gevorderd worden binnen twintig dagen na ontvangst van de lijst. Indien een bepaalde akte werd opgevraagd, beschikt de toezichthoudende overheid over een termijn van twintig dagen na ontvangst van de akte om de gevorderde akte te schorsen of te vernietigen.

De akten van de gemeentelijke vzw's vermeld op de lijst bedoeld in artikel 45 kunnen niet meer geschorst of vernietigd worden indien de toezichthoudende overheid deze akten niet binnen twintig dagen na ontvangst van de lijst heeft gevorderd bij aangetekend schrijven met ontvangstbewijs.

Hierbij dient te worden opgemerkt dat de akten bedoeld in artikel 44, § 1 van de ordonnantie altijd in extenso te worden overgemaakt. Met andere woorden: zij moeten niet in de lijst worden opgenomen. Deze akten toch op de lijst vermelden, heeft geen enkele invloed en zou als gevolg hebben dat de toezichtstermijn ervan niet start. Bijgevolg kunnen deze nog steeds worden opgevraagd en zijn er dus onderhevig aan een toezichtsmaatregel. Dit geldt ook voor een akte die normaal gezien op de lijst moet worden opgenomen, maar er niet op vermeld staat: deze akte zal altijd vatbaar zijn voor een toezichtsmaatregel aangezien de termijn nooit is gestart.

I.2.4. Start toezichtstermijn Artikel 20 van de ordonnantie bepaalt dat de termijn start op de dag na de ontvangst van de akte van de vzw. De dag waarop de termijn verstrijkt, wordt meegerekend.

Binnen de voormelde toezichtstermijnen dient de toezichthoudende overheid niet enkel het vernietigings- of schorsingsbesluit te nemen, het besluit dient tevens binnen deze termijn aan de vzw betekend te worden, en dit op straffe van nietigheid van het besluit.

Een besluit wordt binnen de termijn betekend indien de datum van afgifte op het postkantoor binnen de termijn valt. De ontvangst van het besluit door de vzw kan derhalve na de termijn gebeuren.

De termijn die vervalt op een zaterdag, een zondag of een feestdag wordt verlengd tot de daaropvolgende werkdag. Onder feestdagen wordt verstaan: 1 januari, Paasmaandag, 1 mei, Hemelvaart, Pinkstermaandag, 21 juli, 15 augustus, 1, 2, 11 en 15 november, 25 en 26 december, alsook de dagen die bij ordonnantie of besluit van de Regering worden vastgesteld.

I.3. WIJZE VAN VERZENDING Gezien de huidige omstandigheden waardoor de toegankelijkheid van de kantoren van de administratie op dit moment is beperkt, wordt de voorkeur gegeven aan de elektronische verzending. Op deze manier komen de akten immers sneller bij de toezichthoudende overheid terecht en wordt de papieren communicatiestroom verminderd. ? Voor de verzending van de in extenso te verzenden akten dient gebruik gemaakt te worden van e-mail gevalideerd door een geavanceerde elektronische handtekening. Deze e-mail kan verzonden worden naar het e-mailadres plaatselijke-besturen@gob.brussels. De ontvangst van een per e-mail verzonden akte wordt bevestigd met een ontvangstbewijs (art. 19 ordonnantie).

Voor de verzending van de lijst met beknopte omschrijving zegt de ordonnantie niets over de wijze van het ondertekenen noch het versturen ervan. De lijst kan opgestuurd worden via het e-mailadres plaatselijke-besturen@gob.brussels. Ook de door de toezichthoudende overheid opgevraagde akten en alle informatie die dienstig is voor het uitoefenen van het toezicht kunnen naar dit adres gestuurd worden. ? Ik zou u tevens willen vragen de administratie een e-mailadres (bij voorkeur generiek adres) van uw vzw te bezorgen teneinde kennisgevingen te kunnen versturen. Uw generiek adres wordt automatisch geconfigureerd om een ontvangstbewijs te kunnen geven. ? Ingeval een elektronische verzending onmogelijk blijkt, kunnen de akten of de lijst, hetzij bij ter post aangetekende brief met ontvangstmelding, hetzij per bode, tegen afgifte van een ontvangstbewijs worden verzonden naar volgend adres: Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Brussel Plaatselijke Besturen (BPB) - 23ste verdieping Sint-Lazarusplein 2 1035 Brussel I.4. VRAAG OM INLICHTINGEN Krachtens artikel 23 van de ordonnantie (mutatis mutandis toepasbaar op de gemeentelijke vzw's) kan de toezichthoudende overheid de gemeentelijke vzw's verzoeken haar alle informatie, gegevens en inlichtingen toe te sturen die dienstig zijn en deze zelfs ter plaatse inwinnen.

De toezichthoudende overheid kan dus niet alleen alle akten van gemeentelijke vzw's opvragen, ze kan tevens- verzoeken om alle informatie die dienstig is voor het uitoefenen van het toezicht of zelfs overgaan tot een inspectie ter plaatse. Ze kan ook gegevens vorderen die nodig zijn voor het opmaken van statistieken op gewestelijk niveau.

Het doel is om over volledige en betrouwbare informatie te kunnen beschikken teneinde te kunnen beantwoorden aan de behoeften van administratieve opvolging, alsook aan de statistische en documentaire behoeften.

I.5. PRAKTISCHE MODALITEITEN IVM VERZENDING Zoals hiervoor (punt 3) reeds werd vermeld, blijft de verzending van de beslissingen en hun bijlagen in papieren formaat mogelijk, maar draagt de elektronische verzending de voorkeur.

Om een optimale behandeling van de akten, die aan toezicht onderworpen zijn, te garanderen, dienen volgende vormvereisten in acht te worden genomen.

I.5.1. Voorbereiding van de te versturen documenten I.5.1.1. Formaat a) Zoals hiervoor reeds werd vermeld, wordt de voorkeur gegeven aan de elektronische verzending.De documenten die via elektronische wijze worden overgemaakt in pdf-formaat. b) Wat de papieren verzendingen betreft, in de mate dat de ontvangen documenten zullen worden gedematerialiseerd, volstaat altijd een enkel exemplaar.De dematerisalisering impliceert trouwens dat het papier door de scanner moet worden gehaald. Om dat proces te vergemakkelijken wordt er gevraagd geen nietjes te gebruiken of documenten in te binden. De verzending naar de toezichthoudende overheid moet bij voorkeur plaatsvinden op losse bladzijden. De bladzijden van grote documenten dienen te worden genummerd.

I.5.1.2. Metagegevens leder document dat door BPB wordt ontvangen, wordt bewaard met alle metagegevens ter zake. De metagegevens worden op een verschillende manier verzameld naargelang de verzendingswijze.

De metagegevens van de documenten die elektronisch zijn opgestuurd, worden in een xml-file opgeslagen. Het documentenbeheersysteem van BPB kan de nodige inlichtingen op een geautomatiseerde wijze ervan verzamelen.

Wat betreft de papieren verzendingen wil ik u erop wijzen dat de inlichtingen betreffende het type van verzonden beraadslaging zullen verzameld worden bij het scannen en tekstherkenning.

Het recupereren van metagegevens veronderstelt het gebruik van tags.

Het systeem van tags wordt met succes gebruikt door de gemeenten en ocmw's.

De door Brussel Plaatselijke Besturen gebruikte tag is het hekje #.

I.5.2. De in extenso over te maken akten I.5.2.1. Referenties Elke akte dient geïdentificeerd te worden in de rechter bovenhoek aan de hand van een referentie die als volgt is samengesteld: 1° Het teken # ("hekje") dient aangebracht te worden voor en na de referentie.Zo kan de scanner de referentie herkennen en automatisch invoeren. Op een azertytoetsenbord bevindt dit teken zich op dezelfde toets als het cijfer 3. 2° De referentie begint met de identificatiecode van uw instelling (zie document in bijlage). 3° Een schuine streep (/) ("slash") als scheidingsteken 4° De datum van de beslissing in volgend formaat: DD.MM.JJJJ Zoals u kan vaststellen moet een punt gebruikt worden als scheidingsteken tussen dag en maand, alsook tussen maand en jaar. 5° Een schuine streep (/) ("slash") als scheidingsteken 6° De code die het niveau van het beslissingsorgaan van uw instelling weergeeft. Deze code bestaat uit de hoofdletter A of B. A

Assemblée générale

A

Algemene vergadering

B

Conseil d'administration

B

Raad van Bestuur

C

Autre organe de décision

C

Ander beslissingsorgaan

7° Een schuine streep (/) ("slash") als scheidingsteken 8° Het nummer van de beslissing in de agenda of in het register.Dit nummer moet steeds uit vier cijfers bestaan. Indien het nummer minder dan vier cijfers telt, moet het voorafgegaan worden door zoveel nullen als nodig. Dit nummer mag nooit letters bevatten. Het spreekt vanzelf dat twee verschillende beslissingen nooit hetzelfde nummer mogen hebben.

Voorbeeld: beslissing genomen op 30 maart 2021, ingeschreven op de agenda van de Raad van Bestuur nr. 25 van de vzw met de code 1122 zal volgende referentie bevatten: #1122/30.03.2021/B/0025# Omdat deze constructie bedoeld is om door een computerhulpmiddel te worden herkend, is het belangrijk om deze op een herkenbare manier te schrijven. Het gebruikte lettertype is dus van het type Arial of Times New Roman, minimumgrootte 10 en zwart. Tekens die gekoppeld schrijven of watermerk afdrukken nabootsen, kunnen niet worden gebruikt.

Bovendien wordt voldoende regelafstand gebruikt. Zonder spaties kan de tekstherkenningssoftware niet werken.

I.5.2.2. Onderwerp van de beslissing Het doel bestaat erin dat het onderwerp van de beslissing automatisch herkend en ingevoerd kan worden. Daartoe moet het onderwerp van de beslissing worden voorafgegaan door volgende vermelding "#Onderwerp :" en afgesloten met het teken "#", als volgt : #Onderwerp :.........................................# Voorbeeld: aankoop informaticamateriaal voor een bedrag van..., op pensioenstelling van dhr. X, etc.

I.5.3. Bijlagen De bijlagen dienen bij de betrokken akte gevoegd te worden. Op elk van de bijlagen moet dezelfde referentie vermeld worden als op de akte, volgens de hierboven aangegeven regels.

Zelfde voorbeeld: #1122/30.03.2021/B/0025# Voor documenten die buiten uw instelling zijn opgesteld, zal het voor uw diensten waarschijnlijk onmogelijk zijn de referentie op het document te typen. In dat geval dient de referentie handgeschreven aangebracht te worden in een gestandaardiseerd rooster. Dit rooster moet 18 vakjes tellen. In het eerste en in het laatste vakje komt een kardinaalteken of "hekje" (#). Het rooster wordt aangebracht met een stempel ofwel met een zelfklevend etiket. In dit geval zijn de schuine strepen tussen de componenten noch de punten in de datum niet nodig.

I.5.4. Lijst met beknopte omschrijving De lijst bedoeld in artikel 45 van de ordonnantie wordt op dezelfde wijze geïdentificeerd. Het nummer van de beslissing wordt evenwel vervangen door : 9999 Bij het opmaken van de lijst wordt voor elke akte de beknopte omschrijving vermeld waarin de ordonnantie voorziet, voorafgegaan door de referentiecode van de akte als samengesteld conform punt I.5.2.1 hierboven.

Voorbeeld: de lijst van beslissingen genomen op 30 maart 2021, ingeschreven op de agenda van de Raad van Bestuur van de vzw met de code 1122 zal volgende referentie bevatten: #1122/30.03.2021/B/9999# Elk agendapunt moet op de lijst worden opgenomen. Elk punt wordt op dezelfde wijze als hierboven vermeld aangeduid, het nummer 9999 wordt vervangen door de agenda in vier posities, die beginnen met zoveel nullen als nodig. Elke verwijzing wordt gevolgd door het onderwerp van het punt gevolgd door een hekje(#). In bijlage vindt u als voorbeeld een oude lijst van een gemeente.

I.5.4. Besluit Samengevat wordt u verzocht in uw correspondentie met Brussel Plaatselijke Besturen: 1. in de mate van het mogelijke over te gaan tot de elektronische verzending;2. in geval van papieren verzending: geen documenten in meerdere exemplaren te verzenden;3. in geval van papieren verzending: geen gebruik te maken van nietjes of andere obstakels voor de invoer van de scanner voor verzendingen van dit formaat;4. in geval van papieren verzending: drukformaten te gebruiken die leesbaar zijn voor informaticatools. Ik dank ieder van u voor de goede en vruchtbare samenwerking.

De Minister belast met Plaatselijke Besturen, B. CLERFAYT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld