FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

11 JANUARI 2013. - Omzendbrief nr. 622. - Informatie over de methodologie voor de opmaak en opvolging van de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen.

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De omzendbrief nr. 612 van 13 februari 2012 besteedde in zijn richtlijnen nog uitgebreid aandacht aan het technisch karakter van de methodologie van het personeelsplan.

Ondertussen heeft de FOD P&O een platform ontwikkeld dat een uniforme en snelle toepassing van de methodologie sepp waarborgt, met inbegrip van de gestandaardiseerde evaluatieprocedures, om enerzijds de personeelsplanning en de evaluatie van de personeelsplannen te ondersteunen en anderzijds de technische opmaak van een ontwerp van personeelsplan dat voor akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting wordt voorgelegd, te verzekeren.

Inderdaad, in 2012 werd de meerderheid van de ontwerpen van personeelsplan opgemaakt op het sepp platform dat de beslissing ondersteunt en werden alle plannen van de personeelsenveloppes die voor akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting waren voorgelegd, geëvalueerd op basis van een uniforme toepassing van deze methodologie.

In het licht van deze evolutie is een uitgebreid technisch luik in de beschrijving van de methodologie evenals de formats voor mededeling van de beslissingen dan ook niet pertinent.

Het is inderdaad de rol van het betreffende sepp platform om, bovenop de technische opmaak van een project van personeelsplan, een rapportering te verzekeren die tegelijkertijd zeker, efficiënt en aangepast is aan de beslissingsprocessen.

De acteurs van deze beslissings-processen (voorzitter, stafdienst P&O, inspecteur van Financiën, betrokken minister, ministers van Ambtenaren-zaken en van Begroting,...) hebben nood aan essentiële informatie die hen moet toelaten zonder ambiguïteit twee referentiesituaties te identificeren en eenduidig te interpreteren: - enerzijds, wat is de huidige situatie van de human resources en van de budgettaire lasten en wat is de beschikbare operationele beslissingsmarge (« AS IS » en « niet-samendrukbare TO » BE )?; - anderzijds, wat zijn de aangewezen operationele beslissingen rekening houdend met de beschikbare operationele beslissingsmarge (« operationele TO BE »)? De methodologie die aan de grondslag ligt voor de evaluatie van deze situaties « AS IS », « niet-samendrukbare TOI BE » en « operationele TO BE » wordt in punt 3 van deze omzendbrief beschreven. Zij steunt op een strikte normering van de concepten hetgeen eenzelfde begrip van de resultaten moet toelaten alsook een vlotte communicatie tussen alle acteurs en een verbetering van de efficiëntie van de beslissingsprocessen verbonden aan de HR-planning.

In punt 5 wordt aandacht besteed aan de opmaak van een ontwerp van personeelsplan en de gegevensuitwisseling tussen de diensten en de FOD P&O. De diensten worden verzocht voor de opmaak en opvolging van hun personeelsplan gebaseerd op de personeelsenveloppe rekening te houden met de hierna vermelde richtlijnen.

Een personeelsenveloppe is samengesteld uit een geheel van entiteiten die door de omzendbrief nr. 602 met informatie inzake de monitoring van het personeel en de personeelskredieten gedefinieerd worden als zijnde een categorie « personeelsenveloppe ».

Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief nr. 612 van 13 februari 2012 - Informatie over de methodologie voor de opmaak en opvolging van de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe, die wordt opgeheven. 1. Personeelsplan Voor elke personeelsenveloppe en elk kalenderjaar wordt een personeelsplan opgemaakt. Het plan beschrijft, voor het jaar waarop het betrekking heeft, de gewenste eindprojectie van de betaalde vte's en hun budgettaire last uitgaande van de initiële projectie van de betaalde vte's en hun budgettaire last. Het omvat een synthese van de beoogde evolutie van de human resources, van hun budgettaire lasten alsook een raming van de budgettaire marges.

Op budgettair vlak moet het plan verenigbaar zijn met de in de enveloppe beschikbare middelen voor het betrokken jaar.

Een personeelsplan is in geen geval een lijst van gemachtigde wervingen, bevorderingen,.... Elke voorziene beslissing moet alvorens ze kan uitgevoerd worden, inderdaad afgetoetst worden aan de eindprojectie van het goedgekeurd personeelsplan.

Het personeelsplan kan uitgesplitst worden volgens operationele entiteiten.

Wanneer de personeelsenveloppe gewijzigd wordt omwille van een vermindering of verhoging van de kredieten, wordt een actualisatie van het goedgekeurd personeelsplan voor akkoord voorgelegd aan de inspecteur van Financiën. Zij wordt opgemaakt op basis van de laatst gekende betaalgegevens. 2. Methodologie Het plan voor het beschouwde jaar steunt op de integratie van het geheel van gekende parameters en gegevens inzake de human resources en de budgettaire middelen verbonden aan de enveloppe. Het combineert een initiële projectie van de human resources en het geheel van de kosten die door de enveloppe zullen gedragen worden.

Deze initiële projectie integreert : - de gerealiseerde betaalgegevens van het jaar waarin het plan wordt opgemaakt of aangepast; - de raming van de human resources en de kosten voor de resterende maanden van het jaar op basis van de laatste betaalde VTE's en van de analyse van de laatst gekende betaalgegevens; - de raming van de impact van de gekende bewegingen die voornoemde waarden corrigeren.

De initiële projectie, aangevuld met de raming van de impact van het geheel van de voorziene operationele beslissingen die niet in uitvoering zijn gesteld, geeft de eindprojectie en het objectief toegekend aan het plan.

Het personeelsplan wordt uitgedrukt in betaalde VTE's overeenkomstig de definitie van de omzendbrief nr. 602 en in budgettaire lasten voor het jaar van het plan (T) en in budgettaire lasten geprojecteerd naar het volgende jaar (T+1).

Het personeelsplan ondersteunt het management in de drie volgende kernactiviteiten nl. 2.1. Planning Planning beoogt, op basis van de initiële projectie voor het jaar en van de gekende en voorziene budgettaire middelen van de enveloppe, de opmaak van de eindprojectie van de optimale human resources rekening houdend met de opdrachten en prioriteiten toevertrouwd aan de dienst. 2.2. Monitoring Monitoring beoogt de : - actualisatie, op punctuele data van het boekjaar, van het plan op basis van de laatst gekende betaalgegevens en de evolutie inzake gekende bewegingen en voorziene beslissingen; - de confrontatie van deze resultaten met de globale eindprojectie; - de evaluatie van de beschikbare budgettaire marge.

De actualisatie van de initiële projectie zal aangeven : - of er inzake human resources, nog een kloof is met de eindprojectie en, - of er inzake budgettaire resources, een operationele marge beschikbaar is om beslissingen te nemen.

Ze krijgen ook de functie van een knipperlicht ingeval er gevaar voor overschrijding van de enveloppe dreigt. In dit geval worden de nodige correctieve acties genomen wat onder andere kan inhouden dat de prioriteiten worden bijgesteld.

Er wordt aangeraden dit proces maandelijks te verrichten. Het zal minstens om de drie maanden gebeuren. 2.3. Sturing Sturing beoogt, rekening houdend met de resultaten van de monitoring, de prioriteiten vast te leggen inzake te nemen beslissingen: - de uitvoering van voorziene operationele beslissingen waarvan de impact op de geraamde kost en op de voorziene human resources in overeenstemming moet zijn met het goedgekeurd plan; - nieuwe operationele beslissingen in uitvoering brengen die de tijdens de monitoring vastgestelde kloof beogen te dichten.

Indien er nieuwe marges vrijkomen, bijvoorbeeld als gevolg van niet voorziene vertrekken, zijn aanvullende beslissingen die conform moeten zijn met de globale RH-strategie, aangewezen. Deze mogen echter nooit leiden tot een overschrijding van het globaal eindobjectief van het plan; - vertragen, schorsen of schrappen van voorziene operationele beslissingen die ofwel de voorziene eindprojectie in VTE overschrijden ofwel de voorziene operationele marge in gevaar brengen. 3. Methodologie die gemeenschappelijk is aan de beslissingsprocessen verbonden aan de planning van de human resources 3.1. De referentie « AS IS » opmaken Objectief De referentie « AS IS » geeft de situatie weer van de human resources van de referentiemaand.

Zij geldt als basis voor de projectie van de human resources en de budgettaire lasten voor de jaren T en T+1.

Stappen 1. de betaalde VTE's geobserveerd in de betaalgegevens van de referentiemaand identificeren evenals de gerealiseerde individuele en totale lasten. De noties van betaalde VTE's, individuele lasten en totale lasten zijn te begrijpen in de zin van hogergenoemde omzendbrief nr. 602. 2. de bewegingen geobserveerd in de betaalgegevens van de referentiemaand analyseren. Na analyse van de verschillen die in de betaalgegevens en de bijgevoegde administratieve gegevens worden geobserveerd, kunnen 4 types van bewegingen geobserveerd worden : - de IN : een nieuwe juridische band wordt gecreëerd; - de OUT : een juridische band wordt definitief beëindigd; - de BEVORDERINGEN : een juridische band wordt gewijzigd ingevolge een benoeming in een hogere klasse/graad verbonden aan een vacante betrekking; - de andere WIJZIGINGEN aan de juridische banden (in budget en/of in VTE) (vb. in verlof/uit verlof, verhogingen in dezelfde weddenschaal, overgangen naar een hoger niveau, ambtshalve bevorderingen, veranderingen van graad,...).

De bewegingen IN en OUT kunnen bovendien gekwalificeerd worden als zijnde definitief (vb. indiensttreding van een statutair, een pensionering) of tijdelijk (vb. indiensttreding van een contractueel voor een bepaalde duur).

De gevraagde analyse impliceert dat : - de geobserveerde bewegingen IN en OUT die werden geanticipeerd, gekwalificeerd worden aan de hand van de betrokken geanticipeerde bewegingen; - de geobserveerde bewegingen IN en OUT die niet werden geanticipeerd, gekwalificeerd worden; - de voor de referentiemaand voorziene bewegingen IN, OUT en BEVORDERING die niet werden geobserveerd in de betaalgegevens van deze maand, verdaagd of geannuleerd worden. 3. De impact van de geobserveerde bewegingen van de referentiemaand vergelijken met de impact van de voor deze maand voorziene bewegingen. De voorziene bewegingen IN, OUT en BEVORDERING moeten ten laatste op het ogenblik van de inbetalingstelling van de betrokken maand bij de CDVU geanticipeerd geweest zijn.

De andere WIJZIGINGEN moeten niet op analytische wijze geanticipeerd worden. Hun impact kan globaal geanticipeerd worden en bij elke nieuwe betalingsmaand gemeten worden.

De aandacht wordt gevestigd op de geobserveerde bewegingen IN en OUT waarvan het definitief of tijdelijk karakter niet kon worden vastgesteld. Voor deze gevallen dienen corrigerende maatregelen genomen te worden ten einde de veronderstelde besparing van vertrekken die niet definitief zouden zijn of de veronderstelde meerkost van indiensttredingen die niet structureel zouden zijn, te beperken.

Rapportering De referentie « AS IS » bevat : - de identificatie van de in de referentiemaand geobserveerde betaalde VTE's; - de identificatie van de gerealiseerde lasten betreffende : - de individuele lasten (recurrente kost, vakantiegeld, eindejaarspremie) - de premies voor competentieontwikkeling - de achterstallen - de andere periodieke; - de identificatie van de geobserveerde bewegingen IN, OUT en BEVORDERING met hun impact; - de identificatie van het verschil in impact tussen de geobserveerde bewegingen van de referentiemaand en deze voorzien voor die maand. 3.2. De « niet-samendrukbare TO BE » Objectief De projectie van de onomkeerbare lasten op de horizon T en T+1 geeft de « niet-samendrukbare TO BE ».

Hij laat toe na te gaan of er een positieve operationele marge bestaat. Hij vormt derhalve de beslissingsbasis voor de dienst.

Stappen 1. De individuele loonlasten opgenomen in de AS IS projecteren op een horizon T en T+1.2. De impact T en T+1 van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen voorzien voor de toekomst, verifiëren en actualiseren. De onomkeerbare personeels-bewegingen zijn over het algemeen nominatieve bewegingen waarvan de procedure niet kan onderbroken worden zonder afbreuk te doen aan individuele rechten.

Enkel de volgende bewegingen worden beschouwd als zijnde onomkeerbare bewegingen: - een IN contractueel wanneer de dienst een arbeidsovereenkomst aan de geselecteerde kandidaat heeft voorgesteld; - een IN statutair wanneer de dienst de geselecteerde kandidaat geconsulteerd heeft om een vacante betrekking te bezetten; - een OUT wanneer de beëindiging van de juridische band formeel ter kennis is gebracht door het personeelslid aan zijn dienst (pensioen aangevraagd, opzeg gegeven,...) of door de dienst aan zijn personeelslid; - elke andere WIJZIGING van de staat van het personeelslid (in budget en/of VTE) wanneer de wijziging formeel en eenduidig gekend is door de dienst.

Een BEVORDERING wordt geassimileerd met een onomkeerbare beweging vanaf het moment dat de dienst de vacante betrekking formeel ter kennis heeft gebracht aan de potentiële kandidaten. 3. De projectie T en T+1 van de globaal geraamde kosten verifiëren en actualiseren, inzonderheid : - de premies voor competentieontwikkeling - de achterstallen - de andere periodieke - de kinderbijslag - de globale lasten, zonder de CDVU-uitgaven, zoals meegedeeld door de federale accountant (abonnementen, verzekeringen,...).

Voor elke kost wordt een specifieke ramer vastgelegd. 4. De projectie T en T+1 van de correctieparameters verifiëren en actualiseren, inzonderheid : - de parameter van behoedzaamheid die in acht moet genomen worden ten aanzien van de raming van toekomstige individuele lasten.Deze parameter creëert een reserve die moet toelaten het hoofd te bieden aan een globale verhoging van de geprojecteerde individuele loonlasten. Zijn waarde neemt af naarmate de loonlasten zich realiseren; - de eventuele reserves die in acht moeten genomen worden ten aanzien van uitzonderlijke lasten; - de parameter van correctie van de globale projectie die in acht moet worden genomen ten aanzien van de risico's op over- of onderschatting die in voorgaande stappen werden geïdentificeerd. 5. De perimeter van de budgettaire middelen verifiëren en actualiseren. De perimeter van de budgettaire middelen wordt bepaald door : - de vastleggingslimieten zoals bepaald in de jaarlijkse omzendbrief inzake personeelsplan en -enveloppe; - in voorkomend geval, de latere correcties van de Ministers meegedeeld door de FOD B&B aan alle actoren betrokken bij de planning van de human resources; - de geobserveerde personeelskosten die door de interdepartementale provisie kunnen gedekt worden overeenkomstig de jaarlijkse omzendbrief inzake personeelsplan en -enveloppe; - de eventuele gereserveerde bedragen op voornoemde waarden bij beslissing van de Ministers. 6. Het verschil berekenen tussen de perimeter van de budgettaire middelen en het totaal van de geprojecteerde lasten op de horizon T en T+1.7. In voorkomend geval, het globaal eindobjectief van het personeelsplan verifiëren waarover de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken hun akkoord gegeven hebben naar aanleiding van de goedkeuring van het personeelsplan en het verschil berekenen tussen dit objectief en het aantal betaalde VTE's geprojecteerd op de horizon T en T+1. Rapportering De « niet-samendrukbare TO BE » bevat : - de projectie van de individuele loonlasten op de horizon T en T+1 van de betaalde VTE's opgenomen in de « AS IS »; - de identificatie van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen voorzien voor de toekomst, met hun impact geprojecteerd op de horizon T en T+1; - de identificatie van de globaal geraamde kosten, met hun waarden geprojecteerd op de horizon T en T+1; - de identificatie van de correctieparameters, met hun waarden geprojecteerd op de horizon T en T+1; - de identificatie van de perimeter van de budgettaire middelen; - de identificatie van operationele budgettaire marge; - de projectie van de betaalde VTE's op de horizon T en T+1 met inbegrip van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen; - de identificatie van het globaal eindobjectief van het goedgekeurd personeelsplan; - de identificatie van operationele marge in budget en betaalde VTE's. 3.3. De « operationele TO BE » Objectief De « niet-samendrukbare TO BE » die de impact T en T+1 van de operationele beslissingen insluit, geeft de « operationele TO BE ».

Hij laat toe de kloof te meten tussen de budgettaire middelen en de beoogde beslissingen, wat ook het betrokken beslissingsproces is.

Voor de opmaak van een ontwerp van personeelsplan wordt enkel rekening gehouden met de beslissingen die uitwerking hebben in het jaar van het plan.

Stappen De lijst opmaken van de operationele beslissingen met hun impact.

Rapportering De « operationele TO BE » bevat : - de « niet-samendrukbare TO BE » - de identificatie van de operationele beslissingen met hun impact; - de projectie van de betaalde VTE's met inbegrip van de operationele beslissingen; - de identificatie van de operationele marge. 4. De vervanging van tijdelijk afwezig personeel De noodzaak om tijdelijk afwezige personeelsleden te kunnen vervangen door contractuelen is een specifieke problematiek die van nature buiten het mechanisme van een gestructureerd personeelsplan valt. Anderzijds is het van belang dat de diensten de contractuelen ter vervanging van personeelsleden die geheel of gedeeltelijk afwezig zijn, op een betrouwbare manier kunnen identificeren en in relatie kunnen brengen met deze afwezigheden opdat ze deze problematiek op een efficiënte en doeltreffende manier zouden kunnen beheren.

Ten einde dit te ondervangen wordt een soepele maar strikte rapportering voorzien die de inspecteur van Financiën moet toelaten de problematiek regelmatig op te volgen.

Aan de diensten wordt gevraagd : - het contingent contractuelen te bepalen dat bestemd is om tijdelijk afwezige personeelsleden te vervangen; - er regelmatig over te waken dat dit contingent correspondeert met de behoeften waarvoor het is voorzien; - het contingent te actualiseren in functie van de bewegingen binnen het contingent en/of binnen de afwezigheden die het dekt en alleszins wanneer er een behoefte is om een nieuwe vervanging te realiseren.

Om hieraan tegemoet te komen zullen de diensten gebruik maken van het modelrapport opgenomen in bijlage dat volgende informatie omvat : - het actueel contingent contractuelen ter vervanging van tijdelijk afwezige personeelsleden en hun geraamde personeelskost; - de actuele situatie inzake tijdelijke afwezigheden die gedekt zijn door vervangingscontractuelen alsook de voorziene nieuwe afwezigheden waarvoor er een behoefte aan vervanging is, met een raming van de budgettaire middelen die ze vrijmaken; - de nieuwe contractuelen om tijdelijke afwezigheden op te vangen, met hun geraamde budgettaire impact.

Dit proces verloopt los van het proces van opmaak van het personeelsplan.

Tijdens het jaar en bij elke beslissing die een nieuwe, niet voorziene vervanging beoogt, zal het rapport in bijlage worden geactualiseerd en voor opvolging aan de inspecteur van Financiën worden voorgelegd.

De diensten moeten, in voorkomend geval, in staat zijn de analytische gegevens mee te delen die als basis gediend hebben voor de opmaak van dit rapport. 5. Opmaak van het dossier van personeelsplan De FOD P&O verzekert voor elk ontwerp van personeelsplan dat voor akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting wordt voorgelegd, de ondersteuning voor de technische opmaak van dit project en voor de rapportering. De opmaak van het ontwerp verloopt in 3 stappen zoals beschreven in voormeld punt 3, waarbij het resultaat van elke stap door de dienst moet gevalideerd worden.

Op basis van een met elke dienst overlegd gestructureerd proces van elektronische communicatie, integreert de FOD P&O de gegevens inherent aan elke stap, inzonderheid: 1. voor de opmaak van de referentie « AS IS » : - de gekende bewegingen voor de referentiemaand van het personeelsplan;2. voor de opmaak van de « niet-samendrukbare TO BE » : - de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen voorzien voor de toekomst; - de parameters voor de correctie van de projectie; 3. voor de opmaak van de « operationele TO BE », indien de « niet-samendrukbare TO BE » een positieve budgettaire marge T en T+1 heeft aangetoond : - de binnen de grenzen van deze marge te nemen operationele beslissingen die uitwerking hebben in het jaar T. Elke onomkeerbare beweging en geassimileerd moet voorzien zijn van een eenduidige identificatie die het mogelijk moet maken ze te verbinden met beslissingspunten zoals hoger gedefinieerd.

In voorkomend geval en indien nodig, kan elk van de hierboven vermelde stappen hernomen worden bij elke nieuwe betalingsmaand.

De « niet-samendrukbare TO BE » wordt, eens gevalideerd, voor visum voorgelegd aan de inspecteur van Financiën.

Het ontwerp van personeelsplan is gefinaliseerd van zodra de « operationele TO BE » gevalideerd is. Hij zal voor evaluatie aan de Task Force Ambtenarenzaken-Begroting worden voorgelegd eens het dossier van personeelsplan in de voorgeschreven vorm is ingediend.

De Minister van Begroting, O. CHASTEL De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, H. BOGAERT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld