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Omzendbrief nr. 622. - Informatie over de methodologie voor de opmaak en opvolging van de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe Circulaire n° 622. - Information relative à la méthodologie pour l'élaboration et le suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel
FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC
OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION
11 JANUARI 2013. - Omzendbrief nr. 622. - Informatie over de 11 JANVIER 2013. - Circulaire n° 622. - Information relative à la
methodologie voor de opmaak en opvolging van de uitvoering van een méthodologie pour l'élaboration et le suivi de l'exécution d'un plan
personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel
Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de
overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen. programmation et aux services qui en dépendent.
Mevrouw de Minister, Madame la Ministre,
Mijnheer de Minister, Monsieur le Ministre,
Mevrouw de Staatssecretaris, Madame la Secrétaire d'Etat,
Mijnheer de Staatssecretaris, Monsieur le Secrétaire d'Etat,
Mevrouw de Voorzitter, Madame la Présidente,
Mijnheer de Voorzitter, Monsieur le Président,
De omzendbrief nr. 612 van 13 februari 2012 besteedde in zijn Dans ses directives, la circulaire n° 612 du 13 février 2012 prêtait
richtlijnen nog uitgebreid aandacht aan het technisch karakter van de encore une attention étendue au caractère technique de la méthodologie
methodologie van het personeelsplan. du plan de personnel.
Ondertussen heeft de FOD P&O een platform ontwikkeld dat een uniforme Entretemps le SPF P&O a développé une plateforme qui garantit
en snelle toepassing van de methodologie sepp waarborgt, met inbegrip l'application uniforme et rapide de la méthodologie sepp, en ce
van de gestandaardiseerde evaluatieprocedures, om enerzijds de compris les procédures d'estimation standardisées, pour soutenir la
personeelsplanning en de evaluatie van de personeelsplannen te planification de personnel et l'évaluation des plans de personnel
ondersteunen en anderzijds de technische opmaak van een ontwerp van d'une part et assurer l'élaboration technique d'un projet de plan de
personeelsplan dat voor akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken personnel soumis à l'accord des Ministres de la Fonction publique et
en van Begroting wordt voorgelegd, te verzekeren. du Budget d'autre part.
Inderdaad, in 2012 werd de meerderheid van de ontwerpen van En 2012, en effet, la majorité des projets de plan de personnel ont
personeelsplan opgemaakt op het sepp platform dat de beslissing été élaborés sur la plateforme sepp de support à la décision et
ondersteunt en werden alle plannen van de personeelsenveloppes die l'ensemble des plans des enveloppes de personnel, soumis à l'accord
voor akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting des ministres de la Fonction publique et du Budget, ont été évalués à
waren voorgelegd, geëvalueerd op basis van een uniforme toepassing van partir d'une application uniforme de cette méthodologie.
deze methodologie.
In het licht van deze evolutie is een uitgebreid technisch luik in de A la lumière de cette évolution, un volet technique détaillé dans la
beschrijving van de methodologie evenals de formats voor mededeling description de la méthodologie ainsi que des formats de communication
van de beslissingen dan ook niet pertinent. des décisions ne sont plus pertinents.
Het is inderdaad de rol van het betreffende sepp platform om, bovenop C'est en effet le rôle attribué à la plateforme sepp en question
de technische opmaak van een project van personeelsplan, een d'assurer, outre que l'élaboration technique d'un projet de plan de
rapportering te verzekeren die tegelijkertijd zeker, efficiënt en personnel, un rapportage qui soit à la fois sûr, efficient et adapté
aangepast is aan de beslissingsprocessen. aux processus de décision.
De acteurs van deze beslissings-processen (voorzitter, stafdienst P&O, Les acteurs de ces processus de décision (président, service
inspecteur van Financiën, betrokken minister, ministers van d'encadrement P&O, inspecteur des Finances, ministre concerné(e),
Ambtenaren-zaken en van Begroting,...) hebben nood aan essentiële ministres de la Fonction publique et du Budget,...) ont chacun besoin
informatie die hen moet toelaten zonder ambiguïteit twee de disposer des informations critiques qui leur permettent
referentiesituaties te identificeren en eenduidig te interpreteren: d'identifier sans ambiguïté deux situations de références et de les
interpréter de façon univoque :
- enerzijds, wat is de huidige situatie van de human resources en van - d'une part, quelle est la situation actuelle des ressources humaines
de budgettaire lasten en wat is de beschikbare operationele et budgétaires et quelle est la marge de décision opérationnelle
beslissingsmarge (« AS IS » en « niet-samendrukbare TO » BE )?; disponible (« AS IS » et « TO BE incompressible »);
- anderzijds, wat zijn de aangewezen operationele beslissingen - d'autre part, quelles sont les décisions opérationnelles qui
rekening houdend met de beschikbare operationele beslissingsmarge (« s'indiquent par rapport à la marge de décision opérationnelle
operationele TO BE »)? disponible (« TO BE opérationnel »).
De methodologie die aan de grondslag ligt voor de evaluatie van deze La méthodologie qui préside à l'évaluation de ces situations « AS IS
situaties « AS IS », « niet-samendrukbare TOI BE » en « operationele », « TO BE Incompressible » et « TO BE opérationnel », est décrite
TO BE » wordt in punt 3 van deze omzendbrief beschreven. Zij steunt op dans le point 3 de la présente circulaire. Elle se base sur des
een strikte normering van de concepten hetgeen eenzelfde begrip van de concepts strictement normés permettant à la fois une compréhension
resultaten moet toelaten alsook een vlotte communicatie tussen alle commune des résultats, une communication aisée entre tous les acteurs
acteurs en een verbetering van de efficiëntie van de et une amélioration de l'efficacité des processus de décision liés à
beslissingsprocessen verbonden aan de HR-planning. la planification RH.
In punt 5 wordt aandacht besteed aan de opmaak van een ontwerp van Le point 5 de la présente circulaire traite l'élaboration d'un projet
personeelsplan en de gegevensuitwisseling tussen de diensten en de FOD de plan de personnel et l'échange d'informations entre les services et
P&O. le SPF P&O.
De diensten worden verzocht voor de opmaak en opvolging van hun Les services sont invités à tenir compte des directives mentionnées
personeelsplan gebaseerd op de personeelsenveloppe rekening te houden ci-après lors de l'élaboration et du suivi de leur plan de personnel
met de hierna vermelde richtlijnen. basé sur l'enveloppe de personnel.
Een personeelsenveloppe is samengesteld uit een geheel van entiteiten Une enveloppe de personnel est constituée d'un ensemble d'entités
die door de omzendbrief nr. 602 met informatie inzake de monitoring définies par la circulaire n° 602 reprenant les informations relatives
van het personeel en de personeelskredieten gedefinieerd worden als au monitoring du personnel et des crédits de personnel, comme étant
zijnde een categorie « personeelsenveloppe ». d'une catégorie « enveloppe de personnel ».
Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief nr. 612 van 13 februari 2012 Cette circulaire remplace la circulaire n° 612 du 13 février 2012 -
- Informatie over de methodologie voor de opmaak en opvolging van de Information relative à la méthodologie pour l'élaboration et le suivi
uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe, de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de
die wordt opgeheven. personnel, qui est abrogée.
1. Personeelsplan 1. Plan de personnel
Voor elke personeelsenveloppe en elk kalenderjaar wordt een Un plan de personnel est élaboré pour chaque enveloppe de personnel et
personeelsplan opgemaakt. pour chaque année civile.
Het plan beschrijft, voor het jaar waarop het betrekking heeft, de Le plan décrit, pour l'année sur laquelle il porte, la projection
gewenste eindprojectie van de betaalde vte's en hun budgettaire last finale souhaitée des ETP payés et de leur charge budgétaire sur la
uitgaande van de initiële projectie van de betaalde vte's en hun base de la projection initiale des ETP payés et de leur charge
budgettaire last. Het omvat een synthese van de beoogde evolutie van de human resources, van hun budgettaire lasten alsook een raming van de budgettaire marges. Op budgettair vlak moet het plan verenigbaar zijn met de in de enveloppe beschikbare middelen voor het betrokken jaar. Een personeelsplan is in geen geval een lijst van gemachtigde wervingen, bevorderingen,.... Elke voorziene beslissing moet alvorens ze kan uitgevoerd worden, inderdaad afgetoetst worden aan de eindprojectie van het goedgekeurd personeelsplan. Het personeelsplan kan uitgesplitst worden volgens operationele entiteiten. Wanneer de personeelsenveloppe gewijzigd wordt omwille van een vermindering of verhoging van de kredieten, wordt een actualisatie van het goedgekeurd personeelsplan voor akkoord voorgelegd aan de inspecteur van Financiën. Zij wordt opgemaakt op basis van de laatst gekende betaalgegevens. budgétaire. Il comprend une synthèse de l'évolution recherchée des ressources humaines, de leurs charges budgétaires ainsi qu'une estimation des marges budgétaires. Sur le plan budgétaire, le plan doit être compatible avec les moyens disponibles dans l'enveloppe pour l'année concernée. Un plan de personnel n'est en aucun cas une liste de recrutements, promotions... autorisés. En effet, avant de pouvoir être exécutée, chaque décision prévue doit être testée par rapport à la projection finale du plan de personnel approuvé. Le plan de personnel peut être ventilé en entités opérationnelles. Lorsque l'enveloppe de personnel est modifiée en raison d'une diminution ou d'une augmentation des crédits, une actualisation du plan de personnel approuvé est soumise pour accord à l'inspecteur des Finances. Elle sera élaborée sur la base des dernières données salariales connues.
2. Methodologie 2. Méthodologie
Het plan voor het beschouwde jaar steunt op de integratie van het Le plan pour l'année considérée se base sur l'intégration de
geheel van gekende parameters en gegevens inzake de human resources en l'ensemble des paramètres et données connus concernant les ressources
de budgettaire middelen verbonden aan de enveloppe. humaines et les moyens budgétaires associés à l'enveloppe.
Het combineert een initiële projectie van de human resources en het Il combine une projection initiale des ressources humaines et de
geheel van de kosten die door de enveloppe zullen gedragen worden. l'ensemble des coûts qui seront supportés par l'enveloppe.
Deze initiële projectie integreert : Cette projection initiale intègre :
- de gerealiseerde betaalgegevens van het jaar waarin het plan wordt - les données salariales réalisées de l'année au cours de laquelle le
opgemaakt of aangepast; plan est établie ou adapté;
- de raming van de human resources en de kosten voor de resterende - l'estimation des ressources humaines et des coûts prévus pour les
maanden van het jaar op basis van de laatste betaalde VTE's en van de mois restants de l'année sur la base des derniers ETP payés et de
analyse van de laatst gekende betaalgegevens; l'analyse des dernières données salariales connues ;
- de raming van de impact van de gekende bewegingen die voornoemde - l'estimation de l'impact des mouvements connus qui viennent corriger
waarden corrigeren. les valeurs obtenues ci-dessus.
De initiële projectie, aangevuld met de raming van de impact van het La projection initiale, complétée de l'estimation de l'impact de
geheel van de voorziene operationele beslissingen die niet in l'ensemble des décisions opérationnelles prévues mais non mises en
uitvoering zijn gesteld, geeft de eindprojectie en het objectief exécution, constitue la projection finale et l'objectif assigné au
toegekend aan het plan. plan.
Het personeelsplan wordt uitgedrukt in betaalde VTE's overeenkomstig Le plan de personnel s'exprime en ETP payés conformément à la
de definitie van de omzendbrief nr. 602 en in budgettaire lasten voor définition de la circulaire n° 602 et en charges budgétaires pour
het jaar van het plan (T) en in budgettaire lasten geprojecteerd naar l'année du plan (T) en charges budgétaires projetées pour l'année
het volgende jaar (T+1). suivante (T+1).
Het personeelsplan ondersteunt het management in de drie volgende Le plan de personnel soutient le management dans les trois activités
kernactiviteiten nl. principales, à savoir :
2.1. Planning 2.1. La planification
Planning beoogt, op basis van de initiële projectie voor het jaar en La planification vise, sur la base de la projection initiale pour
van de gekende en voorziene budgettaire middelen van de enveloppe, de l'année et des moyens budgétaires connus et prévus de l'enveloppe, à
opmaak van de eindprojectie van de optimale human resources rekening élaborer la projection finale des ressources humaines optimales,
houdend met de opdrachten en prioriteiten toevertrouwd aan de dienst. compte tenu des tâches et des priorités confiées au service.
2.2. Monitoring 2.2. Le monitoring
Monitoring beoogt de : Le monitoring vise à :
- actualisatie, op punctuele data van het boekjaar, van het plan op - actualiser, à des dates ponctuelles de l'exercice, le plan sur la
basis van de laatst gekende betaalgegevens en de evolutie inzake base des dernières données salariales connues et de l'évolution en ce
gekende bewegingen en voorziene beslissingen; qui concerne les mouvements connus et les décisions prévues;
- de confrontatie van deze resultaten met de globale eindprojectie; - confronter ces résultats à la projection finale globale;
- de evaluatie van de beschikbare budgettaire marge. - évaluer la marge budgétaire disponible.
De actualisatie van de initiële projectie zal aangeven : L'actualisation de la projection initiale indiquera :
- of er inzake human resources, nog een kloof is met de eindprojectie - s'il y a encore, en matière de ressources humaines, un écart avec la
en, projection finale et,
- of er inzake budgettaire resources, een operationele marge - s'il reste encore, en matière de ressources budgétaires, une marge
beschikbaar is om beslissingen te nemen. opérationnelle pour prendre des décisions.
Ze krijgen ook de functie van een knipperlicht ingeval er gevaar voor Elle assure également la fonction de feu clignotant dans le cas d'un
overschrijding van de enveloppe dreigt. In dit geval worden de nodige risque de dépassement de l'enveloppe. Dans ce cas, les actions
correctieve acties genomen wat onder andere kan inhouden dat de correctives nécessaires sont prises, ce qui peut signifier, entre
prioriteiten worden bijgesteld. autres, que les priorités doivent être ajustées.
Er wordt aangeraden dit proces maandelijks te verrichten. Het zal Il est recommandé d'effectuer ce processus tous les mois. Il le sera
minstens om de drie maanden gebeuren. au moins tous les trois mois.
2.3. Sturing 2.3. Le pilotage
Sturing beoogt, rekening houdend met de resultaten van de monitoring, Le pilotage vise, compte tenu des résultats du monitoring, à fixer les
de prioriteiten vast te leggen inzake te nemen beslissingen: - de uitvoering van voorziene operationele beslissingen waarvan de impact op de geraamde kost en op de voorziene human resources in overeenstemming moet zijn met het goedgekeurd plan; - nieuwe operationele beslissingen in uitvoering brengen die de tijdens de monitoring vastgestelde kloof beogen te dichten. Indien er nieuwe marges vrijkomen, bijvoorbeeld als gevolg van niet voorziene vertrekken, zijn aanvullende beslissingen die conform moeten zijn met de globale RH-strategie, aangewezen. Deze mogen echter nooit leiden tot een overschrijding van het globaal eindobjectief van het plan; - vertragen, schorsen of schrappen van voorziene operationele beslissingen die ofwel de voorziene eindprojectie in VTE overschrijden priorités en matière de décisions à prendre : - exécuter les décisions opérationnelles prévues dont l'impact sur le coût estimé ainsi que sur les ressources humaines prévues doit concorder avec le plan approuvé ; - mettre en exécution les nouvelles décisions opérationnelles qui visent à résorber l'écart constaté durant le monitoring. Si des marges nouvelles se libèrent, par exemple suite à des départs non prévus, des décisions complémentaires, conformes à la stratégie RH globale, sont indiquées. Toutefois, celles-ci ne peuvent jamais avoir pour effet de dépasser l'objectif global final du plan; - retarder, suspendre ou supprimer les décisions opérationnelles prévues qui soit dépassent la projection finale prévue en ETP, soit
ofwel de voorziene operationele marge in gevaar brengen. compromettent la marge opérationnelle prévue.
3. Methodologie die gemeenschappelijk is aan de beslissingsprocessen 3. Méthodologie commune aux processus de décision liés à la
verbonden aan de planning van de human resources planification des ressources humaines
3.1. De referentie « AS IS » opmaken 3.1. Etablir l'« AS IS » de référence
Objectief Objectif
De referentie « AS IS » geeft de situatie weer van de human resources L'« AS IS » de référence donne la situation des ressources humaines au
van de referentiemaand. mois de référence.
Zij geldt als basis voor de projectie van de human resources en de Il sert de base à la projection des ressources humaines et des charges
budgettaire lasten voor de jaren T en T+1. budgétaires pour les années T et T+1.
Stappen Etapes
1. de betaalde VTE's geobserveerd in de betaalgegevens van de 1. identifier les ETP payés observés dans les données de paiement du
referentiemaand identificeren evenals de gerealiseerde individuele en mois de référence, les charges individuelles et les charges totales
totale lasten. réalisées.
De noties van betaalde VTE's, individuele lasten en totale lasten zijn Les notions d'ETP payés, de charges individuelles et de charges
te begrijpen in de zin van hogergenoemde omzendbrief nr. 602. totales sont à comprendre au sens de la circulaire n° 602 susmentionnée.
2. de bewegingen geobserveerd in de betaalgegevens van de 2. analyser les mouvements observés dans les données de paiement du
referentiemaand analyseren. mois de référence.
Na analyse van de verschillen die in de betaalgegevens en de A partir de l'analyse des différences observées dans les données de
bijgevoegde administratieve gegevens worden geobserveerd, kunnen 4 paiements et les données administratives jointes 4 types de mouvements
types van bewegingen geobserveerd worden : peuvent être observés :
- de IN : een nieuwe juridische band wordt gecreëerd; - les IN : création d'un nouveau lien juridique;
- de OUT : een juridische band wordt definitief beëindigd; - les OUT : cessation définitive d'un lien juridique;
- de BEVORDERINGEN : een juridische band wordt gewijzigd ingevolge een - les PROMOTIONS : modification d'un lien juridique suite à une
benoeming in een hogere klasse/graad verbonden aan een vacante nomination dans une classe/un grade supérieur(e) liée à une vacance
betrekking; d'emploi;
- de andere WIJZIGINGEN aan de juridische banden (in budget en/of in - les autres MODIFICATIONS aux liens juridiques (en budget et/ou en
VTE) (vb. in verlof/uit verlof, verhogingen in dezelfde weddenschaal, ETP) (ex. retour/départ de congé, augmentations dans la même échelle,
overgangen naar een hoger niveau, ambtshalve bevorderingen, les accessions à un niveau supérieur, les promotions d'office, les
veranderingen van graad,...). changements de grade,...).
De bewegingen IN en OUT kunnen bovendien gekwalificeerd worden als Les mouvements IN et OUT peuvent en outre avoir la qualification
zijnde definitief (vb. indiensttreding van een statutair, een définitive (ex. entrée en service d'un statutaire, départ à la
pensionering) of tijdelijk (vb. indiensttreding van een contractueel retraite) ou temporaire (ex. entrée en service d'un contractuel pour
voor een bepaalde duur). une durée déterminée).
De gevraagde analyse impliceert dat : L'analyse demandée implique que :
- de geobserveerde bewegingen IN en OUT die werden geanticipeerd, - les mouvements IN et OUT observés qui ont été anticipés, sont
gekwalificeerd worden aan de hand van de betrokken geanticipeerde qualifiés à partir des mouvements anticipés concernés;
bewegingen; - de geobserveerde bewegingen IN en OUT die niet werden geanticipeerd, - les mouvements IN et OUT observés qui n'ont pas été anticipés sont
gekwalificeerd worden; qualifiés;
- de voor de referentiemaand voorziene bewegingen IN, OUT en - les mouvements IN, OUT et PROMOTION prévus pour le mois de référence
BEVORDERING die niet werden geobserveerd in de betaalgegevens van deze qui ne s'observent pas dans les données de paiement de ce mois, sont
maand, verdaagd of geannuleerd worden. postposés ou annulés.
3. De impact van de geobserveerde bewegingen van de referentiemaand 3. Comparer l'impact des mouvements observés du mois de référence avec
vergelijken met de impact van de voor deze maand voorziene bewegingen. l'impact des mouvements prévus pour ce mois.
De voorziene bewegingen IN, OUT en BEVORDERING moeten ten laatste op Les mouvements prévus IN, OUT et PROMOTION doivent avoir été anticipés
het ogenblik van de inbetalingstelling van de betrokken maand bij de CDVU geanticipeerd geweest zijn. De andere WIJZIGINGEN moeten niet op analytische wijze geanticipeerd worden. Hun impact kan globaal geanticipeerd worden en bij elke nieuwe betalingsmaand gemeten worden. De aandacht wordt gevestigd op de geobserveerde bewegingen IN en OUT waarvan het definitief of tijdelijk karakter niet kon worden vastgesteld. Voor deze gevallen dienen corrigerende maatregelen genomen te worden ten einde de veronderstelde besparing van vertrekken die niet definitief zouden zijn of de veronderstelde meerkost van indiensttredingen die niet structureel zouden zijn, te beperken. Rapportering au plus tard lors de la mise en paiement du mois concerné auprès du SCDF. Les autres MODIFICATIONS ne doivent pas être analytiquement anticipées. Leur impact peut être anticipé de façon globale et mesuré à chaque nouveau mois de paiement. Une attention particulière est attirée sur les mouvements observés IN et OUT dont le caractère permanent ou temporaire n'a pas pu être établi. Pour ces cas des mesures correctrices doivent être prises pour limiter l'économie supposée de départs qui ne seraient pas définitifs ou le surcoût supposé d'entrées en service qui ne seraient pas structurelles. Rapportage
De referentie « AS IS » bevat : L'« AS IS » de référence comprend :
- de identificatie van de in de referentiemaand geobserveerde betaalde VTE's; - l'identification des ETP payés observés au mois de référence;
- de identificatie van de gerealiseerde lasten betreffende : - l'identification des charges réalisées concernant :
- de individuele lasten (recurrente kost, vakantiegeld, - les charges individuelles (coût récurrent, pécule de vacances, prime
eindejaarspremie) de fin d'année)
- de premies voor competentieontwikkeling - les primes de développement des compétences
- de achterstallen - les arriérés
- de andere periodieke; - les autres périodiques ;
- de identificatie van de geobserveerde bewegingen IN, OUT en - l'identification des mouvements observés IN, OUT et PROMOTION au
BEVORDERING met hun impact; mois de référence avec leur impact;
- de identificatie van het verschil in impact tussen de geobserveerde - l'identification de la différence en impact entre les mouvements
bewegingen van de referentiemaand en deze voorzien voor die maand. observés au mois de référence et ceux prévus pour ce mois.
3.2. De « niet-samendrukbare TO BE » 3.2 Le « TO BE incompressible »
Objectief Objectif
De projectie van de onomkeerbare lasten op de horizon T en T+1 geeft La projection, à l'horizon T et T+1, des charges irréversibles donne
de « niet-samendrukbare TO BE ». le « TO BE incompressible ».
Hij laat toe na te gaan of er een positieve operationele marge Il permet d'identifier si une marge opérationnelle positive existe. Il
bestaat. Hij vormt derhalve de beslissingsbasis voor de dienst. constitue dès lors la base de décision pour le service.
Stappen Etapes
1. De individuele loonlasten opgenomen in de AS IS projecteren op een 1. Projeter les charges salariales individuelles des ETP payés
horizon T en T+1. établies dans l'AS IS, à l'horizon T et T+1.
2. De impact T en T+1 van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen 2. Vérifier et actualiser l'impact T et T+1 des mouvements
voorzien voor de toekomst, verifiëren en actualiseren. irréversibles et assimilés prévus pour le futur.
De onomkeerbare personeels-bewegingen zijn over het algemeen Les mouvements de personnel irréversibles sont des mouvements
nominatieve bewegingen waarvan de procedure niet kan onderbroken généralement nominatifs, dont la procédure ne peut être interrompue
worden zonder afbreuk te doen aan individuele rechten. sans porter préjudice à des droits individuels.
Enkel de volgende bewegingen worden beschouwd als zijnde onomkeerbare Seuls les mouvements suivants sont considérés comme étant des
bewegingen: mouvements irréversibles :
- een IN contractueel wanneer de dienst een arbeidsovereenkomst aan de - un IN contractuel quand le service a proposé un contrat de travail
geselecteerde kandidaat heeft voorgesteld; au candidat sélectionné;
- een IN statutair wanneer de dienst de geselecteerde kandidaat - un IN statutaire quand le service a consulté le candidat sélectionné
geconsulteerd heeft om een vacante betrekking te bezetten; pour occuper un emploi vacant;
- een OUT wanneer de beëindiging van de juridische band formeel ter - un OUT quand la cessation du lien juridique a formellement été
kennis is gebracht door het personeelslid aan zijn dienst (pensioen communiquée par le membre du personnel à son service (pension
aangevraagd, opzeg gegeven,...) of door de dienst aan zijn demandée, préavis donné,...) ou par le service à son membre de
personeelslid; personnel;
- elke andere WIJZIGING van de staat van het personeelslid (in budget - toute autre MODIFICATION de l'état du membre de personnel (en budget
en/of VTE) wanneer de wijziging formeel en eenduidig gekend is door de et/ou en ETP) quand la modification est connue de façon formelle et
dienst. univoque par le service.
Een BEVORDERING wordt geassimileerd met een onomkeerbare beweging Une PROMOTION est assimilée à un mouvement irréversible à partir du
vanaf het moment dat de dienst de vacante betrekking formeel ter moment où le service a formellement communiqué la vacance d'emploi aux
kennis heeft gebracht aan de potentiële kandidaten. candidats potentiels.
3. De projectie T en T+1 van de globaal geraamde kosten verifiëren en 3. Vérifier et actualiser la projection T et T+1 des coûts estimés
actualiseren, inzonderheid : globalement, notamment :
- de premies voor competentieontwikkeling - les primes de développement des compétences
- de achterstallen - les arriérés
- de andere periodieke - les autres périodiques
- de kinderbijslag - les allocations familiales
- de globale lasten, zonder de CDVU-uitgaven, zoals meegedeeld door de - les charges globales, hors dépenses SCDF, telles que communiquées
federale accountant (abonnementen, verzekeringen,...). par le comptable fédéral (abonnements, assurances,...).
Voor elke kost wordt een specifieke ramer vastgelegd. Pour chaque coût un estimateur spécifique est établi.
4. De projectie T en T+1 van de correctieparameters verifiëren en 4. Vérifier et actualiser la projection T et T+1 des paramètres de
actualiseren, inzonderheid : correction, notamment :
- de parameter van behoedzaamheid die in acht moet genomen worden ten - le paramètre de précaution à prendre par rapport à l'estimation des
aanzien van de raming van toekomstige individuele lasten. Deze
parameter creëert een reserve die moet toelaten het hoofd te bieden charges individuelles futures. Ce paramètre établit une réserve
aan een globale verhoging van de geprojecteerde individuele permettant de faire face à une augmentation globale des charges
loonlasten. Zijn waarde neemt af naarmate de loonlasten zich salariales individuelles projetées. Sa valeur diminue à mesure que les
realiseren; charges se réalisent;
- de eventuele reserves die in acht moeten genomen worden ten aanzien - les réserves éventuelles à prendre par rapport à des charges
van uitzonderlijke lasten; exceptionnelles;
- de parameter van correctie van de globale projectie die in acht moet - le paramètre de correction de la projection globale à prendre par
worden genomen ten aanzien van de risico's op over- of onderschatting rapport aux risques de sur- ou sous-estimation identifiés lors des
die in voorgaande stappen werden geïdentificeerd. étapes ci-dessus.
5. De perimeter van de budgettaire middelen verifiëren en actualiseren. 5. Vérifier et actualiser le périmètre des moyens budgétaires.
De perimeter van de budgettaire middelen wordt bepaald door : Le périmètre des moyens budgétaires est déterminé par :
- de vastleggingslimieten zoals bepaald in de jaarlijkse omzendbrief - les limites d'engagement telles que déterminées par la circulaire
inzake personeelsplan en -enveloppe; annuelle sur le plan et l'enveloppe de personnel;
- in voorkomend geval, de latere correcties van de Ministers - le cas échéant, les décisions ultérieures des Ministres communiquées
meegedeeld door de FOD B&B aan alle actoren betrokken bij de planning par le SPF B&B à tous les acteurs concernés par la planification des
van de human resources; ressources humaines;
- de geobserveerde personeelskosten die door de interdepartementale - les coûts de personnel observés qui peuvent être couverts par la
provisie kunnen gedekt worden overeenkomstig de jaarlijkse omzendbrief provision interdépartementale conformément à la circulaire annuelle
inzake personeelsplan en -enveloppe; sur le plan et l'enveloppe de personnel;
- de eventuele gereserveerde bedragen op voornoemde waarden bij - les éventuels montants réservés par décision des Ministres sur les
beslissing van de Ministers. valeurs ci-dessus.
6. Het verschil berekenen tussen de perimeter van de budgettaire 6. Calculer la différence entre le périmètre des moyens budgétaires et
middelen en het totaal van de geprojecteerde lasten op de horizon T en le total des charges projetées à l'horizon T et T+1.
T+1. 7. In voorkomend geval, het globaal eindobjectief van het 7. Le cas échéant, vérifier l'objectif global final du plan de
personeelsplan verifiëren waarover de Ministers van Begroting en van personnel sur lequel les Ministres du Budget et de la Fonction
Ambtenarenzaken hun akkoord gegeven hebben naar aanleiding van de publique ont donné leur accord lors de l'approbation du plan de
goedkeuring van het personeelsplan en het verschil berekenen tussen personnel et calculer la différence entre cet objectif et le nombre
dit objectief en het aantal betaalde VTE's geprojecteerd op de horizon T en T+1. d'ETP payés projetés à l'horizon T et T+1.
Rapportering Rapportage
De « niet-samendrukbare TO BE » bevat : Le « TO BE incompressible » comprend :
- de projectie van de individuele loonlasten op de horizon T en T+1 - la projection à l'horizon T et T+1 des charges salariales
van de betaalde VTE's opgenomen in de « AS IS »; individuelles des ETP payés établies dans l'AS IS;
- de identificatie van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen - l'identification des mouvements irréversibles et assimilés prévus
voorzien voor de toekomst, met hun impact geprojecteerd op de horizon pour le futur, avec leur impact projeté à l'horizon T et T+1;
T en T+1; - de identificatie van de globaal geraamde kosten, met hun waarden - l'identification des coûts estimés globalement, avec leurs valeurs
geprojecteerd op de horizon T en T+1; projetées à l'horizon T et T+1;
- de identificatie van de correctieparameters, met hun waarden - l'identification des paramètres de correction, avec leurs valeurs
geprojecteerd op de horizon T en T+1; projetées à l'horizon T et T+1;
- de identificatie van de perimeter van de budgettaire middelen; - l'identification du périmètre des moyens budgétaires;
- de identificatie van operationele budgettaire marge; - l'identification de la marge opérationnelle budgétaire;
- de projectie van de betaalde VTE's op de horizon T en T+1 met - la projection des ETP payés à l'horizon de T et T+1, incluant les
inbegrip van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen; mouvements irréversibles et assimilés;
- de identificatie van het globaal eindobjectief van het goedgekeurd - l'identification de l'objectif global final du plan de personnel
personeelsplan; approuvé;
- de identificatie van operationele marge in budget en betaalde VTE's. - l'identification de la marge opérationnelle en ETP payés.
3.3. De « operationele TO BE » 3.3. Le « TO BE opérationnel »
Objectief Objectif
De « niet-samendrukbare TO BE » die de impact T en T+1 van de Le « TO BE incompressible » incluant l'impact des décisions
operationele beslissingen insluit, geeft de « operationele TO BE ». opérationnelles donne le « TO BE opérationnel ».
Hij laat toe de kloof te meten tussen de budgettaire middelen en de Il permet de mesurer, quel que soit le processus décisionnel impliqué,
beoogde beslissingen, wat ook het betrokken beslissingsproces is. l'écart entre les moyens budgétaires et les décisions envisagées.
Voor de opmaak van een ontwerp van personeelsplan wordt enkel rekening Pour l'élaboration d'un projet de plan de personnel seuls sont prises
gehouden met de beslissingen die uitwerking hebben in het jaar van het plan. en compte, les décisions ayant effet dans l'année du plan.
Stappen Etapes
De lijst opmaken van de operationele beslissingen met hun impact. Etablir la liste des décisions opérationnelles avec leur impact.
Rapportering Rapportage
De « operationele TO BE » bevat : Le « TO BE opérationnel » comprend :
- de « niet-samendrukbare TO BE » - le « TO BE incompressible »
- de identificatie van de operationele beslissingen met hun impact; - l'identification des décisions opérationnelles avec leur impact;
- de projectie van de betaalde VTE's met inbegrip van de operationele beslissingen; - la projection des ETP payés, incluant les décisions opérationnelles;
- de identificatie van de operationele marge. - l'identification de la marge opérationnelle.
4. De vervanging van tijdelijk afwezig personeel 4. Le remplacement du personnel temporairement absent
De noodzaak om tijdelijk afwezige personeelsleden te kunnen vervangen door contractuelen is een specifieke problematiek die van nature buiten het mechanisme van een gestructureerd personeelsplan valt. Anderzijds is het van belang dat de diensten de contractuelen ter vervanging van personeelsleden die geheel of gedeeltelijk afwezig zijn, op een betrouwbare manier kunnen identificeren en in relatie kunnen brengen met deze afwezigheden opdat ze deze problematiek op een efficiënte en doeltreffende manier zouden kunnen beheren. Ten einde dit te ondervangen wordt een soepele maar strikte rapportering voorzien die de inspecteur van Financiën moet toelaten de problematiek regelmatig op te volgen. La nécessité de remplacer des membres du personnel temporairement absents par des contractuels est une problématique spécifique qui par nature échappe au mécanisme d'un plan de personnel structuré. D'autre part, il est important que les services puissent, de façon fiable, identifier les contractuels qui remplacent des membres de personnel, complètement ou partiellement absents, et de les mettre en relation avec ces absences pour pouvoir gérer cette problématique de façon efficace et efficiente. Afin d'y remédier un rapportage souple mais rigoureux est prévu pour que l'inspecteur des Finances puisse suivre cette problématique régulièrement.
Aan de diensten wordt gevraagd : Il est demandé aux services :
- het contingent contractuelen te bepalen dat bestemd is om tijdelijk - de définir le contingent de contractuels destiné à remplacer des
afwezige personeelsleden te vervangen; membres de personnel temporairement absents;
- er regelmatig over te waken dat dit contingent correspondeert met de - de vérifier régulièrement si ce contingent correspond aux besoins
behoeften waarvoor het is voorzien; pour lequel il est prévu;
- het contingent te actualiseren in functie van de bewegingen binnen - d'actualiser le contingent en fonction des mouvements à l'intérieur
het contingent en/of binnen de afwezigheden die het dekt en alleszins de ce contingent et/ou à l'intérieur des absences qu'il couvre et, en
wanneer er een behoefte is om een nieuwe vervanging te realiseren. tout cas, quand il y a un besoin de réaliser un nouveau remplacement.
Om hieraan tegemoet te komen zullen de diensten gebruik maken van het A cet effet les services utiliseront le modèle de rapport repris en
modelrapport opgenomen in bijlage dat volgende informatie omvat : annexe qui reprend les informations suivantes :
- het actueel contingent contractuelen ter vervanging van tijdelijk - le contingent actuel de contractuels qui remplacent des absences
afwezige personeelsleden en hun geraamde personeelskost; temporaires et leur coût de personnel estimé ;
- de actuele situatie inzake tijdelijke afwezigheden die gedekt zijn - la situation actuelle concernant les absences temporaires couvertes
door vervangingscontractuelen alsook de voorziene nieuwe afwezigheden par des contractuels de remplacement ainsi que les nouvelles absences
waarvoor er een behoefte aan vervanging is, met een raming van de prévues pour lesquelles il y a un besoin de remplacement, avec une
budgettaire middelen die ze vrijmaken; estimation des moyens budgétaires qu'elles libèrent;
- de nieuwe contractuelen om tijdelijke afwezigheden op te vangen, met - les nouveaux contractuels destinés à couvrir des absences
hun geraamde budgettaire impact. temporaires avec leur impact budgétaire estimé.
Dit proces verloopt los van het proces van opmaak van het Ce processus se distingue du processus d'établissement du plan de
personeelsplan. personnel.
Tijdens het jaar en bij elke beslissing die een nieuwe, niet voorziene Dans le courant de l'année et lors de chaque décision prévoyant un
vervanging beoogt, zal het rapport in bijlage worden geactualiseerd en nouveau remplacement, non prévu, le rapport en annexe sera mise à jour
voor opvolging aan de inspecteur van Financiën worden voorgelegd. et soumise pour suivi à l'inspecteur des Finances.
De diensten moeten, in voorkomend geval, in staat zijn de analytische Le cas échéant, les services doivent être en mesure de fournir les
gegevens mee te delen die als basis gediend hebben voor de opmaak van données analytiques qui ont servi de base à l'établissement du
dit rapport. rapport.
5. Opmaak van het dossier van personeelsplan 5. Elaboration d'un projet de plan de personnel
De FOD P&O verzekert voor elk ontwerp van personeelsplan dat voor Le SPF P&O assure pour chaque projet de plan de personnel soumis à
akkoord aan de ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting wordt l'accord des ministres de la Fonction publique et du Budget, le
voorgelegd, de ondersteuning voor de technische opmaak van dit project support à l'élaboration technique de ce projet et au rapportage.
en voor de rapportering. L'élaboration du projet se fait en trois étapes, telles que décrites
De opmaak van het ontwerp verloopt in 3 stappen zoals beschreven in au point 3 susmentionné, le résultat de chaque étape devant être
voormeld punt 3, waarbij het resultaat van elke stap door de dienst
moet gevalideerd worden. validé par le service.
Op basis van een met elke dienst overlegd gestructureerd proces van Sur base d'un processus structuré de communication électronique,
elektronische communicatie, integreert de FOD P&O de gegevens inherent établi en concertation avec chaque service, le SPF P&O intègre les
aan elke stap, inzonderheid: informations inhérentes à chaque étape, notamment :
1. voor de opmaak van de referentie « AS IS » : 1. pour l'élaboration de l' « AS IS » de référence :
- de gekende bewegingen voor de referentiemaand van het - les mouvements connus pour le mois de référence du plan de
personeelsplan; personnel;
2. voor de opmaak van de « niet-samendrukbare TO BE » : 2. pour l'élaboration du « TO BE incompressible » :
- de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen voorzien voor de toekomst; - les mouvements irréversibles et assimilés connus pour le futur;
- de parameters voor de correctie van de projectie; - les paramètres de correction de la projection ;
3. voor de opmaak van de « operationele TO BE », indien de « 3. pour l'élaboration du « TO BE opérationnel », si le « TO BE
niet-samendrukbare TO BE » een positieve budgettaire marge T en T+1 incompressible » a identifié une marge budgétaire positive T et T+1 :
heeft aangetoond : - de binnen de grenzen van deze marge te nemen operationele - les décisions opérationnelles, ayant effet dans de l'année T, à
beslissingen die uitwerking hebben in het jaar T. prendre dans les limites de cette marge.
Elke onomkeerbare beweging en geassimileerd moet voorzien zijn van een Chacun des mouvements irréversibles et assimilés est muni d'une
eenduidige identificatie die het mogelijk moet maken ze te verbinden identification univoque qui permet de le rattacher à des points de
met beslissingspunten zoals hoger gedefinieerd. décisions tels que définis plus haut.
In voorkomend geval en indien nodig, kan elk van de hierboven vermelde Le cas échéant et si besoin, chacune des trois étapes, peut être
stappen hernomen worden bij elke nieuwe betalingsmaand. reprise à chaque nouveau mois de paiement.
De « niet-samendrukbare TO BE » wordt, eens gevalideerd, voor visum Le « TO BE incompressible », une fois validé, est soumis au visa de
voorgelegd aan de inspecteur van Financiën. l'inspecteur des Finances.
Het ontwerp van personeelsplan is gefinaliseerd van zodra de «
operationele TO BE » gevalideerd is. Hij zal voor evaluatie aan de Le projet de plan est finalisé dès que le « TO BE opérationnel » est
Task Force Ambtenarenzaken-Begroting worden voorgelegd eens het validé. Il sera communiqué pour évaluation à la Task Force Fonction
dossier van personeelsplan in de voorgeschreven vorm is ingediend. publique-Budget une fois que le dossier du plan de personnel est
introduit selon les formes prescrites.
De Minister van Begroting, Le Ministre du Budget,
O. CHASTEL O. CHASTEL
De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique,
H. BOGAERT H. BOGAERT
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Pour la consultation du tableau, voir image
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