BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

7 DECEMBER 2023. - Ministeriële omzendbrief betreffende de opmaak, de uitvoering en de monitoring van de personeelsplannen 2024

1. Inleiding en context Deze omzendbrief legt de modaliteiten vast met betrekking tot de opmaak, de uitvoering en de monitoring van de personeelsplannen 2024. Ze heeft als doel de modaliteiten vast te leggen betreffende de mededeling van de personeelsplannen van de entiteiten bedoeld in de besluiten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 30 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten van Brussel en van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, met inbegrip van de te gebruiken methodologie bij de opmaak ervan.

Deze circulaire is in overeenstemming met het moratorium op toekomstige personeelsbewegingen die gevolgen hebben voor de begroting. 1.1. Optiris De Brusselse Hoofdstedelijke Regering besluit "om lineaire besparingen door te voeren van 3% op alle personeelskredieten van alle instanties geconsolideerd in de gewestelijke rekening, met uitzondering van het operationeel personeel van de MIVB, volgens de tabel in bijlage".

Wat de pensioenen betreft, beslist de Regering het volgende: 1. Geen gepensioneerden te vervangen tijdens de hele periode van het moratorium, d.w.z. van 1/12/2023 tot 30/09/2024. 2. Slechts 2 van 3 personeelsleden die met pensioen gaan, te vervangen.Deze maatregel treedt in werking op 1 oktober 2024 en de modaliteiten zullen in een aparte nota bepaald worden.

Na haar beslissing van 16november 2023 heeft de Regering een moratorium ingesteld op toekomstige personeelsbewegingen met gevolgen voor de begroting.

De procedures voor werving/selectie die tot en met 30 november 2023 lopende zijn, kunnen worden voortgezet en afgerond: ? Voor statutaire aanwervingen: 30 november 2023 is de datum van invoer van de vacature in MyTalent Recruitment; ? Voor contractuele aanwervingen: 30 november 2023 is de datum van publicatie van de vacature op de Actiris-website; ? Voor mandaten: 30 november 2023 is de datum van beslissing tot openstelling van de functie door de regering.

De financiering door de regering is gegarandeerd voor deze lopende procedures tot 1 december 2023, zolang ze binnen de budgettaire marge voor personeelskredieten vallen, inclusief de 3% lineaire besparingen.

De Regering heeft beslist dat: ? Dit moratorium, voor de bedoelde periode, geldt voor alle diensten van de Gewestregering en de instellingen van openbaar nut die geconsolideerd zijn in de rekening van het Gewest. ? Dit moratorium geldt niet voor operationeel personeel (in de strikte zin van het woord): o Van brandweer.brussel o Van net.brussels o Van leefmilieu.brussels o Van safe.brussels (SitCen) o Van de MIVB o Van parking.brussels ? Evenals het personeel van parking.brussels dat het resultaat is van de overname van gemeenten die hun opdracht delegeren om betaald parkeren op straat te controleren. ? De Regering kan specifieke afwijkingen toestaan voor de internalisering van taken die eerder werden uitbesteed op basis van een motivering die aantoont dat de operatie een positieve budgettaire impact. Een aparte nota zal op een later moment verspreid. ? Dat vrijstellingen kunnen worden verleend in het geval van gesubsidieerde posten, bijvoorbeeld via externe financiering. ? Instellingen die onder het toepassingsgebied van het moratorium vallen, hebben de mogelijkheid om een gemotiveerd verzoek (feitelijk en juridisch) in te dienen voor toekomstige personeelsbewegingen die budgettaire gevolgen hebben: contractuele en statutaire aanwervingen, mandaten en vervangingen van "kritieke" functies gedurende de periode gedekt door het moratorium. De volgende elementen moeten worden onderbouwd in het verzoek: o De aan te werven functie moet "kritiek" zijn binnen de aanvragende instelling (niet-limitatieve voorbeelden: deze valt onder de uitoefening van openbaar gezag van de instelling; zonder deze functie komt de continuïteit van de openbare dienstverlening van de instelling in gevaar...); o De aan te werven functie moet zijn opgenomen in het personeelsplan (of equivalent) dat de behoeften aan personeel van de instelling op de middellange en lange termijn identificeert en vooraf is goedgekeurd door het bevoegde orgaan; o De functie moet tijdens de tijdelijke periode van het moratorium onmiddellijk worden gelanceerd en ingevuld (dwz "zonder uitstel"), en het is niet mogelijk om deze functie op een andere manier uit te voeren (niet-limitatief voorbeeld: tijdelijke terbeschikkingstelling tussen Brusselse administraties - zie mobiliteitsbesluit -...) tijdens het moratorium; o Het vereiste budget voor de functie moet worden gespecificeerd: een totaal budget en een individueel budget moeten worden verstrekt.

De verzoeken voor toekomstige personeelsbewegingen met budgettaire gevolgen: contractuele en statutaire aanwervingen, mandaten en vervangingen moeten als uitzondering worden gemotiveerd en ingediend bij de minister van Begroting en van het Openbaar Ambt, die de elementen van het verzoek beoordeelt en een beslissing neemt over de gevraagde toekomstige personeelsbeweging.

Er is niet voorzien in arbitrage in geval van weigering door de minister van Begroting en Openbaar Ambt. 1.2. Spending reviews De "spending reviews" omvatten de evaluatie van de overheidsuitgaven met als doel besparingen te identificeren en de begrotingen te optimaliseren. Ze moeten voortaan verplicht op structurele wijze worden geïntegreerd in de begrotingsprocessen en worden op vraag van de Europese Commissie bij wijze van structurele hervorming opgenomen in het Nationaal Plan voor Herstel en Veerkracht (NPH). Op termijn zouden ze moeten leiden tot een verbetering van de doeltreffendheid van de overheidsuitgaven in overeenstemming met de prioriteiten van de Regering.

De volgende entiteiten moeten daarom de ad-hoc tabellen aanvullen: ? Actiris voor het werkgelegenheidsbeleid (sociale economie en oproepen voor projecten voor werkgelegenheid) ? GGC voor het beleid inzake het geestelijke gezondheidsbeleid of de daklozensector Aan de entiteiten die betrokken zijn bij spending reviews met gevolgen voor hun personeelsplan, wordt gevraagd hun personeelsplan te bezorgen aan talent.brussels. 2. Principes en methodologie 2.1. Principe De Regering zou meerjarige en evolutieve personeelsplannen voor een periode van 6 jaar moeten kunnen opstellen en goedkeuren teneinde garanties te bieden voor een methodologie die coherent en homogeen is ten opzichte van het toekomstige Wetboek van Overheidsfinanciën van het Brusselse Gewest.

In het kader van de nieuwe procedure worden gestandaardiseerde gegevens verzameld voor de opmaak van de personeelsplannen van de verschillende entiteiten. Er zullen bijgevolg wijzigingen worden aangebracht aan de bepalingen van de artikelen 18 en 19 betreffende de personeelsplannen van het besluit van de Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten en van de instellingen van openbaar nut.

De nieuwe werkinstrumenten zullen toelaten het verband tussen de personeelsplannen en de begroting te verduidelijken, de jaarlijkse inschrijving van de personeelskredieten in de begroting te verbeteren en het begrotingsplafond op het einde van het meerjarige personeelsplan en na de halfjaarlijkse controles in acht te nemen.

Als gevolg van deze ingrijpende wijzigingen zal talent.brussels actief samenwerken met elke entiteit in het proces van berekenen en valideren van de HR-budgetgegevens en zal een adviserende rol vervullen via zijn subcomité voor monitoring. 2.2 Nieuwe methodologie voor indiening van de personeelsplannen met behulp van een prospectieve boordtabel: 2.2.1 Doelstellingen en resultaten: In een streven naar administratieve vereenvoudiging, leesbaarheid van de documenten en ondersteuning van de gewestelijke entiteiten werd beslist om de procedure met betrekking tot de personeelsplannen te optimaliseren. Na verloop van tijd zal een voorspellende boordtabel (zie bijlage) op automatische wijze worden aangemaakt en bijgewerkt in een tool voor monitoring van de personeelsplannen die momenteel wordt ontwikkeld. Op middellange termijn zou deze tool een maandelijkse monitoring mogelijk moeten maken, terwijl op lange termijn een monitoring in reële tijd mogelijk zou worden.

Deze nieuwe procedure komt tegemoet aan de volgende doelstellingen: ? Gevolg geven aan de opmerkingen en de aanbevelingen van de Inspectie van Financiën; ? Zich schikken naar het toekomstige Wetboek van Overheidsfinanciën van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dat in de plaats zal komen van het besluit van 16 december 2021 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering die de begrotingsmodaliteiten bepaald; ? Beschikken over een unieke procedure voor opmaak van de personeelsplannen van de verschillende besturen en instellingen, door gestandaardiseerde gegevens te verzamelen; ? De opmaak en de goedkeuring, door de Regering, van meerjarige personeelsplannen mogelijk maken op basis van de meerjarige begrotingsenveloppen die jaarlijks evolueren; ? De wijziging of de actualisering van deze meerjarige personeelsplannen mogelijk maken op vereenvoudigde wijze, voor zover dergelijke wijziging/actualisering binnen de vastgestelde en goedgekeurde begrotingslimieten blijft. 2.2.2 Prospectieve tabel Tabel 1: Begrotingssignalisatie (bijlage 1) Voor de opmaak van de personeelsplannen laat de nieuwe methodologie zich samenvatten in een voorspellende tabel die de betrokken entiteiten moeten invullen. Deze tabel is opgenomen in de bijlage en worden aangevuld met een woordenlijst.

Het grootste voordeel van deze tabel bestaat in het nauwkeurig overzicht van de uitgaven inzake het personeel in elke instelling.

Voor elk personeelslid worden de totale kosten op jaarbasis uitgesplitst volgens de categorie uitgaven.

Naast de kredieten voor het bestaande actieve personeel zal deze tabel ook de evaluatie van de kredieten bevatten, rekening houdend met het te verwachten personeelsbestand, de loopbaanontwikkeling UPGRADE (bevorderingen en benoemingen), natuurlijke personeelsbewegingen UIT (pensioenen, ontslagnemingen) en IN (indiensttredingen en aanwervingsplan).

Aan de entiteiten wordt gevraagd een meerjarenplan inzake personeelsverloop en aanwerving op te stellen door opeenvolgende prognoses te maken over een periode van 6 jaar. Dit jaar hebben de prognoses betrekking op de jaren 2024 tot en met 2029. Via deze methodologie krijgt de Regering, via de Minister van Openbaar Ambt en Begroting, een beter zicht op de personeelssituatie. ? Inhoud en formaat van de gegevens Alle bruto loonschalen in de tabel worden zonder indexering vermeld, zowel voor de huidige schalen als voor de prognoses.

Elke nieuwe aanwerving dient gemotiveerd te worden in overeenstemming met het Optiris-plan en het moratorium (zie punt 1.1).

Op basis van de gegevens in de bijgevoegde begrotingstabel worden de totale kosten van de agenten berekend door de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (talent.brussels) om ervoor te zorgen dat de cijfers overeenstemmen met de wijzigingen in de wetgeving en de prognoses van het Planbureau(1) . Ter informatie geven we mee dat de prognoses het principe zullen volgen van 2% indexering per jaar op 1 januari van het betrokken jaar en dat de herwaarderingen van loonschalen met 1% eveneens zullen worden opgenomen om de nauwkeurigheid van de cijfers te garanderen in het licht van de evolutie van de wetgeving en de prognoses van het Planbureau(2) .

Elke uitgave die de vergelijking met eerdere boekjaren onmogelijk maakt, moet expliciet worden vermeld in de kolom "opmerkingen". Als algemene regel, en inzonderheid in het kader van de elektronische toezending van de budgetten en begrotingswijzigingen, dient, teneinde de leesbaarheid van alle documenten te waarborgen, de presentatie van de bijgevoegde tabel strikt aangehouden te worden en mogen geen wijzigingen aangebracht worden zonder voorafgaand overleg met het subcomité monitoring.

De leidend ambtenaar van elke entiteit stuurt zijn ingevuld meerjarig personeelsplan (bijlage 1) op naar het adres van talent.brussels, strategie@talent.brussels, tegen 28 februari van het jaar waarin het personeelsplan aanvang neemt, samen met: ? De raming van de meerjarenbegroting ; ? Het advies van de Inspectie van Financiën voor de GOD en de ION's van type 1; ? Het advies van de Regeringscommissarissen en van de raad van bestuur voor ION's van type 2; ? Het akkoord van de Minister van Begroting indien vereist; ? De spending reviews van de entiteit die een impact hebben op het vlak van personeel; ? Eender welk regeerakkoord dat een impact heeft op het personeelsplan van de entiteit; ? Het akkoord van de Minister van Openbaar Ambt indien vereist; ? Het resultaat van het voorafgaand overleg overeenkomstig artikel 11 van de wet van 19 december 1974Relevante gevonden documenten type wet prom. 19/12/1974 pub. 05/10/2012 numac 2012000586 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.

De leidend ambtenaar van elke entiteit wijst ook een "referentiepersoon personeelsplan" aan als contactpersoon tussen de entiteit en het subcomité monitoring. Deze referentiepersoon zal worden uitgenodigd op twee vergaderingen om kennis te nemen van de inhoud van de tabel voorafgaand aan de opmaak van het personeelsplan en om vervolgens de cijfers te onderzoeken en te valideren in samenwerking met talent.brussels; vervolgens zal het personeelsplan definitief worden overhandigd aan de Taskforce PP zoals bepaald in de ministeriële omzendbrief van 16 januari 2020Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 16/01/2020 pub. 07/02/2020 numac 2020020146 bron gewestelijke overheidsdienst brussel openbaar ambt Ministeriële omzendbrief betreffende de uitwerking en opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe sluiten betreffende de opmaak en de opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe. 2.2.3 Planning Met het oog op een goede beheersing van het financieel beheer en in het kader van de goedkeuring van de personeelsplannen door de Regering vestigen we uw aandacht op de noodzaak om de wetsbepalingen zo goed mogelijk in acht te nemen met betrekking tot de termijnen voor indiening van de personeelsplannen, samen met alle documenten ad hoc, bij de Minister van Openbaar Ambt en Begroting, via talent.brussels aan het adres strategie@talent.brussels en dit ten laatste op 28 februari 2024.

Een extra termijn van vijftien dagen wordt alleen toegekend aan entiteiten die hun initiële personeelsplan op 28 februari hebben ingediend, maar waarvoor het advies van de IF gedeeltelijk gunstig of ongunstig is. Indien het eventuele personeelsplan ter rechtzetting niet is ingediend op ten laatste 15 maart, zal het op 28 februari ingediende personeelsplan in aanmerking worden genomen, ook al is het advies van de IF niet (volledig) gunstig.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Ter informatie en teneinde het personeelsplan samen met de vereiste documenten tijdig toe te sturen worden de verschillende instellingen eraan herinnerd om rekening te houden met volgende termijnen: 10 werkdagen voor het bijeenroepen van een BOC, maximaal 20 werkdagen vanaf de datum van ontvangst van de documenten voor de Inspectie van Financiën en de Minister van Begroting, de termijn van 14 dagen voor het op de agenda van de Regering plaatsen tenzij in geval van nood, de termijn voor analyse door de functioneel bevoegde Minister enzovoort. 2.3 Wijziging van de personeelsplannen en monitoring 2.3.1. Wijzigingen Het principe van jaarlijkse opmaak van de begroting moet derhalve in acht worden genomen; de vaststelling van het personeelsplan door de Regering houdt de toestemming in van de bezetting van de betrekkingen waarin door aanwerving, promotie, mobiliteit of indienstneming wordt voorzien, binnen de grenzen van de gewestelijke begrotingskredieten in een volledig jaar.

In dringende gevallen wegens uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden kan de Regering door middel van een met redenen omklede beslissing toestemming geven tot aanwerving of tot wijziging van de personeelstabel en de daarmee samenhangende kredieten voor een bedrag en duur die in de beslissing worden vastgesteld (bv. gesubsidieerde aanwervingen, nieuwe tewerkstelling, contracten van bepaalde duur enzovoort).

Het personeelsplan en alle wijzigingen of bijwerkingen ervan worden meegedeeld aan alle personeelsleden en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 2.3.2. Monitoring De personeelsplannen worden gemonitord op basis van de begrotingsdoelen, met het oog op eventuele noodzakelijke aanpassingen.

Op termijn zal deze monitoring maandelijks en op automatische wijze worden uitgevoerd met behulp van specifieke software. In afwachting van de implementatie van deze tool wordt de monitoring halfjaarlijks en op handmatige wijze uitgevoerd, waarbij alleen gebruik wordt gemaakt van de tabel in de bijlage.

Elke leidend ambtenaar van een dienst van de Regering of van de betrokken ION zal bijgevolg aan talent.brussels, minimaal tweemaal per jaar en ten laatste op 1 juni en op 1 december van jaar N, een overzicht moeten toesturen met het percentage van verwezenlijking van de toegekende begroting inzake personeel voor het jaar N evenals het geactualiseerde percentage van invulling van zijn personeelsplan.

Eens de leidende ambtenaren de monitoring van personeelsplannen hebben verzonden, worden de begrotingscijfers en HR-cijfers als gevalideerd beschouwd. 3. Conclusie Deze omzendbrief bevat, samen met zijn bijlage, de voornaamste elementen die nuttig zijn voor het begrip en de opmaak van de personeelsplannen voor de werkingsjaren 2024 tot 2029.In die zin vormt de omzendbrief uw referentiedocument en bestaat het doel ervan bij te dragen tot de doelstelling van goed beheer van de gewestelijke entiteiten, met inachtneming van de interne en Europese wetsbepalingen.

Elke vraag kan worden toegestuurd aan strategie@talent.brussels. _______ Nota (1) Berekening gebaseerd op 13 instellingen (2) Berekening gebaseerd op 13 instellingen Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld