MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

6 FEBRUARI 2004. - Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - Omzendbrief

Aan de Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Ter informatie : Aan de Dames en Heren Gemeenteontvangers.

Dames en Heren Burgemeesters, Dames en Heren Schepenen, Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2003.

Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot 79).

Sint 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene regels van het voornoemde koninklijk besluit.

Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : A. Begrotingsrekening A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen : De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari 2004 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2003. Dit geldt eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst Financiën.

De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen van artikel 46 van het A.R.G.C. Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2003.

Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - gegrond is.

Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde schuldvorderingen en de juiste onwaarden te boeken.

Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze uitgave stipt nageleefd wordt.

A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T : De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen goedgekeurd door de gemeenteraad. Deze wijzigingen moeten alle verrichtingen betreffen die tijdens het dienstjaar zijn uitgevoerd tussen de begrotingsartikels met dezelfde functionele en economisch codes, waarbij elke code wordt beperkt tot de eerste drie cijfers. Ze worden van kracht op 31 december 2003 en zullen bijgevolg worden geïntegreerd in de begrotingsrekening 2003 na de goedkeuring ervan door de gemeenteraad.

Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 10, 16 en 73 van het A.R.G.C. Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via overboekingen en de inschrijving van de onwaarden.

In de veronderstelling dat de begrotingswijzigingen worden aangebracht aan de buitengewone dienst, vormen deze altijd de uitzondering en worden ze behoorlijk verantwoord aan de hand van een gedetailleerd verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12 van het A.R.G.C. A. 3. Resultaat van de dienstjaren : Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december 2003.

De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is voorgeschreven door de ministeriële omzendbrief van 8 juli 2003 betreffende de opstelling van de gemeentelijke begrotingen voor 2004 en de meerjarige beheersplannen.

B. Balans, resultatenrekening en bijlage B. 1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 552-index van de maand mei 2003.

B. 2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans gewaardeerd werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2003 uitgegaan worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische indexering van de kadastrale inkomens, zijnde 1,64 %, berekend als de verhouding tussen de coëfficiënt 2003 (1,3391) en de coëfficiënt 2002 (1,3175) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 19 maart 2002 en 18 maart 2003.

B. 3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen.

B. 4. Werken in uitvoering : Er moet op toegezien worden dat voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen « werken in uitvoering » elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen verricht worden, wat tot een fictieve verbetering van de resultatenrekening leidt.

B. 5. Regularisatie- en wachtrekeningen : Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans.

B. 6. Situatie van de gemeenteschuld : Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel in Excel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.

C. Gebruik van publicount Voor het afsluiten van de rekening 2003 dient gebruik gemaakt te worden van het programma voor het opstellen van de jaarrekeningen « Publicount ». Zoals vermeld in de omzendbrief van 29 januari 2003 (Belgisch Staatsblad 20 augustus 2003), werden de nodige documenten en software u bezorgd.

Ter herinnering : voornoemd programma kan gedownload worden vanop volgende website : www.brussel.irisnet.be/publicount D. Overzending en informatiedrager Naast de aan de hand van het programma « Publicount » opgemaakte documenten, blijft de overzending van de rekening in zijn authentieke vorm, in vijf exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden en vergezeld van in B. 3 vermelde bijlagen, verplicht. Bij deze bijlagen mag eventueel een elektronische versie gevoegd worden (bijvoorbeeld bestanden in Excel voor Windows 98 of recenter).

Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding.

De Minister-Voorzitter, D. DUCARME, Minister van Staat