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| Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - Omzendbrief | Clôture des comptes annuels de l'exercice 2003. - Circulaire |
|---|---|
| MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST | MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE |
| 6 FEBRUARI 2004. - Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - | 6 FEVRIER 2004. - Clôture des comptes annuels de l'exercice 2003. - |
| Omzendbrief | Circulaire |
| Aan de Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels | A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins de la Région de |
| Hoofdstedelijk Gewest. | Bruxelles-Capitale. |
| Ter informatie : | Pour information : |
| Aan de Dames en Heren Gemeenteontvangers. | A Mesdames et Messieurs les Receveurs communaux. |
| Dames en Heren Burgemeesters, | Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, |
| Dames en Heren Schepenen, | Mesdames et Messieurs les Echevins, |
| Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de | La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des |
| gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2003. | comptes communaux pour l'exercice 2003. |
| Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen | L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la |
| reglement op de gemeentelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de | comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de |
| afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot | l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79). |
| 79). Sint 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk | Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale |
| Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene | ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles |
| regels van het voornoemde koninklijk besluit. | générales de l'arrêté royal déjà cité. |
| Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : | De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : |
| A. Begrotingsrekening | A. Compte budgétaire |
| A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen : | A. 1. Droits constatés, engagements et imputations : |
| De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari | La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février |
| 2004 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt | 2004 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en |
| document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2003. Dit geldt | bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2003. |
| eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst | Cette règle s'applique également aux additionnels perçus par le |
| Financiën. | Service public Fédéral des Finances. |
| De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen | Les droits à recette sont constatés conformément aux dispositions de |
| van artikel 46 van het A.R.G.C. | l'article 46 du R.G.C.C. |
| Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het | Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C. tout sera mis |
| werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen | en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de |
| en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2003. | tous les décomptes afférents à l'exercice 2003. |
| Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en | Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits |
| overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - gegrond is. | engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices. |
| Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde | De même, il y a lieu d'opérer un « nettoyage » des créances |
| schuldvorderingen en de juiste onwaarden te boeken. | non-recouvrées et de passer les non-valeurs adéquates. |
| Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke | En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de |
| gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze | police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de |
| uitgave stipt nageleefd wordt. | l'annualité de cette dépense. |
| A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T : | A. 2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T : |
| De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het | Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du |
| formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen | formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par |
| goedgekeurd door de gemeenteraad. Deze wijzigingen moeten alle | le conseil communal. Ces modifications reprendront obligatoirement |
| verrichtingen betreffen die tijdens het dienstjaar zijn uitgevoerd | tous les mouvements opérés durant l'exercice entre les articles |
| tussen de begrotingsartikels met dezelfde functionele en economisch | budgétaires portant les mêmes codes fonctionnels et économiques, |
| codes, waarbij elke code wordt beperkt tot de eerste drie cijfers. Ze | chacun de ceux-ci étant limité aux trois premiers chiffres; elles |
| worden van kracht op 31 december 2003 en zullen bijgevolg worden | prendront valeur au 31 décembre 2003 et emporteront dès lors leur |
| geïntegreerd in de begrotingsrekening 2003 na de goedkeuring ervan | intégration au compte budgétaire 2003 dès leur vote par le conseil |
| door de gemeenteraad. | communal. |
| Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de | Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses |
| gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 10, 16 en 73 | du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 10, 16 |
| van het A.R.G.C. | et 73 du R.G.C.C. |
| Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt | Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera |
| echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking | toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la |
| van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via | comptablilisation de charges non décaissées, les dotations aux |
| overboekingen en de inschrijving van de onwaarden. | réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs. |
| In de veronderstelling dat de begrotingswijzigingen worden aangebracht | Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être |
| aan de buitengewone dienst, vormen deze altijd de uitzondering en | apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours |
| worden ze behoorlijk verantwoord aan de hand van een gedetailleerd | l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi |
| verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12 | par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C. |
| van het A.R.G.C. | |
| A. 3. Resultaat van de dienstjaren : | A. 3. Le résultat des exercices : |
| Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig | Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera |
| batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd | constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du |
| en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december | résultat comptable arrêté au 31 décembre 2003. |
| 2003. De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is | Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite |
| voorgeschreven door de ministeriële omzendbrief van 8 juli 2003 | par la circulaire ministérielle du 8 juillet 2003 relative à |
| betreffende de opstelling van de gemeentelijke begrotingen voor 2004 | l'élaboration, des budgets communaux 2004 et des plans pluriannuels de |
| en de meerjarige beheersplannen. | gestion. |
| B. Balans, resultatenrekening en bijlage | B. Bilan, compte de résultats et annexe |
| B. 1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de | B. 1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur |
| herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 552-index van de maand mei | les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 552 du mois de |
| 2003. | msi 2003. |
| B. 2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire | |
| B. 2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 | et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 |
| juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans | |
| gewaardeerd werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2003 | juillet 1994, leur réévaluation au compte 2003 sera basée sur le |
| uitgegaan worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische | |
| indexering van de kadastrale inkomens, zijnde 1,64 %, berekend als de | coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, |
| verhouding tussen de coëfficiënt 2003 (1,3391) en de coëfficiënt 2002 | soit 1,64 % obtenu par le rapport du coefficient 2003 (1,3391) sur le |
| (1,3175) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 19 maart | coefficient 2002 (1,3175) tels que publiés au Moniteur belge des 19 |
| 2002 en 18 maart 2003. | mars 2002 et 18 mars 2003. |
| B. 3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, | B. 3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de |
| resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de | résultats), il convient de communiquer les balances des comptes |
| bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke | généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre |
| bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling | 1988 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des |
| en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het | comunes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Il |
| analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden | est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a été |
| eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak | mis à la disposition des communes. De plus, il convient de tenir à la |
| van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de | disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les |
| documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij | documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. |
| ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen. B. 4. Werken in uitvoering : Er moet op toegezien worden dat voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen « werken in uitvoering » elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen verricht worden, wat tot een fictieve | et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (Moniteur belge du 21 octobre 1991). B. 4. Travaux en cours : Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes « travaux en cours » augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas effectués, ce qui améliore fictivement le |
| verbetering van de resultatenrekening leidt. | compte de résultats. |
| B. 5. Regularisatie- en wachtrekeningen : | B. 5. Comptes de régularisation et d'attente : |
| Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de | A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation |
| regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) | et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentioner que les sommes |
| slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere | qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces |
| woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden | |
| afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de | comptes s'impose avant l'arrêt des comptes. Leur solde doit être |
| hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen | dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes |
| die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' | généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du |
| van de balans. | bilan. |
| B. 6. Situatie van de gemeenteschuld : | B. 6. Situation de la dette communale. |
| Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze | Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale |
| in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de | telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le |
| werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er | reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que |
| verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank | des différences peuvent exister au regard des documents transmis par |
| bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een | les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées |
| tabel in Excel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de | au moyen d'un tableau Excel qui établira la concordance entre les |
| saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft | soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organismes |
| bezorgd. | financiers. |
| C. Gebruik van publicount | C. Utilisation de publicount |
| Voor het afsluiten van de rekening 2003 dient gebruik gemaakt te | Le progiciel d'élaboration des comptes annuels « Publicount » doit |
| worden van het programma voor het opstellen van de jaarrekeningen « | être utilisé pour la clôture du compte 2003. Comme le précise la |
| Publicount ». Zoals vermeld in de omzendbrief van 29 januari 2003 | circulaire du 29 janvier 2003 (Moniteur belge 20 août 2003), les |
| (Belgisch Staatsblad 20 augustus 2003), werden de nodige documenten en | documents et logiciel nécessaires vous ont été remis. |
| software u bezorgd. | |
| Ter herinnering : voornoemd programma kan gedownload worden vanop | Pour mémoire, le progiciel est disponible en téléchargement sur le |
| volgende website : www.brussel.irisnet.be/publicount | site internet suivant : www.bruxelles.irisnet.be/publicount |
| D. Overzending en informatiedrager | D. Transmission et support |
| Naast de aan de hand van het programma « Publicount » opgemaakte | En plus des documents établis grâce au progiciel « Publicount », la |
| documenten, blijft de overzending van de rekening in zijn authentieke | transmission du compte dans sa forme authentique, en cinq exemplaires |
| vorm, in vijf exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke | et signé par les autorités communales compétentes, accompagné |
| overheden en vergezeld van in B. 3 vermelde bijlagen, verplicht. Bij | impérativement des annexes reprises sous B. 3, reste toujours |
| deze bijlagen mag eventueel een elektronische versie gevoegd worden | obligatoire. Eventuellement, ces annexes pourront être accompagnées |
| (bijvoorbeeld bestanden in Excel voor Windows 98 of recenter). | d'une version sous forme électronique (fichiers Excel sous Windows 98 |
| ou supérieur). | |
| Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven | Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, |
| betreffende de afsluiting van de boekhouding. | l'assurance de ma considératon distinguée. |
| De Minister-Voorzitter, | Le Ministre-Président, |
| D. DUCARME, | D. DUCARME, |
| Minister van Staat | M. d'Etat |