MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

5 MAART 2010. - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2009

Aan de Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Ter informatie : Aan de Dames en Heren Gemeenteontvangers Dames en Heren Burgemeesters, Dames en Heren Schepenen, Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2009.

Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot 79).

Sinds 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene regels van het voornoemde koninklijk besluit.

Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : A. BEGROTINGSREKENING A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen : De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari 2010 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2009. Dit geldt eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst Financiën; de bedragen van de vastgestelde rechten dienen overeen te stemmen met deze vermeld op regel 6 (opbrengst toegekend aan de gemeente) van het document 173X. De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen van artikel 46 van het A.R.G.C. Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2009.

Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - gegrond is.

Ik herinner eraan dat in artikel 57 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden.

Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen of werken die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd.

Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde schuldvorderingen, vooreerst door deze als dubieuze vorderingen in de boeken op te nemen en vervolgens door de juiste onwaarden te boeken.

De vorige jaren werd immers vastgesteld dat in de balansen nog schuldvorderingen voorkomen die dateren van meer dan 25 jaar geleden.

Ik wens het belang van deze verrichtingen te beklemtonen, daar het begrotingsresultaat van de rekening gebaseerd is op de netto vastgestelde rechten en de vastleggingen. Onnodig overgedragen vastleggingen beïnvloeden het resultaat immers negatief, terwijl vastgestelde rechten die naar alle verwachtingen niet meer geïnd kunnen worden, een fictieve positieve invloed hebben, en dit niet enkel op het begrotingsresultaat maar ook op de resultatenrekening.

Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze uitgave stipt nageleefd wordt.

A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T : De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen goedgekeurd door de gemeenteraad. Interne overboekingen die tijdens het dienstjaar verricht werden tussen begrotingsartikelen die dezelfde tot dezelfde functie en economische groep behoren (art. 10 ARGC), moeten niet langer in deze wijzigingen opgenomen worden. Deze wijzigingen worden van kracht op 31 december 2009 en zullen bijgevolg worden geïntegreerd in de begrotingsrekening 2009 na de goedkeuring ervan door de gemeenteraad.

Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 16 en 73 van het A.R.G.C. Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via overboekingen en de inschrijving van de onwaarden.

Overboekingen van het overschot naar de reservefondsen die tijdens het jaar aangelegd worden, dienen eveneens aangerekend te worden. De overboeking als uitgave leidt immers tot een daling van het gecumuleerde resultaat; het is dan ook logisch dat het reservefonds voor het overeenstemmende bedrag gecrediteerd wordt. Het is echter zo dat enkel via een aanrekening in de algemene boekhouding tot uiting komt. Daarom is het van essentieel belang dat de overboeking volledig aangerekend wordt, zodat de balans de werkelijke reserves weergeeft.

Eventuele begrotingswijzigingen in de buitengewone dienst gelden steeds als uitzonderingen en moeten behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerd verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12 van het A.R.G.C. Wijzigingen van ontvangsten komen niet aan bod in dit document.

A. 3. Resultaat van de dienstjaren Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december 2009.

De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is voorgeschreven door het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 20 oktober 2005 waarbij de voorstelling van de begroting van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt vastgelegd.

In de kolom met betrekking tot de begrotingskredieten moeten de kredieten vermeld worden als aangepast door de wijzigingen, met inbegrip van de aanpassingen verricht in het kader van artikel 10 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit.

B. BALANS, RESULTATENREKENING EN BIJLAGE B.1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 684-index van de maand mei 2009.

B.2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans gewaardeerd werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2009 uitgegaan worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische indexering van de kadastrale inkomens, zijnde 4,49 %, berekend als de verhouding tussen de coëfficiënt 2009 (1,5461) en de coëfficiënt 2008 (1,4796) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 25 januari 2008 en 26 januari 2009.

B.3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de boekhoudkundige documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit van 23 september 1991 (BS van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen.

B.4. Werken in uitvoering Er moet op toegezien worden dat de rekeningen « werken in uitvoering » en « aankopen in uitvoering » met betrekking tot voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen « werken in uitvoering » elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen verricht worden. Dit leidt tot een fictieve verbetering van de resultatenrekening en geeft een vertekend beeld van de balans.

B.5. Regularisatie- en wachtrekeningen Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans.

B. 6. Situatie van de gemeenteschuld : Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd.

C. NAZICHT VAN DE REKENINGEN Bij de afsluiting van de rekeningen is het onontbeerlijk de juistheid van de boekhouding te controleren. Het Gewest stelt daarvoor een programma voor het opstellen van de jaarrekeningen, « Publicount », ter beschikking van de gemeenten.

Dit programma kan gedownload worden op de website van de Federatie van de Ontvangers : www.ro19.be. In geval van problemen, kan u Mevr.

Meulemans contacteren op het nummer 02.774.60.72.

D. OVERZENDING EN INFORMATIEDRAGER De overzending van de rekeningen (begrotingsrekening, balans, resultatenrekening) in zijn authentieke vorm, in vijf tweetalige exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden, blijft steeds verplicht.

De wettelijke bijlage en de in punt B3 vermelde documenten moeten bijgevoegd worden in drie exemplaren.

Elektronische overzending Het besluit van 20 maart 2008 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot bepaling van het informaticaformaat van de begrotingen en rekeningen van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is van toepassing op de rekeningen 2008.

Daarom verwijs ik u naar de omzendbrief van 4 december 2008 met betrekking tot de Gegevensbank van de gemeentelijke financiën - Gegevensoverdracht. De informaticus van het CIBG, Guy Fremal, zal een antwoord kunnen geven op uw technische vragen. (02/204.27.47).

Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding.

Met de meeste hoogachting, De Minister-President, Ch. PICQUE