5 DECEMBER 2024. - Omzendbrief nr. 729. - Toepassingsrichtlijnen betreffende de vergoedingen voor reiskosten en voor verblijfskosten

Aan de federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, het Ministerie van Defensie en de instellingen van openbaar nut die behoren tot het federaal administratief openbaar ambt zoals bepaald in artikel 1 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken, Geachte collega, Mevrouw, Mijnheer, Deze omzendbrief beoogt de regels met betrekking tot de vergoedingen voor reiskosten en verblijfskosten in herinnering te brengen om te waarborgen dat deze vergoedingen op uniforme wijze worden toegepast binnen het federaal administratief openbaar ambt.

In het koninklijk besluit van 13 juli 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 13/07/2017 pub. 19/07/2017 numac 2017040352 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt sluiten tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt werden nieuwe concepten, te weten duurzaam reizen en gedeelde mobiliteit, opgenomen voor verplaatsingen die verband houden met dienstopdrachten. Deze omzendbrief heeft als doel te waarborgen dat deze concepten goed begrepen worden. 1. Vergoedingen voor reiskosten

Artikelen 68 tot 71 van het voormelde besluit hebben betrekking op de beginselen van de vergoeding voor reiskosten.Zij heeft betrekking op de situatie van het personeelslid dat zich in het kader van de uitoefening van zijn functie moet verplaatsen.

De verplaatsingen moeten verricht zijn met het openbaar vervoer, de fiets, via deelmobiliteit of met het persoonlijk voertuig van het personeelslid. In een aantal uitzonderlijke gevallen kunnen andere vervoermiddelen worden gebruikt, op voorwaarde dat dit gebruik gerechtvaardigd wordt door de aard en de urgentie van de dienstopdracht.

Het is evenwel aan de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde om zijn akkoord te geven wat betreft het meest verantwoorde vervoermiddel. De leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde houdt rekening met de volgende criteria: kostprijs, snelheid en duurzaamheid.

Het kostencriterium houdt enkel rekening met de werkelijke kosten, zijn de kosten die rechtstreeks gefactureerd worden bij het gebruik van het vervoermiddel of de abonnementskosten in het kader van deelmobiliteit.

Het snelheidscriterium verwijst naar het verlies van arbeidstijd dat veroorzaakt wordt door het gebruik van een specifiek vervoermiddel.

Het duurzaamheidscriterium wordt beoordeeld volgens de externe kosten voor elk type verplaatsing. Deze externe kosten worden regelmatig berekend door de Europese Commissie (handbook on the external costs of transport-MI0320275ENN.pdf) en bedroegen in 2019: ? Wagen: 0,12 €/km; ? Bus: 0,036 €/km; ? Trein: 0,028 €-cent/km; ? Trein (HST) : 0,013 €/km; ? Vliegtuig (<1,500 km): 0,043 €/km; ? Vliegtuig (1,500-5000 km) : 0,028 €/km; ? Vliegtuig (>5000 km): 0,032 € /km.

Wanneer de verplaatsing die voor de opdracht moet worden gemaakt minder dan vijfhonderd kilometer bedraagt, is de keuze voor luchtvervoer uitgesloten. Met betrekking tot deze uitsluiting van de keuze voor het vliegtuig voor korte afstanden is in twee uitzonderingen voorzien: 1° een onevenredig verlies van tijd of middelen.Het volstaat hier evenwel niet om louter te kijken naar eventuele langere reistijd op zich. Indien tijdens de reis via telecommunicatiemiddelen en technologie kan gewerkt worden, hoeft dit niet als verloren arbeidstijd te worden beschouwd; 2° redenen van nationale of internationale veiligheid (bv.oorlog) of ernstige redenen (bv. overstromingen) die een aanzienlijk risico inhouden.

Als het openbaar vervoer als vervoermiddel wordt gebruikt, krijgt het personeelslid zijn verplaatsingskosten terugbetaald ten belope van de prijs voor een reis in 2e klas. Als het persoonlijk voertuig van het personeelslid als vervoermiddel wordt gebruikt, worden de reiskosten forfaitair terugbetaald op basis van de kilometervergoeding bedoeld in artikel 74 van het voormelde besluit van 13 juli 2017 naar rato van de kilometers die voor de dienst zijn afgelegd. Deze vergoeding wordt driemaandelijks aangepast door middel van een ministeriële omzendbrief.

Als het personeelslid in het kader van een dienstopdracht voor gedeelde mobiliteit of een ander vervoermiddel kiest, worden zijn werkelijk gemaakte kosten terugbetaald.

Het concept van gedeelde mobiliteit verwijst naar vervoermiddelen die gebruikt kunnen worden op basis van een abonnement of via betaling per gebruik, zoals deelfietsen en deelauto's.

Wanneer het personeelslid gebruikmaakt van een van deze vervoermiddelen voor gedeelde mobiliteit, wordt hij met aandrang verzocht om een geschikt beschermingsmiddel te dragen. Op een deelfiets bijvoorbeeld moet men een helm en een reflecterend vest dragen. 2. De vergoeding voor verblijfskosten

Artikelen 80 tot 82 van het koninklijk besluit van 13 juli 2017Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 13/07/2017 pub. 19/07/2017 numac 2017040352 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt sluiten hebben betrekking op de beginselen van de vergoeding voor verblijfskosten. Het personeelslid dat zich voor de uitoefening van zijn functie moet verplaatsen, krijgt deze verblijfskosten terugbetaald.

De regels van deze vergoeding verschillen als de verplaatsing in België (A) of in het buitenland (B) gebeurt.

A. Vergoeding voor verblijfskosten in België De leidend ambtenaar kan voor het personeelslid van wie de aard van zijn functie regelmatige prestaties buiten de administratieve standplaats inhoudt, d.w.z. degene die men doorgaans het rondreizende personeelslid noemt, voorzien in de toekenning van een maandelijkse forfaitaire vergoeding om de maaltijdkosten te dekken. Wanneer de woonplaats van dit personeelslid werd vastgesteld als administratieve standplaats, dan kan deze forfaitaire vergoeding eveneens door de leidend ambtenaar worden aangevuld om enerzijds de kosten te dekken voor internettoegang en telefoongebruik en anderzijds de kantoorkosten. De kantoorkosten omvatten met name de kosten voor nutsvoorzieningen (water, elektriciteit en verwarming) en klein informaticamateriaal.

Het bedrag van deze aanvullende vergoeding die door de leidend ambtenaar wordt toegekend is gelijk aan de niet-geïndexeerde som verkregen door het optellen van: 1. eenmaal het niet-geïndexeerde forfaitaire basisbedrag van de vergoeding bedoeld in artikel 96, derde lid, eerste streepje, van het voormelde besluit;2. tweemaal het geïndexeerde forfaitaire bedrag van de vergoeding bedoeld in artikel 96, derde lid van hetzelfde besluit. Het personeelslid heeft evenwel het recht een dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten te krijgen om zijn huisvestingskosten te dekken, op voorwaarde dat hij voldoet aan de voorwaarden vermeld in artikel 88 van het voormelde besluit: - de dienstopdracht moet plaatsvinden op een afstand van 75 kilometer buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats van het personeelslid of, bij gebrek daaraan, buiten de gemeente van die administratieve standplaats; - De huisvestingskosten moeten door het personeelslid zijn gedragen.

De forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten is vastgelegd op 75 euro per nacht.

B. Vergoeding voor verblijfskosten in het buitenland Deze vergoeding wordt toegekend aan het personeelslid dat in het kader van zijn functie een opdracht in het buitenland verricht of in een internationale commissie zetelt. Deze vergoeding is ten belope van 100% verschuldigd vanaf de dag van vertrek tot de laatste dag voor elke opdracht in het buitenland, ongeacht de duur van de opdracht.

Evenwel worden er verminderingen toegepast op het bedrag van de vergoeding als de maaltijdkosten door een derde ten laste zijn genomen, want de sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, vormen loon waarop sociale bijdragen zijn verschuldigd: - 35% voor het middagmaal; - 45% voor het avondmaal.

Het bedrag van de vergoeding is vastgelegd in een ministerieel besluit van de FOD Buitenlandse Zaken (categorie 1) houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking diebelast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen.

Deze vergoeding dekt de kosten van de maaltijden (`s middags en `s avonds), drank- en snackkosten, plaatselijke vervoerskosten, met inbegrip van de verplaatsingskosten tussen de luchthaven of het station van bestemming in het buitenland en de plaats van de opdracht of huisvesting, telefonische communicatiekosten en andere kleine uitgaven.

Bovendien wordt het bedrag van de vergoeding van het personeelslid dat maaltijdcheques krijgt verminderd met de bijdrage van de werkgever (4,91 euro) aan deze maaltijdcheques.

Op dit bedrag mogen geen andere verminderingen worden toegepast dan de vermelde verminderingen.

Er wordt eveneens een aanvullende vergoeding voor verblijfskosten om de huisvestingskosten te dekken toegekend aan het personeelslid dat in het kader van zijn dienstopdracht in het buitenland moet verblijven, op voorwaarde dat er hem geen ander voordeel van dezelfde aard wordt toegekend.

Het bedrag van deze aanvullende vergoeding is gelijk aan de werkelijke huisvestingskosten per nacht ontbijt inbegrepen. Het is evenwel beperkt tot de maximale huisvestingsvergoeding die wordt toegekend aan de vertegenwoordigers en ambtenaren die afhangen van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, behoudens uitzonderlijke gevallen.

De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER