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| Omzendbrief nr. 729. - Toepassingsrichtlijnen betreffende de vergoedingen voor reiskosten en voor verblijfskosten | Circulaire n° 729. - Directives d'application concernant les indemnités pour frais de parcours et pour frais de séjour |
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| 5 DECEMBER 2024. - Omzendbrief nr. 729. - Toepassingsrichtlijnen | 5 DECEMBRE 2024. - Circulaire n° 729. - Directives d'application |
| betreffende de vergoedingen voor reiskosten en voor verblijfskosten | concernant les indemnités pour frais de parcours et pour frais de séjour |
| Aan de federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, | Aux services publics fédéraux et aux services qui en dépendent, au |
| het Ministerie van Defensie en de instellingen van openbaar nut die | Ministère de la Défense, ainsi qu'aux organismes d'intérêt public |
| behoren tot het federaal administratief openbaar ambt zoals bepaald in | appartenant à la fonction publique administrative fédérale telle que |
| artikel 1 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen | définie à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines |
| inzake ambtenarenzaken, | mesures en matière de fonction publique, |
| Geachte collega, | Cher Collègue, |
| Mevrouw, | Madame, |
| Mijnheer, | Monsieur, |
| La présente circulaire entend rappeler les règles relatives aux | |
| Deze omzendbrief beoogt de regels met betrekking tot de vergoedingen | indemnités pour frais de parcours et frais de séjour afin de garantir |
| voor reiskosten en verblijfskosten in herinnering te brengen om te | une application uniforme de ces indemnités au sein de la fonction |
| waarborgen dat deze vergoedingen op uniforme wijze worden toegepast | publique fédérale administrative. |
| binnen het federaal administratief openbaar ambt. | De nouveaux concepts, le voyage durable et la mobilité partagée, ont |
| In het koninklijk besluit van 13 juli 2017 tot vaststelling van de | été inscrits dans l'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les |
| toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal | allocations et les indemnités des membres du personnel de la fonction |
| openbaar ambt werden nieuwe concepten, te weten duurzaam reizen en | |
| gedeelde mobiliteit, opgenomen voor verplaatsingen die verband houden | publique fédérale pour les déplacements liés aux missions de service. |
| met dienstopdrachten. Deze omzendbrief heeft als doel te waarborgen | La présente circulaire a pour objectif de garantir une compréhension |
| dat deze concepten goed begrepen worden. | adéquate de ces derniers. |
| 1. Vergoedingen voor reiskosten | 1. Indemnités pour frais de parcours |
| Artikelen 68 tot 71 van het voormelde besluit hebben betrekking op de | Les articles 68 à 71 de l'arrêté susmentionné ont trait aux principes |
| beginselen van de vergoeding voor reiskosten. Zij heeft betrekking op | de l'indemnité pour frais de parcours. Elle vise la situation du |
| de situatie van het personeelslid dat zich in het kader van de | membre du personnel qui est astreint à se déplacer dans le cadre de |
| uitoefening van zijn functie moet verplaatsen. | l'exercice de sa fonction. |
| De verplaatsingen moeten verricht zijn met het openbaar vervoer, de | Les déplacements doivent avoir été effectués au moyen de transports |
| fiets, via deelmobiliteit of met het persoonlijk voertuig van het | publics en commun, du vélo, de la mobilité partagée ou du véhicule |
| personeelslid. In een aantal uitzonderlijke gevallen kunnen andere | personnel du membre du personnel. Dans certains cas exceptionnels, |
| vervoermiddelen worden gebruikt, op voorwaarde dat dit gebruik | d'autres moyens de transport peuvent être utilisés à condition que |
| gerechtvaardigd wordt door de aard en de urgentie van de | cette utilisation se justifie par la nature et l'urgence de la mission |
| dienstopdracht. | de service. |
| Het is evenwel aan de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde om zijn | Cependant, il appartient au fonctionnaire dirigeant ou son délégué de |
| akkoord te geven wat betreft het meest verantwoorde vervoermiddel. De | donner son accord sur le moyen de transport le plus responsable. Le |
| leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde houdt rekening met de volgende | fonctionnaire dirigeant ou son délégué prend en compte les critères |
| criteria: kostprijs, snelheid en duurzaamheid. | suivants : le coût, la rapidité et la durabilité. |
| Het kostencriterium houdt enkel rekening met de werkelijke kosten, | Le critère du coût prend uniquement en compte les frais réels, soit |
| zijn de kosten die rechtstreeks gefactureerd worden bij het gebruik | les frais directement facturés lors de l'utilisation du moyen de |
| van het vervoermiddel of de abonnementskosten in het kader van | transport, soit les frais d'abonnement dans le cadre de la mobilité |
| deelmobiliteit. | partagée. |
| Het snelheidscriterium verwijst naar het verlies van arbeidstijd dat | Le critère de la rapidité renvoie à la perte de temps de travail |
| veroorzaakt wordt door het gebruik van een specifiek vervoermiddel. | causée par l'utilisation d'un moyen de transport particulier. |
| Het duurzaamheidscriterium wordt beoordeeld volgens de externe kosten | Le critère de la durabilité s'apprécie selon les coûts externes pour |
| voor elk type verplaatsing. Deze externe kosten worden regelmatig | chaque type de moyen de transport. Ces coûts externes sont calculés de |
| berekend door de Europese Commissie (handbook on the external costs of | manière régulière par la Commission européenne (bron: handbook on the |
| transport-MI0320275ENN.pdf) en bedroegen in 2019: | external costs of transport-MI0320275ENN.pdf) et étaient en 2019 de : |
| ? Wagen: 0,12 /km; | ? Voiture: 0,12 /km ; |
| ? Bus: 0,036 /km; | ? Bus: 0,036 /km ; |
| ? Trein: 0,028 -cent/km; | ? Train: 0,028 /km ; |
| ? Trein (HST) : 0,013 /km; | ? Train (TGV): 0,013/km ; |
| ? Vliegtuig (<1,500 km): 0,043 /km; | ? Avion (<1,500 km): 0,043 /km ; |
| ? Vliegtuig (1,500-5000 km) : 0,028 /km; | ? Avion (1,500-5000 km): 0,028 /km ; |
| ? Vliegtuig (>5000 km): 0,032 /km. | ? Avion (>5000 km): 0,032 /km. |
| Wanneer de verplaatsing die voor de opdracht moet worden gemaakt minder dan vijfhonderd kilometer bedraagt, is de keuze voor luchtvervoer uitgesloten. Met betrekking tot deze uitsluiting van de keuze voor het vliegtuig voor korte afstanden is in twee uitzonderingen voorzien: 1° een onevenredig verlies van tijd of middelen. Het volstaat hier evenwel niet om louter te kijken naar eventuele langere reistijd op zich. Indien tijdens de reis via telecommunicatiemiddelen en technologie kan gewerkt worden, hoeft dit niet als verloren arbeidstijd te worden beschouwd; | Lorsque le déplacement à effectuer pour la mission est de moins de cinq cents kilomètres, le choix du transport aérien est exclu. Deux dérogations sont prévues quant à cette exclusion du choix de l'avion pour les courtes distances : 1° une perte disproportionnée de temps ou de ressources. Toutefois, il ne suffit pas ici de considérer purement et simplement le temps de déplacement comme plus long en soi. Si le travail peut être effectué par le biais des télécommunications et de la technologie pendant les déplacements, il n'y a pas lieu de considérer cela comme du temps de travail perdu ; |
| 2° redenen van nationale of internationale veiligheid (bv. oorlog) of | 2° des raisons de sécurité nationale ou internationale (ex : la |
| ernstige redenen (bv. overstromingen) die een aanzienlijk risico | guerre) ou des raisons sérieuses (ex : des inondations) présentant un |
| inhouden. | risque important. |
| Als het openbaar vervoer als vervoermiddel wordt gebruikt, krijgt het | Si le moyen de transport utilisé est les transports en commun publics, |
| personeelslid zijn verplaatsingskosten terugbetaald ten belope van de | le membre du personnel obtient le remboursement de ses frais de |
| prijs voor een reis in 2e klas. Als het persoonlijk voertuig van het | déplacement à concurrence du prix pour un voyage en 2ème classe. Si le |
| personeelslid als vervoermiddel wordt gebruikt, worden de reiskosten | moyen de transport utilisé est le véhicule personnel du membre du |
| forfaitair terugbetaald op basis van de kilometervergoeding bedoeld in | personnel, les frais de parcours sont remboursés forfaitairement sur |
| artikel 74 van het voormelde besluit van 13 juli 2017 naar rato van de kilometers die voor de dienst zijn afgelegd. Deze vergoeding wordt driemaandelijks aangepast door middel van een ministeriële omzendbrief. Als het personeelslid in het kader van een dienstopdracht voor gedeelde mobiliteit of een ander vervoermiddel kiest, worden zijn werkelijk gemaakte kosten terugbetaald. Het concept van gedeelde mobiliteit verwijst naar vervoermiddelen die gebruikt kunnen worden op basis van een abonnement of via betaling per gebruik, zoals deelfietsen en deelauto's. Wanneer het personeelslid gebruikmaakt van een van deze vervoermiddelen voor gedeelde mobiliteit, wordt hij met aandrang verzocht om een geschikt beschermingsmiddel te dragen. Op een deelfiets bijvoorbeeld moet men een helm en een reflecterend vest dragen. 2. De vergoeding voor verblijfskosten | base de l'indemnité kilométrique visée à l'article 74 de l'arrêté du 13 juillet 2017 précité au prorata des kilomètres parcourus pour le service. Cette indemnité est adaptée trimestriellement par le biais d'une circulaire ministérielle. Si dans le cadre d'une mission de service, le membre du personnel opte pour la mobilité partagée ou pour un autre moyen de transport, ses frais réels encourus sont remboursés. Le concept de mobilité partagée renvoie aux moyens de transport qui peuvent être utilisés sur base d'un abonnement ou contre paiement à l'utilisation, tels que les vélos partagés et les voitures partagées. Lorsque le membre du personnel utilise l'un de ces moyens de transport de mobilité partagée, il lui est fortement recommandé de porter un équipement de protection approprié. Par exemple, sur un vélo partagé, il convient de porter un casque et une chasuble auto-réfléchissante. 2. L'indemnité pour frais de séjour |
| Artikelen 80 tot 82 van het koninklijk besluit van 13 juli 2017 hebben | Les articles 80 à 82 de l'arrêté royal du 13 juillet 2017 visent les |
| betrekking op de beginselen van de vergoeding voor verblijfskosten. | principes de l'indemnité pour frais de séjour. Le membre du personnel |
| Het personeelslid dat zich voor de uitoefening van zijn functie moet | qui est astreint à se déplacer à l'occasion de l'exercice de sa |
| verplaatsen, krijgt deze verblijfskosten terugbetaald. | fonction bénéficie du remboursement de ces frais de séjour. |
| De regels van deze vergoeding verschillen als de verplaatsing in | Les règles de cette indemnité sont différentes si le déplacement a |
| België (A) of in het buitenland (B) gebeurt. | lieu en Belgique (A) ou à l'étranger (B). |
| A. Vergoeding voor verblijfskosten in België | A. Indemnité pour frais de séjour en Belgique |
| De leidend ambtenaar kan voor het personeelslid van wie de aard van | Pour le membre du personnel dont la nature même de la fonction |
| zijn functie regelmatige prestaties buiten de administratieve | implique des prestations régulières à l'extérieur de la résidence |
| standplaats inhoudt, d.w.z. degene die men doorgaans het rondreizende | administrative, c'est-à-dire celui qu'on appelle communément le membre |
| personeelslid noemt, voorzien in de toekenning van een maandelijkse | du personnel itinérant, le fonctionnaire dirigeant peut prévoir |
| forfaitaire vergoeding om de maaltijdkosten te dekken. Wanneer de | l'octroi d'une indemnité forfaitaire mensuelle visant à couvrir les |
| woonplaats van dit personeelslid werd vastgesteld als administratieve | frais de repas. Egalement, lorsque la résidence administrative a été |
| fixée à la résidence de ce membre du personnel, cette indemnité | |
| standplaats, dan kan deze forfaitaire vergoeding eveneens door de | forfaitaire peut être complétée par le fonctionnaire dirigeant pour |
| leidend ambtenaar worden aangevuld om enerzijds de kosten te dekken | couvrir les coûts liés, d'une part, aux frais d'accès à internet et |
| voor internettoegang en telefoongebruik en anderzijds de | aux frais liés à l'usage du téléphone et, d'autre part, aux frais de |
| kantoorkosten. De kantoorkosten omvatten met name de kosten voor | bureau. Les frais de bureau visent, notamment, les coûts liés aux |
| nutsvoorzieningen (water, elektriciteit en verwarming) en klein | services d'utilité publique (eau, électricité et chauffage) et le |
| informaticamateriaal. | petit matériel informatique. |
| Het bedrag van deze aanvullende vergoeding die door de leidend | Le montant de cette indemnité complémentaire octroyée par le |
| ambtenaar wordt toegekend is gelijk aan de niet-geïndexeerde som | fonctionnaire dirigeant est égal à la somme non indexée formée par |
| verkregen door het optellen van: | l'addition : |
| 1. eenmaal het niet-geïndexeerde forfaitaire basisbedrag van de | 1. d'une fois le montant de base forfaitaire non indexé de l'indemnité |
| vergoeding bedoeld in artikel 96, derde lid, eerste streepje, van het | visé à l'article 96, alinéa 3, premier tiret, de l'arrêté susmentionné |
| voormelde besluit; | ; |
| 2. tweemaal het geïndexeerde forfaitaire bedrag van de vergoeding | 2. de deux fois le montant forfaitaire indexé de l'indemnité visé à |
| bedoeld in artikel 96, derde lid van hetzelfde besluit. | l'article 96 alinéa 3 du même arrêté. |
| Het personeelslid heeft evenwel het recht een dagelijkse forfaitaire | Cependant, le membre du personnel a le droit de bénéficier d'une |
| vergoeding voor verblijfskosten te krijgen om zijn huisvestingskosten | indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour visant à |
| te dekken, op voorwaarde dat hij voldoet aan de voorwaarden vermeld in | couvrir ses frais de logement à condition de remplir les conditions |
| artikel 88 van het voormelde besluit: | mentionnées à l'article 88 de l'arrêté susmentionné : |
| - de dienstopdracht moet plaatsvinden op een afstand van 75 kilometer | - la mission de service doit avoir lieu à une distance de 75 |
| buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats van het | kilomètres en dehors de l'agglomération de la résidence administrative |
| personeelslid of, bij gebrek daaraan, buiten de gemeente van die | du membre du personnel, ou à défaut, en dehors de la commune de |
| administratieve standplaats; | celle-ci ; |
| - De huisvestingskosten moeten door het personeelslid zijn gedragen. | - les frais de logement doivent avoir été supportés par le membre du |
| De forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten is vastgelegd op 75 euro per nacht. B. Vergoeding voor verblijfskosten in het buitenland Deze vergoeding wordt toegekend aan het personeelslid dat in het kader van zijn functie een opdracht in het buitenland verricht of in een internationale commissie zetelt. Deze vergoeding is ten belope van 100% verschuldigd vanaf de dag van vertrek tot de laatste dag voor elke opdracht in het buitenland, ongeacht de duur van de opdracht. Evenwel worden er verminderingen toegepast op het bedrag van de vergoeding als de maaltijdkosten door een derde ten laste zijn genomen, want de sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, vormen loon waarop sociale bijdragen zijn verschuldigd: - 35% voor het middagmaal; - 45% voor het avondmaal. Het bedrag van de vergoeding is vastgelegd in een ministerieel besluit van de FOD Buitenlandse Zaken (categorie 1) houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking diebelast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen. Deze vergoeding dekt de kosten van de maaltijden (`s middags en `s avonds), drank- en snackkosten, plaatselijke vervoerskosten, met inbegrip van de verplaatsingskosten tussen de luchthaven of het station van bestemming in het buitenland en de plaats van de opdracht of huisvesting, telefonische communicatiekosten en andere kleine uitgaven. Bovendien wordt het bedrag van de vergoeding van het personeelslid dat maaltijdcheques krijgt verminderd met de bijdrage van de werkgever (4,91 euro) aan deze maaltijdcheques. Op dit bedrag mogen geen andere verminderingen worden toegepast dan de vermelde verminderingen. Er wordt eveneens een aanvullende vergoeding voor verblijfskosten om de huisvestingskosten te dekken toegekend aan het personeelslid dat in het kader van zijn dienstopdracht in het buitenland moet verblijven, op voorwaarde dat er hem geen ander voordeel van dezelfde aard wordt toegekend. Het bedrag van deze aanvullende vergoeding is gelijk aan de werkelijke huisvestingskosten per nacht ontbijt inbegrepen. Het is evenwel beperkt tot de maximale huisvestingsvergoeding die wordt toegekend aan de vertegenwoordigers en ambtenaren die afhangen van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, behoudens uitzonderlijke gevallen. De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER | personnel. L'indemnité forfaitaire pour frais de logement est fixée à 75 euros par nuit. B. Indemnité pour frais de séjour à l'étranger Cette indemnité est octroyée au membre du personnel qui effectue dans le cadre de sa fonction une mission à l'étranger ou qui siège dans une commission internationale. Cette indemnité est due à 100% dès le jour de départ et jusqu'au dernier jour pour toute mission à l'étranger quelle que soit la durée de la mission. Toutefois, des réductions sont appliquées au montant de l'indemnité si les frais de repas ont été pris en charge par un tiers puisque les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale : - 35% pour le repas de midi ; - 45% pour le repas du soir. Le montant de l'indemnité est fixé dans un arrêté ministériel du SPF Affaires étrangères (catégorie 1) portant établissement d'indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d'une mission de service à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales. Cette indemnité couvre les frais de repas (midi et soir), les frais de boissons et collations, les frais de transport sur place, en ce compris les frais de déplacement entre l'aéroport ou la gare de destination à l'étranger et le lieu de la mission ou le logement, les frais de communications téléphoniques et les autres menues dépenses. En outre, le membre du personnel qui bénéficie de chèques-repas verra le montant de son indemnité réduit de la contribution de l'employeur (4,91 euros) à ceux-ci. Aucune autre réduction que celles citées ne peut être appliquée à ce montant. Une indemnité complémentaire pour frais de séjour visant à couvrir les frais de logement est également accordée au membre du personnel qui est amené à devoir se loger dans le cadre de sa mission de service à l'étranger pour autant qu'aucun autre avantage de même nature ne lui soit octroyé. Le montant de cette indemnité complémentaire est égal aux frais de logement réels par nuit petit-déjeuner compris. Il est toutefois limité à l'indemnité maximale de logement qui est octroyée aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères sauf cas exceptionnels. La Ministre de la Fonction Publique, P. DE SUTTER |