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2 APRIL 2015. - Ministeriële omzendbrief betreffende de creatie van een opdrachtencentrale binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid. - Duitse vertaling

De hierna volgende tekst is de Duitse vertaling van de ministeriële omzendbrief betreffende de creatie van een opdrachtencentrale binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid (Belgisch Staatsblad van 21 april 2015).

Deze vertaling is opgemaakt door de Centrale dienst voor Duitse vertaling in Malmedy.

FÖDERALER ÖFFENTLICHER DIENST INNERES 2. APRIL 2015 - Ministerielles Rundschreiben über die Schaffung einer zentralen Auftragsstelle innerhalb der Generaldirektion Zivile Sicherheit Sehr geehrte Frau Vorsitzende, Sehr geehrter Herr Vorsitzender, Ziel des vorliegenden Rundschreibens ist, die Hilfeleistungszonen und die Feuerwehrdienste über den Rückgriff auf die von der Direktion Material und Neue Technologien der Generaldirektion Zivile Sicherheit geschaffenen zentralen Auftragsstelle zu informieren.1. Kontext - Rechtsrahmen: Artikel 117 des Gesetzes vom 15.Mai 2007 über die zivile Sicherheit sieht vor, dass Zonen, vorläufige Zonen, Gemeinden, der Feuerwehrdienst und Dienst für dringende medizinische Hilfe der Region Brüssel-Hauptstadt und Ausbildungszentren für die zivile Sicherheit für die Organisation und die Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Hinblick auf den Erwerb von Material und Ausrüstung, die für die Ausführung ihrer Aufträge erforderlich sind, auf die zentrale Auftragsstelle zurückgreifen können, die bei der Generaldirektion Zivile Sicherheit des Föderalen Öffentlichen Dienstes Inneres eingerichtet worden ist.

Diese Möglichkeit beruht auf dem Gesetz vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge, das die zentrale Auftragsstelle als öffentlichen Auftraggeber definiert, der öffentliche Aufträge vergibt oder Rahmenvereinbarungen über Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber, öffentliche Unternehmen oder Auftraggeber schließt.

Der Vorteil für eine Hilfeleistungszone oder vorläufige Zone liegt darin, dass sie als Auftraggeber, der auf eine derartige zentrale Auftragsstelle zurückgreift, von der Verpflichtung befreit ist, selbst ein Vergabeverfahren zu organisieren.

Die zentrale Auftragsstelle kümmert sich um die Ausarbeitung der technischen Daten - zusammen mit der eingerichteten Arbeitsgruppe (siehe Punkt 3) -, um den administrativen Teil, die Veröffentlichung des Auftrags, die Prüfung der Angebote, die Vergabe des Auftrags und die Abnahme des Prototyps.

Sobald der Auftrag vergeben ist, können die Einkaufsdienste der Hilfeleistungszonen und der vorläufigen Zonen dem Lieferanten oder Dienstleistungserbringer, mit dem der Auftrag abgeschlossen worden ist, unmittelbar ihre Bestellungen übermitteln. Sie kümmern sich ebenfalls um die Abnahme der Lieferung, das Ausrechnen eventueller Geldbußen bei Verspätung und die Zahlung der Rechnungen. Die Direktion Material und Neue Technologien der Generaldirektion Zivile Sicherheit kann jedoch um Hilfe gebeten werden.

Ferner setzt die Schaffung der zentralen Auftragsstelle auch einen qualitativen Kundendienst voraus. Bei Beschwerden tritt die Direktion Material und Neue Technologien als Vermittler zwischen dem Lieferanten beziehungsweise Dienstleistungserbringer und den Hilfeleistungszonen oder vorläufigen Zonen auf.

Außerdem steht die Direktion Material und Neue Technologien den Hilfeleistungszonen und vorläufigen Zonen bei Unfällen als sachverständige Stelle zur Verfügung.

Für bestimmte Sonderaufträge, für die eine Hilfeleistungszone über spezifische Fachkenntnisse verfügt, kann ein Zusammenarbeitsabkommen zwischen dieser Zone und der zentralen Auftragsstelle abgeschlossen werden, damit diese Zone einen Auftrag im Namen der zentralen Auftragsstelle ausschreibt. 2. Anwendungsbereich Material - betroffene Aufträge Die zentrale Auftragsstelle vergibt Aufträge für den Erwerb folgenden Materials: o Standardeinsatzmaterial wie multifunktionale Löschfahrzeuge, Tanklöschfahrzeuge, individuelle Schutzausrüstungen usw., o spezialisiertes Material wie Waldbrandfahrzeuge oder das System zum Hochdruckschneiden und zum Löschen mit Mikrovernebelungsstrahl, o spezifisches Material für Seveso- und Nukleareinsätze wie (Gas-, Radioaktivitäts-, PID-) Melder und Schutzkleidung (chemisch, Feststoffpartikel, nuklear), o spezifisches Einsatzmaterial für den Zivilschutz, o Logistikmaterial über die von der FOR-CMS geöffneten Aufträge, mit der die zentrale Auftragsstelle ein Zusammenarbeitsabkommen abgeschlossen hat, das den Hilfeleistungszonen und vorläufigen Zonen den Erwerb von Logistikmaterial wie Büroartikel, Mobiliar, Kraftstoff usw. ermöglicht.

Die zentrale Auftragsstelle widmet auch der Innovation eine besondere Aufmerksamkeit, indem sie Aufträge abschließt, einerseits um Innovationen auf ihre operative Machbarkeit zu testen und andererseits um Zusammenarbeit bei der Entwicklung von Innovationen zu schaffen. 3. Praktische Modalitäten - Zusammenarbeit mit den Hilfeleistungszonen und den vorläufigen Zonen: Jede Hilfeleistungszone oder vorläufige Zone kann der zentralen Auftragsstelle anhand des beiliegenden Beitrittsformulars beitreten. Dieser Beitritt ist mit keinerlei Verpflichtung seitens der Hilfeleistungszone oder vorläufigen Zone verbunden, ermöglicht ihr jedoch, in die Arbeitsweise der zentralen Auftragsstelle einbezogen zu werden und für den Erwerb des in Punkt 2 aufgezählten Materials auf sie zurückgreifen zu können.

Die der zentralen Auftragsstelle beigetretenen Hilfeleistungszonen und vorläufigen Zonen werden über einen Strategischen Ausschuss, einen Rat der Logistikkoordinatoren und Arbeitsgruppen einbezogen.

Der Strategische Ausschuss setzt sich aus dem Kommandanten jeder beigetretenen Hilfeleistungszone oder dem Koordinator jeder beigetretenen vorläufigen Zone zusammen. Er tritt mindestens einmal im Jahr zusammen. Jeder Kommandant oder Koordinator verfügt über eine Stimme in diesem Ausschuss.

Der Strategische Ausschuss ist beauftragt, die großen strategischen Linien der Einkaufspolitik auszuarbeiten und den Mehrjahresplan der Aufträge zu erstellen, die von der zentralen Auftragsstelle ausgeschrieben werden müssen. Dieser Mehrjahresplan kann jedes Jahr angepasst werden.

Der Strategische Ausschuss legt auf der Grundlage des Mehrjahresplans die Bedürfnisse der Hilfeleistungszonen und vorläufigen Zonen fest und beschließt, einen Auftrag für bestimmtes Material auszuschreiben.

Die Zonenkommandanten oder die Koordinatoren der vorläufigen Zonen müssen sich zu den Mengen verpflichten, die sie im Rahmen der Aufträge erwerben möchten, an denen sie teilnehmen ("Commitment"), um maximale Größenvorteile zu erzielen.

Der Rat der Logistikkoordinatoren setzt sich aus den Verantwortlichen für Logistik und Einkäufe jeder beigetretenen Zone oder vorläufigen Zone zusammen. Jeder Logistikkoordinator verfügt über eine Stimme in diesem Rat.

Der Rat der Logistikkoordinatoren ist beauftragt, eine Stellungnahme über die allgemeinen technischen Eigenschaften des zu erwerbenden Materials und über die wichtigen Elemente der Angebote (wie Dauer der Garantie und Ausbildungsmodus) abzugeben.

Der Rat ist beauftragt, für jede geschaffene Arbeitsgruppe einen Leiter zu bestimmen, und fungiert als Schiedsrichter bei Meinungsverschiedenheit innerhalb einer Arbeitsgruppe.

Eine Arbeitsgruppe wird für jeden neuen abzuschließenden Auftrag geschaffen. Jede Arbeitsgruppe wird von einem Leiter geführt, der Sachverständiger für das zu kaufende Material ist und unter dem Personal der Hilfeleistungszonen oder vorläufigen Zonen, die ein Commitment für das betreffende Material eingegangen sind, bestimmt wird. Der Leiter ist beauftragt, die Mitglieder der Arbeitsgruppe zu bestimmen; er muss dabei den Grundsatz eines Vertreters pro Zone oder vorläufige Zone, die ihr grundsätzliches Einverständnis zu der zu kaufenden Mindestmenge gegeben haben, einhalten. Eine Zone oder vorläufige Zone kann jedoch ihren Sitz einem Vertreter einer anderen Zone anvertrauen, wenn sie es möchte.

Der Leiter muss die funktionale Analyse des Auftrags vornehmen.

Die Anzahl Stimmen, über die jedes Mitglied der Arbeitsgruppe verfügt, richtet sich nach dem von der Hilfeleistungszone oder der vorläufigen Zone eingegangenen Commitment.

Jede Arbeitsgruppe wird von einem Ingenieur der Direktion Material und Neue Technologien kontrolliert. Dieser ist beauftragt, der Arbeitsgruppe bei der Erstellung der technischen Daten beizustehen und darauf zu achten, dass die Regeln in Bezug auf öffentliche Aufträge eingehalten werden.

Mit freundlichen Grüßen J. JAMBON Minister der Sicherheit und des Innern

Formular für den Beitritt zur zentralen Auftragsstelle

Hiermit erklärt die Hilfeleistungszone . . . . . der Provinz . . . . ., vertreten durch . . . . . . ..............................................................................................................., Vorsitzende(r) der Zone, In Erwägung des Beschlusses des Rates der (vorläufigen) Zone vom ........../.........../20......, dass sie - wie in Artikel 117 des Gesetzes vom 15. Mai 2007 vorgesehen - der innerhalb der Generaldirektion der Zivilen Sicherheit des FÖD Inneres geschaffenen zentralen Auftragsstelle für den Ankauf von Material zugunsten der (vorläufigen) Hilfeleistungszone beitreten möchte.

Dieser Beitritt ist mit keiner Verpflichtung seitens der (vorläufigen) Hilfeleistungszone verbunden, sei es in Bezug auf das zu kaufende Material und die zu kaufende Menge oder in Bezug auf die Bereitstellung von Personal oder anderen Mitteln. Dieser Beitritt ermöglicht der (vorläufigen) Hilfeleistungszone lediglich, Ankäufe über die Aufträge der zentralen Auftragsstelle zu tätigen.

Bei den Ankäufen über die Aufträge der zentralen Auftragsstelle muss jedoch Folgendes beachtet werden: - Befreiung von und Schutz vor Haftung: Es wird davon ausgegangen, dass der Benutzer vor einer Bestellung die Unterlagen des Auftrags zur Kenntnis genommen hat, sodass die zentrale Auftragsstelle bei Fehlern und/oder Lücken im Lastenheft nicht vom Benutzer zur Verantwortung gezogen werden kann. Der benutzende Kunde schützt die zentrale Auftragsstelle jedes Mal, wenn ein Auftragnehmer sich im Rahmen einer Schadenersatzklage, deren Ursprung in der Beziehung mit diesem benutzenden Kunden liegt, an die zentrale Auftragsstelle richtet. - Jede benutzende Partei muss die vorherige Genehmigung des in ihrem Bereich zuständigen Auszahlungsbevollmächtigten erhalten, bevor sie für den betreffenden Ankauf den Erwerb vornimmt. Ferner müssen die notwendigen finanziellen Mittel für die Zahlung der Bestellungen zurückgelegt worden sein. - Die zentrale Auftragsstelle übernimmt alle Aufgaben in Bezug auf die Organisation des Vergabeverfahrens. Die Bearbeitung der Bestellungs-, Lieferungs-, Abnahme- und Zahlungsmodalitäten obliegt der (vorläufigen) Hilfeleistungszone.

Für den Beitritt zur zentralen Auftragsstelle: . . . . . . ............................................................................

Vorsitzende(r) der (vorläufigen) Hilfeleistungszone ......................................................... . . . . . ......

Dieses Formular ist per Post an die Direktion Material, Rue de Louvain 1, 1000 Brüssel, oder per Mail an florentine.lenoir@ibz.fgov.be zu schicken.