Etaamb.openjustice.be
Meertalige weergave van Omzendbrief van 06/02/2004
← Terug naar "Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - Omzendbrief "
Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - Omzendbrief Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - Omzendbrief
MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST
6 FEBRUARI 2004. - Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - 6 FEBRUARI 2004. - Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. -
Omzendbrief Omzendbrief
Aan de Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Aan de Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest. Hoofdstedelijk Gewest.
Ter informatie : Ter informatie :
Aan de Dames en Heren Gemeenteontvangers. Aan de Dames en Heren Gemeenteontvangers.
Dames en Heren Burgemeesters, Dames en Heren Burgemeesters,
Dames en Heren Schepenen, Dames en Heren Schepenen,
Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de
gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2003. gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2003.
Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen
reglement op de gemeentelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de reglement op de gemeentelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de
afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot
79). 79).
Sint 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk Sint 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk
Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene
regels van het voornoemde koninklijk besluit. regels van het voornoemde koninklijk besluit.
Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens :
A. Begrotingsrekening A. Begrotingsrekening
A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen : A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen :
De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari
2004 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt 2004 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt
document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2003. Dit geldt document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2003. Dit geldt
eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst
Financiën. Financiën.
De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen
van artikel 46 van het A.R.G.C. van artikel 46 van het A.R.G.C.
Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het
werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen
en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2003. en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2003.
Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en
overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren -
gegrond is. gegrond is.
Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde
schuldvorderingen en de juiste onwaarden te boeken. schuldvorderingen en de juiste onwaarden te boeken.
Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke
gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze
uitgave stipt nageleefd wordt. uitgave stipt nageleefd wordt.
A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T : A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T :
De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het
formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen
goedgekeurd door de gemeenteraad. Deze wijzigingen moeten alle goedgekeurd door de gemeenteraad. Deze wijzigingen moeten alle
verrichtingen betreffen die tijdens het dienstjaar zijn uitgevoerd verrichtingen betreffen die tijdens het dienstjaar zijn uitgevoerd
tussen de begrotingsartikels met dezelfde functionele en economisch tussen de begrotingsartikels met dezelfde functionele en economisch
codes, waarbij elke code wordt beperkt tot de eerste drie cijfers. Ze codes, waarbij elke code wordt beperkt tot de eerste drie cijfers. Ze
worden van kracht op 31 december 2003 en zullen bijgevolg worden worden van kracht op 31 december 2003 en zullen bijgevolg worden
geïntegreerd in de begrotingsrekening 2003 na de goedkeuring ervan geïntegreerd in de begrotingsrekening 2003 na de goedkeuring ervan
door de gemeenteraad. door de gemeenteraad.
Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de
gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 10, 16 en 73 gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 10, 16 en 73
van het A.R.G.C. van het A.R.G.C.
Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt
echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking
van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via
overboekingen en de inschrijving van de onwaarden. overboekingen en de inschrijving van de onwaarden.
In de veronderstelling dat de begrotingswijzigingen worden aangebracht In de veronderstelling dat de begrotingswijzigingen worden aangebracht
aan de buitengewone dienst, vormen deze altijd de uitzondering en aan de buitengewone dienst, vormen deze altijd de uitzondering en
worden ze behoorlijk verantwoord aan de hand van een gedetailleerd worden ze behoorlijk verantwoord aan de hand van een gedetailleerd
verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12 verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12
van het A.R.G.C. van het A.R.G.C.
A. 3. Resultaat van de dienstjaren : A. 3. Resultaat van de dienstjaren :
Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig
batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd
en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december
2003. 2003.
De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is
voorgeschreven door de ministeriële omzendbrief van 8 juli 2003 voorgeschreven door de ministeriële omzendbrief van 8 juli 2003
betreffende de opstelling van de gemeentelijke begrotingen voor 2004 betreffende de opstelling van de gemeentelijke begrotingen voor 2004
en de meerjarige beheersplannen. en de meerjarige beheersplannen.
B. Balans, resultatenrekening en bijlage B. Balans, resultatenrekening en bijlage
B. 1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de B. 1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de
herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 552-index van de maand mei herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 552-index van de maand mei
2003. 2003.
B. 2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 B. 2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14
juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans
gewaardeerd werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2003 gewaardeerd werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2003
uitgegaan worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische uitgegaan worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische
indexering van de kadastrale inkomens, zijnde 1,64 %, berekend als de indexering van de kadastrale inkomens, zijnde 1,64 %, berekend als de
verhouding tussen de coëfficiënt 2003 (1,3391) en de coëfficiënt 2002 verhouding tussen de coëfficiënt 2003 (1,3391) en de coëfficiënt 2002
(1,3175) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 19 maart (1,3175) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 19 maart
2002 en 18 maart 2003. 2002 en 18 maart 2003.
B. 3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, B. 3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans,
resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de
bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke
bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling
en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het
analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden
eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak
van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de
documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij
ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21
oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden
van het Bestuur Plaatselijke Besturen. van het Bestuur Plaatselijke Besturen.
B. 4. Werken in uitvoering : B. 4. Werken in uitvoering :
Er moet op toegezien worden dat voltooide werken en verrichte aankopen Er moet op toegezien worden dat voltooide werken en verrichte aankopen
afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de
jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen « werken jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen « werken
in uitvoering » elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette in uitvoering » elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette
follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de
situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten
zijn, er geen afschrijvingen verricht worden, wat tot een fictieve zijn, er geen afschrijvingen verricht worden, wat tot een fictieve
verbetering van de resultatenrekening leidt. verbetering van de resultatenrekening leidt.
B. 5. Regularisatie- en wachtrekeningen : B. 5. Regularisatie- en wachtrekeningen :
Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de
regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49)
slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere
woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden
afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de
hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen
die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X'
van de balans. van de balans.
B. 6. Situatie van de gemeenteschuld : B. 6. Situatie van de gemeenteschuld :
Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze
in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de
werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er
verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank
bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een
tabel in Excel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de tabel in Excel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de
saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft
bezorgd. bezorgd.
C. Gebruik van publicount C. Gebruik van publicount
Voor het afsluiten van de rekening 2003 dient gebruik gemaakt te Voor het afsluiten van de rekening 2003 dient gebruik gemaakt te
worden van het programma voor het opstellen van de jaarrekeningen « worden van het programma voor het opstellen van de jaarrekeningen «
Publicount ». Zoals vermeld in de omzendbrief van 29 januari 2003 Publicount ». Zoals vermeld in de omzendbrief van 29 januari 2003
(Belgisch Staatsblad 20 augustus 2003), werden de nodige documenten en (Belgisch Staatsblad 20 augustus 2003), werden de nodige documenten en
software u bezorgd. software u bezorgd.
Ter herinnering : voornoemd programma kan gedownload worden vanop Ter herinnering : voornoemd programma kan gedownload worden vanop
volgende website : www.brussel.irisnet.be/publicount volgende website : www.brussel.irisnet.be/publicount
D. Overzending en informatiedrager D. Overzending en informatiedrager
Naast de aan de hand van het programma « Publicount » opgemaakte Naast de aan de hand van het programma « Publicount » opgemaakte
documenten, blijft de overzending van de rekening in zijn authentieke documenten, blijft de overzending van de rekening in zijn authentieke
vorm, in vijf exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke vorm, in vijf exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke
overheden en vergezeld van in B. 3 vermelde bijlagen, verplicht. Bij overheden en vergezeld van in B. 3 vermelde bijlagen, verplicht. Bij
deze bijlagen mag eventueel een elektronische versie gevoegd worden deze bijlagen mag eventueel een elektronische versie gevoegd worden
(bijvoorbeeld bestanden in Excel voor Windows 98 of recenter). (bijvoorbeeld bestanden in Excel voor Windows 98 of recenter).
Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven
betreffende de afsluiting van de boekhouding. betreffende de afsluiting van de boekhouding.
De Minister-Voorzitter, De Minister-Voorzitter,
D. DUCARME, D. DUCARME,
Minister van Staat Minister van Staat
^