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| Clôture des comptes annuels de l'exercice 2003. - Circulaire | Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - Omzendbrief |
|---|---|
| MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE | MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST |
| 6 FEVRIER 2004. - Clôture des comptes annuels de l'exercice 2003. - | 6 FEBRUARI 2004. - Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2003. - |
| Circulaire | Omzendbrief |
| A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins de la Région de | Aan de Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels |
| Bruxelles-Capitale. | Hoofdstedelijk Gewest. |
| Pour information : | Ter informatie : |
| A Mesdames et Messieurs les Receveurs communaux. | Aan de Dames en Heren Gemeenteontvangers. |
| Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, | Dames en Heren Burgemeesters, |
| Mesdames et Messieurs les Echevins, | Dames en Heren Schepenen, |
| La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des | Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de |
| comptes communaux pour l'exercice 2003. | gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2003. |
| L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la | Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen |
| comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de | reglement op de gemeentelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de |
| l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79). | afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot |
| Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale | 79). Sint 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk |
| ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles | Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene |
| générales de l'arrêté royal déjà cité. | regels van het voornoemde koninklijk besluit. |
| De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : | Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : |
| A. Compte budgétaire | A. Begrotingsrekening |
| A. 1. Droits constatés, engagements et imputations : | A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen : |
| La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février | De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari |
| 2004 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en | 2004 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt |
| bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2003. | document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2003. Dit geldt |
| Cette règle s'applique également aux additionnels perçus par le | eveneens voor de opcentiemen geïnd door de Federale Overheidsdienst |
| Service public Fédéral des Finances. | Financiën. |
| Les droits à recette sont constatés conformément aux dispositions de | De ontvangstrechten dienen vastgesteld te worden conform de bepalingen |
| l'article 46 du R.G.C.C. | van artikel 46 van het A.R.G.C. |
| Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C. tout sera mis | Bovendien moet op grond van artikel 73 van het A.R.G.C. alles in het |
| en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de | werk gesteld worden om de aanrekening mogelijk te maken van facturen |
| tous les décomptes afférents à l'exercice 2003. | en afrekeningen met betrekking tot het dienstjaar 2003. |
| Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits | Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en |
| engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices. | overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - gegrond is. |
| De même, il y a lieu d'opérer un « nettoyage » des créances | Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde |
| non-recouvrées et de passer les non-valeurs adéquates. | schuldvorderingen en de juiste onwaarden te boeken. |
| En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de | Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke |
| police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de | gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze |
| l'annualité de cette dépense. | uitgave stipt nageleefd wordt. |
| A. 2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T : | A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T : |
| Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du | De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het |
| formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par | formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen |
| le conseil communal. Ces modifications reprendront obligatoirement | goedgekeurd door de gemeenteraad. Deze wijzigingen moeten alle |
| tous les mouvements opérés durant l'exercice entre les articles | verrichtingen betreffen die tijdens het dienstjaar zijn uitgevoerd |
| budgétaires portant les mêmes codes fonctionnels et économiques, | tussen de begrotingsartikels met dezelfde functionele en economisch |
| chacun de ceux-ci étant limité aux trois premiers chiffres; elles | codes, waarbij elke code wordt beperkt tot de eerste drie cijfers. Ze |
| prendront valeur au 31 décembre 2003 et emporteront dès lors leur | worden van kracht op 31 december 2003 en zullen bijgevolg worden |
| intégration au compte budgétaire 2003 dès leur vote par le conseil | geïntegreerd in de begrotingsrekening 2003 na de goedkeuring ervan |
| communal. | door de gemeenteraad. |
| Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses | Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de |
| du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 10, 16 | gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 10, 16 en 73 |
| et 73 du R.G.C.C. | van het A.R.G.C. |
| Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera | Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt |
| toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la | echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking |
| comptablilisation de charges non décaissées, les dotations aux | van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via |
| réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs. | overboekingen en de inschrijving van de onwaarden. |
| Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être | In de veronderstelling dat de begrotingswijzigingen worden aangebracht |
| apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours | aan de buitengewone dienst, vormen deze altijd de uitzondering en |
| l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi | worden ze behoorlijk verantwoord aan de hand van een gedetailleerd |
| par la commission créée par l'article 12 du R.G.C.C. | verslag opgesteld door de commissie opgericht op grond van artikel 12 |
| van het A.R.G.C. | |
| A. 3. Le résultat des exercices : | A. 3. Resultaat van de dienstjaren : |
| Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera | Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig |
| constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du | batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd |
| résultat comptable arrêté au 31 décembre 2003. | en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december |
| Les tableaux récapitulatifs seront présentés sous la forme prescrite | 2003. De samenvattende tabellen worden voorgelegd in de vorm die is |
| par la circulaire ministérielle du 8 juillet 2003 relative à | voorgeschreven door de ministeriële omzendbrief van 8 juli 2003 |
| l'élaboration, des budgets communaux 2004 et des plans pluriannuels de | betreffende de opstelling van de gemeentelijke begrotingen voor 2004 |
| gestion. | en de meerjarige beheersplannen. |
| B. Bilan, compte de résultats et annexe | B. Balans, resultatenrekening en bijlage |
| B. 1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur | B. 1. Overeenkomstig artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de |
| les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 552 du mois de | herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 552-index van de maand mei |
| msi 2003. | 2003. |
| B. 2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire | |
| et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 | B. 2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 |
| juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans | |
| juillet 1994, leur réévaluation au compte 2003 sera basée sur le | gewaardeerd werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2003 |
| uitgegaan worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische | |
| coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, | indexering van de kadastrale inkomens, zijnde 1,64 %, berekend als de |
| soit 1,64 % obtenu par le rapport du coefficient 2003 (1,3391) sur le | verhouding tussen de coëfficiënt 2003 (1,3391) en de coëfficiënt 2002 |
| coefficient 2002 (1,3175) tels que publiés au Moniteur belge des 19 | (1,3175) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 19 maart |
| mars 2002 et 18 mars 2003. | 2002 en 18 maart 2003. |
| B. 3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de | B. 3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, |
| résultats), il convient de communiquer les balances des comptes | resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de |
| généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre | bijzondere rekeningen te worden medegedeeld, evenals de wettelijke |
| 1988 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des | bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling |
| comunes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Il | en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het |
| est rappelé qu'un outil de contrôle et de confection des comptes a été | analyseverslag van de begroting en de boekhouding. De gemeenten worden |
| mis à la disposition des communes. De plus, il convient de tenir à la | eraan herinnerd dat hen een instrument voor de controle en de opmaak |
| disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les | van de rekeningen ter beschikking werd gesteld. Bovendien moeten de |
| documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. | documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij |
| et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (Moniteur belge du 21 octobre 1991). B. 4. Travaux en cours : Les services veilleront à clôturer dans la comptabilité les chantiers terminés et les achats réalisés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle que ces comptes « travaux en cours » augmentent chaque année. Un suivi rigoureux est essentiel pour une lecture précise du bilan. De même, tant que ces comptes ne sont pas clôturés, les amortissements ne sont pas effectués, ce qui améliore fictivement le | ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen. B. 4. Werken in uitvoering : Er moet op toegezien worden dat voltooide werken en verrichte aankopen afgesloten worden in de boekhouding. Uit het onderzoek van de jaarrekeningen blijkt immers dat het saldo van de rekeningen « werken in uitvoering » elk jaar toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een precies beeld zou geven van de situatie. Verder is het zo dat zolang deze rekeningen niet afgesloten zijn, er geen afschrijvingen verricht worden, wat tot een fictieve |
| compte de résultats. | verbetering van de resultatenrekening leidt. |
| B. 5. Comptes de régularisation et d'attente : | B. 5. Regularisatie- en wachtrekeningen : |
| A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation | Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de |
| et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentioner que les sommes | regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) |
| qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces | slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere |
| woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden | |
| comptes s'impose avant l'arrêt des comptes. Leur solde doit être | afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de |
| dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes | hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen |
| généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du | die deel uitmaken van de totalen ingeschreven in de rubrieken X en X' |
| bilan. | van de balans. |
| B. 6. Situation de la dette communale. | B. 6. Situatie van de gemeenteschuld : |
| Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale | Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze |
| telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le | in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de |
| reflet exact de la situation réelle de la dette. S'il est admis que | werkelijke situatie van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er |
| des différences peuvent exister au regard des documents transmis par | verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank |
| les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées | bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een |
| au moyen d'un tableau Excel qui établira la concordance entre les | tabel in Excel die de overeenstemming moet verduidelijken tussen de |
| soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organismes | saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft |
| financiers. | bezorgd. |
| C. Utilisation de publicount | C. Gebruik van publicount |
| Le progiciel d'élaboration des comptes annuels « Publicount » doit | Voor het afsluiten van de rekening 2003 dient gebruik gemaakt te |
| être utilisé pour la clôture du compte 2003. Comme le précise la | worden van het programma voor het opstellen van de jaarrekeningen « |
| circulaire du 29 janvier 2003 (Moniteur belge 20 août 2003), les | Publicount ». Zoals vermeld in de omzendbrief van 29 januari 2003 |
| documents et logiciel nécessaires vous ont été remis. | (Belgisch Staatsblad 20 augustus 2003), werden de nodige documenten en |
| software u bezorgd. | |
| Pour mémoire, le progiciel est disponible en téléchargement sur le | Ter herinnering : voornoemd programma kan gedownload worden vanop |
| site internet suivant : www.bruxelles.irisnet.be/publicount | volgende website : www.brussel.irisnet.be/publicount |
| D. Transmission et support | D. Overzending en informatiedrager |
| En plus des documents établis grâce au progiciel « Publicount », la | Naast de aan de hand van het programma « Publicount » opgemaakte |
| transmission du compte dans sa forme authentique, en cinq exemplaires | documenten, blijft de overzending van de rekening in zijn authentieke |
| et signé par les autorités communales compétentes, accompagné | vorm, in vijf exemplaren en ondertekend door de bevoegde gemeentelijke |
| impérativement des annexes reprises sous B. 3, reste toujours | overheden en vergezeld van in B. 3 vermelde bijlagen, verplicht. Bij |
| obligatoire. Eventuellement, ces annexes pourront être accompagnées | deze bijlagen mag eventueel een elektronische versie gevoegd worden |
| d'une version sous forme électronique (fichiers Excel sous Windows 98 | (bijvoorbeeld bestanden in Excel voor Windows 98 of recenter). |
| ou supérieur). | |
| Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, | Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven |
| l'assurance de ma considératon distinguée. | betreffende de afsluiting van de boekhouding. |
| Le Ministre-Président, | De Minister-Voorzitter, |
| D. DUCARME, | D. DUCARME, |
| M. d'Etat | Minister van Staat |