Etaamb.openjustice.be
Meertalige weergave van Omzendbrief van 03/07/2020
← Terug naar "Omzendbrief easy.brussels/2020/e-Inv. - Uitbreiding van het gebruik van de elektronische factuur door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest "
Omzendbrief easy.brussels/2020/e-Inv. - Uitbreiding van het gebruik van de elektronische factuur door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Omzendbrief easy.brussels/2020/e-Inv. - Uitbreiding van het gebruik van de elektronische factuur door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST
3 JULI 2020. - Omzendbrief easy.brussels/2020/e-Inv. - Uitbreiding van 3 JULI 2020. - Omzendbrief easy.brussels/2020/e-Inv. - Uitbreiding van
het gebruik van de elektronische factuur door de entiteiten van het het gebruik van de elektronische factuur door de entiteiten van het
Brussels Hoofdstedelijk Gewest Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
1. Inleiding 1. Inleiding
1.1. Algemeen 1.1. Algemeen
1.2. Voordelen van elektronische facturatie en doel van de omzendbrief 1.2. Voordelen van elektronische facturatie en doel van de omzendbrief
1.3. Definities 1.3. Definities
1.4. Toepassingsgebied 1.4. Toepassingsgebied
2. Instrumenten 2. Instrumenten
2.1. Informatie over elektronische facturatie 2.1. Informatie over elektronische facturatie
2.2. Facturen opgesteld door ondernemers 2.2. Facturen opgesteld door ondernemers
2.3. Facturen opgesteld door gewestelijke entiteiten 2.3. Facturen opgesteld door gewestelijke entiteiten
3. Monitoring 3. Monitoring
4. Ondersteuning en contactpunt 4. Ondersteuning en contactpunt
5. Inwerkingtreding 5. Inwerkingtreding
Aan de gewestelijke entiteiten bedoeld in artikel 2, 2° van de Aan de gewestelijke entiteiten bedoeld in artikel 2, 2° van de
organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die
van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle,
Geachte leidende ambtenaren, Geachte leidende ambtenaren,
1. Inleiding 1. Inleiding
1.1. Algemeen 1.1. Algemeen
Deze omzendbrief dient om u ten volle in staat te stellen de voordelen Deze omzendbrief dient om u ten volle in staat te stellen de voordelen
van elektronische facturatie te genieten en deze voordelen uit te van elektronische facturatie te genieten en deze voordelen uit te
breiden naar uw leveranciers. De concrete tools die hieronder worden breiden naar uw leveranciers. De concrete tools die hieronder worden
voorgesteld, zoals de speciale webpagina en de ondersteuning door voorgesteld, zoals de speciale webpagina en de ondersteuning door
easy.brussels, zijn er om u te helpen dat gemakkelijk te easy.brussels, zijn er om u te helpen dat gemakkelijk te
implementeren. implementeren.
Uw besturen staan centraal in de digitale transformatie van het Uw besturen staan centraal in de digitale transformatie van het
Gewest. Elektronische facturatie is veel meer dan een eenvoudige Gewest. Elektronische facturatie is veel meer dan een eenvoudige
procedurele verbetering en beoogt de modernisering van zowel uw procedurele verbetering en beoogt de modernisering van zowel uw
besturen als uw leveranciers te ondersteunen teneinde samen te werken besturen als uw leveranciers te ondersteunen teneinde samen te werken
aan een efficiëntere Smart City. aan een efficiëntere Smart City.
Ter herinnering, richtlijn 2014/55/EU van 16 april 2014 van het Ter herinnering, richtlijn 2014/55/EU van 16 april 2014 van het
Europees Parlement en de Raad inzake elektronische facturering bij Europees Parlement en de Raad inzake elektronische facturering bij
overheidsopdrachten verplicht alle aanbestedende overheden overheidsopdrachten verplicht alle aanbestedende overheden
elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Deze richtlijn werd in Belgisch recht omgezet door de wet van 7 april Deze richtlijn werd in Belgisch recht omgezet door de wet van 7 april
2019 tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake 2019 tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake
overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de
concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet
van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie. van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie.
1.2. Voordelen van elektronische facturatie en doel van de omzendbrief 1.2. Voordelen van elektronische facturatie en doel van de omzendbrief
Voordelen van elektronische facturatie voor besturen en bedrijven zijn Voordelen van elektronische facturatie voor besturen en bedrijven zijn
onder meer (1) : onder meer (1) :
? Een vermindering van de beheerskosten: de ontvangst en de verwerking ? Een vermindering van de beheerskosten: de ontvangst en de verwerking
van een papieren factuur is een proces dat uit meerdere stappen van een papieren factuur is een proces dat uit meerdere stappen
bestaat, die een menselijke tussenkomst vergen (ontvangst, invoer, bestaat, die een menselijke tussenkomst vergen (ontvangst, invoer,
validatie, archivering, ...). In een studie die in 2016 door de Dienst validatie, archivering, ...). In een studie die in 2016 door de Dienst
Administratieve Vereenvoudiging (DAV) besteld werd, berekende de Administratieve Vereenvoudiging (DAV) besteld werd, berekende de
Universiteit Hasselt dat een overstap op elektronische facturatie en Universiteit Hasselt dat een overstap op elektronische facturatie en
een gedematerialiseerd beheer van de facturen de ontvanger (bestuur, een gedematerialiseerd beheer van de facturen de ontvanger (bestuur,
instelling van openbaar nut, onderneming, ...) toelaat om gemiddeld € instelling van openbaar nut, onderneming, ...) toelaat om gemiddeld €
5,77 per factuur te besparen; 5,77 per factuur te besparen;
? Een facturatie met meer oog voor het milieu: jaarlijks worden er in ? Een facturatie met meer oog voor het milieu: jaarlijks worden er in
België ongeveer 1 miljard facturen verstuurd, zonder de kopieën en België ongeveer 1 miljard facturen verstuurd, zonder de kopieën en
bijlagen meegerekend. De overstap naar een 100% elektronische bijlagen meegerekend. De overstap naar een 100% elektronische
facturatie zorgt dus voor een enorme besparing aan papier en vervoer facturatie zorgt dus voor een enorme besparing aan papier en vervoer
(2) . En door de elektronische facturatie in te voeren, geeft het (2) . En door de elektronische facturatie in te voeren, geeft het
bestuur zijn leveranciers ook het goede voorbeeld; bestuur zijn leveranciers ook het goede voorbeeld;
? Een administratieve vereenvoudiging voor de bedrijven: de verzending ? Een administratieve vereenvoudiging voor de bedrijven: de verzending
van een papieren factuur omvat eveneens tal van 'manuele' acties van een papieren factuur omvat eveneens tal van 'manuele' acties
(afdrukken, frankeren, ontvangst controleren, archiveren) langs de (afdrukken, frankeren, ontvangst controleren, archiveren) langs de
kant van de bedrijven. In de studie van de Universiteit Hasselt over kant van de bedrijven. In de studie van de Universiteit Hasselt over
de elektronische facturatie werd berekend dat de verzending van een de elektronische facturatie werd berekend dat de verzending van een
elektronische factuur een besparing van € 3,24 oplevert ten opzichte elektronische factuur een besparing van € 3,24 oplevert ten opzichte
van een papieren factuur; van een papieren factuur;
? Een betere betalingstermijn: de strijd tegen achterstallige ? Een betere betalingstermijn: de strijd tegen achterstallige
betalingen die tot het faillissement kunnen leiden in het geval van betalingen die tot het faillissement kunnen leiden in het geval van
kleine ondernemingen, is een prioriteit voor ons Gewest. In 2016 werd kleine ondernemingen, is een prioriteit voor ons Gewest. In 2016 werd
berekend dat de gemiddelde betalingsachterstand in België 12,6 dagen berekend dat de gemiddelde betalingsachterstand in België 12,6 dagen
bedraagt. Door de facturatie te dematerialiseren, kunnen deze bedraagt. Door de facturatie te dematerialiseren, kunnen deze
betalingstermijnen verkort worden. betalingstermijnen verkort worden.
Op basis van de in België en Europa vastgestelde beste praktijken Op basis van de in België en Europa vastgestelde beste praktijken
heeft deze omzendbrief tot doel het gebruik van elektronische heeft deze omzendbrief tot doel het gebruik van elektronische
facturatie uit te breiden bij de gewestelijke en plaatselijke besturen facturatie uit te breiden bij de gewestelijke en plaatselijke besturen
in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (3) . in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (3) .
1.3. Definities 1.3. Definities
Voor de toepassing van deze omzendbrief wordt verstaan onder: Voor de toepassing van deze omzendbrief wordt verstaan onder:
a. "Gewestelijke entiteiten": de entiteiten bedoeld in artikel 2, 2° a. "Gewestelijke entiteiten": de entiteiten bedoeld in artikel 2, 2°
van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de
bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en
de controle. Dit bevat: de controle. Dit bevat:
- De diensten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering; - De diensten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering;
- De autonome bestuursinstellingen zijn onderverdeeld in : - De autonome bestuursinstellingen zijn onderverdeeld in :
o 1° de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie, opgericht o 1° de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie, opgericht
bij ordonnantie, met rechtspersoonlijkheid en rechtstreeks onderworpen bij ordonnantie, met rechtspersoonlijkheid en rechtstreeks onderworpen
aan het gezag van de Regering; aan het gezag van de Regering;
o 2° de autonome bestuursinstellingen van tweede categorie, met o 2° de autonome bestuursinstellingen van tweede categorie, met
rechtspersoonlijkheid: rechtspersoonlijkheid:
o hetzij opgericht bij ordonnantie en genietend van een organieke o hetzij opgericht bij ordonnantie en genietend van een organieke
autonomie, onverminderd de toezichts- en controlebevoegdheden van de autonomie, onverminderd de toezichts- en controlebevoegdheden van de
Regering; Regering;
o hetzij door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest opgericht voor het o hetzij door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest opgericht voor het
vervullen van taken van algemeen belang; vervullen van taken van algemeen belang;
o hetzij onder beslissend gezag staand van het Brussels Hoofdstedelijk o hetzij onder beslissend gezag staand van het Brussels Hoofdstedelijk
Gewest, hetgeen blijkt als : Gewest, hetgeen blijkt als :
? a) hetzij de werkzaamheden ervan in hoofdzaak gefinancierd of gedekt ? a) hetzij de werkzaamheden ervan in hoofdzaak gefinancierd of gedekt
worden door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; worden door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
? b) hetzij het beheer ervan onderworpen is aan het toezicht van het ? b) hetzij het beheer ervan onderworpen is aan het toezicht van het
Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
? c) hetzij de leden van de bestuursorganen voor meer dan de helft ? c) hetzij de leden van de bestuursorganen voor meer dan de helft
door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zijn aangesteld; door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zijn aangesteld;
b. "Andere Brusselse entiteiten": b. "Andere Brusselse entiteiten":
- de gemeenten gelegen op het grondgebied van het Brussels - de gemeenten gelegen op het grondgebied van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest; Hoofdstedelijk Gewest;
- de openbare centra voor maatschappelijk welzijn gelegen op het - de openbare centra voor maatschappelijk welzijn gelegen op het
grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
- de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de - de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de
Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie; Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie;
- de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de - de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de
Franse Gemeenschapscommissie; Franse Gemeenschapscommissie;
- de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de - de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de
Vlaamse Gemeenschapscommissie; Vlaamse Gemeenschapscommissie;
- de entiteiten die ongeacht hun vorm of aard: - de entiteiten die ongeacht hun vorm of aard:
o opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van o opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van
algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn; algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn;
o rechtspersoonlijkheid hebben; o rechtspersoonlijkheid hebben;
o en waarvan hetzij de activiteiten in hoofdzaak door de overheden of o en waarvan hetzij de activiteiten in hoofdzaak door de overheden of
instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of de gemeenten instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of de gemeenten
gelegen op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gelegen op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
worden gefinancierd, hetzij het beheer is onderworpen aan het toezicht worden gefinancierd, hetzij het beheer is onderworpen aan het toezicht
door die overheden of instellingen, hetzij de meerderheid van de leden door die overheden of instellingen, hetzij de meerderheid van de leden
van het bestuursorgaan, het leidinggevend orgaan of het van het bestuursorgaan, het leidinggevend orgaan of het
toezichthoudend orgaan door deze overheden of instellingen zijn toezichthoudend orgaan door deze overheden of instellingen zijn
aangewezen; aangewezen;
- de verenigingen gevormd door een of meer overheidsinstellingen van - de verenigingen gevormd door een of meer overheidsinstellingen van
het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of van de gemeenten van het het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of van de gemeenten van het
Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
c. "Overheidsopdracht": overeenkomst onder bezwarende titel die wordt c. "Overheidsopdracht": overeenkomst onder bezwarende titel die wordt
gesloten tussen een of meer opdrachtnemers en een of meer aanbesteders gesloten tussen een of meer opdrachtnemers en een of meer aanbesteders
en die betrekking heeft op het uitvoeren van werken, het leveren van en die betrekking heeft op het uitvoeren van werken, het leveren van
producten of het verlenen van diensten, zoals bepaald door de wet van producten of het verlenen van diensten, zoals bepaald door de wet van
17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten; 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
d. "Overheidsopdracht van beperkte waarde": overheidsopdracht waarvan d. "Overheidsopdracht van beperkte waarde": overheidsopdracht waarvan
het geraamde bedrag onder 30.000 euro excl. btw ligt; het geraamde bedrag onder 30.000 euro excl. btw ligt;
e. "Concessies": concessies voor werken of diensten, zoals bepaald e. "Concessies": concessies voor werken of diensten, zoals bepaald
door de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten; door de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten;
f. "Aanbestedende overheid": openbare of privéaankoper van wie de f. "Aanbestedende overheid": openbare of privéaankoper van wie de
gunning van bepaalde contracten, namelijk overheidsopdrachten en gunning van bepaalde contracten, namelijk overheidsopdrachten en
concessieovereenkomsten, gepaard gaat met regels inzake openbaarmaking concessieovereenkomsten, gepaard gaat met regels inzake openbaarmaking
en mededinging; en mededinging;
g. "Ondernemer": elke natuurlijke persoon, elke privaat- of g. "Ondernemer": elke natuurlijke persoon, elke privaat- of
publiekrechtelijke rechtspersoon of elke combinatie van deze personen, publiekrechtelijke rechtspersoon of elke combinatie van deze personen,
met inbegrip van alle tijdelijke samenwerkingsverbanden van met inbegrip van alle tijdelijke samenwerkingsverbanden van
ondernemingen, die werken, een werk in de zin van artikel 2, 19° van ondernemingen, die werken, een werk in de zin van artikel 2, 19° van
de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, leveringen of de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, leveringen of
diensten op de markt aanbiedt. Het betreft, naargelang het geval, een diensten op de markt aanbiedt. Het betreft, naargelang het geval, een
aannemer, leverancier of dienstverlener; aannemer, leverancier of dienstverlener;
h. "Inschrijver": ondernemer die een offerte indient; h. "Inschrijver": ondernemer die een offerte indient;
i. "Offerte": verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te i. "Offerte": verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te
voeren op grond van de opdrachtdocumenten en tegen de voorwaarden die voeren op grond van de opdrachtdocumenten en tegen de voorwaarden die
hij biedt; hij biedt;
j. "Opdrachtnemer": de inschrijver met wie de opdracht wordt gesloten; j. "Opdrachtnemer": de inschrijver met wie de opdracht wordt gesloten;
k. "Concessiehouder": de ondernemer met wie een concessieovereenkomst k. "Concessiehouder": de ondernemer met wie een concessieovereenkomst
wordt gesloten; wordt gesloten;
l. "Elektronische factuur": factuur die is opgesteld, verzonden en l. "Elektronische factuur": factuur die is opgesteld, verzonden en
ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm volgens de ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm volgens de
Europese norm (4) en die een automatische en elektronische verwerking Europese norm (4) en die een automatische en elektronische verwerking
ervan mogelijk maakt. Deze definitie sluit met name facturen uit die ervan mogelijk maakt. Deze definitie sluit met name facturen uit die
in pdf-formaat zijn opgesteld en per e-mail worden verzonden door de in pdf-formaat zijn opgesteld en per e-mail worden verzonden door de
ondernemers; ondernemers;
m. "Mercurius": technisch platform, beheerd door de FOD BOSA, dat alle m. "Mercurius": technisch platform, beheerd door de FOD BOSA, dat alle
elektronische facturen bestemd voor de Belgische aanbestedende elektronische facturen bestemd voor de Belgische aanbestedende
overheden centraliseert; overheden centraliseert;
n. "Peppol": communicatienetwerk van elektronische facturen die aan de n. "Peppol": communicatienetwerk van elektronische facturen die aan de
Europese normen beantwoorden (5) ; Europese normen beantwoorden (5) ;
o. "easy.brussels": agentschap voor administratieve vereenvoudiging in o. "easy.brussels": agentschap voor administratieve vereenvoudiging in
het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
1.4. Toepassingsgebied 1.4. Toepassingsgebied
Deze omzendbrief is van toepassing op alle gewestelijke entiteiten. Deze omzendbrief is van toepassing op alle gewestelijke entiteiten.
Om een gemeenschappelijke aanpak te volgen op de schaal van het Om een gemeenschappelijke aanpak te volgen op de schaal van het
Brussels Hoofdstedelijk Gewest, met als doel de voorwaarden te creëren Brussels Hoofdstedelijk Gewest, met als doel de voorwaarden te creëren
voor de economische transitie om bij te dragen tot de gewestelijke voor de economische transitie om bij te dragen tot de gewestelijke
klimaatdoelstellingen (6) en met respect voor hun autonomie, worden de klimaatdoelstellingen (6) en met respect voor hun autonomie, worden de
andere Brusselse entiteiten verzocht de maatregelen van deze andere Brusselse entiteiten verzocht de maatregelen van deze
omzendbrief toe te passen, waarbij ze ondersteuning van easy.brussels omzendbrief toe te passen, waarbij ze ondersteuning van easy.brussels
kunnen krijgen. kunnen krijgen.
2. Instrumenten 2. Instrumenten
2.1. Informatie over elektronische facturatie 2.1. Informatie over elektronische facturatie
2.1.1. Maatregel 2.1.1. Maatregel
De gewestelijke entiteiten stellen de ondernemers via hun websites en De gewestelijke entiteiten stellen de ondernemers via hun websites en
opdrachtdocumenten op de hoogte van het gebruik van elektronische opdrachtdocumenten op de hoogte van het gebruik van elektronische
facturatie in het kader van de procedures voor overheidsopdrachten (7) facturatie in het kader van de procedures voor overheidsopdrachten (7)
. .
2.1.2. Doel 2.1.2. Doel
Door de implementatie van deze maatregel maken de ondernemers kennis Door de implementatie van deze maatregel maken de ondernemers kennis
met elektronische facturatie in het kader van een procedure voor met elektronische facturatie in het kader van een procedure voor
overheidsopdrachten. De invoering van elektronische facturatie houdt overheidsopdrachten. De invoering van elektronische facturatie houdt
automatisch in dat de zichtbaarheid ervan wordt vergroot. automatisch in dat de zichtbaarheid ervan wordt vergroot.
2.2. Facturen opgesteld door ondernemers 2.2. Facturen opgesteld door ondernemers
2.2.1. Maatregel 2.2.1. Maatregel
De ondernemers zijn verplicht hun facturen elektronisch naar de De ondernemers zijn verplicht hun facturen elektronisch naar de
gewestelijke entiteiten te versturen. De entiteiten vermelden deze gewestelijke entiteiten te versturen. De entiteiten vermelden deze
verplichting in de opdrachtdocumenten. verplichting in de opdrachtdocumenten.
2.2.2. Uitzonderingen 2.2.2. Uitzonderingen
In afwijking van punt 2.2.1. vallen de volgende opdrachten niet onder In afwijking van punt 2.2.1. vallen de volgende opdrachten niet onder
het toepassingsgebied van deze maatregel: het toepassingsgebied van deze maatregel:
- Overheidsopdrachten die gegund worden aan een ondernemer die - Overheidsopdrachten die gegund worden aan een ondernemer die
gevestigd is in een land waar geen leveranciers met toegangspunt tot gevestigd is in een land waar geen leveranciers met toegangspunt tot
Peppol bestaan (8) ; Peppol bestaan (8) ;
- Overheidsopdrachten waarvoor de betaling vooraf gebeurt of op de dag - Overheidsopdrachten waarvoor de betaling vooraf gebeurt of op de dag
van de levering of dienstverlening. van de levering of dienstverlening.
2.2.3. Doel 2.2.3. Doel
De verplichting voor ondernemers om hun facturen digitaal te versturen De verplichting voor ondernemers om hun facturen digitaal te versturen
is een belangrijk instrument om een volledige dematerialisatie van de is een belangrijk instrument om een volledige dematerialisatie van de
aankoopcyclus te bereiken en alle partijen te laten genieten van de aankoopcyclus te bereiken en alle partijen te laten genieten van de
voordelen van deze facturatiewijze. voordelen van deze facturatiewijze.
Desalniettemin zijn er uitzonderingen op deze maatregel voor bepaalde Desalniettemin zijn er uitzonderingen op deze maatregel voor bepaalde
overheidsopdrachten waarvan de betalingstermijnen zeer kort zijn. Er overheidsopdrachten waarvan de betalingstermijnen zeer kort zijn. Er
is ook in een uitgestelde datum van inwerkingtreding voorzien (zie is ook in een uitgestelde datum van inwerkingtreding voorzien (zie
hieronder) voor de overheidsopdrachten van beperkte waarde om de hieronder) voor de overheidsopdrachten van beperkte waarde om de
invoering van elektronische facturatie voor zo veel mogelijk invoering van elektronische facturatie voor zo veel mogelijk
ondernemers te vergemakkelijken. ondernemers te vergemakkelijken.
2.3. Facturen opgesteld door gewestelijke entiteiten 2.3. Facturen opgesteld door gewestelijke entiteiten
2.3.1. Maatregel 2.3.1. Maatregel
De gewestelijke entiteiten versturen hun facturen elektronisch naar De gewestelijke entiteiten versturen hun facturen elektronisch naar
overheidsinstellingen die op Mercurius geregistreerd zijn (9). overheidsinstellingen die op Mercurius geregistreerd zijn (9).
2.3.2. Doel 2.3.2. Doel
Het versturen van elektronische facturen door de Brusselse Het versturen van elektronische facturen door de Brusselse
gewestelijke entiteiten stimuleert de invoering ervan door andere gewestelijke entiteiten stimuleert de invoering ervan door andere
Belgische publieke entiteiten en kan een bijkomend middel zijn om deze Belgische publieke entiteiten en kan een bijkomend middel zijn om deze
facturatiewijze te bevorderen. facturatiewijze te bevorderen.
3. Monitoring 3. Monitoring
easy.brussels dient een driemaandelijks verslag op te stellen dat easy.brussels dient een driemaandelijks verslag op te stellen dat
minstens onderstaande indicatoren bevat, zowel globaal gezien als minstens onderstaande indicatoren bevat, zowel globaal gezien als
uitgesplitst per gewestelijke entiteit: uitgesplitst per gewestelijke entiteit:
- Percentage elektronische facturatie; - Percentage elektronische facturatie;
- Gemiddelde betalingstermijn. - Gemiddelde betalingstermijn.
De gewestelijke entiteiten en de andere Brusselse entiteiten die de De gewestelijke entiteiten en de andere Brusselse entiteiten die de
maatregelen van deze omzendbrief toepassen, bezorgen easy.brussels maatregelen van deze omzendbrief toepassen, bezorgen easy.brussels
(10) de nodige gegevens voor het opstellen van dit verslag. (10) de nodige gegevens voor het opstellen van dit verslag.
4. Ondersteuning en contactpunt 4. Ondersteuning en contactpunt
easy.brussels biedt ondersteuning aan Brusselse entiteiten bij de easy.brussels biedt ondersteuning aan Brusselse entiteiten bij de
toepassing van de maatregelen van deze omzendbrief.Deze ondersteuning toepassing van de maatregelen van deze omzendbrief.Deze ondersteuning
wordt hoofdzakelijk verleend in de vorm van de organisatie van wordt hoofdzakelijk verleend in de vorm van de organisatie van
informatiesessies, hetzij in levende lijve, hetzij via informatiesessies, hetzij in levende lijve, hetzij via
teleconferenties (voor aanbestedende overheden en ondernemers), en de teleconferenties (voor aanbestedende overheden en ondernemers), en de
publicatie van standaarddocumenten op haar website publicatie van standaarddocumenten op haar website
(www.easy.brussels). (www.easy.brussels).
De besturen en ondernemers kunnen hun vragen over de elektronische De besturen en ondernemers kunnen hun vragen over de elektronische
facturatie aan easy.brussels bezorgen via info-efact@gob.brussels. facturatie aan easy.brussels bezorgen via info-efact@gob.brussels.
5. Inwerkingtreding 5. Inwerkingtreding
Deze omzendbrief treedt in werking op 1 september 2020 voor: Deze omzendbrief treedt in werking op 1 september 2020 voor:
? overheidsopdrachten die vanaf 1 september 2020 worden gepubliceerd, ? overheidsopdrachten die vanaf 1 september 2020 worden gepubliceerd,
? overheidsopdrachten waarvoor, bij gebrek aan de publicatie van een ? overheidsopdrachten waarvoor, bij gebrek aan de publicatie van een
aankondiging, de uitnodiging om een kandidatuur of offerte in te aankondiging, de uitnodiging om een kandidatuur of offerte in te
dienen vanaf 1 september 2020 wordt uitgeschreven. dienen vanaf 1 september 2020 wordt uitgeschreven.
In afwijking van voorgaande alinea, treedt deze omzendbrief in werking In afwijking van voorgaande alinea, treedt deze omzendbrief in werking
op 1 november 2020 voor: op 1 november 2020 voor:
? overheidsopdrachten van beperkte waarde die vanaf 1 november 2020 ? overheidsopdrachten van beperkte waarde die vanaf 1 november 2020
worden gepubliceerd, worden gepubliceerd,
? overheidsopdrachten van beperkte waarde waarvoor, bij gebrek aan de ? overheidsopdrachten van beperkte waarde waarvoor, bij gebrek aan de
publicatie van een aankondiging, de uitnodiging om een kandidatuur of publicatie van een aankondiging, de uitnodiging om een kandidatuur of
offerte in te dienen vanaf 1 november 2020 wordt uitgeschreven. offerte in te dienen vanaf 1 november 2020 wordt uitgeschreven.
Brussel, 3 juli 2020. Brussel, 3 juli 2020.
De minister bevoegd voor Tewerkstelling en Beroepsopleiding, Digitale De minister bevoegd voor Tewerkstelling en Beroepsopleiding, Digitale
Transitie, Plaatselijke Besturen, Dierenwelzijn en Administratieve Transitie, Plaatselijke Besturen, Dierenwelzijn en Administratieve
Vereenvoudiging, Vereenvoudiging,
B. CLERFAYT B. CLERFAYT
_______ _______
Nota's Nota's
(1) "Elektronische facturatie - Nota aan de overheden van het Brussels (1) "Elektronische facturatie - Nota aan de overheden van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest, easy.brussels, 2018. Hoofdstedelijk Gewest, easy.brussels, 2018.
(2) "Environmentally friendly electronic invoice", Federation of (2) "Environmentally friendly electronic invoice", Federation of
Finnish Financial Services, 2018. Finnish Financial Services, 2018.
(3) In de uitbreiding van het verplichten van elektronische facturatie (3) In de uitbreiding van het verplichten van elektronische facturatie
voor opdrachtnemers door de aanbestedende overheid of toezichthoudende voor opdrachtnemers door de aanbestedende overheid of toezichthoudende
overheid is uitdrukkelijk voorzien in de memorie van toelichting van overheid is uitdrukkelijk voorzien in de memorie van toelichting van
de wet van 7 april 2019 over de elektronische facturatie. de wet van 7 april 2019 over de elektronische facturatie.
(4) Deze factuurvorm moet de Europese norm "EN 16931-1:2017" naleven. (4) Deze factuurvorm moet de Europese norm "EN 16931-1:2017" naleven.
Deze norm is vooral belangrijk voor de ontwikkelaars van beheertools Deze norm is vooral belangrijk voor de ontwikkelaars van beheertools
voor elektronische facturatie.Meer informatie op voor elektronische facturatie.Meer informatie op
www.publicprocurement.be www.publicprocurement.be
(5) Meer informatie over Peppol is terug te vinden op (5) Meer informatie over Peppol is terug te vinden op
https://peppol.eu. https://peppol.eu.
(6) Zie Strategie Go4Brussels 2030, doelstelling 1.1. (6) Zie Strategie Go4Brussels 2030, doelstelling 1.1.
(7) Document- en communicatiesjablonen zijn beschikbaar op (7) Document- en communicatiesjablonen zijn beschikbaar op
https://easy.brussels/projects/elektronische-factuur-2/?lang=nl https://easy.brussels/projects/elektronische-factuur-2/?lang=nl
(8) Zie lijst: https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/ (8) Zie lijst: https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/
(9) Zie lijst op https://directory.peppol.eu/public (9) Zie lijst op https://directory.peppol.eu/public
(10) Per mail naar info-efact@gob.brussels of via een andere (10) Per mail naar info-efact@gob.brussels of via een andere
elektronische weg. elektronische weg.
^