15 MEI 2003. - Ministerieel besluit tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Observatorium van de Rechten op het Internet

De Minister van Economie, Gelet op het koninklijk besluit van 26 november 2001 houdende oprichting van het Observatorium van de Rechten op het Internet, inzonderheid op artikel 6, Besluit : Enig artikel. Het huishoudelijk reglement, opgesteld door het Observatorium van de Rechten op het Internet tijdens zijn vergadering van 13 mei 2002 en als bijlage bij onderhavig besluit gevoegd, wordt goedgekeurd.

Brussel, 15 mei 2003.

Ch. PICQUE Bijlage Huishoudelijk reglement van het Observatorium van de Rechten op het Internet I. Vergaderingen van het Observatorium

Artikel 1.Het Observatorium van de Rechten op het Internet, hierna « het Observatorium » genoemd, komt bijeen op initiatief van de voorzitter of op vraag van ten minste vijf vaste leden van het Observatorium. Het vergadert minstens viermaal per jaar.

II. Uitnodigingen

Art. 2.De Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie, hierna de F.O.D. Economie genoemd, verzorgt het secretariaat van het Observatorium.

Het Secretariaat stuurt de algemene uitnodigingen en de gedocumenteerde uitnodigingen aan de vaste leden en aan de plaatsvervangende leden.

In de algemene uitnodiging wordt plaats, datum en uur van de volgende vergadering vermeld alsook de verschillende agendapunten.

In de gedocumenteerde uitnodiging wordt meer gedetailleerde uitleg gegeven bij de diverse agendapunten.

Tenzij wanneer de voorzitter oordeelt dat het om een dringend geval gaat, moeten de algemene uitnodigingen minstens twintig dagen vóór de vergadering van het Observatorium aan de leden worden toegestuurd, de gedocumenteerde uitnodigingen ten minste tien dagen vóór de vergadering van het Observatorium.

III. Agenda van de vergaderingen

Art. 3.De agenda wordt door de voorzitter opgesteld.

Op vraag van een of meer leden kan een bepaald punt op de agenda van de volgende vergadering worden geplaatst.

Art. 4.Na overleg met het secretariaat plaatst de voorzitter de vraag van de Minister of van de leidende ambtenaar van de F.O.D. Economie of het punt waarvoor minstens vijf vaste leden een formeel advies gevraagd hebben, op de agenda.

Art. 5.Behoudens de door de meerderheid van de aanwezige leden als dringend beschouwde punten, kunnen tijdens de vergadering van het Observatorium geen punten besproken worden die niet vermeld waren in de bij de uitnodiging gevoegde agenda.

IV. Aanwezigheid op de vergaderingen

Art. 6.Het Observatorium kan enkel geldig vergaderen wanneer ten minste de helft van de vaste of plaatsvervangende leden aanwezig zijn.

Art. 7.Wanneer minder dan de helft van de leden aanwezig zijn, kan de voorzitter een nieuwe vergadering plannen zonder rekening te houden met de in artikel 2 genoemde termijnen.

Na deze tweede oproeping is de vergadering van het Observatorium geldig ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 8.Wanneer het Observatorium of de door het Observatorium opgerichte werkgroepen vergaderen, wordt een aanwezigheidslijst opgemaakt die de leden dienen te ondertekenen. Deze lijst wordt in de notulen opgenomen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de vaste leden en de plaatsvervangende leden. Deze laatsten worden vermeld naast de naam van het vaste lid dat zij vervangen of bijstaan.

V. Vervanging

Art. 9.Elk vast lid van het Observatorium kan zich laten vervangen door een plaatsvervangend lid van dezelfde groep die het vertegenwoordigt. Het plaatsvervangend lid heeft dan ook stemrecht.

Art. 10.Elk vast lid kan zich laten bijstaan door een plaatsvervangend lid van de groep die het vertegenwoordigt. Het plaatsvervangend lid heeft dan in geen geval stemrecht.

VI. Voorzitter en ondervoorzitter

Art. 11.De voorzitter wordt door de Minister benoemd.

Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de besprekingen en beschikt daartoe over alle nodige bevoegdheden.

Art. 12.De voorzitter heeft de volgende taken : 1) de datum van de vergaderingen van het Observatorium vastleggen;2) de aanvrager(s) van het advies inlichten wanneer het advies niet binnen de vastgelegde termijn klaar kan zijn en de redenen van het uitstel geven;3) de zaken voorbereiden die aan het Observatorium voorgelegd worden, hetgeen onder meer inhoudt : de agenda van de voltallige vergaderingen voorbereiden en de aanvragen controleren zoals bepaald in artikel 27 van dit reglement;4) erop toezien dat de beslissingen van het Observatorium worden uitgevoerd;5) aan het Observatorium verslag uitbrengen over de activiteiten van de werkgroepen en van het secretariaat; 6) de oprichting van werkgroepen voorstellen die de ontwerpverslagen of ontwerpadviezen zullen opstellen op eigen initiatief of naar aanleiding van de aanvragen die door de Minister of de leidende ambtenaar van de F.O.D. Economie zijn ingediend; 7) de andere bevoegdheden uitoefenen die hem eventueel door het Observatorium worden toevertrouwd.

Art. 13.De vaste leden, bedoeld in artikel 3 van het koninklijk besluit van 26 november 2001 houdende oprichting van het Observatorium van de Rechten op het Internet, kiezen twee ondervoorzitters; een Franstalige en een Nederlandstalige.

Het mandaat van een ondervoorzitter loopt ten einde samen met zijn mandaat van lid van het Observatorium.

Wanneer een van de ondervoorzitters de uitoefening van zijn functie onderbreekt, wijzen de vaste leden een plaatsvervanger aan die het mandaat van zijn voorganger afmaakt.

Art. 14.Wanneer de voorzitter verhinderd is, wordt de vergadering door een van de ondervoorzitters geleid.

Wanneer hij de vergadering voorzit, heeft de ondervoorzitter, wat het houden van die vergadering betreft, dezelfde rechten en plichten als de voorzitter van het Observatorium.

Art. 15.Wanneer zowel de voorzitter als de ondervoorzitters verhinderd zijn, wordt het Observatorium voorgezeten door het oudste lid.

VII. Verloop van de vergaderingen

Art. 16.De vergaderingen zijn niet openbaar.

Art. 17.De voorzitter is verantwoordelijk voor het regelmatig verloop van de stemming. De stemming gebeurt bij handopsteking. Het secretariaat gaat over tot de naamafroeping van de stemgerechtigden.

Art. 18.De stemming kan ook gebeuren door middel van naambriefjes wanneer de meerderheid van de aanwezige leden hierom vraagt of op verzoek van de voorzitter.

Overeenkomstig de artikelen 3 en 5 van het koninklijk besluit van 26 november 2001 houdende oprichting van het Observatorium van de Rechten op het Internet hebben enkel de 12 door de Minister benoemde vaste leden stemrecht, en bij hun afwezigheid hun vervanger, alsook de voorzitter, behalve de vertegenwoordiger van de Minister van Economie en de vertegenwoordiger van de Minister van Middenstand.

Art. 19.De voorzitter heeft stemrecht en zijn stem geeft de doorslag bij gelijkheid van stemmen.

Art. 20.Op voorstel van de voorzitter kan de vergadering de bespreking van bepaalde agendapunten uitstellen, de beschikbare tijd van de sprekers beperken of de vergadering beëindigen voor alle punten van de agenda zijn afgewerkt.

Art. 21.Vóór de vergadering begint of op het moment dat de notulen van de vorige vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd, kan elk lid vragen bepaalde wijzigingen in deze notulen aan te brengen.

Wanneer de wijziging van de notulen wordt betwist, wordt over het voorstel gestemd.

VIII. Werkgroepen

Art. 22.Tenzij het Observatorium van mening is dat een aanvraag meteen door het Observatorium besproken kan worden, vraagt het aan een werkgroep om over de voorgelegde problemen een ontwerpadvies of ontwerpverslag of enig ander document op te stellen.

Art. 23.Het Observatorium beslist over de oprichting van een werkgroep die belast wordt met het bestuderen van een bepaalde kwestie en wijst een coördinator aan. De taak van de werkgroep bestaat erin een ontwerpadvies of ontwerpverslag of enig ander document dat nodig zou zijn voor het informeren van de leden, aan het Observatorium voor te leggen.

Art. 24.Zodra werd beslist een werkgroep op te richten, stuurt de voorzitter of, wanneer deze verhinderd is, een van de ondervoorzitters, aan alle leden van het Observatorium, zowel de vaste als de plaatsvervangende leden, een uitnodiging om aan de werkgroep deel te nemen. Het staat de leden die tot dezelfde organisatie behoren vrij om hun inschrijving via de organisatie bekend te maken.

Art. 25.De leden van een werkgroep behouden de mogelijkheid zich op ieder moment door een ander vast of plaatsvervangend lid te laten vervangen.

Art. 26.Enkel de leden die bij een werkgroep zijn ingeschreven, kunnen zich laten vergezellen van een adviseur.

IX. Behandeling

Art. 27.De aanvragen die door de Minister of de leidende ambtenaar van de F.O.D. Economie worden ingediend, worden ambtshalve in aanmerking genomen.

Ze worden na ontvangst meteen aan de voorzitter voorgelegd, die controleert of er geen bijkomende gegevens of toelichtingen aan de betrokken overheidsdienst gevraagd moet worden.

De voorzitter van het Observatorium brengt de aanvragen, voorzien van deze aanvullingen, op de volgende voltallige vergadering naar voren.

Art. 28.Zaken waarvoor ten minste vijf vaste leden een onderzoek vragen, moeten op de eerstvolgende vergadering van het Observatorium worden besproken. Het Observatorium beslist of het gevraagde onderzoek in behandeling wordt genomen.

X. Procedure voor adviezen

Art. 29.Eenparige en eventueel uiteenlopende standpunten van het Observatorium worden opgenomen in de door het Observatorium uitgebrachte adviezen en/of verslagen.

Art. 30.Wanneer geen eenparigheid wordt bereikt, wordt over de verschillende standpunten gestemd. Over elk standpunt wordt apart gestemd.

De namen van de leden die een standpunt onderschrijven, worden vermeld in het advies.

Zodra de besprekingen over een advies beëindigd zijn, stelt het secretariaat de tekst op. Deze wordt aan de vaste en plaatsvervangende leden van het Observatorium bezorgd.

De voorzitter brengt de Minister of de leidende ambtenaar van de F.O.D. Economie van het definitieve advies of verslag op de hoogte.

XI. Deskundigen

Art. 31.De voorzitter kan onafhankelijke experts uitnodigen die geen lid zijn van het Observatorium om deel te nemen aan de werkzaamheden van het Observatorium en van de werkgroepen als waarnemers, zo zij daartoe worden uitgenodigd.

Elk lid heeft het recht om zich te laten bijstaan door een adviseur.

Art. 32.Het secretariaat nodigt schriftelijk de deskundigen uit die zijn aangewezen om de vergaderingen van het Observatorium of van de werkgroepen bij te wonen. Het stuurt hen een enkel exemplaar van het complete dossier van de zaak waarover zij worden geraadpleegd. Het dossier is vertrouwelijk.

XII. Geheimhouding

Art. 33.De deskundigen en de adviseurs (zie art. 26 en 31) zijn verplicht tot geheimhouding, net als de vaste en plaatsvervangende leden van het Observatorium. Dit houdt een beperkte omloop in van de documenten die hen worden toegestuurd.

XIII. Openbaarmaking

Art. 34.Het Observatorium beslist of zijn werkzaamheden openbaar dienen te worden gemaakt.

De adviezen en de jaarverslagen worden via de website van het Observatorium openbaar gemaakt.

Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 15 mei 2003 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Observatorium van de Rechten op het Internet De Minister van Economie, Ch. PICQUE